In che modo l'analista finanziario Ben Cole utilizza Clockify per bloccare il tempo

Un sacco di persone cercano disperatamente di sfuggire al pagamento delle tasse, figuriamoci appassionarsi al settore finanziario.

Tuttavia, alcune menti brillanti hanno un talento per sgranocchiare numeri e immergersi in tutto ciò che riguarda la finanza. Ben Cole, il presidente di ERP Connect Consulting, è una di quelle persone.

Potresti chiederti come ci siamo imbattuti in questo argomento e in Ben in particolare. Bene, ha recentemente menzionato Clockify in uno dei suoi post sui social media.

A sua volta, questo ci ha reso curiosi di scoprire cosa fa per organizzarsi tra le liste di cose da fare che richiedono tempo e senza fine nel suo settore. Soprattutto considerando che ha lasciato un'azienda enorme e ben consolidata per lanciare la propria azienda.

Quindi, abbiamo fatto quello che facciamo sempre: abbiamo raccolto tutti i nostri come e perché e ci siamo seduti con l'uomo stesso per porre tutte queste domande:

• Perché Ben ha scelto di diventare il capo di se stesso,
• Come affronta il suo carico di lavoro quotidiano,
• Cos'è il blocco del tempo per Ben nel suo lavoro, e
• Perché usa Clockify da 2 anni.

Saltiamo subito dentro!

Ben Cole: un'anteprima della vita di un analista finanziario

A Ben piace definirsi un professionista finanziario impegnato, impegnato, impegnato . E non è lui che esagera sul suo carico di lavoro. Al contrario, gestisce un'azienda di successo con quasi una dozzina di dipendenti e ha bisogno di occuparsi di molti clienti.

In poche parole, Ben Cole è presidente di ERP Connect Consulting, dove ERP sta per Enterprise Resource Planning . Questo è il gergo del settore per dire che creano software che:

• Piani,
• Budget e
• Rapporti sui risultati finanziari di una società.

Oggi Ben lavora e vive a Dallas, in Texas. Tuttavia, ha avuto una ricca carriera. Quindi, diamo una rapida occhiata a ciò che ha preceduto i suoi sforzi attuali.

Ben si è laureato alla Drake University con una doppia specializzazione in finanza e sistemi informativi. Da allora, è stato immerso nel mondo finanziario.

"Ho iniziato nel settore ERP nel 2016. Ho lavorato per 5 anni presso una grande società di contabilità pubblica, poi ho lavorato per una startup più piccola ad Austin, in Texas."

Ma Ben non è il tipico tecnico finanziario che mantiene a malapena un equilibrio tra lavoro e vita privata. Ha infatti una relazione stabile con la futura moglie, con cui sposerà tra pochi mesi.

Altrettanto importante, a differenza dei suoi lavori precedenti, ora può decidere i valori che vuole instillare nel suo ambiente di lavoro. Secondo Ben, i valori aziendali più importanti includono:

• Qualità,
• Trasparenza e
• Efficienza.

Ma in ogni caso, potresti chiederti perché altrimenti ha deciso di lasciare il lavoro in una grande azienda, diventare il capo di se stesso e avviare un'attività di sua creazione.

Scopriamolo!

Perché Ben è diventato un lavoratore autonomo

A differenza di alcuni suoi coetanei, Ben pensava di poter crescere molto più velocemente da solo, invece di far parte di una nota azienda. Ed è stata questa convinzione che lo ha spinto verso un corso diverso.

“Ciò che mi ha portato principalmente a fare il salto è stato l'ambiente in cui mi trovavo. Con tutti gli accordi di tipo aziendale, ci sono tutti i controlli e gli equilibri; devi aspettare il tuo turno per ottenere la promozione o l'aumento che desideri.

Al contrario, l'azienda di Ben utilizza un modello di compensazione diretta. In poche parole, questo modello significa che i dipendenti vengono pagati in base a ciò che producono, ovvero guadagnano la loro remunerazione in base a ciò che portano in azienda. Ma, cosa ancora più notevole, Ben è fiducioso che questo approccio aiuti a far crescere un team per raggiungere il suo pieno potenziale e sviluppare competenze durature, competenze che renderanno a prova di futuro le prospettive di lavoro di tutti:

"Se tutto va male e [un'attività aziendale] non funziona, ho ancora le capacità e le conoscenze tecniche per andare a lavorare per qualsiasi tipo di azienda in cui lavoravo prima."

Come Ben affronta il suo carico di lavoro quotidiano

La maggior parte delle persone di successo ha un sistema in atto che, beh, le rende di successo.

