Che cos'è l'inoltro delle chiamate aziendali e come si configura?

L'inoltro delle chiamate consente alle aziende di cogliere le opportunità dal momento in cui "squillano".

Immagina di essere un venditore ambulante. Sempre in movimento, incontrando i clienti giorno dopo giorno. Se un cliente chiama il numero del tuo ufficio , non puoi consentirgli di accedere alla segreteria telefonica o di interrompere la chiamata.

La tua risposta è fondamentale per il rapporto che hai con loro. Le funzionalità di inoltro delle chiamate ti aiutano a rispondere alle chiamate in arrivo e a garantire che raggiungano la persona o il dispositivo giusto.

Che tu sia in macchina o in un bar, puoi essere certo che le chiamate di lavoro riceveranno risposta.

Che cos'è l'inoltro delle chiamate aziendali?

L'inoltro delle chiamate aziendali trasferisce le chiamate in entrata a un altro numero locale o a un'app mobile. Più regole di inoltro delle chiamate funzionano insieme e possono essere combinate per instradare le chiamate in modo efficiente e preciso.

La destinazione può essere un numero VoIP (Voice over Internet Protocol), un numero di rete fissa o di telefono, un telefono cellulare, un sistema telefonico virtuale, un numero internazionale o un assistente automatico. L'inoltro delle chiamate fa sì che le chiamate ti seguano ovunque tu vada.

In un sistema VoIP la gestione delle chiamate è istantanea, evitando al cliente eventuali ritardi. Quando un cliente chiama il tuo numero verde o VoIP, la piattaforma di comunicazione riceve la chiamata, verifica le regole di inoltro e indirizza la chiamata di conseguenza.

I servizi telefonici basati su cloud rispettano le tue preferenze nel decidere chi deve ricevere la chiamata quando il numero originale è occupato, offline o in situazioni tipiche in cui i membri del tuo team non possono rispondere.

In cosa differisce dall'inoltro di chiamata tradizionale

L'inoltro di chiamata basato su VoIP differisce notevolmente dalle opzioni di inoltro di chiamata tradizionali. La scelta del primo offre ampia flessibilità, funzionalità e capacità di personalizzazione.

I tradizionali sistemi di inoltro delle chiamate potrebbero non riuscire a soddisfare le esigenze della tua azienda, ma un servizio VoIP no.

Ecco come il VoIP si oppone al tradizionale inoltro di chiamata:

• Offre squilli sequenziali. Le chiamate squillano su più numeri prima di raggiungere la destinazione. Ad esempio, quando arriva una chiamata, squilla prima il telefono dell'ufficio, poi il cellulare e, se non sei disponibile, la scrivania dei colleghi.
• Fornisce funzionalità di routing basate sul tempo. Inoltra le chiamate ai numeri in base all'ora del giorno. Ad esempio, una chiamata in entrata negli orari di lavoro fuori orario andrebbe alla tua controparte che lavora nel turno successivo al tuo.
• Inoltra condizionalmente una chiamata. Reindirizza una chiamata in base a condizioni impostate come lo stato della linea o l'ID chiamante. Ad esempio, quando un cliente importante chiama il numero di telefono della tua azienda e sei fuori ufficio, puoi farlo inoltrare al tuo numero personale o a un nuovo numero tramite un servizio VoIP.

Il servizio di inoltro di chiamata tradizionale consente al cliente di sapere che una chiamata viene inoltrata. Uno studio condotto da Zendesk nel 2020 ha rilevato che i trasferimenti di chiamate tra reparti irritano sette clienti su 10.

I provider VoIP aziendali come Nextiva ti aiutano a evitare di fornire tali esperienze ai clienti rendendo i trasferimenti di chiamata facili e veloci.

