9 principali canali ed esempi di comunicazione aziendale

Dalle sale riunioni alle sale relax, dai quartieri generali agli uffici domestici, il consenso è chiaro: una buona comunicazione è la pietra angolare di un grande business.

Vogliamo tutti migliorare l'impatto dei nostri messaggi, ma con così tanti canali, tecnologie e preferenze del team, qual è la chiave per riuscirci insieme?

Tutto si riduce a questi quattro fattori chiave: comprendere le sfumature e i bisogni, usare saggiamente la tecnologia, gestire il modo in cui i team lavorano insieme e le basi della psicologia umana. I leader devono trovare il giusto mix di questi elementi per avere successo.

Esploriamo nove dei migliori canali di comunicazione digitale che ti aiuteranno a mettere la tua azienda sulla strada del successo.

Che cos'è un canale di comunicazione aziendale?

I canali di comunicazione aziendale sono modi per condividere informazioni e idee con altre persone all'interno di un'organizzazione. Sono generalmente classificati come canali esterni o interni, a seconda del destinatario del messaggio.

I canali esterni sono pensati per comunicare con clienti, partner, potenziali clienti e clienti al di fuori della tua azienda. I canali interni facilitano la comunicazione tra dipendenti, leadership e altri membri del team.

La comunicazione è la chiave per mantenere la produttività, la cultura aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti.

Dai un’occhiata a questi fatti:

• Oltre il 95% dei lavoratori concorda sul fatto che la comunicazione influisce sulla loro efficacia sul posto di lavoro.
• Oltre l’80% dei lavoratori statunitensi cita la comunicazione tra i dipendenti come il fattore principale nella creazione di fiducia tra un’azienda e i suoi dipendenti.
• Quasi il 70% dei dipendenti afferma che la produttività aumenterebbe con migliori processi di comunicazione.

Cambiamenti nei metodi di comunicazione

I canali di comunicazione aziendale rientrano in due categorie distinte: canali sincroni e asincroni.

La comunicazione sincrona è quando lo scambio di informazioni avviene in tempo reale, dove tutti devono essere presenti e concentrati sul dialogo per acquisire una comprensione condivisa del compito da svolgere. Le telefonate e le riunioni sono esempi di comunicazione sincrona.

La comunicazione asincrona avviene quando le informazioni vengono fornite preventivamente in modo che tutti possano consumarle e agire sulla base delle informazioni indipendentemente dalle conversazioni in tempo reale. E-mail, video registrati e post di blog sono esempi di comunicazione asincrona.

Combinando questi metodi di comunicazione si ottengono i migliori risultati.

Con il lavoro da casa in aumento fino al 58% della forza lavoro e con i dipendenti che trascorrono in media 20 ore a settimana utilizzando strumenti di collaborazione, una comunicazione efficace è la massima priorità per la produttività.

Nella ricerca condotta da Grammarly sta prendendo forma un nuovo ecosistema di comunicazione aziendale. I dipendenti comunicano il 18% in più per iscritto e preferiscono utilizzare canali di comunicazione asincroni.

Sfide della comunicazione aziendale

In un’altra tendenza in crescita, i leader stanno notando la connessione tra una scarsa comunicazione e il suo impatto sui profitti, causato da una diminuzione della produttività, dal mancato rispetto delle scadenze e dall’aumento dei costi.

Principali canali ed esempi di comunicazione aziendale

Dalla velocità della messaggistica istantanea alla formalità della posta elettronica e all'efficienza delle telefonate VoIP , esplora di seguito i pro e i contro dei nostri canali più essenziali.

1) Comunicazione di persona

La comunicazione faccia a faccia favorisce la connessione e crea fiducia.

Essenziale per il team building e indispensabile per le riunioni chiave, le interazioni di persona consentono alle persone di comunicare in diversi modi: ascolto, comunicazione verbale e comunicazione non verbale.

Grazie alla natura altamente coinvolgente degli incontri di persona, le persone sono più attente e libere dalle solite distrazioni delle telefonate e delle videochiamate.

Riunioni, incontri e conferenze in ufficio sono luoghi ideali per riunirsi con dipendenti e contatti, aiutandoti a creare connessioni umane in una forza lavoro sempre più esclusivamente digitale.

Pro della comunicazione di persona

• Relazioni forti: le connessioni di persona sono imbattibili nella costruzione di relazioni commerciali durature.
• Comunicazione chiara: le incomprensioni sono ridotte grazie all'aggiunta di segnali non verbali.
• Feedback immediato: le conversazioni faccia a faccia incoraggiano un rapido feedback sugli argomenti di discussione.

