Automazione dei processi: il settore dell'istruzione rimodellato attraverso Laravel
Pubblicato: 2020-08-25I processi svolgono un ruolo importante nella definizione della qualità del lavoro in qualsiasi organizzazione. Processi progettati in modo intelligente e realizzati in modo intelligente rendono l'efficienza e la produttività. La tecnologia, tuttavia, ha soddisfatto questo criterio in modo abbastanza soddisfacente e non solo semplifica la vita, ma offre anche tempo sufficiente per attività produttive.
Mentre l'automazione dei processi ha creato scalpore, il desiderio di raggiungere la massima produttività con le risorse disponibili è il sogno di ogni leader di un'organizzazione. Con gli istituti di istruzione che stanno diventando un marchio, i loro sforzi per fornire qualità sia agli studenti che al personale, spingendoli a utilizzare i progressi tecnologici sono stimolanti.
Questo non solo assicura la loro immagine di organizzazione di prim'ordine, ma costruisce anche il futuro di coloro che sono associati.
Automatizzare un istituto di istruzione: i robot sono necessari?Con l'evoluzione dell'automazione e la sua crescente domanda di mercato, l'idea che sia possibile solo tramite la robotica o integrazioni costose è stata chiaramente sfatata. Sono ora disponibili modelli software robusti che facilitano l'automazione dei processi quotidiani per alleggerire il carico di lavoro manuale a costi accessibili. Risultati migliori, errori ridotti, maggiore efficienza, livelli di soddisfazione più elevati e costi di produzione ridotti sono solo alcuni dei vantaggi che l'automazione dei processi ha da offrire al sistema educativo.
Quindi i robot non sono chiaramente l'unico modo. Le industrie di tutti i domini sono migrate a flussi di lavoro automatizzati, accelerando notevolmente le loro prestazioni.
Il livello di sofisticazione dell'automazione può, tuttavia, variare a seconda della scala dell'attività da automatizzare e dell'investimento che un'università o un college sta cercando di fare. Potrebbe essere un semplice flusso automatizzato destinato a velocizzare un processo con informazioni registrate digitalmente, oppure potrebbe essere un'automazione robotica totale, gestita end-to-end da un software supportato da regole e programmi decisionali intelligenti. Con diversi livelli di complessità e competenza necessari per l'integrazione, entrambi contribuiscono a migliorare le operazioni.
Il settore dell'istruzione: necessità, valutazione e motivazione per automatizzare
Nonostante la ricerca invada ogni giorno nuovi confini, le inefficienze amministrative limitano ancora le istituzioni educative e le università. Abbracciare gli aspetti della digitalizzazione è ancora "in corso". Processi banali come documentazione, approvazioni, registrazioni, pagamenti di commissioni, pianificazione, acquisti e supporto IT, anche se digitalizzati, mantengono comunque le risorse prenotate.
Proviamo a capire cosa potrebbe motivare il dirigente di un istituto di istruzione o un VC a optare per l'automazione? L'obiettivo principale è di solito lo snellimento dei processi legacy per creare un ambiente ricco e opportuno per l'apprendimento avanzato. Dipartimenti, personale e studenti dotati di software automatizzato creano un'immagine iconica dell'organizzazione offrendo un'esperienza salutare per gli studenti.
Identificare i colli di bottiglia: cosa automatizzare?L'automazione del flusso di lavoro o dei processi sembra un percorso redditizio, ma rappresenta una sfida per le organizzazioni standardizzare le proprie procedure legacy. Il settore dell'istruzione, per esempio, è qui da secoli, evolvendosi con i tempi e ospitando un'entità di tali processi ereditari.
Le organizzazioni devono scegliere flussi di lavoro che qualifichino determinati criteri per l'automazione nel settore dell'istruzione. Come i flussi di lavoro:
- Necessità di lunga documentazione e scartoffie
- Coinvolgere canali di comunicazione estesi per approvazioni e autorizzazioni
- Con compiti ripetitivi
- Coinvolgere troppe persone
- Usato più frequentemente
- Richiede aggiornamenti regolari
- Con una pletora di campi di dati che richiedono riservatezza e sicurezza dei dati
Tutti questi processi necessitano di una riscoperta, con una visione verso un flusso migliore e il coinvolgimento del personale selezionato per renderli semplici e veloci. Ma è necessario diagnosticare quali sono questi colli di bottiglia critici che tendono a ostacolare qualsiasi processo.
