Addebito arretrato: vantaggi, svantaggi e suggerimenti

Considera questo scenario di vita reale: un negozio al dettaglio ordina un lotto di 500 borse firmate da un fornitore all'ingrosso e specifica che le borse dovrebbero arrivare entro una certa data per una promozione pianificata.

Tuttavia, i bagagli arrivano 3 giorni dopo la data di consegna concordata. Di conseguenza, il rivenditore perde la finestra promozionale con una conseguente perdita di vendite pari a $ 1.000. Esprimendo disappunto per il ritardo, il rivenditore chiede al grossista di compensare la perdita di entrate inviando una fattura di 1.000 dollari.

In altre parole, il rivenditore utilizza gli addebiti arretrati come mezzo per recuperare le entrate perse dal grossista.

Quindi, cosa sono esattamente gli addebiti arretrati e in che modo incidono sulla tua attività?

In questo post del blog, daremo uno sguardo più da vicino a cosa sono gli addebiti arretrati e come funzionano, con alcuni esempi reali. Evidenzieremo anche i loro svantaggi e vantaggi prima di elencare 6 strategie intelligenti per massimizzare le tue possibilità di successo con gli addebiti arretrati.

Che cos'è un addebito arretrato?

Gli addebiti arretrati sono le fatture che una parte (come un rivenditore o un appaltatore) invia a un'altra parte (come un fornitore all'ingrosso o un subappaltatore) se subiscono perdite a causa di azioni o errori della seconda parte.

Tuttavia, per emettere addebiti arretrati, le due parti dovrebbero disporre di un contratto giuridicamente vincolante che specifichi quali situazioni comportano addebiti arretrati.

Nel loro libro intitolato Construction Accounting Deskbook , gli autori Louis P. Miramontes e Huge L. Rice definiscono gli addebiti arretrati nel contesto della costruzione come:

“Fatturazioni per lavori eseguiti o costi sostenuti da una parte che, in conformità con l'accordo, avrebbero dovuto essere eseguiti o sostenuti dalla parte a cui sono stati fatturati. I proprietari fatturano gli addebiti agli appaltatori generali e gli appaltatori generali fatturano gli addebiti ai subappaltatori.

Sebbene siano tipici del settore edile, gli addebiti arretrati sono comuni anche nei settori della vendita al dettaglio, della produzione e della finanza.

Ad esempio, un'azienda che assume uno sviluppatore di software può emettere addebiti arretrati se lo sviluppatore ritarda il progetto o se il software presenta difetti.

Una società di carte di credito può emettere addebiti a un cliente se quest'ultimo non riesce a pagare le quote in tempo. Nel contesto delle carte di credito, potresti aver sentito anche il termine "storno di addebito".

Non ti biasimiamo se ti stai chiedendo se chargeback e addebiti arretrati sono sinonimi. La sezione seguente getta luce sull’argomento.

Riaddebiti e riaddebiti: qual è la differenza?

A differenza degli addebiti arretrati utilizzati in diversi settori, gli storni di addebito vengono generalmente utilizzati nel settore delle carte di credito. Secondo la Federal Trade Commission, il processo di chargeback mira a proteggere i consumatori da addebiti fraudolenti, indesiderati o errati sulle carte di credito.

Per comprendere meglio la differenza tra addebiti arretrati e storni di addebito, abbiamo contattato Francis Fabrizi, AATQB (Association of Accounting Technicians Qualified Bookkeeper) presso Keirstone Limited.

Secondo Fabrizi la distinzione tra i termini ruota intorno a chi emette le accuse e chi le risolve. Contrario agli addebiti arretrati, in cui la parte responsabile (un commerciante, un venditore, un cliente o un subappaltatore) effettua il pagamento direttamente alla parte che richiede il rimborso, i riaddebiti vengono solitamente liquidati dalle banche solo dopo una controversia risolta senza successo:

"Gli storni di addebito vengono generalmente utilizzati per risolvere le controversie tra commercianti e clienti quando il cliente ha già tentato di risolvere il problema direttamente con il commerciante e non ha avuto successo."

