Il miglior software di gestione delle spese per le aziende di e-commerce

Pubblicato: 2022-08-26

Come un archeologo che perlustra il deserto, alla fine riesumiamo quella ricevuta di Google Ads dello scorso marzo, sepolta nelle profondità della tua casella di posta. "Mancano solo altre sei", dici a te stesso, mentre carichi l'artefatto perduto da tempo nel tuo software di contabilità.

Conosciamo tutti il dolore di cercare le ricevute da più piattaforme pubblicitarie e cercare di abbinarle alle nostre spese. Ma la maggior parte di queste frustrazioni e perdite di tempo è evitabile con il giusto software di gestione delle spese.

Molte spese comuni nelle società di e-commerce non sono realmente considerate come spese dalle app di gestione delle spese. Queste app di solito si concentrano sulle spese generali di lavoro e di viaggio. Sebbene anche le aziende di e-commerce debbano sostenere tali spese, le spese specifiche del settore come le ricevute degli annunci e i pagamenti su più piattaforme sono più difficili da tracciare.

Ciò rende difficile trovare una buona soluzione all-in-one che soddisfi le sfumature della gestione delle spese dell'e-commerce. Per ridurre il lavoro manuale che dedichi alla gestione delle spese e liberare tempo prezioso da dedicare alla tua attività, devi considerare:

Hai una panoramica in tempo reale delle tue spese?
Automatizzare la raccolta delle ricevute ti fa risparmiare tempo e fatica?
Il tuo software ha la varietà di integrazioni di cui hai bisogno per prosperare?
Puoi separare le tue spese per fornitori specifici?

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Opzioni del software di gestione della spesa nel mercato odierno

C'è molta scelta quando si tratta di trovare un buon software di gestione delle spese. Sebbene esistano alcune piattaforme con ottime funzionalità adatte all'e-commerce, non sono create appositamente per soddisfare le esigenze delle società di e-commerce. Diamo un'occhiata ad alcuni dei contendenti.

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SAP Concorre

SAP Concur mira a semplificare i processi per offrire risparmi di efficienza, con particolare attenzione all'eliminazione dell'inserimento manuale dei dati, delle ricevute perse e dei rimborsi IVA non riscossi. In quanto tale, è forse più adatto alle organizzazioni più grandi.

Acquisizione e invio delle ricevute tramite un'app nativa
Regole di spesa automatizzate per coerenza a livello aziendale
Si sincronizza con i feed di dati di banche, carte di credito e alcune aziende di terze parti
Processi automatici di revisione delle spese
Dashboard intelligente per tenere traccia delle spese rispetto ai budget

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Brex

Sebbene la Brex non sia rivolta esclusivamente ai marchi di e-commerce, è mirata alle attività incentrate sulla tecnologia, quindi c'è una sovrapposizione con l'e-commerce. Il suo prodotto per la gestione delle spese diretto è in circolazione da un po' di tempo e ha recentemente lanciato il suo software di gestione delle spese.

Abbinamento automatico delle ricevute dopo l'invio delle ricevute tramite e-mail o SMS
Funzione di rilevamento delle anomalie basata sull'intelligenza artificiale
Sincronizza i dati da più origini per la riconciliazione automatizzata delle spese
Rimborsi spese globali in valute locali
Rapporti di spesa personalizzati per vedere dove è possibile risparmiare

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Spese Zoho

Zoho Expense è l'app di monitoraggio delle spese aziendali della suite di strumenti aziendali Zoho, il che significa che si integra con le altre app di gestione finanziaria di Zoho. È una piattaforma a prezzi molto ragionevoli adatta a gestire tutti gli aspetti della gestione delle spese e della rendicontazione per le PMI.

Scansiona le ricevute tramite iOS o Android
Rendicontazione automatica delle spese
Inserisci i feed delle carte di credito e automatizza la riconciliazione
Processi di approvazione semplificati e automatizzati
Richieste di acquisto integrate per un maggiore controllo sulle spese

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Costoso

Expensify è un'app per tenere traccia delle spese aziendali in movimento. La maggior parte delle funzionalità di gestione delle spese può essere eseguita sul telefono, mentre una serie di utili integrazioni aiutano ad automatizzare e semplificare i processi di caricamento e allocazione delle ricevute.

Scanner per ricevute nell'app nativa
Importazioni di carte di credito con unione automatica delle ricevute
Flussi di lavoro di approvazione personalizzati per le politiche di spesa
Si integra con Sage, QuickBooks, Xero e Oracle
Integrazioni delle ricevute con Uber, Trainline, The Parking Spot e altro ancora

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QuickBooks

Una delle molte caratteristiche del software di contabilità intelligente QuickBooks è il suo strumento di gestione delle spese integrato. Ci sono ovvi vantaggi nel gestire le spese tramite la tua piattaforma di contabilità. Le sue funzionalità non sono state sviluppate specificamente per l'e-commerce, ma molte di esse si traducono in attività di e-commerce.