Lunghe file di studenti in attesa di essere intrattenuti semplicemente per l'acquisto/l'invio di moduli/tasse di ammissione non rappresentano altro che un sistema di handicap. Comprendere con precisione le fasi di limitazione della velocità è importante per creare spazio affinché la nuova tecnologia possa sanare e colmare le lacune.
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Framework pronti per l'integrazione: Laravel come soluzione
La creazione di funzioni convenienti e adattabili è un'attività che richiede molta esplorazione e competenza nelle opzioni software disponibili. Con un piatto di stack tecnologici disponibili, sfruttare quelli che offrono i massimi vantaggi e le complicazioni minime diventa la scelta unanime degli sviluppatori.
L'aspetto modulare dello sviluppo di applicazioni Laravel consente agli sviluppatori di creare applicazioni complesse e reattive necessarie nei college o nelle università. Non solo, la sua interfaccia a riga di comando (CLI) Artisan può aiutare a svolgere queste attività complesse in pochi minuti. Gli sviluppatori sono in grado di creare varie strutture di database per l'archiviazione dei dati e migrare i dati esistenti avanti e indietro senza interruzioni attraverso Laravel. Ciò comporta inoltre la progettazione di nuove attività con un processo di sviluppo sempre più semplificato.
Ogni sviluppo compiuto oggi deve essere in grado di aggiornarsi con tendenze mutevoli e progressi nel campo dell'istruzione. Laravel facilita un'applicazione a prova di futuro con la capacità di aggiornare e aggiornare frequentemente. Tutti i dati della tua università o istituto possono essere operativi su queste applicazioni in pochissimo tempo. Un'altra caratteristica che attrae gli sviluppatori verso questo framework mentre si soffermano sull'automazione dei processi è che consente l'instradamento dei dati secondo comodità e i moduli facilitano le integrazioni di terze parti per funzionalità aggiuntive.
Inoltre, l'esperienza dell'utente è migliorata grazie alla sua capacità di integrare diversi servizi di posta elettronica. La sua API pulita e semplice e i driver disponibili per tutti i fornitori di servizi di posta elettronica aiutano a inserire SMS e servizi di posta elettronica per il personale e gli studenti consentendo una migliore connettività all'interno del campus.
Allevia i punti deboli: designa i flussi di processo
Il primo passo per una transizione senza problemi da un processo manuale a un processo automatizzato è definire il flusso, in modo complesso e preciso. Un diagramma di flusso dettagliato del processo aiuterà lo sviluppatore a inserirli nel framework e fornirti una versione automatizzata del flusso. I punti deboli sono solitamente comuni per i processi che sembrano accadere ogni giorno.
Una volta stabilito un diagramma di flusso per questi passaggi, sarai in grado di individuare le aree in cui si verificano i ritardi. Aiuta anche a liberare il traffico attraverso questi passaggi di limitazione della velocità e aiuta lo sviluppatore a decidere quale modello utilizzare durante l'automazione.
Lascia che ti aiuti a capire che aspetto ha un flusso di processo designato o specifico. Ho messo un po' di comprensione dietro ciò che renderebbe la vita facile a un istituto/college/direttore universitario, studenti, personale e, per non dire altro, lo sviluppatore e ho identificato otto aree/dipartimenti che sicuramente dovevano essere automatizzati.
Uno sforzo per costruire un flusso per questi chiarirà cosa intendevo per designare le fasi del processo.
Ammissioni e iscrizioni ai corsi
Sappiamo tutti bene come le ammissioni e le iscrizioni a un corso comportino una serie di passaggi. Le lunghe fotocopie, le verifiche, i moduli lunghi, i pagamenti e altro ancora disegnano un'immagine tipica di lunghe code fuori dalle finestre di amministrazione. Poiché questa procedura è simile in tutte le aree geografiche, è la soluzione migliore per l'automazione.
