5 migliori strumenti software per evitare il disordine dei documenti del progetto di costruzione

La gestione dei documenti di progetto di costruzione può essere un onere amministrativo se non si utilizzano gli strumenti giusti.

Appaltatori e imprese di costruzione, un avvertimento: se pensi che ottenere licenze e far approvare contratti e progetti sia la fine delle tue responsabilità quando si tratta di documentazione, ripensaci.

Avere i documenti di progetto in disordine corrode la tua efficienza operativa, in modo poco appariscente. E questo è un male per i tuoi affari.

Secondo un rapporto di PlanGrid e del gruppo di consulenza FMI, nel 2018 si prevedeva che il settore edile avrebbe perso circa 177 miliardi di dollari in costi di manodopera a causa del tempo speso in attività come la ricerca dei dati del progetto (disegni rivisti, fogli di taglio dei materiali e altre informazioni) .

Per l'impresa edile di medie dimensioni, le perdite sono state stimate in oltre $ 2 miliardi all'anno.

Fortunatamente, esistono soluzioni software per la gestione delle costruzioni che offrono funzionalità specializzate per aiutare la tua azienda a migliorare i processi di gestione dei documenti. Abbiamo messo insieme questo rapporto di cinque strumenti di gestione della costruzione che sono valutati molto bene dagli utenti di Capterra.

Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo del software per gestire i documenti del progetto di costruzione:

• Migliora la tracciabilità: organizza i documenti pertinenti in una posizione centrale per renderli facilmente ricercabili.
• Migliorare la precisione della documentazione: ridurre al minimo gli errori derivanti dall'immissione manuale dei dati.
• Evita problemi di conformità: mantieni un archivio aggiornato e ricercabile di accordi contrattuali, licenze e certificazioni.
• Migliora la collaborazione tra i team: consenti ai team di documentare e condividere le informazioni relative ai progetti più rapidamente.

Per essere selezionati per questo rapporto, gli strumenti dovevano avere valutazioni complessive superiori alla media (almeno 4,5 su 5) e offrire funzionalità di gestione dei documenti pertinenti.

Leggi di più sulla nostra metodologia di selezione qui.

5 migliori strumenti software per la gestione dei documenti di progetto di costruzione (presentati in ordine alfabetico)

1. Cedente

Valutazione di facilità d'uso: 5.0/5 Valutazione del servizio clienti: 5.0/5 Valutazione complessiva: 5.0/5

Assignar offre funzionalità di gestione dei documenti che aiutano le aziende a archiviare e tenere traccia delle informazioni relative alla conformità, come certificazioni e licenze, in un'unica posizione. Lo strumento invia avvisi automatici sulle certificazioni di conformità che stanno per scadere o sono già scadute.

Quando potresti averne bisogno: il costo del mancato rispetto degli standard OSHA può costarti almeno $ 5.000 per violazione e l'OSHA non è l'unico ente normativo a cui le imprese edili devono conformarsi. In un settore caratterizzato da frequenti modifiche normative, tenere il passo con i requisiti di conformità in evoluzione è una sfida fondamentale.

Assignar può aiutarti a mantenere un archivio centralizzato di informazioni come licenze, esperienza e certificazioni di dipendenti/subappaltatori. Lo strumento ti avvisa anche della scadenza della certificazione per garantire che la tua forza lavoro sia conforme alle leggi sul lavoro e agli standard di sicurezza.

Monitoraggio della conformità in Assignar ( Fonte )

2. CoCostrutto

Valutazione di facilità d'uso: 4,5/5 Valutazione del servizio clienti: 5.0/5 Valutazione complessiva: 4,5/5

CoConstruct è progettato per aiutarti a creare, tenere traccia e organizzare i documenti necessari per gestire le finanze del progetto. Questi includono non solo i documenti finanziari ovvi, come il budget del progetto e le fatture, ma anche le schede attività, che hanno esteso l'uso nei processi finanziari.

Quando potresti averne bisogno: man mano che la tua attività di costruzione cresce, alla fine avrai bisogno di uno strumento di contabilità specifico del settore per centralizzare e ottimizzare i processi e i documenti finanziari del tuo progetto. Tuttavia, a questo punto, le esigenze contabili della tua azienda potrebbero essere abbastanza semplici da poter essere soddisfatte da uno strumento che offre modelli per creare, gestire e monitorare rapidamente documenti finanziari, come CoConstruct.

Il modello di monitoraggio del budget dello strumento aiuta gli utenti a tenere traccia e confrontare le stime iniziali con i costi effettivi del progetto. Allo stesso modo, il suo modello di scheda attività consente agli utenti di registrare il tempo che i dipendenti dedicano alle attività, il che alla fine li aiuta a generare report sulle ore fatturabili da inviare ai clienti.

