I principali vantaggi del telelavoro che dimostrano che è qui per restare

Il lavoro a distanza è diventato più di un semplice vantaggio: è una modalità di lavoro che molte persone si aspettano.

Con una programmazione flessibile, un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, meno giorni di malattia e tempi di spostamento ridotti, il lavoro a distanza rende i dipendenti più felici e anche i datori di lavoro ne stanno raccogliendo i frutti. Costi operativi ridotti e aumento della produttività sono solo alcuni dei vantaggi che attendono gli imprenditori disposti ad abbracciare il lavoro a distanza.

Il telelavoro spesso evoca sfide legate al lavoro a distanza , come ad esempio: “Come faccio a sapere se il lavoro viene effettivamente svolto? E cosa serve, tecnicamente parlando, per lavorare da remoto?”

Che tu gestisca una piccola impresa o un'impresa più grande , avere uno spazio di lavoro virtuale di successo o un team ibrido interno è possibile, ma non senza gli strumenti e la struttura giusti.

Se ti stai ancora chiedendo se i vantaggi del telelavoro valgono lo sforzo, questa guida è per te.

Che cos'è il telelavoro?

Il telelavoro, noto anche come lavoro a distanza o lavoro da casa, è un accordo in cui i dipendenti a tempo pieno o part-time svolgono le proprie mansioni al di fuori dell'ambiente di ufficio tradizionale. In genere utilizzano tecnologie come laptop, telefoni e strumenti di videoconferenza per completare le attività e rimanere in contatto con i colleghi.

Integrare il telelavoro nella propria strategia competitiva è necessario nel clima economico odierno.

“L’ibrido non è più solo un vantaggio per i dipendenti, ma un’aspettativa dei dipendenti”, afferma Ranjit Atwal, Senior Director Analyst di Gartner.

Con uno schiacciante 98% dei dipendenti che desidera lavorare da remoto, almeno part-time, le organizzazioni che non offrono questa opzione limitano in modo significativo il pool di talenti disponibile, ponendole in una posizione di svantaggio competitivo.

Se quella statistica non fosse sufficiente a influenzarti, ecco di più:

• Oltre il 32% dei lavoratori accetterebbe una riduzione dello stipendio pur di avere la possibilità di lavorare a distanza a tempo pieno.
• Circa un terzo dei lavoratori statunitensi che possono lavorare da casa ora lo fanno continuamente.
• Entro la fine del 2023 quasi il 40% dei lavoratori della conoscenza a livello globale saranno dipendenti ibridi.
• Più della metà dei dipendenti afferma che le opzioni di lavoro a distanza avranno un impatto sulla loro permanenza nel posto di lavoro.

Il fatto che i dipendenti desiderino il lavoro a distanza non può essere ignorato. Ma l’approccio part-time è quello che le aziende stanno adottando come compromesso, con molte che chiedono ai dipendenti di trascorrere due o tre giorni alla settimana in ufficio.

Si prevede che molti più lavoratori torneranno in ufficio entro l’autunno del 2024, prevede Gartner, con il numero di dipendenti remoti che dovrebbe continuare a diminuire anno dopo anno.

Secondo l’esperto di flessibilità sul posto di lavoro Brian Elliott, “la settimana lavorativa di cinque giorni è ufficialmente morta”. Tuttavia, sottolinea anche che un modello completamente remoto non è adatto a tutti, principalmente perché trascura i vantaggi delle interazioni di persona nel promuovere la fiducia nel team e una forte cultura sul posto di lavoro.

La buona notizia è che ci sono molti vantaggi quando si tratta di effettuare il passaggio. E i vantaggi del telelavoro si estendono sia ai dipendenti che ai datori di lavoro, quindi ce n'è per tutti i gusti.

Principali vantaggi aziendali del telelavoro

• Costi operativi ridotti
• Sostenibilità migliorata
• Maggiore produttività sul posto di lavoro
• Maggiore accesso ai talenti
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Costi operativi ridotti

Con una forza lavoro di persona ridotta, il telelavoro riduce i costi operativi in ​​diverse aree.

Considera la possibilità di ridimensionare l'ufficio in un ufficio più piccolo, il che può essere particolarmente vantaggioso se ti trovi in ​​una città costosa. Man mano che il tuo team cresce, potrebbe non essere necessario espandersi per accogliere una forza lavoro più numerosa. Infine, risparmia sulle forniture per ufficio spostando più processi nel cloud.

Secondo GoRemotely, il telelavoro può far risparmiare in media 11.000 dollari per dipendente all'anno grazie alla riduzione dello spazio in ufficio e dei costi generali. Dell, ad esempio, risparmia circa 12 milioni di dollari all'anno sui costi immobiliari negli Stati Uniti offrendo ai propri dipendenti un ambiente di lavoro flessibile.

