Come essere più efficienti con i tuoi compiti

L'efficienza è il 10% dell'essere produttivi. Mi sono imbattuto in questa frase mentre facevo ricerche per questo post sul blog. Approfondiamo questo. Efficienza significa svolgere le attività rapidamente e portarle a termine bene. D'altra parte, per essere produttivo, devi occuparti delle tue attività significative in modo coerente. Quindi, in un certo senso, essere efficienti è una parte vitale della tua produttività.

Ora, quando non riesci a completare le tue attività quotidiane a un ritmo più veloce (senza comprometterne la qualità), probabilmente ti senti frustrato. Ma la buona notizia è che puoi imparare a essere più efficiente con i tuoi compiti.

In questo articolo scoprirai:

• cosa significa essere efficienti sul lavoro,
• come concentrarsi e portare a termine il lavoro,
• come essere più efficienti ed efficaci sul lavoro.

Cosa significa essere efficienti sul lavoro?

Hai familiarità con quelle scene di film in cui una persona scrive molto velocemente, con un sorriso sicuro di sé sul viso? Queste scene sono generalmente seguite da musica allegra per pianoforte. Quando penso all'efficienza, vedo questa immagine nella mia mente.

Quando si tratta di efficienza sul posto di lavoro, si tratta di qualcosa di più dell'impostazione ludica menzionata in precedenza. L'efficienza sul posto di lavoro implica che i dipendenti svolgano i compiti giusti in modo corretto, senza sprecare troppo tempo o energia. In questo modo, i lavoratori aiutano i loro clienti/clienti fornendo prodotti/servizi di maggiore qualità. Pertanto, i dipendenti aiutano la loro attività a crescere. Inoltre, i dipendenti efficienti sono anche produttivi perché sanno come gestire i propri compiti e completare tutti gli incarichi in modo corretto e puntuale.

Come puoi concentrarti e portare a termine il lavoro?

Diamo un'occhiata a cosa puoi fare per rimanere concentrato e portare a termine il lavoro con facilità, indipendentemente dalla tua posizione lavorativa.

Lavora in brevi sessioni seguite da una breve pausa

Secondo lo studio dell'Università dell'Illinois, "brevi deviazioni da un compito possono migliorare notevolmente la propria capacità di concentrarsi su quel compito per periodi prolungati". Quindi, quando inizi a lavorare su un compito, assicurati di lavorare in sessioni brevi, da 20 a 30 minuti, quindi fai una breve pausa di 5 minuti.

Puoi provare la Tecnica del Pomodoro, che consiste in sessioni di lavoro di 25 minuti (Pomodori). Dopo ogni sessione, fai una pausa di 5 minuti. Una volta terminate le quattro sessioni di lavoro, puoi fare una pausa più lunga, circa 30 minuti. Se ritieni che 25 minuti siano troppo brevi per le tue attività, puoi organizzare il tuo lavoro con Pomodori da 90 minuti.

Rivolgere la tua attenzione al tuo compito durante questi Pomodori migliorerà la tua efficienza.

Segui i tuoi ritmi circadiani

Un ritmo circadiano è un ciclo di 24 ore che prende il nome dalla frase latina "circa diem", che significa "intorno a un giorno". I ritmi circadiani regolano i tuoi sistemi mentali e fisici. Inoltre, la tua capacità di concentrazione dipende dal tuo ritmo circadiano. Alcune persone sono mentalmente vigili al mattino, mentre altre prosperano durante il pomeriggio o la sera.

Per essere più efficiente con i tuoi incarichi quotidiani, dovresti organizzare la tua giornata secondo i tuoi ritmi circadiani. Se vuoi saperne di più sul tuo ritmo circadiano, assicurati di monitorare i tuoi livelli di concentrazione per almeno due settimane. Ad esempio, puoi annotare i tuoi livelli di energia su una scala da 1 a 10 durante il giorno. Quindi, pianifica le tue attività più importanti per i periodi di allerta più elevati. Lascia quei compiti meno critici per periodi in cui i tuoi livelli di energia sono più bassi.