Fabrizi spiega come funzionano in genere i chargeback con un esempio. Supponiamo che un cliente acquisti un prodotto da un negozio con la sua carta di credito e scopra che il prodotto è difettoso. Chiedono quindi al negozio di rimborsare l'importo e il commerciante si rifiuta di farlo. Il cliente ora presenta un reclamo alla propria banca, che emette uno storno di addebito al cliente per rimborsare l'importo.

La banca successivamente recupera l'importo dal commerciante.

Allo stesso modo, un cliente può anche contestare addebiti errati o indesiderati emessi dall'emittente della sua carta di credito. In questo caso, la banca emittente (la banca che ha emesso la carta di credito) storna temporaneamente gli addebiti mentre indaga sulla questione.

Come funzionano gli addebiti arretrati?

Vediamo come funzionano nella pratica gli addebiti arretrati con un esempio tratto dal settore edile.

Un imprenditore edile (una parte) stipula un accordo con un subappaltatore (un'altra parte) per il cablaggio elettrico di un edificio.

Se il subappaltatore non riesce a terminare il lavoro entro il tempo concordato, ciò si tradurrà in un ritardo del progetto poiché le altre attività dipendono dal completamento dei lavori elettrici. Questi ritardi possono tradursi in costi aggiuntivi per l’appaltatore che potrebbe dover trattenere la manodopera per un periodo di tempo più lungo di quanto originariamente previsto.

In questa situazione, l'appaltatore può fatturare questi costi aggiuntivi di manodopera come riaddebiti al subappaltatore.

In generale, gli addebiti arretrati aiutano a:

• Ripartire equamente i costi,
• Promuovere la responsabilità,  
• Facilitare la risoluzione delle controversie e
• Migliorare la gestione dei progetti.

Ritenendo le parti responsabili delle loro azioni, gli addebiti arretrati promuovono la trasparenza e l’equità finanziaria.

Ora, potresti chiederti se gli addebiti arretrati siano un diritto legale. La sezione successiva si concentra sugli aspetti legali degli addebiti arretrati.

Gli addebiti arretrati sono un diritto legale?

Poiché non esistono leggi specifiche relative agli addebiti arretrati, questi sono generalmente regolati dal contratto tra due parti, come ad esempio:

• L'appaltatore e il subappaltatore,
• Il rivenditore e grossista,
• La società di carte di credito e i consumatori, o
• Il produttore e distributore.

I contratti redatti correttamente e concordati di comune accordo sono giuridicamente vincolanti. Ciò significa che se una parte viola i termini del contratto, l'altra parte ha il diritto legale di agire, ad esempio chiedendo arretrati o avviando procedimenti legali.

Tuttavia, nel settore edile, esistono alcune leggi, come il Prompt Pay Act, che influiscono indirettamente sugli addebiti arretrati. Il Prompt Pay Act garantisce che appaltatori e subappaltatori vengano pagati in tempo.

Molti stati (Colorado, Texas, New York, Illinois, Maryland e Carolina del Sud, solo per citarne alcuni) hanno adottato un modello di fondo fiduciario in cui il denaro che i proprietari pagano all'appaltatore è custodito in un trust. L'appaltatore può utilizzare il fondo fiduciario solo per pagare i subappaltatori per il lavoro svolto.

In altre parole, l'appaltatore non può trattenere i fondi fiduciari come riaddebiti per eventuali lavori carenti eseguiti dal subappaltatore in un altro contratto.

È importante notare che la maggior parte delle leggi statali degli Stati Uniti conferiscono agli appaltatori o ai subappaltatori il diritto di negare il pagamento quando un'altra parte non riesce a eseguire i compiti concordati. Ad esempio, se il subappaltatore non riesce a fornire i materiali giusti come concordato, causando difetti nell'edificio, l'appaltatore può riaddebitare i costi al subappaltatore.

Ora, ti starai chiedendo quanto una parte può richiedere come addebiti arretrati.

