Come iniziare a monitorare il tuo tempo

Integrare il monitoraggio del tempo nella tua routine lavorativa può essere una sfida, come nel caso di qualsiasi pratica che sia ancora nuova per te. Non importa se vuoi aggiungere il tuo tempo di lavoro a un foglio presenze su base settimanale o tenere traccia del tempo con un timer su base giornaliera, è fin troppo facile dimenticare di farlo. Almeno, all'inizio.

In questo articolo, offriamo 10 suggerimenti che ti aiuteranno a iniziare a tenere traccia del tempo su base regolare e a trasformare questa attività in un'abitudine.

1. Sii chiaro sul motivo per cui monitorerai il tempo

A meno che tu non decida perché vuoi tenere traccia del tempo in anticipo, sarà più difficile adottare questa pratica, quindi pensa prima alle tue ragioni:

• Vuoi monitorare il tempo per fatturare i tuoi clienti in modo più accurato?

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a fatturare i tuoi clienti in modo più semplice e con maggiore precisione. Ad esempio, se addebiti ai tuoi clienti $ 20 all'ora e tieni traccia di 20 ore su un particolare progetto, saprai immediatamente che devi fatturare $ 400 per il tuo lavoro su quel progetto.

• Vuoi monitorare il tempo per analizzare la tua produttività?

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a capire come trascorri davvero il tempo in cui dovresti lavorare a un progetto. Ad esempio, forse pensi solo di trascorrere 8 ore al giorno concentrati sul tuo lavoro a progetto. Tuttavia, i risultati del tuo tempo potrebbero mostrare che trascorri 5 ore di quel tempo in e-mail, riunioni o semplicemente procrastinando sul telefono.

• Vuoi monitorare il tempo per valutare la tua redditività?

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a confrontare il tempo che dedichi a un progetto con i soldi che guadagni da esso, per capire se il tuo tempo e i tuoi sforzi vengono davvero ripagati. Ad esempio, se si fatturano $ 400 per 20 ore di lavoro, ma si spendono $ 500 per attrezzature di lavoro e per l'utilizzo di Internet durante quel periodo, si sta effettivamente spendendo più di quanto si guadagna e di conseguenza è necessario aumentare la tariffa oraria.

• La tua azienda ti richiede di tenere traccia del tempo mentre sei al lavoro?

Questo quarto motivo è legato alla politica aziendale, che toglie il proprio desiderio di tenere traccia del tempo fuori dall'equazione. Ma, solo perché non hai deciso di tenere traccia del tempo da solo, non significa che i vantaggi sopra elencati non si applichino a te. Sarai comunque in grado di aiutare la tua azienda a fatturare accuratamente i clienti, ma anche a migliorare i processi aziendali attraverso l'analisi dei report della produttività e della redditività del tuo team.

Una volta capito perché vuoi o hai bisogno di tenere traccia del tempo, sarà molto più facile adottare questa pratica.

2. Definisci la tua routine di monitoraggio del tempo

Per coltivare la pratica del monitoraggio del tempo, dovrai decidere come sarebbe per te una routine di monitoraggio del tempo di successo e quale approccio dovresti adottare per trasformarla in realtà.

Definisci le basi della tua routine di monitoraggio del tempo

Per prima cosa, pensa a quando vuoi tenere traccia del tempo. Lo farai mentre lavori o quando finisci di lavorare? La risposta chiarirà come monitorare il tempo:

• Vuoi tenere traccia del tempo mentre lavori? Dovrai farlo con un timer.
• Vuoi aggiungere tempo dopo il lavoro? Dovrai farlo manualmente, aggiungendo la durata dei tuoi progetti e attività.

Lo stesso vale se vuoi costruire la tua routine di monitoraggio del tempo selezionando prima il metodo:

• Vuoi monitorare il tempo con un timer? Dovrai farlo ogni giorno, prendendo precauzioni che ti assicurino di ricordare di avviare e fermare il timer mentre inizi e finisci il lavoro.
• Vuoi aggiungere tempo manualmente? Sarai in grado di farlo dopo aver terminato un'attività, un progetto, una giornata lavorativa o una settimana lavorativa. Inoltre, aggiungendo tempo manualmente, potrai anche aggiungere tempo in anticipo. Questa potrebbe essere un'aggiunta adatta alla tua routine se lavori secondo un programma e ti senti in dovere di aggiungere "8 ore, lunedì 4 gennaio" al tuo software di monitoraggio del tempo, non appena hai programmato di lavorare, anche se è una settimana in anticipo.