Abbraccia il vagabondaggio mentale e l'ozio

Sognare ad occhi aperti può essere utile e renderti più efficiente? Sorprendentemente sì.

Nel suo libro Bored and Brilliant: How Spaceing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi parla dell'importanza del mind-wandering:

" Quando le nostre menti vagano, attiviamo qualcosa chiamato "modalità predefinita", il luogo mentale in cui risolviamo problemi e generiamo le nostre migliori idee, e ci impegniamo in quella che è nota come "pianificazione autobiografica", che è il modo in cui diamo un senso al nostro mondo e le nostre vite e fissare obiettivi futuri ”.

Sottolinea anche che quando ci distanziamo, è allora che facciamo il pensiero originale.

Quindi, lasciati sognare ad occhi aperti per 10 o 15 minuti mentre svolgi un'attività ripetitiva o fai una pausa. In questo modo, penserai a nuovi modi per affrontare i tuoi problemi o compiti complessi, che aumenteranno la tua efficienza. Inoltre, sarai più concentrato sul lavoro durante una riunione o quando affronti un compito impegnativo.

Oltre a vagare con la mente, anche essere inattivo può essere prezioso per te. Ecco come il saggista e fumettista Tim Kreider spiega i vantaggi dell'ozio nel libro di Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

L'ozio non è solo una vacanza, un'indulgenza o un vizio; è indispensabile al cervello come la vitamina D lo è al corpo, e senza di essa soffriamo un'afflizione mentale deturpante come il rachitismo... è, paradossalmente, necessaria per portare a termine qualsiasi lavoro .

Ma cosa succede se sei troppo occupato e non riesci a perdere tempo a rimanere inattivo? Ecco cosa propone Cal Newport in questo libro.

" Alla fine della giornata lavorativa, interrompi la tua considerazione dei problemi di lavoro fino al mattino successivo: nessun controllo della posta elettronica dopo cena, nessun replay mentale delle conversazioni e nessun complotto su come gestirai una sfida imminente; chiudere il lavoro pensando completamente . ”

Newport aggiunge che uno dei vantaggi dello spegnimento è che "i tempi di inattività aiutano a ricaricare l'energia necessaria per lavorare in profondità". E, come lo definisce Newport, il lavoro profondo è "il tipo di lavoro che ottimizza le tue prestazioni".

Come puoi essere più efficiente ed efficace sul lavoro?

Come già accennato in precedenza, c'è una differenza tra efficienza ed efficacia. Quando sei efficiente, finisci i tuoi compiti in modo rapido e organizzato. D'altra parte, quando sei efficace, ottieni i risultati desiderati. Come puoi immaginare, quando si tratta delle tue attività lavorative, dovrai eccellere in entrambe le aree. Diamo un'occhiata ai consigli più pratici per essere efficienti ed efficaci sul lavoro.

Rivolgi prima la tua attenzione ai compiti più importanti

All'inizio di ogni giornata, pensa ai compiti più significativi della giornata. Inoltre, cerca di essere realistico e scrivi fino a tre compiti che devi completare entro la fine della giornata.

Avere un obiettivo chiaro nella tua mente e davanti a te ti aiuterà a rimanere sulla strada giusta e a migliorare la tua efficienza e produttività.

Prova il metodo della matrice di Eisenhower

Uno dei modi più utili per imparare a stabilire le priorità è provare la tecnica della matrice di Eisenhower. Questo metodo di gestione del tempo ti aiuterà a separare i compiti importanti da quelli non importanti.

Il metodo della matrice di Eisenhower include quattro quadranti temporali:

1. compiti importanti e urgenti,
2. compiti importanti ma non urgenti,
3. compiti non importanti ma urgenti,
4. compiti non importanti e non urgenti.

Quindi, le attività del primo quadrante sono le tue priorità. Una volta che li hai finiti, affronta quelli del secondo quadrante. Parlando del terzo quadrante, dovresti delegare questi incarichi ai tuoi colleghi. Infine, i compiti del quarto quadrante dovrebbero essere eliminati.

Poiché questo metodo ti aiuta ad avere una panoramica più chiara della tua giornata lavorativa, la tecnica della matrice di Eisenhower può anche migliorare la gestione del tuo tempo. In questo modo sarai più efficiente e produttivo con le tue attività.