E se gli studenti potessero essere ammessi da qualsiasi luogo e l'istituto potesse semplicemente verificarlo ed elaborarlo con un clic alla fine? Non solo, i documenti e i moduli finiscono al sicuro all'interno dei database.
Bene, un mondo in cui gli sforzi vanno a semplificare la vita di tutti i giorni, framework come Laravel e la loro capacità pronta all'uso pronta all'uso offre spazio.
Presenze e buste paga – Amministrazione e finanza
Il settore dell'istruzione è quello in cui la frequenza e il pagamento degli stipendi avvengono su scala più ampia. Con docenti, amministrazione, studenti e personale vario, il numero e la varietà richiedono entrambi automazione nel settore dell'istruzione sotto ogni aspetto.
Il collegamento di presenze, permessi e orari di lavoro a un software automatizzato per le buste paga ha salvato i conti e il personale finanziario dal lavoro molto ripetitivo. Rispetto a dove i file restano in attesa di sdoganamento per giorni insieme, ritardando gli stipendi e i pagamenti dei contratti, un libro paga automatizzato è una soluzione tanto necessaria nei college quanto qualsiasi altra soluzione software.
Programmazione
Un sistema automatizzato per tutte le dotazioni infrastrutturali di qualsiasi istituto può far risparmiare molto tempo che va alla progettazione e allocazione delle stesse per le varie attività. Un'organizzazione in cui la facoltà, i direttori, gli studenti e il personale possono prenotare da soli programmi e seminari, consentirà loro la flessibilità di pianificare i propri programmi di studio per tempo.
Documentazione
Una documentazione lunga e complicata e quindi la loro conservazione in modo sicuro conserva ancora le risorse in molte università vintage coinvolte nelle attività di smistamento e recupero. Sebbene molta pressione sia stata alleggerita attraverso la digitalizzazione, automatizzare la documentazione e quindi salvarla direttamente all'interno di database collegati a un ID membro ha decisamente migliorato il sistema di grandi dimensioni. L'ordinamento e il recupero ora sono solo un accesso e un clic di distanza..
Viaggio e acquisto
La creazione di richieste e applicazioni di viaggio e acquisto richiede account e risorse di amministrazione completamente separati per facilitare. Il file viaggia dai capi dipartimento all'amministratore agli account, mantenendo l'incertezza e le distrazioni in generale.
Gli sviluppatori hanno utilizzato le applicazioni dei framework disponibili e sono stati in grado di automatizzare tutto ciò per approvazioni/risposte facili e tempestive. Il miglioramento della produttività insieme all'eliminazione dei registri arretrati ha consentito una migliore pianificazione ed esecuzione per questi scopi
Il reparto IT e il suo ruolo
La raccolta di ticket per richieste e reclami IT non è più un processo frustrante. Gli strumenti hanno reso possibile l'automazione attraverso un help desk automatizzato. Di conseguenza, la maggior parte dei processi all'interno dei college è stata semplificata con più tempo per risolvere problemi complicati, gestire i database e ampliare il campus.
Flusso di lavoro di comunicazione
La comunicazione è la chiave che sblocca le opportunità. Per coloro che desiderano unirsi a studi di interesse e creare combinazioni di vari corsi, molto nella loro mente che necessita di una spiegazione soddisfacente. Immagina che saltino su un sito web di college/istituto e viola! Vengono accolti con un chatbot programmato pronto a chiarire tutti i dubbi.
Ora questo è ciò che colpirà la mente, che con tale prontezza disponibile sul sito Web, ci deve essere molto da offrire nel campus. Gli sviluppatori hanno sfruttato Laravel per facilitare le comunicazioni sulla pagina web del college o dell'università.
L'HRMS
Un altro strumento fondamentale per una facile gestione all'interno di qualsiasi college o università dotata di uno scambio di informazioni interno è un HRMS (Human Resource Management System). Un sistema di gestione automatizzato dotato di funzionalità per consentire diversi canali di comunicazione e coordinamento all'interno di diversi reparti potrebbe mantenere tutti collegati più facilmente.
