7 Migliori pratiche per report BI migliori

I report BI sono uno degli aspetti più cruciali di qualsiasi implementazione BI. Se impostati in modo improprio, questi rapporti possono creare confusione e persino, in alcuni casi, fuorviare i propri utenti finali. In altre parole, il sistema potrebbe non avere senso per le persone che ne hanno più bisogno.

D'altra parte, report e dashboard di BI ben progettati possono aiutarti a ricavare rapidamente informazioni critiche e scoprire modelli nascosti nei tuoi dati.

Ecco sette cose da tenere a mente quando si progettano report BI per la propria organizzazione, al fine di massimizzare il ritorno sui propri report.

1. Identificare i requisiti di rendicontazione

Il primo passo è fare un elenco esaustivo di tutte le parti interessate, i decisori e gli utenti finali per i tuoi rapporti. Questo ti darà un'idea chiara del pubblico di destinazione dei tuoi risultati.

Pianifica interviste (tramite incontri faccia a faccia, telefono o Skype) con le parti interessate per raccogliere tutti i requisiti di rendicontazione da loro. Queste riunioni dovrebbero includere tutti i dirigenti, i manager e gli analisti di dati che esamineranno regolarmente i tuoi report BI.

Potresti non essere in grado di incontrare tutte le parti interessate contemporaneamente. In questi casi, evita di accontentarti di specifiche scritte o e-mail. Pianifica invece una serie di incontri faccia a faccia e follow-up con ciascun gruppo di utenti per identificare completamente tutti i requisiti. Questo ti aiuterà a scoprire requisiti contrastanti o addirittura contraddittori e risolverli in anticipo, risparmiando molto tempo lungo la strada.

2. Identificare i KPI e le metriche per ogni report BI

Quindi, crea un elenco di KPI e metriche che desideri visualizzare su ogni deliverable BI.

Pianifica interviste con le parti interessate rilevanti per scoprire cosa vogliono vedere nei loro rapporti.

La maggior parte delle aziende dispone già di un processo di segnalazione. È solo che gli utenti non sono soddisfatti, sia perché non fornisce le informazioni richieste, sia perché è un sistema soggetto a errori di cartelle di lavoro di Excel che vengono preparate manualmente o che utilizzano script ad hoc.

La chiave è analizzare i loro attuali sistemi di reporting per avere un'idea di ciò che stanno attualmente monitorando e identificare le aree di miglioramento. Evita di chiedere loro direttamente cosa vogliono vedere nei loro rapporti. Confonderà solo gli utenti finali.

In caso di dubbi, torna dalle parti interessate per discutere i possibili passi successivi. Ci vorranno da due a tre iterazioni, ma alla fine gli utenti avranno una buona idea di cosa aspettarsi nei report BI.

3. Scegli la visualizzazione giusta per ogni metrica

Uno degli errori più comuni che le persone commettono durante la presentazione visiva delle informazioni è utilizzare il grafico o la visualizzazione sbagliati. Non solo trasmette il messaggio sbagliato, ma in alcuni casi potrebbe anche creare confusione.

Ecco due grafici che mostrano le stesse informazioni. Quale pensi sia più intuitivo?

Scegli una visualizzazione che supporti i dati sottostanti

Nel primo grafico, lo spettatore è destinato a perdere tempo andando avanti e indietro tra la legenda del grafico e le fette di torta.

D'altra parte, il secondo grafico rende facile individuare l'andamento delle vendite anche senza guardare i numeri effettivi.

Per ogni metrica, è essenziale scegliere una visualizzazione che supporti il ​​messaggio sottostante nei tuoi dati.

Di seguito è riportato un diagramma di flusso per aiutarti a decidere quale visualizzazione utilizzare per presentare i tuoi KPI e metriche, a seconda del tipo di informazioni che contengono.

Trova il grafico giusto per i tuoi dati (Fonte)

4. Disporre gli elementi del report nei report BI

Una volta che hai capito quali (metriche) visualizzare sui tuoi rapporti e come (quale visualizzazione), è il momento di organizzarli in modo facile da capire per progettare il tuo modello di rapporto.

Sappiamo da vari studi di eye-tracking che quando gli esseri umani leggono le pagine web, i nostri occhi iniziano dall'angolo in alto a sinistra della pagina. Mentre leggiamo il contenuto della pagina, i nostri occhi si spostano da sinistra a destra, formando motivi a forma di F o Z.

La chiave è sfruttare questo modello di lettura naturale a nostro vantaggio per presentare le informazioni in modo intuitivo. Visualizza le informazioni più importanti e urgenti nell'angolo in alto a sinistra dei tuoi rapporti. Le informazioni a bassa priorità e a modifica lenta dovrebbero essere visualizzate nella metà inferiore del rapporto.

Visualizza le informazioni importanti e urgenti nell'angolo in alto a sinistra dei rapporti

Ecco un esempio di dashboard BI mal progettato:

Un dashboard BI mal progettato

I primi due grafici ("Primi 10 clienti per fatturato da inizio anno" e "Numero di utenti per fascia di età") non cambiano frequentemente.