Allo stesso modo, Ben è un professionista finanziario impegnato e ha bisogno di destreggiarsi tra più attività e progetti ogni giorno. Ma non esistono due giorni uguali.

“Onestamente, ogni giorno è un po' diverso. Questa mattina mi sono svegliato, ho fatto un allenamento veloce solo per far scorrere il sangue; e abbiamo ricevuto una chiamata interna per esaminare alcuni pezzi di sviluppo per le nostre applicazioni".

Ma cosa succede dopo che si è tolto di mezzo tutto il riepilogo mattutino e le attività energizzanti?

“Più tardi nel pomeriggio, ho alcune chiamate da parte dei clienti e un altro progetto sta per iniziare questa settimana. Penso che la cosa più importante sia seguire i cambiamenti ed essere flessibili per occuparsi degli elementi con la massima priorità.

Con così tante cose da fare, non vedevamo l'ora di conoscere gli ostacoli più importanti di Ben nella sua giornata lavorativa.

“Penso che l'ostacolo più grande sia l'imprevisto. Quindi, in questo momento, ho altri 6 o 7 incontri oggi. Ma non sai mai quando qualcuno chiamerà e avrà bisogno di qualcosa.

A parte il flusso infinito di richieste in arrivo, Ben deve ancora accontentarsi della risorsa limitata che chiamiamo tempo. Pertanto, rende essenziale separare ciò che conta da tutto il resto.

“Il tempo è sempre la tua più grande risorsa. Non ne ottieni di più; ed essere davvero in grado di dare la priorità a quegli elementi e guardare a ciò che devi fare in questo momento rispetto a ciò che può aspettare e cercare davvero di non deragliare.

Questo pone le basi per la prossima domanda che abbiamo inviato a Ben. Hai indovinato: priorità!

I pensieri di Ben sulla definizione delle priorità

Per farlo iniziare con la cosa probabilmente più importante nel suo settore - e in qualsiasi altro settore, in realtà - abbiamo parlato di distinguere le priorità dalle non priorità.

“Sono un ragazzo con una grande lista di cose da fare. E a volte, anche le liste di cose da fare possono sfuggire di mano. La mia lista di cose da fare di solito contiene 20 o 30 cose.

Ma Ben ha una soluzione per le sempre crescenti esigenze del suo tempo.

“Cerco sempre di usare [un concetto] chiamato 'i primi 3 di oggi.' Scrivo letteralmente le 3 cose che voglio fare oggi. Alla fine della giornata, guardo [e mi chiedo]: la mia giornata ha successo? Ha successo se ho fatto queste 3 cose. Non so cosa accadrà [ma sono sempre] iper-concentrato e dando la priorità ai primi 3".

Ben dice che è felice quando elimina i compiti più importanti, creando un ciclo di feedback. È interessante notare, tuttavia, che preferisce annotare i suoi punti critici su un post-it fisico.

“Sono un grande sostenitore di scrivere su un pezzo di carta perché ti costringe davvero a farlo, che si tratti della tua top 3 o della tua top 5. Penso che sia come stabilire degli obiettivi. Se fissi i tuoi obiettivi così grandi da sapere che non potrai mai raggiungerli, non sono davvero obiettivi, giusto?

Crede che i professionisti debbano essere realistici riguardo ai loro obiettivi perché fare qualcosa senza arrivare da nessuna parte... Che senso ha di nuovo?

Per il nostro capitolo finale nella storia di Ben, abbiamo parlato di alcune tecniche di produttività collaudate nel tempo e di come Clockify si adatta.

Tempo di monitoraggio: il punto di svolta nella vita lavorativa di Ben

La vita di un esperto finanziario e di un presidente di un'azienda in crescita può essere faticosa. Vai a capire!

Ma seriamente, Ben deve programmare il tempo per ciò che è essenziale e affrontare anche le cose piccole e meno importanti. Tutto il giorno, tutti i giorni. Per rimanere produttivo, Ben deve affrontare il suo carico di lavoro in modo efficiente ed efficace. E non sostiene nemmeno che destreggiarsi tra le sue ambizioni personali e professionali sia una passeggiata. È proprio il contrario.

“'Direi che la cosa più importante che si sovrappone in entrambe [ la mia vita personale e professionale ] è che sono estremamente impegnato. Che si tratti di creare nuovi prodotti o acquisire nuovi clienti, o semplicemente di stare al passo con la mia vita personale, dato che ho una fidanzata e abbiamo un gatto e un cane; [e] amo andare a golf e amo andare a sciare.

La cura per tanto stress e disordine? Insieme ad altre piattaforme, Ben ha scoperto che Clockify è uno strumento pratico che lo aiuta ad arrivare alla fine dei suoi giorni sentendosi come se avesse realizzato molto.