Secondo la National Law Review, la parte che chiede arretrati (nell'esempio sopra, l'appaltatore) può fatturare solo un importo pari a quanto speso per correggere il lavoro svolto in modo errato.

Qual è un esempio di addebito arretrato?

Alcuni dei motivi più comuni per richiedere il rimborso degli addebiti includono:

• Ritardi,
• Danni alla proprietà,
• Materiali o lavorazione difettosi e
• Mancato rispetto delle norme di sicurezza e salute sul luogo di lavoro.

Discuteremo esempi reali per ogni scenario per aiutarti a comprendere meglio come funzionano gli addebiti arretrati.

Esempio n. 1: addebiti per ritardi

Nella sezione precedente, hai visto come il mancato completamento del lavoro in tempo può comportare addebiti arretrati. Possono verificarsi addebiti arretrati anche se un fornitore consegna la merce in ritardo o un cliente non effettua puntualmente i pagamenti per i servizi o i beni acquistati.

Inoltre, le società di carte di credito possono anche imporre addebiti arretrati ogni volta che i titolari della carta non effettuano i pagamenti con carta di credito in tempo. Tali addebiti costituiscono la penalità per il mancato rispetto della data di scadenza del pagamento specificata nel contratto.

Gli addebiti arretrati possono essere utilizzati anche dai venditori all'ingrosso e al dettaglio quando un'altra parte ritarda i pagamenti. Ad esempio, XYZ è un venditore all'ingrosso di condimenti. John gestisce un negozio al dettaglio e acquista regolarmente condimenti da XYZ, pertanto il negozio all'ingrosso invia fatture a John su base mensile.

Tuttavia, a luglio, XYZ ha consegnato i condimenti a John come al solito, ma ha mancato la fatturazione di alcuni articoli. Di conseguenza, il proprietario di XYZ ha aggiunto queste voci come addebiti arretrati alla fattura inviata a John in agosto.

Esempio n. 2: addebiti arretrati per danni alla proprietà

Queste sono le spese sostenute da una parte a seguito di danni materiali causati da un'altra parte. Le spese vengono generalmente fatturate alla parte responsabile e vengono utilizzate per recuperare i costi di riparazione del danno.

Ad esempio, se un ospite dell'hotel causa danni a una camera d'albergo, come mobili rotti o proprietà vandalizzate, l'hotel può emettere addebiti per recuperare il costo delle riparazioni o della sostituzione degli articoli danneggiati.

Esempio n. 3: addebiti arretrati per manodopera inadeguata

Una delle cause più comuni degli addebiti arretrati è la scarsa manodopera.

Shea Connelly Development (SCD) ha assunto Revive come subappaltatore per due progetti di costruzione, uno a Park Place e l'altro a Glendale.

SCD ha affermato che il lavoro di Revive a Park Place non era all'altezza degli standard, quindi hanno licenziato Revive da quel progetto. SCD ha affermato di aver dovuto assumere un altro subappaltatore per correggere la scarsa qualità del lavoro di Revive nel progetto Park Place. Di conseguenza, avrebbero detratto l'importo speso per riparare il lavoro di Revive da qualsiasi pagamento dovuto a Revive.

Ecco un altro scenario dal settore immobiliare. Supponiamo che il proprietario di un immobile abbia assunto una società di gestione immobiliare per mantenere il proprio condominio. Il contratto tra queste due parti specifica determinate responsabilità e standard di qualità.

Dopo un'ispezione di routine del condominio, il proprietario scopre che ci sono problemi, come apparecchiature di sicurezza rotte e danni non riparati all'esterno dell'edificio.

Il proprietario contatta la società di gestione della proprietà per informarla dei problemi e chiede alla società di risolverli entro una certa data. Ma l’azienda non riesce a farlo nonostante i solleciti.

Il proprietario dell'immobile risolve i problemi assumendo un'altra società e calcola i costi per risolverli. Il proprietario fattura quindi queste spese alla società di gestione immobiliare come addebiti arretrati.