D'altra parte, le tabelle che cambiano frequentemente come "Iscrizioni al mese" e "Metriche giornaliere" sono state posizionate in basso.

Di conseguenza, ogni giorno che un utente finale esamina questo rapporto, dovrà esaminare i primi due grafici, che per la maggior parte del tempo hanno lo stesso aspetto, prima di ottenere le informazioni che cambiano regolarmente.

5. Evidenzia le informazioni chiave

I report BI sono ricchi di molte informazioni e possono rapidamente distrarre visivamente. Guida gli utenti del software verso i numeri e le tendenze corretti, utilizzando segnali visivi.

L'uso dei colori giusti è un modo efficace per evidenziare le informazioni critiche nei report e nei dashboard BI.

Ad esempio, quando guardi la seguente dashboard, dove vanno i tuoi occhi?

Usa i colori per attirare gli occhi dell'utente del report sulle informazioni chiave

Forse hai guardato il grafico a torta in basso a destra o il grafico a linee nella regione in alto a sinistra, a causa dei loro colori. Questo è esattamente ciò che questo grafico dovrebbe ispirarti a fare. Detto questo, evita di usare troppi colori in quanto può causare rumore visivo.

È anche importante ricordare che alcuni colori sono più accattivanti degli altri. Quindi, se fa distinguere un grafico o una visualizzazione particolare, secondo i Principi della Gestalt, prestiamo maggiore attenzione a quel componente del report e cerchiamo di capire perché è diverso.

Ad esempio, i due grafici seguenti mostrano le stesse informazioni:

Usare i colori per evidenziare le informazioni in un grafico o un grafico

Tuttavia, i colori aggiuntivi nel primo grafico non forniscono informazioni aggiuntive. Al contrario, ci fanno pensare "Il verde significa che ad ottobre è successo qualcosa di buono?"

Nel secondo grafico, l'uso di un unico colore ci dice che tutte le barre misurano la stessa metrica (cioè le vendite). Ci aiuta anche a vedere le tendenze di vendita e fare confronti.

Quindi la chiave è usare i colori in modo strategico per evidenziare le informazioni chiave nei report BI e sottomettere quelle non importanti/non urgenti.

6. Raggruppare KPI e metriche correlate

Poiché i report BI vengono utilizzati per ricavare informazioni dettagliate e intraprendere azioni, è importante che aiutino gli utenti finali a tracciare rapidamente connessioni all'interno dei dati.

Uno dei modi più efficaci per farlo è raggruppare le informazioni correlate e metterle insieme. Guarda la dashboard qui sotto:

Raggruppa le informazioni correlate per mostrare le connessioni

Nella dashboard sopra, il colore e la posizione dei grafici consentono di comprendere e confrontare rapidamente le informazioni correlate:

1. La prima riga contiene informazioni sulle metriche complessive come entrate, profitti, quota di mercato
2. La seconda riga mostra le metriche di vendita sui singoli prodotti
3. La terza riga presenta le informazioni sulle vendite regionali

Nella stessa nota, se si posizionano le informazioni correlate distanti tra loro, può creare confusione e rendere difficile per gli utenti vedere la connessione.

7. Ottieni un'approvazione sui modelli

Una volta che sei soddisfatto dei modelli, torna dalle parti interessate e ottieni la loro approvazione, poiché sono loro che utilizzeranno regolarmente i tuoi rapporti.

Assicurati che comprendano le informazioni presentate nei tuoi rapporti e anche come usarle. Ad esempio, se i tuoi rapporti hanno funzionalità interattive come menu a discesa, filer e approfondimenti, assicurati che gli utenti finali sappiano come utilizzarli per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Questo è un processo iterativo che può richiedere settimane o addirittura mesi, poiché le parti interessate potrebbero non essere sicure di ciò che vogliono vedere nei loro report o di come vogliono che venga presentato. È consigliabile limitare il numero di riunioni di revisione dei rapporti e comunicarlo in anticipo. Ad esempio, in genere abbiamo fino a tre iterazioni di revisione dei rapporti con i nostri clienti, in un periodo da uno a due mesi.

Soprattutto, ottieni un'approvazione formale e scritta per i tuoi modelli in modo da poter iniziare a creare i rapporti veri e propri. Questo ti aiuterà a scongiurare iterazioni non necessarie che potrebbero ritardare il tuo progetto. In caso contrario, continuerai a ricevere richieste di modifica durante l'implementazione.

Avvolgendolo

Report BI ben progettati consentono agli utenti finali di ottenere facilmente le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere un lavoro migliore, che si tratti di monitorare le operazioni quotidiane, eseguire analisi ad hoc per indagare sui problemi o esplorare i dati per nuove opportunità di crescita.

La chiave è capire il tuo pubblico di destinazione: chi sono, quali problemi devono affrontare, quali informazioni desiderano e come le utilizzeranno. Una volta capito, presenta le informazioni in un modo che consenta agli utenti finali di trarre rapidamente informazioni dettagliate e prendere decisioni.