Come aggiornare le comunicazioni aziendali con la messaggistica audio

La messaggistica vocale è spesso trascurata come metodo di comunicazione aziendale, anche se presenta molteplici vantaggi: puoi comunicare con i tuoi ritmi, in modo espressivo, senza dover essere in ufficio.

Le aziende possono creare rapidamente messaggi audio e inviarli a gruppi di clienti o dipendenti. È un modo utile per rimanere in contatto con il tuo team e comunicare con i tuoi clienti.

Ecco come funzionano i messaggi di testo audio e come puoi inviare un messaggio che coinvolga il tuo pubblico all'istante.

Come funzionano i messaggi di testo audio

Un messaggio di testo audio (chiamato anche testo vocale) è un breve messaggio vocale registrato che puoi inviare a uno o più destinatari.

Con i messaggi di testo audio, puoi inviare messaggi vocali registrati e altro audio ai telefoni dei destinatari. I messaggi vengono inviati come telefonate e vengono lasciati come messaggi vocali automatici se la chiamata non riceve risposta.

Come inviare un messaggio vocale

Per inviare una registrazione vocale in un messaggio di testo utilizzando il tuo telefono Android , segui questa procedura:

• Vai su "Messaggi" e seleziona il tuo destinatario.
• Fai clic e tieni premuta l'icona "Registrazione" (in basso a destra dello schermo) durante la registrazione del messaggio.
• Clicca sull'icona della freccia (anch'essa in basso a destra) per inviare il tuo file audio.

Se stai utilizzando un telefono con IOS , questa è la procedura:

• Tocca e tieni premuto il pulsante "Registra audio" per registrare il tuo messaggio audio.
• Tocca il pulsante "Riproduci messaggio" per ascoltare il tuo messaggio prima di inviarlo.
• Tocca il pulsante "Invia audio" per inviare il messaggio o il pulsante "Elimina registrazione audio" per eliminarlo.

I messaggi vocali scompaiono prima di essere letti?

iPhone elimina automaticamente i messaggi audio due minuti dopo che li hai ascoltati, a meno che tu non faccia clic su Mantieni. Per evitare che ciò accada, vai su Impostazioni > Messaggi > Scadenza (sotto Messaggi audio), quindi fai clic su "Mai". I messaggi audio salvati vengono archiviati nell'app Messaggi per iOS 12 e nell'app Memo vocali per le versioni precedenti.

Suggerimenti per i messaggi di testo audio

Creare un messaggio di testo audio che coinvolga le persone e generi risposte non è così difficile come potresti pensare. Tutto quello che devi fare è seguire queste quattro semplici regole:

1. Evita il gergo

Il gergo e i termini tecnici che il destinatario potrebbe non comprendere creeranno solo confusione. I destinatari dovrebbero capire rapidamente di cosa tratta il tuo messaggio in modo che possano rispondere immediatamente.

2. Mantieni la semplicità

Mantieni i tuoi messaggi brevi e al punto. Di conseguenza, saranno più chiari e più facili da ricordare. Questo ti aiuta anche a impedirti di parlare troppo velocemente.

3. La pratica rende perfetti

A differenza della segreteria telefonica, puoi registrare il tuo messaggio di testo audio tutte le volte che vuoi, quindi prenditi il ​​tempo necessario per farlo bene. Puoi assumere un doppiatore per registrare i tuoi messaggi vocali se, ad esempio, desideri inviare messaggi di lavoro in lingue che non conosci.

4. Fornire chiari passaggi successivi

Entro la fine del tuo messaggio, i destinatari dovrebbero sapere esattamente cosa vorresti che facessero dopo. Un chiaro invito all'azione è ciò che fa scattare le risposte del tuo pubblico, quindi assicurati di includerlo in ogni comunicazione.

Come inviare un messaggio vocale con TextMagic

L'uso di TextMagic per inviare messaggi di testo audio è semplice e può essere eseguito in pochi passaggi.

Un altro vantaggio dei messaggi di testo audio è che possono essere programmati. Puoi contattare più persone alla volta a tua scelta.

Sintesi vocale

Con i messaggi di sintesi vocale, invii un testo che verrà elaborato da un programma di sintesi vocale e convertito in un file audio. In questo modo, puoi inviare messaggi audio urgenti anche nei momenti in cui non puoi effettuare una registrazione.

• Seleziona "Componi" dal menu principale.
• Seleziona "Sintesi vocale".

• Inserisci i destinatari nella casella di testo o vai a contatti/elenchi che apriranno una finestra pop-up.
• Controlla i numeri o gli elenchi a cui vuoi inviare l'audio e conferma facendo clic su "Aggiungi x contatti/elenchi". Questo ti riporterà anche alla schermata principale.
• Seleziona il numero da cui vuoi inviare il messaggio.
• Digita il tuo testo nella casella del messaggio. Inoltre, puoi personalizzare i messaggi utilizzando campi personalizzati.
• Fai clic su "Anteprima" per ascoltare il tuo messaggio.