Come funziona l'inoltro delle chiamate aziendali

L'inoltro delle chiamate aziendali funziona attraverso un processo in tre passaggi per assicurarti di rispondere alle chiamate importanti:

1. Ricevere. Quando qualcuno compone il tuo numero VoIP, la chiamata passa attraverso il fornitore di servizi VoIP. Il server sa esattamente cosa fare con la chiamata in arrivo. Puoi programmarlo in base alle esigenze aziendali.
2. Processi. Il provider VoIP segue una serie di regole per determinare il numero di inoltro di chiamata. Puoi sempre inoltrare le chiamate o semplicemente inoltrarle quando non puoi rispondere. Il tuo fornitore di servizi VoIP si adatta alle tue esigenze e preferenze.
3. Collegare. La piattaforma di comunicazione collega la chiamata al dispositivo, all'interno o alla linea telefonica esterna. Il trasferimento è rapido e il chiamante non lo percepisce come ritardato. Tuttavia, se hai impostato le regole per inoltrare solo quando non rispondi, il sistema telefonico ti squillerà.

Per un'applicazione su scala più ampia, come in un call center, le chiamate in entrata possono essere instradate in base al numero di telefono virtuale composto, alle selezioni dell'operatore automatico e alle competenze dell'agente del call center. Le chiamate vengono spesso reinserite nella coda quando gli agenti del call center non sono disponibili.

Regole comuni di inoltro delle chiamate aziendali

I casi di inoltro delle chiamate possono essere diversi per le aziende grandi e piccole.

Alcuni potrebbero abbinarlo all'instradamento delle chiamate, all'accodamento o alla risposta vocale interattiva (IVR), mentre altri utilizzano l'inoltro di chiamata per reindirizzare le chiamate quando sono in vacanza e escono dall'ufficio.

Le regole seguenti ti aiutano a configurare le impostazioni di inoltro delle chiamate in base alle tue preferenze.

Chiama sempre in avanti

Puoi impostare questa regola per inoltrare automaticamente tutte le chiamate in arrivo a un altro dispositivo o numero. La regola in genere aiuta quando si esce dall'ufficio per un periodo più lungo, ad esempio una vacanza.

Con VoIP impostato su "Deviazione chiamate sempre", puoi rispondere alle chiamate di lavoro su un telefono cellulare.

Scegli un numero designato e lascia che il tuo fornitore di servizi VoIP si occupi del resto. Alcuni sistemi notificano il numero originale quando inoltrano la chiamata. È possibile visualizzare queste notifiche sull'interfaccia VoIP.

Lo sapevate? Il VoIP di Nextiva ti consente di inoltrare le chiamate per un utente, un gruppo o un assistente automatico. Ed è facile da configurare: verifica tu stesso .

Inoltro chiamata selettivo

In base a regole prestabilite è possibile indirizzare selettivamente le singole chiamate a un determinato numero.

Supponiamo che lasci l'ufficio per alcuni giorni ma desideri assicurarti di ricevere chiamate dai tuoi clienti chiave. Aggiungi il loro numero al VoIP e inoltra le loro chiamate al tuo cellulare.

Con l'inoltro delle chiamate VoIP di Nextiva, puoi ricevere un promemoria di richiamata ogni volta che inoltra la chiamata. Ti aiuta a cogliere opportunità potenzialmente preziose tenendo sotto controllo la paura di perderti qualcosa (FOMO).

Ecco come Nextiva ti aiuta a inoltrare le chiamate di clienti selettivi.

Inoltra chiamata quando occupato

Se sei impegnato con un'altra chiamata o semplicemente ti prendi un po' di tempo libero, questa regola aiuta a reindirizzare le chiamate a un altro numero e persino a una casella di posta vocale. È estremamente utile quando hai disabilitato l'avviso di chiamata o il sistema telefonico aziendale è in modalità Non disturbare (DND).

Con un servizio VoIP, i chiamanti non riceveranno il segnale di occupato poiché il sistema li reindirizza rapidamente su un altro dispositivo adatto, sia esso iPhone, Android o qualsiasi altro dispositivo.