Framework come Laravel offrono tali attributi per una facile installazione e comunicazione. La gestione del personale e degli studenti è resa molto efficiente attraverso tali integrazioni.
Possibili modelli di business – Potenzia la tua task force
Potrebbero esserci diverse possibilità per un'università o un college di andare avanti con l'automazione dei processi.
Uno in cui l'università è già digitalizzata con dati e informazioni salvati in file e cartelle separati su server locali. Dovranno principalmente integrare l'automazione nei processi con la migrazione di tutti i dati esistenti su nuovi database e le nuove voci dirette a questi database appena creati.
Un'opzione potrebbe anche essere quella di automatizzare un processo alla volta. Mentre lasci il tempo al personale, alla direzione e agli studenti per attrezzarsi, puoi anche valutare quali problemi stanno affrontando il modo in cui hai designato un flusso di processo. I processi in questo modo possono essere raffinati.
L'automazione dei flussi di processo potrebbe invitare nuovo traffico all'istituto. L'istituto potrebbe voler prepararsi ed essere pronto con disposizioni infrastrutturali, sia nel campus che online. La crescita con l'automazione nel settore dell'istruzione sarà generale. Coinvolgere il personale verso attività più nuove e più produttive come l'aumento della larghezza di banda su tutti i parametri potrebbe diventare un'attività regolare per il college o l'università.
Dovrebbe essere messo in atto un piano simultaneo per dotare e riqualificare tutto il personale e gli studenti con i nuovi processi automatizzati.
Per le nuove e future università, l'automazione deve essere integrata fin dall'inizio. Dovrebbe essere presente un solido team di sviluppo o un partner e l'istituto dovrebbe essere pronto con i flussi di processo per loro.
Sia il sito web che i server devono essere attrezzati per gestire ammissioni automatizzate, registrazioni, domande, richieste e possono anche tenere corsi online se l'università desidera avere la formazione a distanza come disposizione.
Per quegli istituti di istruzione, università e college in cui molto è ancora sulla carta e di persona, passare dalla carta al portale dovrà iniziare con la digitalizzazione di documenti e dati precedenti. Le versioni automatizzate verranno eseguite in parallelo. Tutto può essere posizionato su nuovi server e inserito nei database.
Qualunque sia la zona o il livello in cui si inserisce un istituto di istruzione, un buon team di sviluppo con esperienza e abilità nelle ultime tecnologie potrebbe renderti automatizzato e funzionante in pochissimo tempo. Framework completi come Laravel sono un pacchetto completo e aiutano a raggiungere tali obiettivi con comodità e capacità.
Scegli il giusto fornitore di tecnologiaL'obiettivo principale di qualsiasi organizzazione educativa è e sarà sempre quello di fornire il meglio dell'istruzione e delle opportunità ai propri studenti. Se questo settore non riesce ad adottare e integrare i progressi tecnologici nelle sue operazioni principali, insegnare tutto questo a livello accademico sembra inutile.
Diventa responsabilità del capo dell'università o dell'istituto coinvolgere un team efficiente e dedicato solo per tali sviluppi. Le capacità del partner di sviluppo dovrebbero chiaramente essere in linea con la visione e allinearsi con i parametri di progresso dell'istituto.
I team di sviluppo coinvolti nella creazione di soluzioni online per varie organizzazioni e aziende di solito si concentrano solo sulla creazione di semplici portali basati sul Web. Ma un team supportato da sviluppatori con forti capacità tecniche sarà in grado di darti più di quello che chiedi. Scegli un team dinamico ed entusiasta che sfidi i sistemi tradizionali e opta per framework e strumenti che si evolvono ogni giorno, come Laravel.
Conclusione : un approccio futuristico
Gli istituti di istruzione creano la futura forza lavoro. L'adozione di nuove promettenti tecnologie li rende modelli di riferimento, definendo una tendenza in anticipo. I processi automatizzati offrono potenza e portata con più larghezza di banda per aggiungere valore alle tue organizzazioni, presentandosi come un marchio migliore che il mondo può sperimentare. In qualità di proprietario o capo di un istituto, perché dovresti scendere a compromessi sui risultati e sul valore aggiunto quando puoi ottenere vantaggi con processi automatizzati.