I modi migliori per comunicare in modo efficace sul posto di lavoro

Qualsiasi comunicazione sul posto di lavoro dovrebbe essere chiara, amichevole e facile da valutare. Questo è vero, non importa chi sia il pubblico previsto. Non riuscire a comunicare in modo efficace può avere un impatto su un'azienda.

Infatti, in un sondaggio su 1.000 aziende IT, più di 1 progetto su 4 non è stato in grado di rispettare le proprie scadenze. Come mai? Povera comunicazione. Questo può accadere in qualsiasi settore. Con la giusta conoscenza, situazioni del genere sono del tutto evitabili.

Come creare una comunicazione efficace sul posto di lavoro

La comunicazione è importante per raggiungere il successo in un ambiente di squadra. Le connessioni ti aiutano a fissare obiettivi, coordinare gli sforzi, creare nuove idee e altro ancora. Quindi, i lavoratori completano i progetti di successo in tempo. Ancora più importante, i leader adattano i loro obiettivi secondo necessità.

Una comunicazione inefficace può aggravare i problemi e creare ritardi. Più tempo impiega il progetto, maggiore sarà una comunicazione di scarso impatto.

Se desideri sapere come comunicare in modo più efficace sul posto di lavoro, i seguenti passaggi sono un ottimo punto di partenza.

Sapere con chi stai parlando

Per comunicare in modo efficace, devi prima considerare con chi stai parlando. Non tutti elaborano le informazioni allo stesso modo o rispondono bene ai singoli canali di comunicazione. La scelta del modo migliore per comunicare è la parte più importante di una comunicazione di successo sul posto di lavoro.

Ad esempio, coloro che occupano posizioni più alte all'interno di un'azienda sono spesso i più ricettivi alle critiche e ai feedback "negativi". In molti casi, ignoreranno del tutto i commenti positivi. Per queste persone, le informazioni oggettive e basate su fatti concreti sono spesso le più preziose.

Mantieni il tuo messaggio chiaro

Dopo aver considerato a cosa potrebbe rispondere il ricevitore, è fondamentale sapere cosa stai per dire. Mantenere le cose chiare e facili da capire aiuta un ascoltatore a rimanere concentrato su ciò di cui ha bisogno.

Rimani ricettivo e consapevole di te stesso

Se rimani positivo e disponibile, stai inviando il segnale che puoi comunicare in modo efficace. I lavoratori si sentono come se fosse possibile avere una conversazione con te. Quando le persone sviluppano la reputazione di essere inavvicinabili, può essere difficile cambiare tale opinione.

Accetta feedback

Il feedback è difficile da fornire. Può essere preso rapidamente a cuore. Tuttavia, se desideri comunicare in modo efficace con il tuo personale, dovrebbe essere accettato. Raramente la comunicazione è chiara, soprattutto quando è coinvolta una squadra.

Quando si accettano feedback di qualsiasi tipo, è importante rimanere un ascoltatore attivo. Devi valutare ciò che viene detto oggettivamente e poi trovare una risposta. Se c'è molto da risolvere, ringrazia l'altra persona per il suo contributo e ricontattala una volta che avrai una risposta adeguata. Correre a una conclusione può rallentare gli sforzi di comunicazione.

Diversi tipi di comunicazione sul posto di lavoro

Non tutti i tipi di comunicazione sono appropriati per ogni gruppo e situazione. La cultura e il background possono influenzare quali forme di comunicazione sono più efficaci o sono le più facili da utilizzare per un determinato gruppo.

Tuttavia, è anche essenziale limitare i canali di comunicazione utilizzati da un determinato team o per un progetto. Se sono in uso troppi canali, può aumentare notevolmente il tempo necessario ai membri del team per trovare informazioni critiche.

Di seguito sono riportate le sezioni dedicate ai quattro strumenti più comuni per comunicare efficacemente in un ambiente di lavoro. Ci sono anche statistiche e suggerimenti per aiutarti a selezionare la migliore opzione di comunicazione per il tuo posto di lavoro.

Presentazioni e incontri di gruppo

Le riunioni possono essere strumenti utili per comunicare in modo efficace se tieni a mente alcune regole. Innanzitutto, le tue sessioni dovrebbero durare al massimo 15 minuti. Questo mantiene tutti sul compito. Impedisce inoltre che la riunione venga eseguita troppo tardi.

Quindici minuti dovrebbero essere un sacco di tempo per affrontare un argomento. Puoi rispondere alle domande più urgenti e assegnare compiti. Per aiutare le cose insieme includono ausili visivi. Puoi farlo con un riepilogo puntato dei punti coperti, nonché i compiti e le date critici.

Inoltre, brevi presentazioni a gruppi più piccoli possono aiutare a prevenire l'affaticamento cognitivo o sociale. Questo aiuta a promuovere una comunicazione efficace durante tutta la giornata lavorativa.

Se possibile, incorporare un elemento visivo può aiutare i lavoratori a ricordare le informazioni.

Questo può significare

• creazione di una presentazione
• creare un grafico o un elenco
• compreso un imageboard.

Tutto ciò che può aiutare le altre persone a visualizzare le informazioni che stai presentando può portare a un incontro più memorabile.