Questi risparmi sui costi possono invece essere reinvestiti in altre aree dell’azienda.

Sostenibilità migliorata

Il telelavoro riduce naturalmente l'impronta di carbonio della tua azienda. L’adozione di modelli completamente remoti o ibridi amplifica gli impegni ambientali, sociali e di governance (ESG) riducendo le emissioni legate al pendolarismo, ottimizzando l’uso dello spazio e riducendo i materiali e i rifiuti sul posto di lavoro. È un passo avanti sostenibile nelle pratiche commerciali.

Produttività incrementata

Con una maggiore responsabilità sul proprio lavoro, senza stress legato al tragitto giornaliero e con tutte le comodità di casa, i dipendenti sono altrettanto (se non di più) produttivi nei loro uffici domestici quando gli ambienti remoti sono ben gestiti . Circa il 35% dei dipendenti remoti si sente più produttivo quando lavora completamente da remoto . L’assenza di distrazioni in ufficio e l’adozione di modelli di lavoro asincroni hanno aiutato i dipendenti a perfezionare la propria produttività lavorando da remoto.

Pool di talenti più ampio e vantaggio competitivo

Il telelavoro consente ai datori di lavoro di assumere i migliori talenti indipendentemente dalla posizione geografica. Questo vantaggio è particolarmente utile per le aziende che necessitano di lavoratori altamente specializzati o per le industrie che si trovano ad affrontare una carenza di talenti a livello locale.

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti con modelli di lavoro flessibili spesso riferiscono una maggiore soddisfazione lavorativa, con conseguente riduzione dell’assenteismo e del turnover dei dipendenti. Ciò può comportare notevoli risparmi sui costi e stabilità del team.

Le aziende possono anche vedere un aumento dell’innovazione e dell’agilità quando il lavoro a distanza è ben gestito. Il telelavoro può promuovere una cultura di fiducia e autogestione, incoraggiando i dipendenti a essere più proattivi e innovativi.

Notevoli vantaggi del telelavoro per i lavoratori

• Maggiore soddisfazione dei dipendenti
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
• Mancanza di spostamenti giornalieri
• Accessibilità migliorata
• Spese quotidiane ridotte
• Maggiore concentrazione e produttività

Maggiore soddisfazione dei dipendenti

Il telelavoro non è solo un modo di lavorare; è anche un booster di felicità. Bryan Robinson, Ph.D., ha notato un aumento del 20% nella soddisfazione dei dipendenti tra i lavoratori a distanza.

Ma perché, esattamente? Il telelavoro migliora la salute mentale e fisica, la fidelizzazione e il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività quotidiana. I dipendenti segnalano anche tassi di soddisfazione lavorativa molto più elevati quando hanno la possibilità di lavorare da remoto.

Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Con meno tempo trascorso negli spostamenti e una maggiore produttività a casa, i dipendenti sperimentano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata quando lavorano da remoto, almeno per una parte del tempo. Esattamente il 64% ha affermato di avere un migliore equilibrio con la propria vita personale.

Ciò porta a dipendenti più felici e più produttivi: ora, quale capo non lo vorrebbe?

Nessun tragitto giornaliero e spese automobilistiche ridotte

Evitando il traffico stressante delle ore di punta, i lavoratori remoti accumulano un'ora o due in più ogni giorno. Nel corso di una settimana, sono dalle cinque alle dieci ore aggiuntive.

Come trascorrono i dipendenti questo tempo extra? Stanno vivendo più momenti di qualità con le loro famiglie, facendo le faccende domestiche e facendo commissioni (e liberando i loro fine settimana mentre ci sono). È un vantaggio che siamo sicuri ti piacerebbe, quindi perché non estenderlo al tuo fantastico team?

Secondo l’ultima ricerca di AAA , il costo medio per possedere e gestire un nuovo veicolo nel 2022 è stato di 10.728 dollari o circa 894 dollari al mese. Con meno chilometri percorsi e una minore usura dei veicoli, i dipendenti intascano questi risparmi grazie al telelavoro.

Accessibilità migliorata

Il telelavoro ha rivoluzionato il panorama lavorativo delle persone con disabilità, aprendo porte che gli uffici tradizionali spesso tenevano chiuse.

Con una ridotta necessità di spostamenti, ci sono meno ostacoli alla partecipazione in ufficio.

Il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti ha rilevato che, nel 2022, il tasso di occupazione delle persone con disabilità ha raggiunto il livello record del 46,5%, in coincidenza con l’adozione diffusa del lavoro a distanza durante la pandemia. Ciò rappresenta un aumento significativo rispetto al 35,9% nel 2020.

Nel complesso, il telelavoro è stato un potente equalizzatore per le persone con disabilità, smantellando le barriere e aprendo la strada a uno spazio di lavoro più inclusivo e accessibile.