Ad ogni modo, ecco un'anteprima del post di LinkedIn che ha suscitato il nostro interesse a intervistare Ben.

Non sorprende che fossimo curiosi di sapere come Ben si è imbattuto in Clockify e i vantaggi che il suo team ha tratto dall'utilizzo della nostra app per il blocco del tempo negli ultimi 2 anni.

Come Ben si è imbattuto in Clockify

Ben prospera nel settore finanziario da quasi un decennio, utilizzando molti potenti strumenti per migliorare i flussi di lavoro lungo il percorso. Ma dice che è imbarazzato nel menzionare la sua piattaforma preferita per il monitoraggio del tempo prima di stabilirsi su Clockify. Avviso spoiler: era Excel.

"Abbiamo iniziato a utilizzare Clockify probabilmente 3 mesi dopo che ho avviato la mia attività. E uno dei miei colleghi mi ha fatto conoscere lo strumento. Aveva un prototipo di integrazione di Clockify con Business Central."

Soprattutto, l'utile integrazione (tra Clockify e Business Central) ha portato Ben a rendersi conto che Clockify potrebbe essere un punto di svolta nel suo lavoro.

Perché Ben pensa che Clockify sia un enorme risparmio di tempo

Ben sente di aver adottato rapidamente Clockify perché all'epoca era una squadra composta da una sola persona. Ma crede che sia anche abbastanza facile per qualsiasi forza lavoro numerosa adottare lo strumento, purché inizi il processo di onboarding prima piuttosto che dopo.

“La cosa più importante è implementare gli strumenti prima che tu ne abbia bisogno perché è molto più facile integrare gli altri. Se hai 10 dipendenti che lavorano tutti in Excel e poi provi a convincerli ad andare su Clockify, è ancora possibile e probabilmente non troppo difficile, ma è molto più facile [farlo prima]".

Con oltre 80 integrazioni, Clockify funziona perfettamente con un insieme diversificato di app. Ben afferma di essere molto soddisfatto di come l'integrazione con Business Central gli consenta di risparmiare ore ogni settimana.

“Funziona perfettamente e probabilmente mi fa risparmiare 4 ore alla settimana ora. [Con le dimensioni attuali del nostro team], probabilmente mi ci vorrebbe un'intera giornata [per farlo manualmente]. So che ci vorrebbero 4 ore perché mi ci volevano 2 quando lo facevo solo io in Excel. E da allora abbiamo 10 Xed.

Oltre a far risparmiare a Ben un sacco di tempo, Clockify gli rende facile creare fatture all'interno della piattaforma e inviarle ai clienti.

“Non potrei immaginare la nostra organizzazione senza Clockify, poiché prende tutte le voci di tempo e le inserisce direttamente in una fattura nel mio sistema finanziario. Quindi faccio semplicemente clic su un pulsante e invia tutte le mie fatture via e-mail ai miei clienti.

Funzioni di Clockify che a Ben piacciono di più

Con dozzine di funzioni utili per privati ​​​​e aziende, Clockify può facilmente migliorare i processi sul lavoro. Dal monitoraggio del tempo al reporting e all'esportazione dei dati, Clockify ti consente di gestire il tuo tempo in modo più efficiente.

Quindi, vediamo quali caratteristiche Ben trova più utili quando si tratta di lavorare con clienti e membri del team.

Caratteristica n. 1: blocco del tempo + integrazione del calendario

Ben dice che il blocco del calendario è un bel tocco per la sua fitta agenda.

“Ho questa riunione che posso etichettare come amministrativa, e quindi la prossima riunione che potrei avere è una riunione con un cliente fatturabile. Quindi, [è utile essere in grado] di usarlo e alla fine della giornata, vai su Clockify e fai letteralmente clic su ogni evento del calendario.

Inoltre, la funzione di visualizzazione del calendario consente al team di Ben di lavorare in modo trasparente e di ottenere un'immagine cristallina delle proprie attività, attività ed eventi. A parte questo, Clockify consente alla sua azienda di essere pagata più rapidamente e facilmente, senza alcun attrito.

“Fondamentalmente, trasformalo in un inserimento dell'orario del cliente fatturabile o in un inserimento amministrativo e Clockify tiene traccia di quanto tempo lavorano tutti. Quindi il calendario è assolutamente la cosa n. 1 che uso.

Tuttavia, il layout visivamente accattivante delle attività non è l'unica cosa che Ben ama di Clockify. Usa anche il calendario come un pianificatore di blocco del tempo e un concentrato di produttività.

