Come controllare, classificare e scegliere i migliori strumenti dell'agenzia

Ti senti mai sopraffatto dal numero di strumenti utilizzati dalla tua agenzia?

Il marketer digitale medio utilizza 12,4 strumenti per supportare la consegna di campagne di marketing basate sui dati.

E questa è solo una media... Alcuni usano oltre 30 strumenti per ottenere gli stessi risultati!

Per le agenzie, questo può rapidamente sfuggire al controllo. Non solo hai il tuo set di strumenti preferito, ma devi lavorare con le app e i software scelti dai tuoi clienti e intrecciarli tutti insieme in un'unica strategia coesa.

Naturalmente, non puoi buttare via il bambino con l'acqua sporca. Gli strumenti dell'agenzia sono un male necessario: portano maggiore efficienza, migliori risultati per i clienti e processi scalabili.

Come trovi una via di mezzo? Come si mette insieme un set di strumenti di agenzia che attinge a questi vantaggi senza sovraccaricare il software?

Inizia organizzandoti

Il primo passo per demistificare la complessità è raccogliere tutti i tuoi input e organizzarli in una struttura digeribile.

Quando si tratta degli strumenti software della tua agenzia, prenditi il ​​tempo necessario per elencare tutte le app su cui tu, il tuo team e i tuoi clienti fate affidamento per portare a termine le cose.

Il processo di acquisizione di un elenco di tutti i tuoi strumenti può essere di per sé un'esperienza illuminante. Sarai sorpreso di quante app hai nel mix.

Una volta ottenuto il tuo elenco principale, classificalo in aree di attività e funzioni del cliente. Ecco alcune categorie generali che potresti utilizzare:

• Vendite e marketing : le app e gli strumenti interni che utilizzi per far crescere l'agenzia e concludere affari.
• Gestione e comunicazione dei progetti : il software su cui ti affidi per portare a termine le cose e collaborare con colleghi e clienti.
• Campagne : gli strumenti che ti aiutano a eseguire e gestire le campagne per i clienti.
• Reporting : cosa usi per creare e fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento ai clienti.
• Specialità : qualsiasi strumento specialistico di cui la tua agenzia ha bisogno, in base alla tua area di competenza.

Classificando gli strumenti che stai attualmente utilizzando, potresti riscontrare inefficienze o lacune nel tuo set di strumenti. Ad esempio, diversi strumenti potrebbero fare la stessa cosa, permettendoti di eliminare quelli che non ti servono. Oppure potresti scoprire che ti manca qualcosa.

Per aiutarti ulteriormente con questo processo, analizziamo ciascuna delle categorie precedenti e esaminiamo alcuni strumenti di agenzia di best practice per ciascuna.

Vendite e marketing

Come ben sai, gestire un'agenzia è più che fornire risultati ai clienti. La prospezione e la generazione di lead sono fondamentali per il successo a lungo termine di un'azienda di servizi.

Potrebbero esserci delle sovrapposizioni negli strumenti che utilizzi internamente per le vendite e il marketing con quelli che scegli per la consegna ai clienti, ma ci sono alcune sottigliezze.

Ecco alcuni esempi degli strumenti di cui avrai bisogno per commercializzare la tua agenzia e concludere affari regolarmente.

• Software di gestione dei lead e CRM : esistono numerose app di monitoraggio delle vendite che potrebbero avvantaggiare il processo di vendita della tua agenzia. Da CRM in piena regola che automatizzano i follow-up e-mail e tengono traccia delle chiamate di vendita, come HubSpot o Salesforce, a strumenti che si concentrano su una componente ristretta dell'ecosistema di vendita, come io.

Rispondi.io

• Software di proposta : la maggior parte delle agenzie avvia il processo di proposta con mazzi PowerPoint, catene di posta elettronica non tracciate e metodi di follow-up incoerenti. Questo approccio va bene all'inizio, ma se vuoi scalare, avrai bisogno di un solido software per la creazione e il monitoraggio delle proposte come Proposify.

Proponi

• Set di strumenti di marketing : i tuoi strumenti differiranno in base alla tua strategia di marketing. Molto probabilmente avrai una qualche forma di automazione della posta elettronica, gestione di siti Web, creazione di documenti, progettazione e strumenti di gestione dei social media. Li tratterò in modo più dettagliato nelle sezioni di consegna del cliente di seguito.

È facile rimanere coinvolti nella consegna dei clienti e avere una trapunta patchwork di strumenti di vendita e marketing, ma non è scalabile.

Project Management e Comunicazione

La vita dell'agenzia ha un numero enorme di parti mobili. Forse più di qualsiasi altra attività commerciale perché si destreggiano contemporaneamente le esigenze e le personalità di numerosi clienti, dipendenti, liberi professionisti e fornitori.

Ciò rende la gestione dei progetti e gli strumenti di comunicazione fondamentali per garantire che compiti importanti non sfuggano alle crepe.

Ecco alcuni esempi degli strumenti di cui potresti aver bisogno nel tuo arsenale:

• Gestione dei documenti : creerai e condividerai tutti i tipi di documenti con il tuo team e i tuoi clienti che richiedono archiviazione su cloud, vari livelli di accesso e integrazione intelligente. È difficile superare Google Workspace per questo.

Spazio di lavoro di Google

• Gestione delle attività : l'impostazione di progetti, la creazione di scadenze e l'assegnazione di attività è un evento quotidiano nella relazione agenzia-cliente. Uno strumento di gestione dei progetti come Asana ti offre visibilità a livello di account e tranquillità che tutto venga fatto in tempo.