Organizzazione automatica e corrispondenza tra incassi e transazioni
Collega i feed della tua banca e della carta di credito
Smistamento istantaneo delle spese nella corretta categoria fiscale
Scatta una foto delle ricevute e invia un'e-mail al tuo account QuickBooks
Collaborazione in-app con il tuo commercialista

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Come gestire la gestione delle spese dell'e-commerce

Il modo migliore per tenere sotto controllo le tue spese con il minimo impegno di tempo è investire in una piattaforma o un'app per tenere traccia delle spese aziendali. Il software giusto per la tua azienda dipenderà dal tipo di spese che generalmente sostieni.

Per la maggior parte delle attività di e-commerce, ciò includerà:

Raggruppamento automatico delle spese in modo utile o logico
Ridurre il tempo necessario per ricevere una ricevuta da una casella di posta o da un account dove deve essere
Acquisizione e importazione automatizzate delle ricevute da piattaforme e fornitori utilizzati di frequente
Riduci il tempo speso per scaricare e allocare le ricevute di Google Ads

Il software e le app che abbiamo descritto sopra hanno ottime funzionalità e spuntano alcune delle caselle, ma nessuna di esse è orientata esclusivamente all'e-commerce. Ecco perché dobbiamo lanciare il nostro cappello sul ring...

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Juni

Sappiamo che trovare una soluzione all-in-one per la gestione delle spese è difficile. Ecco perché siamo grandi fan dei software che ti aiutano a integrare l'intera gamma di piattaforme di cui hai bisogno per gestire con successo la tua attività. È anche per questo che la nostra piattaforma è costruita in questo modo.

Carte in tavola: Juni non è un software di gestione delle spese. Ma il nostro obiettivo è soddisfare le esigenze finanziarie delle attività di e-commerce, il che significa che c'è una notevole sovrapposizione.

Tutto ciò che facciamo è focalizzato sulla soddisfazione delle tue esigenze di imprenditore di e-commerce. Se la maggior parte delle tue spese riguarda l'acquisto di media e le transazioni online, Juni ti fornirà molte delle cose di cui hai bisogno dal software di gestione delle spese. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.

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Panoramica della spesa in tempo reale

Juni estrae tutte le transazioni dai tuoi feed bancari, transazioni con carta di credito, gateway di pagamento, reti pubblicitarie e altri account in un'unica dashboard. Ciò significa che puoi facilmente tenere traccia delle spese in un unico posto.

Puoi anche allegare ricevute alle transazioni per preparare tutto per il tuo contabile o team finanziario.

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Più carte virtuali

Con la creazione istantanea di carte virtuali e tutte le carte di cui hai bisogno, Juni ti aiuta a gestire le tue spese al momento della spesa. Assegna una carta alla tua spesa Google Ads, un'altra a Facebook Ads e una terza ad Amazon. Tieni traccia degli abbonamenti assegnando una carta a Shopify, una diversa a Klaviyo e una terza a Yotpo.

Oppure segui le indicazioni del rivenditore di elettronica Boltshop e crea una scheda dedicata per ciascun fornitore. In questo modo tutte le spese relative a un particolare fornitore sono facilmente classificabili. "Juni ci ha aiutato enormemente a ottenere un nuovo livello di controllo sulla nostra attività", afferma il co-fondatore Max Bekink.

Suddividi le tue spese in qualsiasi modo funzioni meglio per te, in modo che tutte le relative spese siano immediatamente raggruppate su un'unica carta.

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Autorizzazioni e controlli di gruppo e utente

Concedi facilmente a singoli o gruppi di dipendenti l'autorizzazione a utilizzare carte specifiche, in modo da poter controllare chi può spendere per ciascuna di esse.

Puoi anche porre limiti a carte specifiche, creare flussi di approvazione per la spesa e aggiungere note per chiarire le spese.

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Fino a 40 conti multivaluta

Crea tutti i conti IBAN di cui hai bisogno come ulteriore modo per suddividere le spese al momento della spesa. Ottieni conti IBAN in GBP, EUR, USD e SEK* in modo da poter spendere nella valuta più sensata e allo stesso tempo raggruppare immediatamente tutte le transazioni in ciascuna valuta per un semplice monitoraggio delle spese. Crea fino a dieci account per ogni valuta.

*Conti SEK attualmente disponibili solo per le società con sede nell'UE.

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Corrispondenza automatica delle ricevute di Google Ads

Forse la più grande perdita di tempo per le aziende di e-commerce quando si tratta di gestione delle spese sono le ricevute di Google Ads. Effettuare ricerche nelle caselle di posta, fare clic sulla dashboard di Google Ads, scaricare fatture e ricevute e assegnarle alle transazioni con carta. È un grosso onere amministrativo se hai un gran numero di transazioni da affrontare. L'integrazione di Google Ads di Juni e la corrispondenza automatica delle ricevute ti fanno risparmiare immediatamente un'enorme fetta di tempo.

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