Contro della comunicazione di persona

• Costo: i costi di viaggio, alloggio, cibo e intrattenimento possono aumentare rapidamente.
• Utilizzo delle risorse: organizzare un incontro di persona richiede più tempo rispetto alla connessione virtuale.
• Limitazioni geografiche: gli incontri di persona sono scomodi per team e clienti globali.

2) Videoconferenza

Sia che i tuoi dipendenti lavorino da casa o interagiscano con clienti in tutto il mondo, la videoconferenza è un canale di comunicazione che collega i team distribuiti.

Considerala la cosa migliore dopo la comunicazione di persona. Consente ai partecipanti di cogliere segnali facciali, trasmettere emozioni umane, stabilire un contatto visivo e comprendere la personalità unica di qualcuno.

I popolari software di videoconferenza includono Zoom, Google Meet e Nextiva . Questi strumenti ad alte prestazioni consentono ai team di condurre riunioni video, condividere il proprio schermo, chattare dal vivo con i partecipanti e altro ancora.

Vantaggi della videoconferenza:

• Portata globale: connettiti con clienti, partner, colleghi e clienti ovunque nel mondo.
• Risparmio di tempo e denaro: ridurre il numero di risorse investite in riunioni faccia a faccia (ad esempio cene, hotel e caffè).
• Registrabile e trascrivibile: registra o trascrivi facilmente la tua riunione per riferimento futuro.
• Sottigliezze comunicative: evitare malintesi e costruire rapporti osservando i segnali sociali attraverso i video.

Contro della videoconferenza:

• Requisiti di connettività: i partecipanti devono disporre di una connessione Internet potente per riunioni affidabili e di alta qualità.
• Meno personale: un incontro virtuale è meno personale di un incontro faccia a faccia.
• Affaticamento dello schermo: un sovraccarico di riunioni virtuali può causare affaticamento dello schermo. I sintomi più comuni includono affaticamento degli occhi, mal di testa e difficoltà di concentrazione.

3) Telefonate

Le telefonate sono forme di comunicazione veloci, dirette e immediate. Sono personali e pratici, il che li rende ideali per quei momenti in cui hai bisogno di risposte, subito.

Aiutano i team a concentrarsi su un thread di posta elettronica ed evitare il fastidio di pianificare riunioni virtuali, fornendo comunque un elemento umano alla connessione. Ecco perché il 67% dei lavoratori mobili segnala un aumento della produttività e della risoluzione dei problemi effettuando una semplice chiamata.

Essendo gli eroi non celebrati della comunicazione aziendale, le telefonate sono relativamente semplici. I partecipanti devono accedere a una linea fissa classica, a un telefono cellulare o a un servizio VoIP.

Pro delle telefonate

• Tocco personale: consente sottigliezze come inflessioni vocali e pause.
• Veloce e conveniente: ideale per comunicazioni urgenti o domande semplici che richiedono il contributo di una persona specifica.
• Accessibilità: la maggior parte delle persone ha già accesso a un telefono.
• Basso costo: i sistemi telefonici sono convenienti e il VoIP fa risparmiare alle aziende fino al 60% .

Contro delle telefonate

• Impersonale: i segnali di comunicazione non verbale come il linguaggio del corpo e il contatto visivo non sono disponibili.
• Nessuna immagine: la mancanza di contesto visivo può portare a un'errata interpretazione del tono o del messaggio.

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4) Messaggi di testo

I messaggi di testo sono forme di comunicazione rapide, efficienti e discrete. Sono la scelta ideale per aggiornamenti rapidi del team, domande semplici e momenti "per tua informazione" che non richiedono una lunga risposta.

Anche le aziende stanno adottando sempre più gli SMS come canale di comunicazione chiave per i propri clienti, grazie al suo tasso di apertura eccezionalmente elevato del 98%. Questo elevato tasso di coinvolgimento rende gli SMS un gioco da ragazzi per molte aziende, con il 90% di esse che segnala campagne di marketing SMS di successo.

Un'app di messaggistica di base come WhatsApp, Facebook Messenger, app di messaggistica standard sui telefoni cellulari o un servizio basato su VoIP come quello di Nextiva è tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare con questa forma di comunicazione.