È interessante notare che Ben memorizza rapidamente eventi o attività imminenti creando blocchi di 30 minuti sul suo calendario. Usa descrizioni semplici come X, Y, Z client . E questo fa miracoli per lui!

Inoltre, Ben utilizza la visualizzazione del calendario come un secondo cervello, poiché consente a lui e al suo team di tenere traccia di tutte le cose di cui hanno bisogno.

“In una giornata folle, sarà difficile ricordare 15 incontri diversi che hai avuto. Piuttosto, sono già sul mio calendario. Vado a fare clic su di essi.

Nel complesso, Ben è soddisfatto di Clockify perché fa risparmiare a lui e alla sua attività dozzine di ore ogni mese.

Caratteristica n. 2: Timbratura in entrata/uscita

Clockify consente alla squadra di Ben di evitare di fare una delle cose più noiose: segnare il tempo. Quindi, gli abbiamo chiesto di darci i suoi due centesimi su questo in uno scenario di vita reale.

“Per chiunque lavori nel servizio professionale, la cosa che meno ti piace è entrare nel tempo ogni volta che potrebbe essere. L'ultima cosa che vuoi fare è spendere 15 minuti inserendo tutto il tuo tempo manualmente. Quindi, Clockify rende molto facile semplificare tutto questo, sia da parte mia che da parte dell'utente."

Con questa funzione, Ben può facilmente tenere traccia delle presenze dei dipendenti e ottenere rapporti di entrata e uscita. Ma soprattutto, il suo team può comodamente segnare il proprio tempo su qualsiasi dispositivo, online o offline.

Caratteristica n. 3: promemoria automatici

Invece di inseguire i membri del suo team per inserire i tempi, Ben può fare altre cose più importanti. Come? Bene, Clockify fa il lavoro per lui e invia promemoria automatici ai membri del team.

"Clockify ha ottime funzionalità per ricordare alle persone di inviare il loro tempo. Quindi, non devo seguire nessuno. Clockify lo fa per me, cosa che ho visto davvero buoni ritorni in termini di velocità con cui le persone dedicano il loro tempo.

Per impostare promemoria come fa Ben ogni giorno, tutto ciò che devi fare è scegliere il tuo:

• Orario di lavoro e giorni lavorativi, e
• L'ora dopo la quale desideri che Clockify ti invii un promemoria.

Questo è tutto!

Caratteristica n. 4: Rapporti

Un'altra bella caratteristica di cui Ben parla felicemente sono i rapporti Clockify. Questa aggiunta aiuta il suo team a gestire i progetti e ad apprendere cosa hanno fatto tutti ultimamente.

Oltre a evitare di perdere tempo, l'esclusiva funzione di reportistica Clockify consente a Ben di vedere dove e come il suo team trascorre il tempo ottenendo un riepilogo completo delle ore monitorate, e persino delle ore fatturabili, in report ben confezionati. Tutto ciò che il tuo team deve fare è registrare il tempo utilizzando un tracker in tempo reale o segnare manualmente le ore nella scheda attività.

Ben spiega come i rapporti gli consentano di mantenere il controllo dell'enorme carico di lavoro della sua azienda.

“Se qualcuno non ha orari [contattati] lunedì, posso vederlo; mi aiuta dal punto di vista della gestione del progetto dire "non sei più così pesantemente utilizzato".

Martedì mattina, Ben può dare un'occhiata a un rapporto del lunedì per controllare chi ha lavorato su cosa e per quanto tempo. Se nota che alcuni dipendenti hanno prestazioni insufficienti in alcune attività, può cambiare marcia e assegnare elementi diversi.

Concludendo: usa gli strumenti per concentrarti sulle attività più importanti

È stato fantastico intervistare Ben! E se guardi da vicino, vedrai alcuni temi e piccole lezioni che ha condiviso dalla sua ricca esperienza.

Quindi, ecco alcuni suggerimenti che probabilmente puoi utilizzare nella tua vita e nel tuo lavoro:

• Lascia un'azienda se pensi che impedisca la tua crescita,
• Perfeziona le tue abilità al volo per rendere le tue prospettive di lavoro a prova di futuro,
• Stabilire valori per guidare il comportamento e le prestazioni dei dipendenti,
• Tieni traccia del tempo che i dipendenti dedicano alle attività per ottenere i maggiori vantaggi,
• Affidati agli strumenti invece di dipendere dalle persone per ricordare le cose, e
• Automatizza i flussi di lavoro per un successo a lungo termine.

In ogni caso, siamo lieti che Clockify abbia aiutato Ben e il suo team a far salire alle stelle la loro produttività.

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