Esempio n. 4: addebiti arretrati per problemi di sicurezza

Supponiamo che un fornitore di prodotti alimentari stipuli un contratto con un'azienda di trasformazione alimentare per fornire determinati ingredienti alimentari della massima qualità.

Il fornitore consegna gli ingredienti e poiché si tratta del primo lotto di ingredienti, l'azienda di trasformazione alimentare effettua un approfondito controllo di qualità. L'azienda ritiene che alcuni ingredienti siano contaminati e ciò possa comportare rischi per la salute.

L'azienda di trasformazione alimentare riscuote addebiti per coprire i costi di conduzione dei controlli di qualità e di smaltimento dei prodotti contaminati.

Anche nel settore edile sono comuni gli addebiti arretrati per questioni di sicurezza.

Multiplex Construction Europe Ltd, un appaltatore con sede a Londra, ha assunto Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, un subappaltatore per lavori di calcestruzzo per un progetto di costruzione.

Multiplex ha anche assunto un altro subappaltatore, BRM Construction, per progettare l'impianto di perforazione a casseforme scorrevoli (attrezzatura da costruzione che versa e modella continuamente il calcestruzzo) utilizzato per i lavori di calcestruzzo eseguiti da Bathgate.

In un secondo momento, Multiplex ha risolto il contratto con Bathgate che era fallita e ha assunto un nuovo subappaltatore. Dopo aver ispezionato il lavoro svolto finora, il nuovo subappaltatore ha affermato che sia la piattaforma a casseforme scorrevoli che il lavoro in calcestruzzo erano difettosi e non sicuri.

Multiplex ha richiesto il costo della sostituzione di queste apparecchiature non sicure e dei lavori concreti come addebiti arretrati di oltre 12 milioni di sterline (circa 14,6 milioni di dollari) sia da BRM che da Bathgate.

Vantaggi degli addebiti arretrati

Gli addebiti retroattivi possono presentare molti vantaggi in determinate situazioni, in particolare nei rapporti edili e contrattuali in cui i problemi devono essere affrontati tempestivamente. Ecco alcuni dei vantaggi più comuni derivanti dall'utilizzo degli addebiti arretrati.

Vantaggio n. 1: gli addebiti arretrati potrebbero aiutare a recuperare i costi

Secondo Tom Zauli, vicepresidente senior e direttore generale di SOFTRAX, il vantaggio principale degli addebiti arretrati è che aiutano un'azienda a recuperare entrate che altrimenti potrebbero svanire:

“Il vantaggio principale del back charge è che il processo consente all’azienda di recuperare entrate che altrimenti andrebbero perse”.

Gli addebiti arretrati possono fornire un livello di protezione nel caso in cui un subappaltatore o un fornitore non rispetti i propri obblighi. Tali oneri rappresentano un modo per recuperare costi che possono ammontare a milioni nel caso di progetti complessi.

Per aumentare le possibilità di recuperare gli addebiti arretrati, assicurati di fatturare sempre alle altre parti in modo tempestivo e accurato.

Vantaggio n. 2: gli addebiti arretrati promuovono responsabilità e responsabilità

Gli addebiti arretrati possono contribuire a promuovere la responsabilità scoraggiando le violazioni contrattuali e scoraggiando il lavoro scadente. Ciò incoraggia tutte le parti coinvolte, siano essi fornitori, subappaltatori, emittenti di carte di credito o clienti, ad agire in modo responsabile per evitare addebiti arretrati.

Ad esempio, un produttore alimentare stipula un contratto con un rivenditore al dettaglio per fornire prodotti alimentari in tempo. Grazie all'inclusione della clausola sugli addebiti arretrati, il produttore sa che se non fornisce prodotti di buona qualità o non li consegna in tempo, verrà colpito da addebiti arretrati.

Di conseguenza, il produttore presta particolare attenzione per evitare ritardi o problemi di qualità.

Allo stesso modo, il rivenditore comprende la necessità di monitorare diligentemente la qualità dei prodotti e tenere traccia delle eventuali spese per far fronte a ritardi o prodotti difettosi. Questa vigilanza garantisce che possano legittimamente chiedere arretrati nel caso in cui l'altra parte non adempia ai propri obblighi.