Spese ridotte per i dipendenti

Il risparmio sui costi del telelavoro non è solo una buona notizia per te; anche i tuoi dipendenti ne traggono enormi benefici. Secondo Flexjobs , i lavoratori a distanza spendono 6.000 dollari in meno all’anno rispetto ai lavoratori in ufficio.

I risparmi possono essere visti nel preparare il cibo a casa, portare a spasso i propri cani invece di assumere dog sitter, spendere meno per gli spostamenti e fare meno viaggi in tintoria. I dipendenti che in precedenza vivevano in città costose ora possono scegliere di trasferirsi in aree più economiche se hanno possibilità di lavorare completamente da remoto.

Maggiore concentrazione, produttività e flessibilità

Una parte significativa dei lavoratori a distanza, circa il 41% , afferma di sentirsi più produttiva quando lavora da casa. Questa maggiore produttività è attribuita a meno distrazioni, consentendo una migliore concentrazione sui compiti da svolgere.

Anche gli strumenti di collaborazione e comunicazione si sono adeguati alla rivoluzione del lavoro a distanza, con un numero sempre maggiore di dipendenti e forza lavoro che adottano il lavoro asincrono. È un approccio flessibile alla produttività in cui i dipendenti completano le attività e comunicano in momenti diversi, anziché fare affidamento su interazioni immediate e in tempo reale.

Gli strumenti asincroni, come Nextiva, offrono ai lavoratori remoti maggiore flessibilità e controllo sui propri orari di lavoro durante il giorno, riducendo al minimo le distrazioni e aumentando la produttività .

Svantaggi del lavoro a distanza

I vantaggi del telelavoro sono certamente interessanti, ma, come per la maggior parte delle cose, ci sono alcuni impatti negativi che vale la pena menzionare e considerare.

1) Strumenti inadeguati

Il lavoro a distanza sposta le dinamiche delle comunicazioni rapide in ufficio in uno spazio digitale. Quando implementi il ​​telelavoro, investi in strumenti multicanale per aiutare il tuo team a comunicare al meglio.

Che si tratti di e-mail, messaggistica di gruppo, SMS o conferenze virtuali, esiste un canale ottimale per ogni tipo di comunicazione e fornire questi strumenti (o, meglio ancora, una piattaforma di comunicazione all-in-one come Nextiva) aiuta a mantenere le cose senza intoppi.

Anche la gestione dei progetti e della collaborazione richiede un approccio diverso. Sostituisci le tue lavagne con strumenti di collaborazione virtuale che offrono varie funzionalità utili progettate per potenziare i team remoti.

2) Maggiore solitudine

Il lavoro a distanza può portare i membri del team a sentirsi isolati ed esauriti, poiché i momenti di ristoro diventano inesistenti. Circa due terzi dei lavoratori hanno sperimentato un aumento del senso di solitudine, che ha un impatto negativo sul morale del team. I membri estroversi del team possono essere particolarmente sfidati, il che può facilmente portare a una diminuzione della soddisfazione lavorativa e della produttività.

3) Più distrazioni

Anche se il tuo team potrebbe non essere distratto da altri dipendenti, potrebbe esserci una nuova serie di distrazioni nell'ufficio di casa . Dalla TV e dai social media ai rumorosi coinquilini e agli animali domestici che richiedono un flusso costante di attenzione, le distrazioni per i dipendenti che lavorano in telelavoro sono ancora presenti, anche se diverse.

Con l'aumento delle notifiche software necessarie per mantenere attivo e funzionante il tuo team remoto, tenere sotto controllo le notifiche di lavoro ritagliandosi tempo senza distrazioni per il lavoro vero e proprio è un'altra sfida. Ecco perché i team remoti adottano sempre più modelli asincroni per promuovere la salute e la felicità dei loro team ibridi.

4) Basso coinvolgimento e aumento dei favoritismi

In un ambiente ibrido, fornire la stessa quantità di “face time” a tutti i dipendenti può essere una sfida e può portare a un maggiore favoritismo dei dipendenti in sede e a un minore coinvolgimento con i lavoratori remoti. Quasi la metà dei lavoratori a distanza intervistati da Think Remote ha affermato di ritenere che i manager si fidino maggiormente dei dipendenti in presenza.

Uno studio Gallup ha rilevato che i lavoratori remoti hanno il 16% in meno di probabilità di essere d'accordo rispetto ai loro colleghi in ufficio riguardo al loro coinvolgimento nel processo di definizione degli obiettivi del team.

5) Preoccupazioni per la sicurezza

I problemi di sicurezza e privacy rappresentano un’altra notevole preoccupazione per i team remoti. I membri del tuo team utilizzano la loro connessione Wi-Fi protetta? Oppure stanno lavorando su una connessione condivisa e non protetta in un bar o in una biblioteca?

