Strumenti di comunicazione aziendale: le migliori soluzioni per il successo del team

Quando semplici e-mail, chiamate, chat e riunioni possono orientare la tua attività, sono indispensabili strumenti di comunicazione eccezionali.

Allora, qual è la piattaforma ideale per le comunicazioni aziendali? La verità è che non esiste una soluzione valida per tutti, ma ce ne sono alcune che si avvicinano.

Dai componenti aggiuntivi dell'intelligenza artificiale alle funzionalità asincrone e alle funzionalità remote, il mare degli strumenti di comunicazione è vasto e affollato. Ecco perché abbiamo raccolto i migliori che soddisfano le esigenze degli ambienti di lavoro distribuiti e dinamici di oggi.

Questi strumenti stanno aprendo la strada e dando potere a coloro che li utilizzano. Ma prima vediamo perché la comunicazione aziendale è così importante.

Perché la comunicazione aziendale è importante

La comunicazione aziendale è il flusso di informazioni sia all’interno che all’esterno di un’organizzazione. La comunicazione facilita la collaborazione tra team, leader e parti esterne per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Una comunicazione aziendale efficace può creare fiducia, massimizzare la produttività e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti all'interno dei team. Nel frattempo, le interruzioni della comunicazione sono spesso responsabili delle aspettative mancate. Funziona in entrambe le direzioni.

Secondo McKinsey, una scarsa comunicazione può ostacolare notevolmente il successo dei progetti imprenditoriali. Un sondaggio ha rivelato che il 44% dei dirigenti collega le barriere comunicative del team ai ritardi e ai fallimenti dei progetti, e il 18% attribuisce la colpa a problemi di comunicazione per la perdita di vendite, a volte pari a centinaia di migliaia di dollari. Queste intuizioni evidenziano il ruolo fondamentale di una comunicazione efficace nel successo aziendale e gli elevati costi associati alle interruzioni della comunicazione.

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Lo stato attuale della comunicazione d'impresa

Per selezionare gli strumenti giusti, iniziamo esaminando il modo in cui i team comunicano. Sulla base di uno studio di Project.co, la comunicazione del team attualmente si presenta così:

• Il 31% utilizza la posta elettronica.
• Il 30% utilizza strumenti di messaggistica per il team come Slack.
• Il 15% utilizza strumenti di gestione dei progetti.
• Il 7% comunica per telefono.
• Il 7% comunica faccia a faccia.

Molte aziende adottano stabilmente il lavoro da remoto; tuttavia, questa impostazione introduce ulteriori ostacoli alla comunicazione, tra cui perdite di tempo, messaggi persi, burnout, file mancanti, esperienza cliente negativa e attrito dei clienti.

Se sei un imprenditore alle prese con sfide di gestione della comunicazione in un ambiente remoto, non sei il solo. Oltre il 70% delle aziende ha adottato nuovi strumenti nell'ultimo anno per aiutare a organizzare, comunicare e gestire i progetti.

Nel 2024, le aziende si stanno muovendo verso l’adozione di strumenti di comunicazione unificati che riducono l’incertezza, migliorano il processo decisionale e supportano pienamente le esigenze dei team remoti. Questi strumenti integrano intelligenza artificiale, comunicazione asincrona e vari canali aziendali, offrendo un modo affidabile, efficace e coinvolgente per migliorare le comunicazioni della forza lavoro.

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Strumenti di comunicazione aziendale più apprezzati

1) Nextiva

Nextiva è un vincitore del premio Gartner che si distingue come una delle migliori piattaforme di comunicazione aziendale. Combinando in modo efficiente chiamate vocali, messaggistica di gruppo, videoconferenze, funzionalità di call center e strumenti di gestione dei clienti in un'unica piattaforma facile da usare, Nextiva aiuta gli imprenditori ad assumere il controllo dei propri canali di comunicazione.

Le aziende che collaborano con Nextiva possono facilmente fornire un servizio clienti personalizzato e di livello mondiale e comunicare senza problemi con i propri team, ovunque si trovino.