Vantaggio n. 3: gli addebiti arretrati possono comportare una migliore gestione del progetto

Tracciando e documentando gli addebiti arretrati, i proprietari dei progetti e i contabili possono ottenere informazioni dettagliate sul totale dei crediti e dei debiti. Il conto clienti si riferisce al denaro che i clienti devono a un'azienda, mentre il conto fornitori è il denaro che un'azienda deve ai suoi fornitori o creditori.

I proprietari dei progetti possono anche notare le aree in cui i costi aumentano a causa di errori o omissioni da parte di fornitori o subappaltatori. Possono quindi affrontare queste aree per ottimizzare la gestione dei costi del progetto.

Vantaggio n. 4: gli addebiti arretrati possono aiutare a prevenire le controversie

Secondo Tom Zauli, gli addebiti arretrati possono svolgere un ruolo fondamentale nel prevenire le cause più comuni di controversie nel mondo degli affari:

• Lavoro di scarsa qualità,
• Abbandono del progetto,
• Attività fraudolente e
• Problemi relativi ai pagamenti.

Citando l'esempio del settore edile, Tom spiega che gli addebiti arretrati scoraggiano i subappaltatori dal fare altro che il lavoro migliore:

“Come deterrente, nel contratto del subappaltatore dovrebbe essere incluso un addebito arretrato, idealmente con il subappaltatore che riconosce il potenziale di addebiti arretrati. Ciò potrebbe accadere è che la clausola di addebito arretrato mantiene un subappaltatore in tempo nel rispettare una scadenza aggressiva, perché si rende conto che qualsiasi ritardo da parte sua comporterebbe un addebito arretrato.

Tom sottolinea inoltre l'importanza di una "comunicazione chiara e tempestiva" per risolvere la questione che ha reso necessari addebiti arretrati.

Oltre a ciò, dovremmo sottolineare l’importanza della documentazione come strumento per risolvere le controversie: entrambe le parti devono redigere chiaramente i termini contrattuali e documentare meticolosamente qualsiasi lavoro carente.

Ad esempio, se una parte riesce a documentare accuratamente il lavoro carente della parte responsabile, può giustificare i motivi per imporre tali addebiti.

Se esiste una controversia legale relativa agli addebiti arretrati, una documentazione accurata e completa può aiutare entrambe le parti a dimostrare le proprie affermazioni.

Vantaggio n. 5: gli addebiti arretrati aiutano a risolvere i problemi di qualità

Come abbiamo visto in precedenza, gli addebiti arretrati possono fungere da deterrente per un lavoro di scarsa qualità.

Tali addebiti forniscono inoltre un meccanismo per affrontare e correggere problemi di qualità o carenze in:

• lavorazione,
• Materiali, o
• Rispetto dei requisiti contrattuali.

Ciò può aiutare a garantire che il progetto soddisfi la qualità e gli standard desiderati. Utilizzando gli addebiti arretrati come strumento per scoraggiare il lavoro di scarsa qualità, i project manager possono ridurre al minimo il costo della qualità (il costo totale che un'azienda sostiene per garantire la qualità dei suoi prodotti o servizi).

Svantaggi degli addebiti arretrati

Gli addebiti arretrati presentano numerosi inconvenienti che possono interessare entrambe le parti coinvolte nel contratto. Ecco alcuni degli svantaggi più comuni degli addebiti arretrati.

Svantaggio n. 1: gli addebiti arretrati possono portare a controversie

Come ricorderete dalla sezione precedente sui vantaggi, abbiamo evidenziato come gli addebiti arretrati possano aiutare nella risoluzione delle controversie. Potrebbe sembrare contraddittorio affermare che possono anche essere fonte di controversie.

Tuttavia, l’accuratezza di entrambe le affermazioni dipende da:

• La chiarezza dei termini contrattuali in merito ai riaddebiti,
• Quanto è approfondita la documentazione relativa agli addebiti arretrati e
• Il modo in cui vengono implementati gli addebiti arretrati.