Monitoraggio del tempo speso nei progetti in CoConstruct ( Fonte )

3. Dashpivot

Valutazione di facilità d'uso: 5.0/5 Valutazione del servizio clienti: 4,5/5 Valutazione complessiva: 5.0/5

Dashpivot è uno strumento di gestione dei progetti di costruzione che offre funzionalità per l'acquisizione e l'organizzazione dei dati del cantiere. I suoi moduli digitali supportano il caricamento di file di foto e video in modo che le squadre in loco possano raccogliere, caricare e mantenere i dati relativi al progetto in una posizione centrale.

Quando potresti averne bisogno: la gestione manuale dei dati del cantiere non solo richiede tempo, ma ti rende anche più suscettibile agli errori di raccolta dei dati.

Ad esempio, gli operatori sul campo che documentano gli ordini di modifica potrebbero non menzionare l'esatta o completa serie di modifiche richieste dai clienti. Secondo un sondaggio condotto da TrackVia, che ha intervistato più di 500 professionisti dell'edilizia e dell'ingegneria, il 65% dei manager ritiene che i processi manuali causino modifiche e ordini di lavoro che almeno in parte non vengono rispettati.

Per acquisire i dati del cantiere in modo più accurato, puoi sfruttare uno strumento come Dashpivot, che ti consente di creare moduli/sondaggi digitali che fungono da modelli standardizzati per la tua forza lavoro. Ad esempio, puoi creare un modello di "ordine di modifica" per assicurarti che il tuo personale sul campo non tralasci alcuna informazione necessaria durante la registrazione degli ordini di modifica.

Creazione di un modulo digitale con Dashpivot ( Source )

4. Stima Rocket

Valutazione di facilità d'uso: 4,5/5 Valutazione del servizio clienti: 5.0/5 Valutazione complessiva: 5.0/5

Estimate Rocket aiuta gli appaltatori a creare documenti importanti per la gestione dei progetti, come stime dei costi del progetto e proposte di offerta. Lo strumento offre modelli integrati che aiutano gli appaltatori a progettare documenti dall'aspetto professionale e a ridurre gli errori durante il calcolo dei costi.

Quando potresti averne bisogno: indipendentemente dal tipo di appaltatore, dovrai inevitabilmente creare e gestire documenti come proposte di offerta e preventivi di costruzione. Un rapporto di stima dei costi creato frettolosamente può presentare errori di calcolo, duplicazione o omissione di dati e altri errori di stima che potrebbero farti perdere un contratto.

Estimate Rocket offre modelli che possono aiutarti a calcolare le stime dei costi evitando errori di immissione dei dati. È possibile aggiungere la quantità di materiale e le dimensioni richieste e i costi di manodopera e materiali vengono calcolati automaticamente.

Creazione di un rapporto di stima dei costi con Estimate Rocket ( Fonte )

5. JobNimbus

Valutazione di facilità d'uso: 4,5/5 Valutazione del servizio clienti: 4,5/5 Valutazione complessiva: 4,5/5

JobNimbus è una soluzione di gestione della costruzione che consente agli appaltatori di creare una libreria centralizzata di tutti i documenti relativi al progetto (inclusi contratti legali e obbligazioni). Ulteriori funzionalità di gestione dei documenti includono la condivisione di file e la firma elettronica.

Quando potrebbe essere necessario: creare e mantenere registri aggiornati degli accordi contrattuali è un compito fondamentale per ogni impresa edile.

È qui che uno strumento come JobNimbus può aiutare. Con questo strumento, puoi creare un repository centrale per tenere traccia di tutti i documenti condivisi e ricevuti da un particolare cliente, subappaltatore o fornitore.

Puoi anche prendere le firme elettroniche dalle parti interessate per approvare i contratti, rendendo il processo di gestione dei contratti più veloce e a prova di assoluta.

Monitoraggio dello stato dei documenti contrattuali in JobNimbus ( Fonte )

Conclusione e prossimi passi

Sebbene i cinque strumenti sopra menzionati siano molto apprezzati dagli utenti su Capterra, potrebbero non soddisfare necessariamente tutte le tue esigenze aziendali.

Per scoprire altre soluzioni, visita la nostra pagina della categoria del software di gestione delle costruzioni. Qui puoi applicare filtri personalizzati per selezionare i prodotti in base a parametri come il numero di utenti supportati, i modelli di prezzo e le opzioni di distribuzione.

Metodologia

Per essere selezionati, i prodotti dovevano soddisfare i seguenti criteri:

• I prodotti dovevano offrire le seguenti capacità di gestione dei documenti:
  • Archiviazione e archiviazione dei documenti su cloud in una posizione centrale
  • Acquisizione di documenti con la possibilità di scansionare e caricare documenti
  • Ricerca full-text in modo che gli utenti possano cercare e recuperare documenti
• I prodotti richiedevano un minimo di 20 recensioni degli utenti su Capterra (pubblicate negli ultimi due anni).
• I prodotti dovevano avere un'alta valutazione di "probabilità di consigliare" (una valutazione media consigliata di almeno 9 su 10 su Capterra).