Come Nextiva migliora la comunicazione aziendale

Razionalizzando più canali in un'unica piattaforma, Nextiva aiuta le aziende a risparmiare tempo, fornire assistenza clienti personalizzata, prendere decisioni più rapide ed evitare costosi problemi di comunicazione. Non perdere mai il messaggio di un cliente o di un dipendente con il sistema di comunicazione unificato di Nextiva.

Caratteristiche notevoli

• Comunicazione aziendale tutto in uno (telefono VoIP, messaggistica per il team, chat video e altro)
• Gestione delle relazioni con i clienti
• App desktop e mobili (iOS e Android)
• Automazione del flusso di lavoro AI e analisi avanzate
• Social media e strumenti di gestione della reputazione
• Soluzioni di contact center e instradamento avanzato delle chiamate

Valutazione del cliente: 4,5 su 5 (2.908 recensioni G2)

2) Lento

Il potente motore delle app di messaggistica per team, Slack spesso sostituisce la posta elettronica come canale di comunicazione principale per i team aziendali. Inoltre, semplifica la comunicazione dei dipendenti e la condivisione dei file, facilitando la distribuzione delle informazioni.

L'interfaccia intuitiva di Slack semplifica la gestione di più conversazioni e rimane aggiornato sui canali di comunicazione, aiutando i team a rimanere organizzati e sulla stessa lunghezza d'onda.

Come Slack migliora la comunicazione aziendale

Slack semplifica la comunicazione aziendale centralizzando tutta la messaggistica, i file e gli strumenti del team aziendale in un'unica piattaforma di messaggistica facile da usare. Slack sostituisce la posta elettronica per molte aziende, offrendo uno strumento che garantisce migliore organizzazione, velocità e sicurezza.

Invece di lunghe e disordinate catene di posta elettronica, la comunicazione è organizzata in canali facili da creare, cercare e a cui partecipare. Ciascun canale facilita le chat di gruppo di lavoro, il coinvolgimento dei dipendenti e la collaborazione del team.

Caratteristiche notevoli

• Messaggistica istantanea aziendale con funzionalità di condivisione file
• Canali di conversazione ricercabili
• Integrazione semplice con le app e gli strumenti di produttività più diffusi
• Inviti facili per membri del team esterni o ospiti

Valutazione del cliente: 4,5 su 5 (32.191 recensioni G2)

3) Nozione

Notion è uno spazio di lavoro all-in-one che unisce la presa di appunti, la gestione dei progetti, i database, le gallerie di immagini e i calendari in un'unica piattaforma semplice e intuitiva.

Inizia da zero e personalizza la piattaforma in base alle tue esigenze aziendali specifiche oppure utilizza la libreria di modelli professionali di Notion per un solido vantaggio. Questa adattabilità rende Notion una scelta popolare tra i proprietari di piccole imprese che desiderano uno strumento economico ma personalizzato con un'ampia gamma di applicazioni.

Come Notion migliora la comunicazione aziendale

Notion semplifica la comunicazione aziendale aiutando i team a rimanere organizzati in uno spazio unificato. I suoi strumenti personalizzabili per il monitoraggio dei progetti e la delega delle attività forniscono chiarezza e responsabilità per i team remoti, ibridi o in sede.

Caratteristiche notevoli

• App completa per prendere appunti e documentare
• Gestione delle attività e database completamente personalizzabili
• Gestione del progetto con visualizzazioni del calendario e della sequenza temporale
• Strumenti di condivisione e collaborazione

Valutazione del cliente: 4,7 su 5 (5.031 recensioni G2)

4) Asana

In qualità di leader nello spazio di gestione dei progetti, Asana è nota per la sua elegante interfaccia utente, un set completo di flussi di lavoro e funzionalità di automazione e funzionalità di gestione delle risorse.

Con Asana, i team possono gestire facilmente tutti i progetti, obiettivi e responsabilità nei vari dipartimenti e fornire un lavoro di alta qualità. Con l'imminente arrivo delle funzionalità di intelligenza artificiale predittiva, la gestione dei progetti con Asana diventerà ancora migliore.