Nel settore finanziario, le controversie relative agli addebiti (o storni di addebito) sulle carte di credito sono comuni, con un tasso di storno pari allo 0,60%. Ciò significa che 6 transazioni con carta di credito su 1.000 sono contestate.

Secondo Fabrizi, dato che gli addebiti arretrati possono portare a controversie legali e influenzare i rapporti commerciali, dovrebbero essere utilizzati solo come ultima risorsa dopo aver provato altri mezzi per risolvere o prevenire le controversie:

“È importante notare che gli addebiti arretrati possono creare un rapporto negativo e contraddittorio tra le parti, portando a sfiducia e risentimento. Possono inoltre essere oggetto di controversie e contestazioni legali, soprattutto se non sono supportate da prove o documentazione sufficienti, o se violano i termini del contratto o le leggi e i regolamenti applicabili”.

Come puoi vedere, una documentazione meticolosa è la chiave per prevenire tali controversie.

Svantaggio n. 2: gli addebiti arretrati possono essere difficili da recuperare

Esistono molti motivi per cui gli addebiti arretrati possono essere difficili da recuperare, ad esempio:

• Ritardo nella fatturazione per addebiti arretrati: quando gli addebiti arretrati non vengono inviati nel ciclo di fatturazione corrente, la parte ricevente potrebbe rimanere spiacevolmente sorpresa. Quest'ultimo, in questo caso, potrebbe non ricordare i motivi degli addebiti arretrati o non essere disposto a pagare tali addebiti.
• Documentazione insufficiente : la mancanza di documentazione (o documenti mal conservati) può rendere difficile per la parte che richiede gli addebiti arretrati dimostrare la propria richiesta. Ciò è particolarmente importante se il destinatario intenta una causa contestando gli addebiti arretrati. In genere, l'onere di dimostrare che l'altra parte deve le spese arretrate spetta al ricorrente (colui che richiede le spese arretrate da un'altra parte).
• Mancanza di comunicazione: se il destinatario degli addebiti arretrati viene a conoscenza degli addebiti solo quando riceve la fattura, la probabilità che possa pagare immediatamente l'importo è bassa.

Inoltre, poiché gli addebiti arretrati sono spesso contestati, il recupero può essere un processo complicato e spesso comportare lunghe battaglie legali.

Svantaggio n. 3: gli addebiti arretrati possono essere utilizzati in modo improprio

La possibilità di ricorrere ad addebiti arretrati in modo improprio è elevata soprattutto quando i termini contrattuali sono vaghi o mal redatti.

Una parte può abusare degli addebiti arretrati gonfiando i costi, sostenendo la scarsa qualità del lavoro senza prove o aggiungendo ulteriori addebiti che non facevano parte dell'accordo originale.

Ecco un altro modo di abusare degli addebiti arretrati. Alcuni appaltatori assumono gli stessi subappaltatori per più contratti. Questi appaltatori aggiungono clausole illegali al contratto secondo cui se il subappaltatore esegue un lavoro carente in un contratto, verranno applicati addebiti arretrati a tutti gli altri contratti.

Ciò significa che se il subappaltatore esegue un lavoro carente sul progetto corrente, l'appaltatore può riscuotere addebiti per tutti gli altri progetti che il subappaltatore svolge per l'appaltatore.

In alcuni casi, gli addebiti arretrati vengono utilizzati come forma di ritorsione. Se una parte è insoddisfatta delle prestazioni o delle azioni di un'altra parte, può ricorrere all'emissione di addebiti arretrati come misura punitiva, anche se le accuse non sono giustificate.

Svantaggio n. 4: gli addebiti arretrati possono essere un killer dei profitti

Se la parte che riceve gli addebiti arretrati si rifiuta di effettuare il pagamento, colui che emette tali addebiti potrebbe dover coprire tali costi.

Se, ad esempio, un fornitore si rifiuta di rimborsare le spese a un rivenditore per la ritardata consegna della merce, quest'ultimo dovrà sostenere tali costi.