Dedica un po' di tempo al lavoro profondo

Il lavoro approfondito precedentemente menzionato gioca un ruolo cruciale quando si tratta di compiti impegnativi o di quegli incarichi che sono essenziali per la tua posizione lavorativa. Quando devi svolgere queste attività, devi essere concentrato ed evitare distrazioni ad ogni costo.

Ad esempio, dal momento che sono uno scrittore di contenuti, il mio lavoro profondo consiste nello scrivere blog. Per poter entrare in uno stato mentale di lavoro profondo, preferisco ascoltare musica classica o colonne sonore di film. Questi generi musicali mi aiutano a rimanere produttivo e a finire di scrivere il blog.

Ora, se fai fatica a mantenere la tua attenzione e ad impegnarti in un lavoro profondo, Newport suggerisce il seguente rituale di lavoro profondo:

• Scegli dove lavorerai e per quanto tempo. Avrai bisogno di trovare un luogo tranquillo per i tuoi periodi di lavoro profondo. Inoltre, se possibile, dedica una parte particolare del tuo ufficio (di casa) solo al lavoro profondo. Ad esempio, una sala conferenze, una biblioteca tranquilla o una comoda poltrona, se lavori da casa. Prima di iniziare a lavorare, pensa a quanto tempo devi rimanere nella zona per poter completare l'attività.
• Decidi come lavorerai. Stabilisci obiettivi specifici per il tuo periodo di lavoro profondo. Ad esempio, se stai scrivendo un articolo, puoi regolare il numero di parole o il numero di sottotitoli che devi finire durante un periodo di lavoro profondo. Inoltre, puoi anche attivare un blocco del sito web una volta che inizi a lavorare, per evitare di distrarti con i social media o le notizie.
• Scegli come sosterrai il tuo lavoro. Il tuo rituale di lavoro profondo dovrebbe anche coprire tutti gli elementi essenziali di cui avrai bisogno durante il lavoro. Ad esempio, una tazza di caffè o uno spuntino in caso di fame. Inoltre, scegli l'illuminazione adeguata e una sedia comoda.

Queste sono solo alcune idee per rendere più confortevole ed efficace il tuo rituale di lavoro profondo. Puoi sempre modificare il rituale in modo che sia più adatto a te e ai tuoi compiti.

Evita il multitasking

Quando esegui due attività contemporaneamente, in realtà stai spostando la tua attenzione tra queste attività. Questo è chiamato cambio di contesto e poiché si passa rapidamente da un'attività all'altra, sembra che tu stia svolgendo due attività contemporaneamente.

Ma il multitasking non è così efficace come potrebbe sembrare. Quando rivolgi la tua attenzione a un compito, quindi rapidamente all'altro, il tuo cervello ha bisogno di più tempo ed energia per caricare e ricaricare il contesto.

Ecco perché dovresti evitare il multitasking. Invece, concentrarti su un compito alla volta ti renderà più efficiente.

Tuttavia, quando sei sommerso dal lavoro e non hai altra scelta che il multitasking, segui i nostri suggerimenti su come passare da un progetto all'altro senza perdere produttività.

Analizza i tuoi compiti più grandi in quelli più piccoli

Ammettiamolo: sapendo che devi svolgere un compito complesso che richiede molto tempo ed energia, non sarai motivato a iniziare a lavorarci. Quindi, invece di avere un compito più grande per l'intera giornata, suddividilo in compiti più piccoli.

Ad esempio, devi creare un'illustrazione per il post del blog. Analizzando questa attività in parti più piccole, otterrai compiti come:

1. fare la prima bozza,
2. mettersi in contatto con uno scrittore di contenuti per discutere la prima bozza,
3. apportare le modifiche se necessario,
4. aggiungere un logo o qualsiasi dettaglio simile, e
5. allegare un'illustrazione allo strumento di gestione del progetto.

Una volta terminato il primo compito, ti sentirai motivato a continuare. Pertanto, completare un compito più grande sarà più facile da gestire.