Inoltra chiamata quando senza risposta

È possibile configurare il fornitore di servizi VoIP per inoltrare le chiamate a un altro numero quando non si riceve risposta entro un determinato numero di squilli. Aiuta a impedire ai chiamanti di accedere alla segreteria telefonica e li mette in contatto con un'altra persona.

Le chiamate senza risposta possono facilmente contribuire a un'esperienza negativa per il chiamante. Circa il 67% dei clienti abbandona le chiamate per la frustrazione quando non riesce a contattare il team di supporto.

I tuoi clienti si sentono più supportati quando cerchi consapevolmente di evitare un'esperienza del genere.

Ecco un esempio di impostazione di questa regola sul VoIP di Nextiva. Inoltra le chiamate dopo tre squilli.

Case Study: Scopri come 88.7 The Bridge ha sfruttato Nextiva per potenziare l'inoltro delle chiamate e semplificare la gestione delle comunicazioni.

Inoltra chiamata quando irraggiungibile

Ci sono cose fuori dal tuo controllo. Cosa faresti se il tuo intero sistema di supporto o di successo si spegnesse a causa di un'interruzione?

Puoi inoltrare le chiamate ad altri numeri se i numeri originali sono offline. Ciò ti aiuta a fornire supporto in modo coerente, anche in circostanze difficili.

Inoltro della posizione

Quando si verificano interruzioni in una determinata località, diventa difficile reindirizzare i clienti nella stessa area geografica. Con l'inoltro della posizione, puoi configurare VoIP per deviare tutte le chiamate all'interno di un'area verso dispositivi in ​​altri uffici con un prefisso locale diverso.

Quali sono i vantaggi aziendali dell'inoltro di chiamata?

L'inoltro delle chiamate aiuta a massimizzare la produttività, soprattutto quando le aziende adottano un ambiente di lavoro ibrido. Non lascia spazio per far passare una chiamata.

Di seguito sono riportati alcuni altri notevoli vantaggi che offre alle imprese.

• Convenienza. Puoi ricevere chiamate su qualsiasi telefono, rendendo le aziende accessibili 24 ore su 24. Quando alcuni dei tuoi addetti alle vendite o all'assistenza subiscono un periodo di inattività, puoi essere disponibile per i clienti reindirizzando le chiamate al resto del team.
• Flessibilità. Le regole di routing ti consentono di adattare il fornitore di servizi VoIP secondo le tue preferenze. Ad esempio, il sistema inoltra le chiamate in base all'ora del giorno o all'ID del chiamante.
• Supporta la forza lavoro distribuita. Quando i team sono sparsi in tutto il mondo, l'inoltro delle chiamate VoIP ti aiuta a raggiungere la persona giusta indipendentemente dalla sua posizione fisica. Il tuo team IT o amministrativo non ha bisogno di spostare la propria attenzione sulla distribuzione delle chiamate. Il VoIP lo fa per te, rendendo i team IT più efficienti in ciò che sanno fare meglio.
• Previene le opportunità perse. Il tuo team può prendersi dei tempi di inattività, ma lo stesso non vale per l'azienda. Passare in secondo piano mentre si aiutano i clienti può rivelarsi controproducente per la crescita della tua attività. Non puoi permetterti le chiamate perse dei clienti. Queste chiamate consentono ai team a contatto con i clienti di coinvolgere i chiamanti quando mostrano interesse. L'inoltro delle chiamate VoIP aiuta a sfruttare tali opportunità.
• Migliora il servizio clienti. Solo alcuni clienti sono pazienti quando si tratta di risolvere le domande e i problemi degli acquirenti e degli utenti. In questi casi, vuoi assicurarti che siano supervisionati. Il VoIP reindirizza queste chiamate agli agenti disponibili senza trasferirle più volte o predisporre richiamate.

Case Study: EagleRider utilizza Nextiva per fornire un eccellente servizio clienti. Il software aiuta EagleRider a inoltrare le chiamate al proprio team a Las Vegas se il numero originale va offline o non risponde.