Come Asana migliora la comunicazione aziendale

Le funzionalità di gestione dei progetti di Asana forniscono ai team, sia piccoli che grandi, visualizzazioni complete di attività, tempistiche del progetto e aggiornamenti. La sua interfaccia semplificata garantisce che tutti siano allineati su compiti e responsabilità, riducendo la necessità di messaggi in eccesso e minimizzando gli errori di comunicazione.

Caratteristiche notevoli

• Strumento completo di gestione dei progetti
• Viste del progetto personalizzabili (ad esempio, schede Kanban) e autorizzazioni
• Integrazioni di app popolari (ad esempio, integrazione della lavagna Miro)
• Modelli di progetto e dashboard

Valutazione del cliente: 4,3 su 5 (9.550 recensioni G2)

5) Zoho Uno

Spesso definito sistema operativo aziendale, Zoho One integra applicazioni per vendite, marketing, supporto, contabilità, operazioni e risorse umane in un'unica piattaforma.

Con oltre 55 applicazioni tra cui scegliere, gli imprenditori possono personalizzare completamente la piattaforma in base alle proprie esigenze specifiche. Zoho mira a eliminare le barriere tra i dipartimenti e aumentare l'efficienza operativa.

In che modo Zoho One migliora la comunicazione aziendale

Zoho One combina strumenti di comunicazione, gestione dei progetti, CRM, finanza e risorse umane integrate in un'unica piattaforma, consentendo un migliore coordinamento e flusso di informazioni tra i dipartimenti aziendali.

Caratteristiche notevoli

• Piattaforma all-in-one che fornisce più di 55 strumenti CRM, vendite e marketing
• Funzionalità di collaborazione e funzionalità di produttività
• Strumenti di gestione finanziaria e delle risorse umane
• Strumento personalizzabile e scalabile

Valutazione del cliente: 4,4 su 5 (19.129 recensioni G2)

6) Telaio

Loom consente ai team di registrare e condividere facilmente video interattivi con colleghi e clienti. Questo strumento unico aiuta i team a risolvere problemi, fornire feedback e aumentare la produttività.

La natura asincrona della condivisione video e il tocco umano migliorano la concentrazione, la chiarezza e la connessione all'interno dei team distribuiti.

Come Loom migliora la comunicazione aziendale

Loom fornisce strumenti di registrazione video e schermo facili da usare, fornendo un modo personale e coinvolgente per condividere informazioni e feedback, in particolare per i team remoti.

Loom può essere utilizzato per registrare webinar, rispondere ai messaggi con feedback video dettagliato e distribuire informazioni ricorrenti a livello aziendale.

Caratteristiche notevoli

• Registrazione e condivisione video a doppio schermo facili da usare
• Funzionalità di trascrizione e sottotitoli
• Reazioni e approfondimenti interattivi degli spettatori
• Integrazione semplice con gli strumenti di produttività più diffusi

Valutazione del cliente: 4,7 su 5 (1.827 recensioni G2)

Scegli il miglior strumento di comunicazione per la tua azienda

️ È basato su cloud e ha una configurazione rapida

Uno strumento basato su cloud consente un facile accesso da qualsiasi luogo, rendendolo ideale per le aziende distribuite e globali per comunicare e condividere file tramite l'archiviazione nel cloud.

La scelta di uno strumento che richiede una configurazione minima e si integra nella tua infrastruttura esistente previene i tempi di inattività e consente al tuo team di iniziare rapidamente.

️ Offre una combinazione di funzioni di comunicazione asincrona e in tempo reale

La tua piattaforma di comunicazione preferita dovrebbe presentare un mix di funzionalità di comunicazione asincrona (ad esempio, e-mail e messaggistica di gruppo) e in tempo reale (ad esempio, strumenti di videoconferenza e app di messaggistica istantanea). Questa miscela si adatta a diversi stili di lavoro ed esigenze di progetto garantendo al tempo stesso flessibilità nel modo in cui il tuo team comunica, soprattutto nei modelli di lavoro ibridi.

La comunicazione asincrona ha lo scopo di ridurre al minimo le distrazioni e le notifiche, consentendo al destinatario di lavorare senza interruzioni.