Anche quando i fornitori o i subappaltatori accettano di pagare le spese arretrate, coloro che richiedono le spese arretrate perdono tempo e denaro nel perseguire il pagamento. I lunghi processi di risoluzione delle controversie possono comportare una tensione finanziaria per la parte che chiede arretrati, influenzando le tempistiche e i budget del progetto.

Possiamo guardare i dati di uno studio di Arcadis per farci un'idea dei costi e delle tempistiche.

Lo studio ha rilevato che, sebbene il valore delle controversie nel settore edile abbia raggiunto una media di 54,26 milioni di dollari nel 2020, ci sono voluti 13,4 mesi per risolverle.

Suggerimenti su come avere successo con gli addebiti arretrati

Che tu sia un imprenditore, un project manager o un fornitore che desidera addebitare arretrati a un'altra parte, puoi massimizzare le possibilità di recupero con questi suggerimenti.

Suggerimento n. 1: redigere un contratto infallibile

La maggior parte delle controversie sugli addebiti arretrati derivano da contratti redatti in modo inadeguato o dalla mancata comprensione di ciò che il contratto comporta.

Quindi, il primo passo per recuperare gli addebiti arretrati è redigere un contratto infallibile che definisca chiaramente:

• Ambito di lavoro,
• Standard di qualità attesi,
• Cronologia e
• Termini di pagamento.

Ancora più importante, delineare le condizioni alle quali possono essere applicati addebiti arretrati (come materiali di bassa qualità o mancata pulizia del cantiere), il processo per emetterli e i costi associati.

Suggerimento n. 2: garantire una comunicazione continua

Mantenendo un flusso di comunicazione costante, puoi evitare incomprensioni e migliorare i rapporti con i tuoi fornitori/subappaltatori. La comunicazione continua può anche aumentare le possibilità di recuperare eventuali addebiti arretrati.

Pianificare riunioni periodiche di progetto con fornitori, subappaltatori o altre terze parti, a seconda dei casi, per esaminare i progressi, affrontare le preoccupazioni e discutere questioni che potrebbero potenzialmente portare ad addebiti arretrati.

Secondo Tom Zauli, una comunicazione aperta aiuterà anche a evitare spiacevoli sorprese in caso di invio di una fattura con addebiti arretrati.

“Un'azienda dovrebbe avere una comunicazione aperta e proattiva con il cliente/parte interessata durante tutte le fasi del processo di addebito arretrato, compreso il motivo per cui viene sostenuto l'addebito. La comunicazione aiuterà a definire le aspettative, a evitare che la questione si aggravi e a mantenere intatta la relazione con il cliente”.

Suggerimento n. 3: eseguire controlli di qualità regolari

Ispezioni periodiche di qualità possono aiutare a garantire che il lavoro venga eseguito secondo gli standard specificati.

Inoltre, se riscontri carenze, puoi creare rapporti formali sulle carenze e condividerli con la parte responsabile. Se la parte responsabile non risolve le carenze entro il termine specificato, è possibile utilizzare i rapporti come base per le richieste di addebito arretrato.

Suggerimento n. 4: documenta tutto

Mantieni registrazioni meticolose di tutte le attività relative al progetto, come l'avanzamento del lavoro, gli ordini di modifica e i risultati del tuo controllo di qualità.

Scatta fotografie per documentare lo stato del lavoro nelle varie fasi, soprattutto se ci sono dubbi sulla qualità del lavoro o sulla conformità.

Questa documentazione è importante per supportare eventuali addebiti arretrati.

Soprattutto, non dimenticare di documentare le comunicazioni avute con i tuoi subappaltatori o fornitori, compresi gli accordi verbali che potrebbero non essere richiamati accuratamente in seguito.

Suggerimento n. 5: adottare un approccio graduale per richiedere gli addebiti arretrati

Sebbene non esistano leggi specifiche che regolano gli addebiti arretrati, è importante sapere quali passaggi seguire quando si richiedono gli addebiti arretrati. Ciò può aumentare le tue possibilità di recupero in caso di controversia.