Definisci dettagli aggiuntivi per la tua routine di monitoraggio del tempo

Una volta che hai deciso quando e come vuoi tenere traccia del tempo, dovrai occuparti dei dettagli:

Come ti avvicinerai al tempo di tracciamento con un timer?

• Fermerai il tempo quando fai una breve pausa?
• Traccerai le diverse attività all'interno di un progetto separatamente?

Se stai aggiungendo tempo manualmente, quando lo farai?

• Come finisci ogni attività?
• Alla fine della giornata lavorativa?
• O, ogni venerdì, forse?

Quali dati aggiungerai per la categorizzazione?

• Definirai e aggiungerai progetti?
• Definirai e aggiungerai tag e attività?
• Aggiungerai una combinazione di progetti, attività e tag?

Dopo aver risposto a queste domande, avrai un quadro più chiaro del tipo di routine di monitoraggio del tempo che stai cercando di seguire.

3. Avviare la routine di rilevamento del tempo su scala ridotta

Per iniziare a tenere traccia del tempo o perseguire regolarmente qualsiasi pratica, avrai bisogno di forza di volontà .

Secondo la ricerca, la forza di volontà assomiglia a un muscolo: più la usi durante il giorno, più si affatica. Ma, considerando che i muscoli si rafforzano più li usi nel tempo , ulteriori ricerche indicano che puoi rafforzare la tua forza di volontà, più ti impegni nelle tue abitudini.

Quindi, invece di immergerti dalla testa ai piedi nella pratica del rilevamento del tempo fin dall'inizio, inizia in piccolo.

Invece di monitorare il tempo per tutti i progetti e le interruzioni con un timer, aggiungere attività e tag a tutte le voci temporali e quindi generare diversi tipi di report ogni settimana, inizia aggiungendo tempo manualmente su base regolare:

• Alla fine di ogni giornata lavorativa, prenditi 5 minuti per aggiungere manualmente il tempo che hai dedicato a progetti specifici quel giorno (es. 3 ore per il “Progetto A” e 5 ore per il “Progetto B”).
• Per il momento, non preoccuparti di aggiungere attività o tag, generare rapporti su base regolare o monitorare il tempo per ogni singola attività con un timer.

Secondo uno studio del 2009 pubblicato sull'European Journal of Social Psychology, ne occorrono in media 66 per formare una nuova abitudine, con 18 giorni come minimo.

Quindi, sii paziente con te stesso, finché non inizi a seguire regolarmente la tua routine di base di monitoraggio del tempo, senza pensarci troppo.

4. Introdurre gradualmente nuovi aspetti del monitoraggio del tempo

Una volta che sei abituato a monitorare il tempo su scala ridotta, è tempo di espandere la tua routine. Ad esempio, una volta che è diventata una norma per te aggiungere il tempo manualmente ogni giorno senza fallo, puoi iniziare:

• aggiungendo tempo per le pause
• monitoraggio del tempo con un timer
• aggiungendo più dettagli alle tue voci di tempo, come attività e tag

Inoltre, esamina le funzionalità extra nel tuo software di monitoraggio del tempo e decidi quali altri elementi vorresti iniziare a implementare nella tua routine in futuro.

Lavora per abituarti a ciascuna funzionalità alla volta, finché non la incorpori naturalmente nel tuo flusso di lavoro .

Se sei un manager che cerca di implementare una routine di monitoraggio del tempo all'interno del tuo team, vale lo stesso consiglio: non introdurre tutti gli aspetti del monitoraggio del tempo in una volta e abbi pazienza mentre il tuo team si adatta.

5. Definire un sistema di ricompensa per motivare il monitoraggio del tempo

Chris Bailey, l'autore del libro sulla produttività "The Productivity Project " , ti suggerisce di premiarti con "punti abitudine" ogni volta che svolgi con successo una buona abitudine. Puoi implementare un tale sistema di ricompensa per incoraggiarti a perseguire anche la pratica del monitoraggio del tempo.

Supponiamo che tu abbia una pratica nel tenere traccia del tempo del progetto con un timer, monitorare separatamente il tempo di pausa e definire regolarmente progetti, attività e tag: ecco come puoi definire "punti di abitudine" per ogni parte del processo:

• Avviare un timer quando inizi a lavorare su un progetto: 5 punti
• Aggiunta di una descrizione, progetto, attività e tag alla voce del tempo di esecuzione: 5 punti
• Fermare il timer ogni volta che fai una pausa: 5 punti
• Avvio del timer quando riprendi il lavoro su un progetto: 5 punti
• Avvio di un timer su un nuovo progetto o una pausa, ogni volta che interrompi il timer per il progetto precedente: 5 punti
• Fermare l'ultimo timer a fine giornata: 5 punti

In totale, sono 30 punti al giorno: puoi tenere una lista di controllo che utilizzerai ogni giorno per valutare i tuoi risultati, in un taccuino o in un foglio di calcolo.