Con la crescente popolarità delle riunioni virtuali , i team desiderano formati di lavoro più asincroni. Uno studio del 2023 ha rilevato che il 42% dei lavoratori della conoscenza desiderava di più questo stile di lavoro, mentre solo il 14% ne desiderava di meno. Altri vantaggi significativi del lavoro asincrono includono la sua capacità di ridurre al minimo il burnout, aumentare la fiducia del team e aumentare la produttività.

Inoltre, le aziende che eccellono nel lavoro asincrono possono utilizzare i dati correlati per aumentare la propria efficienza basata sull’intelligenza artificiale.

️ Risolve esigenze aziendali pratiche

Considera la natura pratica di ogni strumento e concentrati sulle sue caratteristiche essenziali in quanto si riferiscono alle esigenze specifiche del tuo team invece di farti distrarre da ulteriori fronzoli. Certo, le nuove funzionalità IA possono sembrare interessanti e all'avanguardia, ma vale la pena cambiare se le funzionalità che usi di più non hanno le funzionalità di cui hai bisogno?

Che tu stia gestendo progetti, facendo brainstorming di idee o conducendo riunioni online, ogni strumento dovrebbe migliorare queste attività, non complicarle.

️ Si integra con le app esistenti

Se hai un'azienda consolidata, probabilmente disponi già di alcuni strumenti di comunicazione del team da cui non vuoi separarti. Assicurati che qualsiasi nuova piattaforma offra facili integrazioni con le app e gli strumenti già utilizzati dalla tua azienda.

Prendetelo dal sito di recensioni di software peer-to-peer G2: le integrazioni riducono significativamente il tempo impiegato a destreggiarsi tra strumenti separati e aumentano la produttività. Nextiva si integra facilmente con strumenti popolari come Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams e Oracle Sales Cloud.

️ Offre app mobili e desktop

Al giorno d'oggi, molti team possono lavorare da qualsiasi luogo. La scelta di strumenti mobili quanto il tuo team aumenterà la produttività nel modo giusto per i membri del team. Le app mobili e desktop garantiscono che possano rimanere connessi e produttivi da casa, al bar o sul posto di lavoro. Colmare il divario tra casa, ufficio e spazi di lavoro in movimento è più importante che mai.

️ Ha piani tariffari flessibili

Gli strumenti giusti offrono opzioni di prezzo che possono adattarsi alla tua attività. Cerca piani tariffari flessibili che forniscano funzionalità di base nei livelli inferiori fornendo allo stesso tempo funzionalità più avanzate per team di grandi dimensioni. Man mano che la tua attività cresce, evita il fastidio di passare a un altro nuovo strumento. Selezionane uno che possa adattarsi e soddisfare le tue esigenze in evoluzione fin dall'inizio.

Migliora la produttività e lavora più velocemente con Nextiva

Nell’ultimo anno, le richieste dei clienti e del mercato sono aumentate e ciò che ci aspettiamo da una piattaforma di comunicazione va ben oltre ciò che immaginavamo anche dieci anni fa.

Gli strumenti di comunicazione sono il fulcro per potenziare il lavoro di squadra e aumentare la produttività aziendale.

Gli strumenti giusti possono fornire chiarezza, migliorare il processo decisionale e supportare pienamente il nuovo modello ibrido di lavoro a distanza. Guardando al futuro, l’intelligenza artificiale è destinata a svolgere un ruolo ancora maggiore nel rivoluzionare le comunicazioni esterne e interne, offrendo modalità più intelligenti, intuitive e sempre più automatizzate per connettersi e collaborare.

Ciascuno degli strumenti discussi - Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One e Loom - offre funzionalità uniche. Queste piattaforme sono in prima linea nel miglioramento delle comunicazioni aziendali e diventeranno sempre più efficienti, predittive e personalizzate con l’avanzare dell’intelligenza artificiale.

Mentre esplori le migliori possibilità per la tua strategia di comunicazione aziendale, è importante scegliere gli strumenti giusti. Nextiva si distingue come una piattaforma unificata basata sul cloud che risponde alle esigenze di comunicazione delle piccole imprese e si adatta alla crescita del tuo team. Scopri come Nextiva può trasformare la tua comunicazione aziendale.

Domande frequenti sugli strumenti di comunicazione