Pro dei messaggi di testo

• Velocità, efficienza e accessibilità: la consegna dei messaggi avviene in tempo reale, migliora la collaborazione con i team e crea connessioni con i clienti. Inoltre, quasi tutti hanno accesso a un telefono cellulare con un'app per la messaggistica di testo.
• Minimo disturbo: le telefonate e le riunioni virtuali spesso disturbano il flusso di lavoro di una persona. I messaggi di testo disturbano minimamente il loro programma.
• Funzionalità di archiviazione: a differenza delle telefonate, i messaggi di testo ti consentono di salvare un archivio dettagliato della tua conversazione.

Contro dei messaggi di testo

• Manca di sfumature: è facile fraintendere il tono, il significato e le abbreviazioni dei messaggi moderni.
• Comunicazione informale: potrebbe non essere adatta a tutti i messaggi aziendali, in particolare alla comunicazione ad alto rischio.
• Potrebbe sembrare invadente: troppi messaggi di testo in determinati orari della giornata potrebbero sembrare invadenti per alcuni.

5) Video registrato

Le riunioni virtuali spesso non hanno il tempo e la profondità necessarie per trasmettere adeguatamente il tuo messaggio; un video registrato può aiutare a colmare le lacune.

La registrazione di un video, con o senza immagini, ti consente di comunicare tutti i punti che devi trattare consentendo al destinatario di conservare la registrazione per riferimento a lungo termine.

Un tempo il video era un mezzo complesso da produrre e modificare, ma ora, grazie a piattaforme di editing e hosting rivoluzionarie come YouTube, Vidyard e Loom, puoi produrre e condividere rapidamente video in pochi secondi.

Pro del video registrato

• Comodità: registra il tuo messaggio una volta e condividilo con tutti i destinatari che desideri. I destinatari possono visualizzare il video secondo il proprio programma.
• Riutilizzabilità: produci un video e invialo o modificalo più volte, se necessario. È ideale per scopi didattici.
• Personalizzazione: personalizza la registrazione per includere riferimenti univoci per lo spettatore, aumentando la fiducia e aumentando l'efficacia del tuo messaggio.

Contro del video registrato

• Manca di interazione: il video manca del coinvolgimento bidirezionale e dell’autenticità necessari per formare relazioni forti.
• Richiede tempo: registrazioni più complesse potrebbero richiedere più tempo per la produzione, la ripresa e il montaggio.
• Richiede competenze di editing: che tu stia utilizzando il tuo telefono cellulare o producendo un video brillante, potrebbero essere necessarie competenze di editing per ottenere il taglio finale perfetto.

6) Chiacchierata di squadra

Le piattaforme di chat di gruppo hanno sostituito la posta elettronica come principale metodo di comunicazione per molti team, con il 65% delle aziende Fortune 100 che si affida a queste app come parte del proprio stack tecnologico di comunicazione aziendale.

Meno formali della posta elettronica, le piattaforme di messaggistica di gruppo alimentano un'atmosfera di squadra online, promuovono una cultura aziendale in rapida evoluzione e aumentano le capacità di collaborazione.

Strumenti leader come Microsoft Teams, Slack e Nextiva sono hub digitali per i team che necessitano di un luogo in cui chattare, condividere informazioni e file e far girare rapidamente la palla aziendale.

Vantaggi della chat di squadra

• Comunicazione istantanea: proprio come i messaggi di testo, la chat di gruppo facilita risposte rapide a comunicazioni e richieste.
• Collaborazione migliorata: condividi facilmente file, commenti e idee in tempo reale.
• Mobilità: con le app desktop e mobili, i moderni strumenti di chat del team sono accessibili ovunque e in qualsiasi momento.

Contro della chat di squadra

• Comunicazione informale: a differenza della posta elettronica, la chat di gruppo è vista come un canale di comunicazione meno formale e può apparire meno professionale.
• Notifiche che distraggono: un flusso costante di notifiche può inibire la produttività quotidiana.
• Messaggi persi: all'interno di team più grandi, i messaggi mancanti sono una possibilità dato l'elevato numero di notifiche giornaliere.

7) E-mail

L’e-mail è l’affidabile cavallo di battaglia digitale della comunicazione aziendale, con i lavoratori che ricevono in media 74 e-mail al giorno e inviano 26 e-mail al giorno.

I canali scritti sono ideali per inviare messaggi dettagliati, comunicare con contatti formali e mantenere registrazioni chiare delle conversazioni aziendali.

Sebbene la sicurezza della posta elettronica sia notevolmente migliorata, non è consigliabile inviare informazioni aziendali sensibili tramite posta elettronica.