Funzionalità VoIP che migliorano l'inoltro delle chiamate

La gestione della comunicazione richiede più capacità e funzionalità per creare un flusso di lavoro interno senza interruzioni. Queste funzionalità risultano utili semplificando la gestione complessiva della comunicazione aziendale di un'azienda.

Suoneria simultanea

Lo squillo simultaneo aumenta le possibilità del team a contatto con il cliente di rispondere alla chiamata. Ogni dispositivo registrato squilla allo stesso tempo quando le persone chiamano. Ricorda, non è solo il telefono dell'ufficio; è ogni dispositivo che hai configurato.

Con lo squillo simultaneo, è più probabile che tu risponda rapidamente alla chiamata da uno dei dispositivi registrati. Ad esempio, i tuoi agenti possono scegliere se rispondere a una chiamata sul telefono fisso o sul cellulare.

Trascrizione dalla segreteria telefonica alla posta elettronica

I fornitori di servizi VoIP convertono i messaggi di posta vocale in testo inviandoli alle caselle di posta elettronica. Aiuta la tenuta dei registri e consente al team di scansionare rapidamente il contenuto della posta vocale senza ascoltare l'audio completo. Risparmia tempo. I team possono investire il tempo risparmiato in attività che migliorano ulteriormente la qualità del supporto.

Inoltre, un contenuto di posta vocale condivisibile aiuta i team a coordinarsi e collaborare meglio. Ciò mantiene il contesto coerente anche quando più di una persona interagisce con il cliente.

Instradamento avanzato delle chiamate

Il routing avanzato delle chiamate indirizza le chiamate alle persone più capaci di rispondere a una particolare richiesta del cliente. Puoi modificare le regole di instradamento delle chiamate in base a fattori quali l'ID chiamante o l'ora del giorno.

Tuttavia, la disponibilità di uno specialista del supporto competente può variare. Sarebbe utile sfruttare la tecnica dell'inoltro di chiamata per reindirizzare le chiamate a un altro specialista.

Il VoIP di Nextiva ti consente di creare percorsi di flusso di chiamata più complessi per gestire ogni chiamata in modo efficiente.

Code di chiamate

Ogni team a contatto con i clienti coinvolge i propri clienti in modo diverso. Il software VoIP aggiunge le chiamate in entrata alla coda quando tutti sono occupati. Fornisce musica o messaggi di attesa personalizzabili, incoraggiando i chiamanti a rimanere pazienti.

Combina l'accodamento delle chiamate con l'inoltro delle chiamate per instradare le chiamate al successivo rappresentante disponibile che può soddisfare in modo efficace le esigenze e i casi d'uso dei clienti.

Sistemi di risposta vocale interattiva (IVR).

Un sistema IVR consente ai chiamanti di selezionare autonomamente il reparto o il servizio di cui hanno bisogno. È possibile associarlo all'inoltro di chiamata per instradare i chiamanti alla linea aziendale o alla linea telefonica personale più adatta alle loro esigenze specifiche. Non richiede intervento manuale.

Il sistema invia automaticamente il chiamante alla persona che sarebbe in grado di supportarlo, creando per lui un'esperienza eccellente.

Inizia a inoltrare chiamate aziendali oggi stesso

L'inoltro delle chiamate mantiene operativa la tua attività anche quando il tuo team non lo è. La sua flessibilità si adatta alle esigenze della tua azienda e dei clienti, così non perdi mai un colpo.

Nextiva è un sistema telefonico aziendale di prim'ordine per un motivo. Offre funzionalità avanzate come instradamento delle chiamate, registrazione delle chiamate, code di chiamata e IVR. È facile da configurare e utilizzare, il che lo rende una scelta popolare per oltre 150.000 aziende .

Sei completamente supportato dal momento in cui inizi a utilizzare Nextiva. L'inoltro delle chiamate aziendali è un gioco da ragazzi e puoi modificarlo in qualsiasi momento.

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