Incontri faccia a faccia

Molti lavoratori preferiscono le critiche costruttive quando vengono presentate obiettivamente. Lo preferiscono addirittura il 7% in più rispetto al feedback positivo. Tuttavia, molti manager evitano di dare critiche o suggerimenti per il miglioramento perché trovano il processo scomodo.

Gli incontri privati ​​faccia a faccia possono aiutare a rendere utile la presentazione o la ricezione di critiche. Tuttavia, i lavoratori più anziani sono più aperti alle conversazioni su come migliorare e preferiscono gli incontri faccia a faccia.

Le conversazioni sono un ottimo modo per trattare argomenti difficili. Le conversazioni prevengono il conflitto. Tuttavia, non è mai una cattiva idea seguire le riunioni faccia a faccia con un promemoria via SMS o e-mail. Esamina i punti chiave e i punti salienti della tua conversione per creare un record.

I lavoratori che sono nuovi in ​​un campo, giovani o che hanno livelli di fiducia più bassi possono avere difficoltà con la comunicazione dei fatti. Preferiscono e-mail o SMS.

Messaggi di testo o SMS in linea

L'uso dei messaggi di testo in un luogo di lavoro è un nuovo metodo di comunicazione. Tuttavia, se stai cercando di migliorare la comunicazione all'interno di un team, in particolare un team composto da membri più giovani, il testo potrebbe essere la strada da percorrere.

I messaggi di testo hanno esiti positivi. In primo luogo, sono visivi. I metodi di comunicazione visiva sono il 25% più efficaci della comunicazione orale. Se combini i due approcci, ad esempio con una presentazione orale e un follow-up testuale, puoi aspettarti un aumento del 55% della fidelizzazione rispetto alla sola presentazione.

I possessori di smartphone hanno anche molta familiarità con gli SMS. Questi dati dicono che il 97% degli utenti di smartphone invia messaggi di testo ogni settimana. Rispetto ad altre opzioni di comunicazione di tipo chat, l'invio di messaggi di testo è familiare. L'80% degli attuali professionisti usa gli SMS per affari e il 70% incoraggerebbe questo comportamento.

Per quanto i messaggi di testo possano essere eccezionali per fornire una registrazione di facile consultazione, possono essere difficili da interpretare per alcuni. Ciò può semplificare l'utilizzo delle app di chat e di testo sul posto di lavoro per rimanere al lavoro e arrivare al punto. Qualsiasi conversazione carica di emozioni, come critiche o feedback costruttivi, è comunque meglio affrontata faccia a faccia.

L'invio di messaggi di testo è anche uno dei mezzi preferiti per la pianificazione del posto di lavoro o la condivisione di aggiornamenti e bollettini. In uno studio condotto dalla West Virginia State University, i partecipanti avevano quattro volte più probabilità di preferire i messaggi di testo per gli aggiornamenti positivi e gli avvisi di riunione.

E-mail e newsletter

L'e-mail può essere il modo più produttivo per inviare e ricevere comunicazioni sul posto di lavoro. Il dipendente medio riceve ben oltre 100 e-mail di lavoro al giorno e sta rapidamente cadendo nel dimenticatoio come strumento di comunicazione preferito.

Le generazioni più giovani che entrano oggi nel mondo del lavoro inviano raramente e-mail.

• Solo il 6% dei partecipanti alla Gen Z in uno studio Pew del 2012 ha inviato e-mail.
• L'e-mail non è lo strumento di comunicazione giusto se devi comunicare informazioni importanti.

Le caselle di posta di oggi sono sovraccariche.

• Ben il 60,8% dei dipendenti ha ignorato consapevolmente le comunicazioni sul posto di lavoro via e-mail.

• Quasi 1 su 2 ha riferito che un altro strumento di comunicazione sarebbe stato migliore.
• I lavoratori affermano che la posta elettronica riduce effettivamente la comunicazione.
• I messaggi di testo vedono un tasso di lettura del 97%.

Vantaggi di una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Secondo uno studio di 5 anni, le aziende che hanno un alto livello di comunicazione di successo ottengono rendimenti superiori del 47%.

La comunicazione di successo è definita come la capacità di sapere cosa vogliono i propri dipendenti. Inoltre, significa che sai come comunicare con successo all'interno del settore aziendale. Pianifichi e stabilisci obiettivi che vengono costantemente raggiunti.

Inoltre, una comunicazione di squadra di successo riduce i conflitti e il turnover aziendale dal 40 al 50%, a seconda del settore.

Conclusione: sì, puoi comunicare in modo efficace

Questi fatti lo chiariscono. È facile vedere come le aziende incluse in questo studio comunicano in modo efficace. Con un piccolo aiuto, puoi comunicare in modo efficace sul posto di lavoro. Trova lo strumento di innovazione giusto all'interno del tuo settore.

Puoi trasmettere rapidamente il tuo messaggio. Comunica in modo efficace e il tuo messaggio è compreso. La verità è che una comunicazione efficace può portare il cambiamento a radicarsi più velocemente. Porta a livelli più elevati di accettazione.

Ricorda, comunichi in modo efficace quando esprimi critiche costruttive e comunichi apertamente. Come mai? Semplicemente. I dipendenti possono migliorare e ricevere feedback che consentono loro di farlo.