Scegliere strumenti attenti alla sicurezza e fornire l'attrezzatura giusta per il tuo team remoto è essenziale per proteggere le informazioni aziendali sensibili. Le piattaforme di comunicazione unificata come Nextiva mitigano in modo efficiente i rischi per la sicurezza e trasformano le chiamate Wi-Fi, le conferenze virtuali, le chat di gruppo e altro ancora in un vantaggio piuttosto che una minaccia alla sicurezza per la tua azienda.

6) Sfide di vigilanza senza i giusti protocolli

In qualità di team leader, potresti anche trovare difficile sapere cosa stanno facendo i tuoi dipendenti. Questa mentalità "lontano dagli occhi, lontano dalla mente" può farti sembrare come se dovessi microgestire per mantenere la tua squadra nei tempi previsti. Se non disponi degli strumenti giusti o delle procedure di check-in in atto, conoscere lo stato dei tuoi progetti sarà difficile. La buona notizia è che questi svantaggi possono essere superati con il piano giusto.

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Utili pratiche ottimali per il telelavoro

• Stabilisci politiche di lavoro a distanza: crea un manifesto del lavoro a distanza che elenchi le linee guida e le aspettative per i tuoi dipendenti. Questa guida dovrebbe soddisfare la tua specifica azienda, settore, struttura organizzativa e valori, nonché il ruolo specifico di ciascun dipendente. Gli elementi essenziali dovrebbero includere orari di lavoro, raccomandazioni sulla produttività, suggerimenti sul benessere remoto, politiche di conformità aziendale, aspettative sulle apparecchiature per l'home office, sedi remote approvate, compensi e altro ancora.
  
  Se decidi di offrire posizioni remote, ibride e in sede, assicurati di delineare le politiche per ciascun tipo di modello di lavoro, assicurandoti che tutti i team sappiano cosa ci si aspetta da loro. Quando si tratta di politiche di telelavoro, non si è mai troppo specifici.
  
• Connettiti con check-in frequenti: secondo Gallup , la componente più importante per guidare una forza lavoro in telelavoro è avere una conversazione significativa con ciascun dipendente ogni settimana. Anche quando non hai questioni urgenti da discutere, i check-in sono essenziali per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Mantienili coerenti e brevi.
  
• Diminuisci le distrazioni: le riunioni virtuali possono facilmente prendere il sopravvento sulle tue giornate lavorative come telelavoratore, motivo per cui i capi devono fissare orari a livello di team per incontrarsi (e non incontrarsi). Stabilire questa routine aumenta la concentrazione e la produttività e impedisce al personale di affaticarsi da Zoom.
  
  Prendi in considerazione l'adozione di un modello asincrono per ridurre le distrazioni quotidiane, consentendo al tuo team di completare un "lavoro più profondo".
  
• Mostra apprezzamento più spesso: quando lavori all'interno di un team di telelavoro, non hai più la possibilità di entrare inaspettatamente per una chiacchierata veloce o uscire per un veloce caffè di ringraziamento. L'apprezzamento dei dipendenti ha un grande significato, soprattutto all'interno dei team distribuiti. Un semplice "grazie" o un saluto durante la chat di squadra sono molto utili.
  
• Incoraggia gli incontri faccia a faccia: se possibile, cerca di incontrarti faccia a faccia, poiché gli incontri di persona sono i migliori costruttori di rapporti. Queste connessioni faccia a faccia sono essenziali per costruire una forte cultura aziendale, sviluppare la fiducia e aumentare il coinvolgimento. È anche uno dei canali di comunicazione aziendale più efficaci.
  
• Adotta la tecnologia giusta: la tecnologia del telelavoro consente al tuo team di rimanere al passo con progetti e scadenze. Aiuta anche a semplificare la collaborazione. La scelta di uno strumento di comunicazione come un fornitore di comunicazioni unificate garantisce che il tuo team rimanga sulla buona strada. Previene inoltre costose interruzioni della comunicazione e aumenta la produttività.

Fortunatamente, Nextiva è facile da implementare e utilizzare. Se non sei ancora sicuro di questa tecnologia ibrida e compatibile con il remoto, guarda il nostro video di tre minuti qui sotto che spiega come funziona il telelavoro.

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Dopo la pandemia, il mondo ha abbracciato il lavoro a distanza ed è qui per restare. I vantaggi del telelavoro sono troppo attraenti per essere ignorati, e i suoi benefici si estendono anche a dipendenti e datori di lavoro.

Ma per riuscirci sono necessari aggiustamenti significativi alla routine di comunicazione, alla strategia di collaborazione e allo stack di strumenti. Fortunatamente, i lavoratori sono disposti ad apportare questi piccoli e semplici cambiamenti per diventare più produttivi sul lavoro e condurre una vita più appagante dentro e fuori dall’ufficio.

Domande frequenti sul telelavoro