Le prove contro la posta elettronica possono essere schiaccianti: l’80% delle organizzazioni globali ha registrato un aumento degli attacchi di phishing tramite posta elettronica e il 92% delle organizzazioni è caduto vittima di queste trappole nel 2022.

Strumenti classici come Gmail, Outlook e Yahoo Mail sono gigantesche piattaforme di posta elettronica che offrono funzionalità sicure e affidabili per aziende di tutte le dimensioni.

Pro dell'e-mail

• Accessibile: l'e-mail funziona su vari dispositivi comuni, rendendola una forma di comunicazione flessibile e conveniente.
• Ampiamente utilizzata: la posta elettronica è una forma di comunicazione aziendale digitale universalmente accettata e quasi tutti si sentono a proprio agio.
• Professionale: l'e-mail è considerata un mezzo di comunicazione formale e professionale adatto a tutti i tipi di corrispondenza commerciale.

Contro dell'e-mail

• Non sicuro: i lavoratori possono facilmente cadere preda di attacchi di phishing e altre truffe via e-mail che possono compromettere informazioni aziendali sensibili.
• Indesiderati: le caselle di posta aziendali sono spesso intasate da e-mail di spam.
• Non sicure: senza una crittografia adeguata, le e-mail sono vulnerabili a intercettazioni non autorizzate e mettono a rischio le informazioni aziendali sensibili.

8) Social media

I social media sono un importante canale di comunicazione che consente alle aziende di innescare e promuovere nuove relazioni online.

Che tu stia creando connessioni con nuovi clienti, interagendo con potenziali clienti nei commenti o avendo conversazioni più lunghe tramite messaggi diretti, le conversazioni sui social media sono un altro modo con cui le aziende possono creare fiducia, comunicare i valori del marchio e coinvolgere il pubblico.

Per molte aziende, le piattaforme di social media come LinkedIn, X, Facebook, Instagram e TikTok consentono loro di connettersi con un nuovo tipo di cliente. Inoltre, la natura casuale dei canali aggiunge una componente autentica, unica per le piattaforme.

I pro dei social media

• Coinvolgimento diretto: supera le barriere di connessione raggiungendo direttamente il tuo cliente target o cliente tramite la sua pagina sui social media.
• Rafforzamento del marchio e dell'autorità: crea contenuti e conversazioni che consolidano la tua autorità e comunicano la storia del tuo marchio a un vasto pubblico.
• Portata globale: interagisci con clienti esistenti e potenziali in tutto il mondo.

Contro dei social media

• Soggetto a reazione pubblica: le conversazioni negative nei commenti possono ritorcersi contro e creare un incubo per le pubbliche relazioni.
• Utilizzo intensivo di risorse: i social media richiedono un flusso costante di contenuti per crescere e mantenere la visibilità presso il tuo pubblico.
• Bassa visibilità: gli algoritmi confusi dei social media possono impedire ai tuoi contenuti di raggiungere il pubblico giusto.

9) Blog

Un blog è un modo unico per esplorare argomenti legati al business, mostrare competenze e costruire una comunità tra i tuoi clienti, clienti o dipendenti più fedeli.

Puoi iniziare a bloggare selezionando prima una nicchia correlata alla tua attività. Scrivi contenuti che incuriosiranno il tuo pubblico target, risolveranno le loro sfide più grandi o instilleranno un maggiore senso di comunità.

Esempi di blog che le aziende possono esplorare includono blog aziendali e blog di team interni.

Pro dei blog

• Leadership di pensiero: pochi canali di comunicazione creano autorità come i contenuti di un blog di lunga durata.
• Visibilità online: un blog pubblico con un'efficace strategia SEO aumenterà l'attrattiva del tuo sito web per piattaforme di ricerca come Google.
• Lead generation: blog orientati al valore con inviti all'azione persuasivi possono essere strumenti efficaci per la strategia di lead generation della tua azienda.

Contro dei blog

• Utilizzo intensivo di risorse: un blog coerente richiede contenuti settimanali di lunga durata, la cui produzione è costosa e richiede molto tempo.
• Risultati lenti: vedere i risultati dei tuoi contenuti di alta qualità può richiedere settimane se non mesi.
• Volume dei contenuti: la crescita di un blog richiede una produzione di contenuti coerente di settimana in settimana.

Scegliere il miglior metodo di comunicazione

Quando selezioni uno o più strumenti di comunicazione, considera alcuni fattori prima di fare la tua scelta. Chiedilo a te stesso:

• Quanto tu e il destinatario vi fidate del canale di comunicazione?
• Qual è l'impatto previsto del tuo messaggio?
• Ci sono problemi di privacy e sicurezza?
• In quanto tempo vorresti che fosse consegnato?