Asana

• Comunicazione – Sì, una parte della comunicazione tra le parti interessate verrà effettuata tramite e-mail, ma evitare il sovraccarico della posta in arrivo con strumenti come Slack può migliorare significativamente la produttività dell'agenzia. Avrai anche bisogno di un'app di videoconferenza, come Zoom, per riunioni virtuali.

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Sebbene queste app rappresentino il fulcro di ciò di cui avrai bisogno per la gestione dei progetti e la comunicazione nella tua agenzia, ci sono tantissime alternative che ottengono un risultato simile.

Campagne

L'esecuzione delle campagne per i tuoi clienti deve essere il più agevole ed efficiente possibile. Non solo vuoi ottenere grandi risultati, ma devi anche tenere informati i clienti, rispettare le scadenze e altre aspettative o risultati.

Ogni campagna di marketing sarà diversa e gli strumenti che utilizzerai dipenderanno dalla tua offerta principale a un cliente. Tuttavia, ecco alcuni strumenti generali necessari per eseguire campagne di marketing.

• Piattaforma di email marketing : quasi ogni campagna di marketing prevede una qualche forma di acquisizione, follow-up o sequenza di email. E l'ecosistema del software di email marketing è vasto. Lo strumento giusto per te dipenderà dalla complessità delle campagne dei tuoi clienti. Alla fine, un'app come Mailchimp potrebbe essere sufficiente, o per piattaforme di automazione più intensive, dai un'occhiata a Ontraport.

In trasporto

• Generatore di pagine di destinazione: le campagne non vengono eseguite senza pagine di destinazione e devi essere in grado di creare rapidamente pagine ben progettate che possano essere ripetute e testate rapidamente. Se la tua agenzia si concentra sull'acquisizione di e-mail e sulle campagne sui social media, il generatore di pagine di destinazione di ShortStack è uno strumento eccellente su cui puoi fare affidamento.

ShortStack

• Strumento di progettazione grafica : ogni campagna che lanci avrà una serie di elementi che devono essere progettati, come banner pubblicitari, post sui social media, grafica della pagina di destinazione e altro ancora. Molte agenzie avranno designer interni che utilizzano Adobe Creative Suite, ma in caso contrario, Canva è un'alternativa economica e facile da usare.

Tela

• Strumenti di ottimizzazione delle conversioni : sebbene il tuo software di email marketing e landing page disponga di alcune funzionalità per analizzare e ottimizzare le tue campagne, potresti voler portare l'ottimizzazione delle conversioni a un nuovo livello con analisi dei dati, test A/B o strumenti di mappatura termica. Un esempio è VWO.

VWO

Il modo in cui offri e ottimizzi le campagne per i tuoi clienti determinerà per quanto tempo rimarranno in circolazione, quindi è fondamentale disporre del set di strumenti giusto.

Segnalazione

Molti degli strumenti che ho discusso finora hanno un elemento di reportistica che puoi utilizzare per inoltrare gli aggiornamenti sui progressi ai tuoi clienti. Tuttavia, le analisi che ottieni da queste piattaforme sono specifiche per lo scopo dello strumento.

Ad esempio, ShortStack fornisce analisi approfondite della pagina di destinazione e dell'e-mail per le tue campagne, che possono aiutare a identificare gli indicatori principali per risultati positivi e migliorare le prestazioni delle campagne. Ma ci sono una serie di altri dati e approfondimenti a cui i tuoi clienti potrebbero essere interessati, come il coinvolgimento sui social media, i miglioramenti del ranking SEO o i tassi di conversione PPC che costituiscono una visione olistica del tuo lavoro insieme.

Avere uno strumento affidabile in cui è possibile generare report di analisi dei dati significativi per i clienti, può farti risparmiare ore a mettere insieme le cose in un foglio di calcolo o in una presentazione.

Alcuni strumenti principali nello spazio di reporting delle agenzie includono DashThis, AgencyAnalytics, Swydo e ReportGarden.

AgencyAnalytics

Report coerenti che puoi replicare su tutti i tuoi clienti in pochi minuti ogni mese miglioreranno notevolmente il tuo tasso di fidelizzazione.

Unendo tutto

Questo articolo si concentra sugli strumenti essenziali per qualsiasi agenzia di marketing. L'altro software che scegli dipenderà dalle aree in cui sei specializzato. Ad esempio, se offri esclusivamente servizi SEO, sarà necessario aggiungere all'elenco un potente strumento di analisi dei dati SEO come ahrefs o SEMrush. Oppure, se gestisci campagne pubblicitarie scalabili su Facebook per i clienti, AdEspresso potrebbe essere nella tua cintura degli attrezzi.

Un articolo sugli strumenti delle agenzie potrebbe continuare all'infinito... Esistono migliaia e migliaia di app di marketing che aiutano le agenzie a lavorare in modo più efficace e produttivo. Alla fine, la cosa più importante per te è identificare come il tuo set di strumenti otterrà il meglio dal tuo team.

Potresti essere alla ricerca di alcune soluzioni all-in-one o di integratori di report che creino efficienza nei tuoi processi. Tuttavia, meno non è sempre meglio. Non vuoi sacrificare la qualità per la facilità d'uso se ciò significa diminuire i risultati del cliente.

Cerca di trovare il giusto equilibrio tra strumenti specializzati, integratori e processi di comunicazione a livello di agenzia in cui il tuo team lavora all'unisono per fornire risultati ai clienti.