Quando guadagni il massimo dei punti, assicurati di "incassare" quei punti: i premi sono importanti per coltivare le abitudini, poiché rappresentano una motivazione estrinseca pensata per aiutarti a portare avanti la tua routine.

Ad esempio, ogni giorno, quando selezioni tutti gli elementi e ottieni 30 punti, puoi guardare un episodio del tuo programma TV preferito o fare un bagno profumato quando esci dal lavoro.

6. Associa il monitoraggio del tempo a una pratica che hai già

Se hai già una routine di lavoro consolidata, puoi associare il monitoraggio del tempo a un'abitudine lavorativa esistente e persino utilizzare il tuo dispositivo di rilevamento del tempo per tenere traccia del tempo impiegato per eseguire tale abitudine.

Ad esempio, se tendi a rispondere alle e-mail per la prima volta quando inizi a lavorare alle 9:00 e poi per la seconda volta alle 16:30, prima di finire il lavoro per la giornata, abbina questa pratica al monitoraggio del tempo .

Se tieni traccia del tempo mentre lavori, avvia il timer prima di aprire la tua prima e-mail, alle 9:00, e interrompi il timer quando rispondi all'ultima e-mail della giornata alle 17:00. Lo stesso vale per il monitoraggio manuale del tempo: aggiungi semplicemente il tuo tempo di lavoro una volta terminato il lavoro tramite e-mail alla fine della giornata lavorativa.

Se stai cercando di iniziare a utilizzare un software di monitoraggio del tempo, sarebbe perfetto se potessi accoppiarlo con altri software che usi: il software di monitoraggio del tempo generalmente offre integrazioni con app popolari che le persone già utilizzano regolarmente, quindi questo non dovrebbe non essere un problema.

Ad esempio, se utilizzi Trello per gestire i tuoi progetti e monitorare i progressi che fai con le attività, puoi cercare estensioni di monitoraggio del tempo che aggiungeranno un pulsante di monitoraggio del tempo all'interno delle tue schede Trello.

Diciamo che hai già l'abitudine di spostare le tue carte Trello tra le colonne denominate "Da fare", "In corso" e "Fatto", come indicazione dei tuoi progressi con le attività.

Quando sposti una carta dalla colonna "Cose da fare" alla colonna "In corso", associa semplicemente quell'attività con l'attività di fare clic sul pulsante di rilevamento del tempo.

Allo stesso modo, avendo un pulsante di monitoraggio del tempo all'interno delle tue carte, ti sarà anche più facile ricordare di fermare il timer mentre sposti la carta dalla colonna "In corso" alla colonna "Fatto".

7. Segna i giorni in cui esegui con successo la tua routine di monitoraggio del tempo

Durante quei primi mesi in cui stai ancora costruendo la tua pratica di monitoraggio del tempo, tieni un calendario in cui monitorerai i tuoi sforzi. Questo consiglio deriva dalla popolare tecnica di produttività e gestione del tempo chiamata "Metodo Seinfeld" che dovresti implementare come segue:

• Appendi un calendario nel tuo posto di lavoro.
• Non importa cosa comporti la tua routine di monitoraggio del tempo, ogni giorno quando la esegui come prescritto, metti una "X" per quel giorno.
• Se tieni traccia del tempo ogni giorno, il numero di giorni con "X" aumenterà.
• Presto costruirai una catena di giorni contrassegnata da una "X" che mostrerà il tuo impegno nel tracciare il tempo e ti motiverà a evitare di perdere un giorno, e quindi a "spezzare la catena".

Naturalmente, se perdi un giorno, non preoccuparti.

Secondo James Clear, gli errori individuali nella tua routine di costruzione delle abitudini non significano molto, se torni in pista il prima possibile. Quindi, se hai dimenticato di tenere traccia del tempo con un timer per un giorno, non significa che tutto il tuo precedente impegno per la pratica sia stato vano.

Innanzitutto, puoi sempre aggiungere manualmente il tuo tempo mancante.

E in secondo luogo, puoi sempre fare uno sforzo migliore per svolgere la tua routine di monitoraggio del tempo come previsto domani.

