3 Automazioni di promemoria SMS di Google Calendar facili con TextMagic e Zapier

La gestione degli orari è diventata semplice grazie ai calendari digitali. Il 70% degli adulti, infatti, si affida a un calendario digitale per organizzare la propria vita personale e professionale. Chiunque abbia un account Gmail può configurare il proprio Google Calendar in pochi minuti.

Sempre più aziende utilizzano Google Workspace per organizzare riunioni a distanza. Oggi esamineremo alcune semplici automazioni Zapier che ti permetteranno di inviare notifiche di testo e promemoria di Google Calendar direttamente sul tuo telefono.

Queste semplici automazioni SMS di Google Calendar ti aiuteranno a:

• Invia promemoria SMS di Google Calendar direttamente al tuo numero per i nuovi appuntamenti;
• Ricevi avvisi di testo quando un evento cambia o viene annullato;
• Ricevi notifiche SMS ogni volta che qualcuno prenota i tuoi slot di Google Calendar aperti;

Per iniziare: collega Google Calendar e TextMagic tramite Zapier

Per inviare notifiche SMS automatiche di Google Calendar, dovrai accedere al tuo account TextMagic e registrarti per un account Zapier gratuito.

Collega Google Calendar a Zapier : vai alla dashboard di Zapier -> Le mie app, fai clic su Aggiungi connessione e scegli Google Calendar. Segui i passaggi di autenticazione di Google per completare il processo.

Collega il tuo account TextMagic a Zapier – Dalla dashboard "Le mie app" , crea una nuova connessione e seleziona TextMagic dall'elenco. Per autenticare TextMagic, devi semplicemente fornire il tuo nome utente e la chiave API.

La chiave API di TextMagic può essere trovata nel tuo account TextMagic in Servizi -> API. Puoi creare più chiavi API sullo stesso account.

I tuoi account sono ora configurati, quindi sei pronto per creare l'automazione degli SMS di Google Calendar che puoi impostare e dimenticare.

1. Invia promemoria SMS automatici di Google Calendar per le riunioni imminenti

Iniziamo prima con una semplice regola di automazione. Questo zap è perfetto se desideri inviare promemoria SMS di Google Calendar anziché promemoria e-mail per eventi occasionali o ricorrenti.

• Dalla dashboard, fai clic su Crea uno Zap . Dai un nome al tuo zap.
• Poiché desideri ricevere risposte in base a ciò che accade nel tuo calendario, scegli Google Calendar come attivatore:





• Per inviare notifiche SMS al telefono prima di ogni riunione, imposta il trigger su Inizio evento .
• Scegli quanto tempo prima dell'evento desideri attivare il promemoria dell'appuntamento via SMS.

• C'è anche un'opzione per attivare un evento in base ai termini di ricerca. Questo è ottimo per il controllo dei costi. Se desideri inviare promemoria SMS di Google Calendar solo per riunioni importanti, puoi impostare il termine di ricerca su IMPORTANTE.
• Successivamente, configurerai Action . Vuoi che Zapier invii automaticamente una notifica di testo tramite TextMagic. Seleziona TextMagic dall'elenco delle app e imposta l'evento di azione come Invia un messaggio .



• Conferma l'account da cui desideri inviare il promemoria di testo di Google Calendar. Personalizza il tuo modello SMS utilizzando i campi personalizzati di Google Calendar e aggiungi il tuo numero di telefono nel campo Telefoni .



• Ci sono alcune altre impostazioni disponibili qui, inclusa la scelta delle impostazioni del mittente, il numero massimo di parti SMS e a chi vuoi inviare il testo. Puoi limitare i tuoi SMS a un massimo di 1 parte per ridurre i costi.



• Sei a posto! Fai clic su Test trigger per assicurarti che la tua configurazione sia corretta e attiva lo zap.

D'ora in poi, riceverai promemoria di testo di Google Calendar prima di ogni riunione. Ecco come appariranno:

Suggerimento per professionisti : con un account Zapier premium, puoi aggiungere un passaggio in più alla tua automazione e abbreviare i collegamenti alle riunioni di Google Calendar.

2. Ricevi notifiche SMS quando nuovi eventi vengono aggiunti al tuo calendario

Rimani aggiornato sul tuo calendario, anche quando sei in movimento! Questa semplice automazione invierà notifiche di testo automatiche per ogni nuovo evento aggiunto al tuo Google Calendar.

• Crea un nuovo Zap nel tuo account e nominalo. Dovresti impostare Google Calendar come trigger. L'evento trigger sarà un Nuovo evento .



• Collega il tuo calendario principale e prova il trigger prima di passare al passaggio successivo.
• Ora configurerai Action . Scegli TextMagic come app e Invia messaggio come Evento azione .



• Personalizza i tuoi SMS utilizzando i campi personalizzati di Google Calendar e seleziona il numero di telefono su cui desideri ricevere le notifiche.



Nota: ho aggiunto un passaggio aggiuntivo al mio Zap per abbreviare gli URL prima di inviare un messaggio

• Compila tutte le altre impostazioni che desideri e testa la tua automazione. Ecco come funziona l'automazione dei test:

Suggerimento per professionisti : puoi utilizzare la stessa logica per inviare notifiche di testo quando qualcuno annulla un evento di Google Calendar o elimina un evento ricorrente .

3. Condividi il calendario degli appuntamenti e ricevi notifiche SMS per ogni prenotazione

Questa automazione SMS può tornare utile se sei un consulente, un oratore o un membro della facoltà. Consente di prenotare i tuoi spazi per appuntamenti direttamente da Google Calendar, senza installare alcun software di terze parti.

• Innanzitutto, vai al tuo Google Calendar e crea uno slot per appuntamenti. La funzione Spazi per appuntamenti di Google Calendar crea una vista aggiuntiva per il tuo Google Calendar che mostra solo gli spazi per appuntamenti prenotabili.





• Condividi il tuo calendario delle prenotazioni facendo clic su uno slot per appuntamenti per visualizzare maggiori dettagli e fai clic su "vai alla pagina degli appuntamenti per questo calendario".
• Copia il link nel tuo Calendario Appuntamenti. Questo collegamento può essere promosso tramite messaggio di testo, aggiunto alla tua firma e-mail o aggiunto al tuo sito web.
• Accedi al tuo account Zapier. Crea una regola di automazione per ricevere promemoria SMS di Google Calendar quando qualcuno ti prenota.
• Scegli Google Calendar come attivatore e Evento nuovo o aggiornato come azione di attivazione. Segui tutti i passaggi e prova il tuo evento.



• Successivamente, devi connettere TextMagic all'azione e impostare Invia messaggio come evento azione. Personalizza il tuo messaggio, scegli il numero di telefono a cui desideri inviare il testo, controlla eventuali altre impostazioni aggiuntive e verifica il flusso.

Ogni volta che qualcuno prenota il tuo spazio per appuntamento, riceverai il seguente promemoria SMS del calendario di Google:

Conclusione

Come puoi vedere, tutto ciò di cui hai bisogno per automatizzare i tuoi promemoria SMS di Google Calendar è a un paio di clic di distanza. Segui il nostro blog per ulteriori guide che ti insegneranno come automatizzare i processi aziendali utilizzando le tue app preferite. Se non conosci TextMagic, registrati per un account di prova gratuito per testare tutte le nostre funzionalità di sms aziendali!