Inoltre, puoi utilizzare Clockify anche per suddividere il tuo progetto in attività più piccole. Questo tipo di lavoro con le attività è utile perché puoi organizzare il tuo progetto come una lista di cose da fare. Quindi, contrassegna le attività come completate non appena le finisci. Inoltre, avere un programma del genere può aiutarti a tenere traccia di progetti e attività anche per i tuoi clienti.

Limita il tempo che dedichi alle email

Come affermato nel rapporto di Asana The Anatomy of Work Index, rispondere a e-mail e messaggi costanti è il motivo principale per cui i dipendenti lavorano fino a tardi. È probabile che, ogni volta che vedi o ascolti una notifica e-mail, sentirai il bisogno di controllarla. Ma recuperare la concentrazione in seguito non sarà sempre facile.

A meno che il tuo lavoro non richieda di essere attivo e di rispondere ai messaggi il prima possibile, cerca di limitare il tempo che dedichi alle e-mail. Ad esempio, puoi controllare le tue e-mail all'inizio e alla fine della giornata lavorativa.

A parte questa opzione, cerca di essere più specifico quando scrivi e-mail. In questo modo, la comunicazione con i tuoi colleghi o partner sarà più precisa, così eviterai email avanti e indietro. Pertanto, sarai meno distratto dalle e-mail, il che ti aiuterà a essere più efficiente e produttivo.

Automatizza le attività ricorrenti

Le attività ricorrenti sono quelle che si verificano regolarmente, ad esempio ogni giorno, una volta alla settimana o una volta al mese. Queste possono essere attività come rispondere alle e-mail e partecipare a riunioni.

Per risparmiare tempo che dedichi alle attività ricorrenti, dovresti monitorarle utilizzando un'app di monitoraggio delle attività. Quindi, saprai esattamente quante ore al giorno dedichi a compiti ricorrenti. Pertanto, sarai in grado di automatizzare alcune di queste attività.

Ad esempio, puoi utilizzare Clockify per creare modelli per i tuoi progetti. Questo è abbastanza pratico se tu e il tuo team di solito affrontate progetti che richiedono lo stesso insieme di attività. Una volta creato un modello, puoi usarlo per qualsiasi progetto simile in futuro.

Parlando di gestione della posta elettronica, dovresti iniziare a classificare i tuoi messaggi utilizzando le etichette. Le etichette sono una sorta di cartelle nella tua casella di posta. Ad esempio, puoi aggiungere l'etichetta "Importante" in modo da poter accedere facilmente a questa cartella in qualsiasi momento ignorando altri messaggi. Una volta che ti sarai preso cura della tua casella di posta, potrai concentrarti solo sul lavoro e migliorare la tua efficienza e produttività.

Pensa alla tua salute e alla necessità di ricaricarti

Quando hai fame o sonno, non sarai in grado di pensare in modo chiaro e di essere produttivo. Quindi, non sottovalutare mai l'importanza di una buona notte di sonno o di fare colazione.

In effetti, ci sono particolari tipi di cibo che sono estremamente buoni per le tue capacità intellettuali, quindi, la tua produttività. Questo è un superfood e abbiamo già un blog dedicato agli snack superfood che possono aumentare la produttività.

Oltre a mangiare e dormire, assicurati di fare esercizio regolarmente. Anche se non ne sei un fan, puoi almeno parlare una passeggiata ogni giorno dopo il lavoro. Ti renderai presto conto di come questa routine ti aiuti a ricaricarti e rilassarti dal lavoro.

Conclusione

Essere efficienti con le attività significa completarle correttamente e tempestivamente. Per farlo, dovrai concentrare la tua attenzione solo sui tuoi compiti ed evitare qualsiasi distrazione.

Come si fa a farlo? Lavorando in brevi sessioni o seguendo i tuoi ritmi circadiani. Assicurati che anche il tuo cervello abbia bisogno di un po' di tempo libero, quindi sentiti libero di vagare con la mente. Questa attività aumenterà sicuramente la tua efficienza.

Inoltre, se vuoi lavorare sia sulle tue capacità di efficienza che di produttività, questo articolo ha coperto alcuni suggerimenti utili che puoi provare.