8. Crea un ambiente di lavoro che ti incoraggi a tenere traccia del tempo

La migliore precauzione che ti aiuterà a tenere traccia del tempo è creare un ambiente che ti incoraggi a proseguire la pratica, fin dall'inizio della tua giornata lavorativa.

Innanzitutto, puoi impostare il sito web del tuo software di monitoraggio del tempo come pagina di avvio , ovvero quella che compare per prima all'avvio del browser. Se lavori in Google Chrome, dovrai solo seguire diversi passaggi per abilitarlo:

• fai clic sui tre punti nella parte superiore della pagina del browser Chrome per ottenere più opzioni
• seleziona "Impostazioni"
• in "All'avvio", seleziona "Apri una pagina specifica o un insieme di pagine"
• fai clic su "Aggiungi una nuova pagina" e inserisci https://clockify.me/

Ora, ogni volta che apri il browser, ti verrà chiesto di prendere in considerazione la possibilità di tenere traccia del tempo su un progetto, un'attività o anche alcune attività quotidiane.

Come ulteriore soluzione, puoi anche installare l'app di monitoraggio del tempo su tutti i dispositivi, in modo da avere l'icona dell'app sul desktop e/o sul cellulare ogni volta che apri i dispositivi. La semplice presenza dell'app accanto alle cartelle e ai file di lavoro può servire come ulteriore promemoria per tenere traccia del tempo.

9. Trova un partner responsabile

La ricerca dell'American Society of Training and Development mostra che le persone hanno il 65% di probabilità in più di raggiungere un obiettivo se si impegnano con un'altra persona al riguardo. Inoltre, la stessa ricerca mostra che le persone hanno il 95% di probabilità in più di riuscire a raggiungere un obiettivo se tengono riunioni regolari al riguardo con i loro partner responsabili.

Come probabilmente indovinerai, puoi implementare questa pratica di responsabilità in qualsiasi cosa tu faccia, incluso il monitoraggio del tempo:

• Se sei un dipendente, puoi prendere l'iniziativa e trovare un partner responsabile tra i tuoi colleghi.
• Se sei un manager responsabile delle persone che dovrebbero tenere traccia del tempo, puoi assegnare tu stesso questi partner.

In entrambi i casi, i partner responsabili della responsabilità possono quindi tenere riunioni regolari di 10 minuti alla fine della settimana, per valutare se hanno rispettato le routine di rilevamento del tempo prescritte e persino discutere alcune idee per il miglioramento.

10. Se sei nella gestione, dai un esempio personale per il monitoraggio del tempo

Se sei un manager che sta cercando di incorporare il monitoraggio del tempo nella routine di lavoro della tua squadra, il modo migliore per incoraggiarli a coltivare questa pratica è dare loro un esempio personale. Dopotutto, a meno che il manager non sia disposto a fare lo sforzo di tenere traccia del tempo di lavoro, è realistico aspettarsi che l'abitudine rimanga con la squadra?

Innanzitutto, pensa alla routine di monitoraggio del tempo che desideri stabilire. Spiega le tue aspettative al tuo team e annuncia che anche tu monitorerai il tempo allo stesso modo e rimani fedele alla tua parola:

• Vuoi che il tuo team tenga traccia del tempo, non solo sui progetti, ma anche sulle attività relative al progetto? Assicurati di distinguere anche le attività relative al progetto su cui stai lavorando durante il monitoraggio del tempo.
• Vuoi che il team aggiunga tag alle voci di tempo che hai già fatturato al cliente, per contrassegnarle come tali nel tuo archivio di monitoraggio del tempo? Assicurati di aggiungere sempre il tag "fatturato" alle tue voci di tempo.

Monitorando il tempo insieme al tuo team, li renderai più a loro agio nell'adottare la pratica da soli.

Avvolgendo

Come nel caso di qualsiasi pratica che stai cercando di incorporare nella tua routine regolare, coltivare l'abitudine di monitorare il tempo richiederà un po' di pazienza. Una volta che capisci perché stai monitorando il tempo in primo luogo e che tipo di routine stai cercando di coltivare, inizia con le basi e introduci gradualmente ulteriori elementi di monitoraggio del tempo. Stabilisci un ambiente di lavoro che ti incoraggi a tenere traccia del tempo e non dimenticare di seguire i tuoi progressi, premiare i tuoi successi e assicurarti di essere responsabile della pratica. Si consiglia inoltre ai manager di dare l'esempio e tenere traccia del tempo insieme ai loro team. Come risultato di tutti gli sforzi e le iniziative elencate, è probabile che il monitoraggio del tempo si stabilisca come un elemento normale e naturale nella routine lavorativa.