Nel settore edile, la National Law Review raccomanda che chi richiede il rimborso degli addebiti debba prima fornire un avviso scritto di lavoro carente al venditore o al subappaltatore. L'avviso dovrebbe descrivere tutte le questioni relative ai servizi o ai materiali in grande dettaglio.

Questo processo può funzionare anche in altri settori e contesti.

Se il contratto definisce un periodo di tempo entro il quale la parte responsabile può correggere tali carenze, assicurati di fornirle l'opportunità di farlo.

Se la parte responsabile non agisce nonostante il tuo avviso, assicurati di informarla per iscritto sulle misure correttive che prenderai per risolvere il lavoro carente.

Fornendo alla parte responsabile l'opportunità di essere presente quando si esegue il lavoro di rettifica, assicurarsi di documentare il processo di riparazione. Ad esempio, puoi scattare foto o video dei lavori di riparazione eseguiti.

Una volta completata la rettifica, fornire tutte le fatture pertinenti, le stime dei costi e gli altri documenti alla parte responsabile.

Suggerimento n. 6: monitorare e fatturare tempestivamente gli addebiti arretrati

La mancata fatturazione tempestiva degli addebiti arretrati può far sì che la parte responsabile dimentichi le quote in sospeso. Tom Zauli sottolinea l'importanza di una fatturazione tempestiva e accurata per massimizzare le possibilità di recupero degli addebiti arretrati:

"Incoraggio tutte le aziende ad assicurarsi che tutta la fatturazione venga eseguita correttamente e in tempo, disponendo di automazione e controlli adeguati nel processo di fatturazione."

Un modo per garantire che le fatture siano accurate e tempestive è utilizzare strumenti di monitoraggio del tempo e di fatturazione, come Clockify.

Clockify ti consente di creare progetti per ciascun contratto o subappalto a cui potrebbero essere applicati addebiti arretrati. Ciò aiuta a tenere traccia con precisione del tempo e delle spese.

Puoi aggiungere voci di orario (sia per lavoro fatturabile che non fatturabile) ogni volta che esegui un lavoro relativo a un progetto o attività specifica in Clockify. Le voci di tempo possono includere ore trascorse a risolvere carenze, rilavorazioni o qualsiasi altra attività correlata ad addebiti arretrati.

Oltre a tenere traccia del tempo, con Clockify puoi anche registrare le spese per ogni progetto su cui lavori. Per ciascuna spesa è possibile includere note dettagliate che descrivono il lavoro svolto, il motivo dell'addebito arretrato e qualsiasi informazione di supporto pertinente, come le ricevute. Le spese possono includere costi dei materiali, costi del subappaltatore o qualsiasi altra spesa direttamente collegata al problema degli addebiti arretrati.

Questa documentazione è fondamentale per comprovare gli addebiti arretrati.

Successivamente potrai presentare tutte le spese in una fattura.

Inoltre, puoi generare report personalizzati relativi a ciascun progetto o subappalto. Questi report possono fungere da registro completo del tempo e delle spese sostenute, rendendo più semplice presentare un caso chiaro per gli addebiti arretrati.

Conclusione: la documentazione e il monitoraggio dei costi sono le chiavi per il successo del riaddebito

Gli addebiti arretrati possono essere un ottimo modo per le aziende di tenere traccia delle proprie finanze e assicurarsi che tutti siano ritenuti responsabili. Puoi utilizzare gli addebiti arretrati per prevenire o risolvere controversie e migliorare la gestione del progetto.

Tuttavia, l’avvertenza è che dovrebbero essere utilizzati in modo responsabile, tenendo presente gli obblighi contrattuali e le leggi applicabili.

In definitiva, l’efficacia degli addebiti arretrati dipende dalla stesura di contratti chiari, da una documentazione meticolosa e dal monitoraggio dei costi.

Seguendo i suggerimenti che abbiamo elencato sopra, puoi migliorare il tuo successo con gli addebiti arretrati.

Tuttavia, ti invitiamo a chiedere consulenza legale prima di implementare gli addebiti arretrati nella tua strategia aziendale.

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