Prendi nota dei tuoi obiettivi, ma considera anche l'impatto che il mezzo scelto e la combinazione di messaggi potrebbero avere sul destinatario. Riceverai la risposta che aspetti? Avrà un impatto positivo o negativo sul tuo rapporto d'affari?

Fare il punto su questi punti chiave facilita il processo decisionale quando si tratta di dare forma alla comunicazione aziendale.

Fiducia e familiarità

Considera quanto tu e il tuo destinatario avete familiarità con il canale scelto. Un mezzo comune che usi frequentemente può aumentare la fiducia e portare a una comunicazione più efficace in futuro.

Impatto del messaggio

Ogni piattaforma ha i suoi punti di forza e i suoi limiti nel trasmettere tono di voce, urgenza, chiarezza, professionalità e autorità. Il tono del tuo messaggio corrisponde al canale che hai selezionato?

Prenota argomenti sensibili per e-mail o comunicazioni faccia a faccia e fornisci aggiornamenti rapidi tramite messaggistica istantanea.

Privacy e sicurezza

Quanto sono sensibili le informazioni che condividi? Le piattaforme che offrono crittografia, autenticazione a due fattori e rigorosa protezione dei dati sono cruciali per le comunicazioni riservate.

Ciò è particolarmente importante per le aziende che trattano dati personali sensibili, proprietà intellettuale o dettagli finanziari.

Velocità e scalabilità

La velocità di consegna a volte può creare o distruggere un accordo commerciale. Avere accesso a canali che incoraggiano l’immediatezza e la reattività è essenziale in alcuni casi aziendali.

È lo stesso per la scalabilità. Le piccole imprese potrebbero funzionare bene utilizzando inizialmente solo la posta elettronica. Man mano che crescono, piattaforme più sofisticate potrebbero avere più senso per le loro complesse esigenze.

Per i team globali che lavorano in diversi fusi orari, una piattaforma che dia priorità agli strumenti di comunicazione asincrona potrebbe funzionare meglio.

Migliori pratiche per la comunicazione aziendale

Con un numero crescente di aziende che adottano le possibilità del lavoro remoto globale, le migliori pratiche moderne per la comunicazione sono in continua evoluzione.

Ecco tre best practice che le aziende in-office, ibride e remote-first possono adottare per gestire la propria comunicazione e contemporaneamente aumentare la propria produttività:

• Distribuisci il tuo messaggio su più canali: avere diversi tipi di canali di comunicazione aumenta l'impatto del tuo messaggio, soddisfa maggiormente le diverse esigenze di comunicazione del tuo team e allinea il tuo messaggio e il tuo destinatario con il canale giusto.
• Utilizza un'unica piattaforma di comunicazione aziendale : la scelta di una piattaforma di comunicazione aziendale all-in-one elimina lo stress derivante dalla gestione delle esigenze di sicurezza e privacy di più piattaforme. Aumenta il coinvolgimento e la produttività avendo tutte le comunicazioni aziendali in un unico hub centrale.
• Optare per la comunicazione asincrona per aumentare l'efficienza : gli strumenti di comunicazione asincrona (e-mail, video registrati, chat di gruppo, chatbot, ecc.) consentono ai membri del team o ai clienti di consumare e rispondere ai messaggi secondo i propri ritmi, rendendo il lavoro più piacevole.

La migliore soluzione per semplificare le tue comunicazioni

Selezionare i migliori canali di comunicazione per la tua azienda non significa tanto scegliere lo strumento più efficace quanto determinare il mix di canali ideale per le tue esigenze specifiche.

I giusti canali di comunicazione e gli strumenti di gestione dei progetti variano da azienda ad azienda. Alcuni punti chiave da considerare includono i requisiti di privacy e sicurezza e la velocità di consegna.

Anche selezionare troppi strumenti non è l'ideale.

Ecco perché una piattaforma all-in-one come Nextiva è un'ottima opzione per gestire la comunicazione aziendale. Con una varietà di canali in un'unica piattaforma centralizzata, Nextiva semplifica il compito di gestire l'enorme numero di conversazioni della tua azienda.

Con l’aumento dei tassi di burnout e la priorità data al benessere aziendale, gli strumenti di comunicazione asincrona sono ora essenziali. Consentire ai membri del team di consumare informazioni e rispondere ai messaggi al proprio ritmo riduce le distrazioni e aumenta la produttività: un vantaggio per tutti!

Domande frequenti