• Fai clic su "Invia" per consegnare immediatamente il messaggio o su "Programma messaggio" per inviarlo in un secondo momento, in un momento a tua scelta.
• TextMagic fornisce uno strumento di sintesi vocale gratuito: puoi inviare testi per la conversione in file audio. Se vuoi rispondere audio a più di un messaggio contemporaneamente, questo è lo strumento che dovresti usare.

Trasmissione vocale

La trasmissione vocale ti consente di caricare un file audio della durata massima di 90 secondi. È quindi possibile inviarlo come messaggio vocale ai destinatari.

• Seleziona "Componi" dal menu principale.
• Seleziona "Trasmissione vocale".

• Inserisci i destinatari nella casella di testo o vai a contatti/elenchi che apriranno una finestra pop-up.
• Controlla i numeri o gli elenchi a cui vuoi inviare l'audio e conferma facendo clic su "Aggiungi x contatti/elenchi". Questo ti riporterà anche alla schermata principale.
• Seleziona il numero di telefono da cui desideri inviare il messaggio.
• Fai clic su "Seleziona audio" e apparirà un nuovo pop-up, in cui puoi selezionare "Carica nuovo audio" per ottenere un file dal tuo computer o se hai già file audio nel tuo account TextMagic, questi appariranno di seguito e puoi semplicemente controlla quelli che vuoi inviare.

• Al termine, fai clic su "Usa registrazione", che ti riporterà alla finestra principale.
• Fai clic su "Invia" o "Programma messaggio".

I messaggi di testo audio avvantaggiano le aziende

I messaggi di testo audio offrono alle aziende numerosi vantaggi. Può essere utilizzato per migliorare la comunicazione con il personale e i clienti e anche come strumento di marketing.

Parla con la tua squadra

I membri del team impegnati in movimento potrebbero non avere il tempo di fermarsi e digitare un testo. Essere in grado di registrare e inviare rapidamente un messaggio, invece di chiamare, fa risparmiare tempo — per il personale sul campo e in ufficio. Allo stesso modo, i membri del team che non hanno tempo per leggere un SMS o un'e-mail possono ascoltare un messaggio. Non c'è bisogno di guardare lo schermo del loro telefono.

Poiché i messaggi di testo audio vengono consegnati come una telefonata, sono utili ogni volta che è necessario che i dipendenti ascoltino immediatamente un messaggio.

Ad esempio, il rivenditore di abbigliamento Bob's Stores ha deciso di chiudere i suoi 35 negozi durante l'uragano Sandy e ha dovuto inviare un avviso. Utilizzando la trasmissione vocale, sono stati in grado di avvisare oltre 200 dipendenti in pochi minuti.

I messaggi vocali ti consentono inoltre di comunicare in modo più personale con i membri del team in altri fusi orari.

Per i team remoti, comunicare solo tramite SMS e messaggistica istantanea può essere impersonale. I messaggi di testo audio possono aggiungere un tocco più umano quando non potete essere tutti online contemporaneamente.

Connettiti con i clienti

I messaggi di testo audio possono migliorare la comunicazione con i clienti; ad esempio, puoi inviare messaggi vocali con aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto, promemoria di appuntamenti o conferme di prenotazione.

L'invio di una trasmissione vocale o di un messaggio di sintesi vocale aumenta la probabilità che i tuoi clienti ricevano avvisi e promemoria. Di conseguenza, questo può rendere il tuo servizio più facile da usare per i clienti.

Oltre ad aiutare i tuoi clienti a ricordare i loro appuntamenti, questo previene anche la perdita di profitti a causa delle prenotazioni perse.

Ad esempio, i dentisti perdono una media di $ 31.500 all'anno per gli appuntamenti mancati. Per questo motivo, RevenueWell utilizza la trasmissione vocale per inviare 80.000 promemoria di appuntamenti personalizzati al mese.

Un messaggio di testo audio può dare alle interazioni di routine con i clienti un tocco più personale rispetto a un'e-mail o un SMS. Mostra anche ai clienti che fornisci un livello extra di assistenza.

Converti più lead

I messaggi di testo audio sono il modo più coinvolgente per inviare comunicazioni di marketing ai tuoi contatti e contatti. Puoi contattarli in qualsiasi fuso orario con messaggi programmati.

Creando e personalizzando file audio in ogni fase dell'interazione con un lead, il messaggio di testo audio consente contatti di follow-up più coerenti.

Se riesci a rispondere a un lead entro un minuto dalla ricezione della sua richiesta di informazioni, è molto più probabile che tu ottenga una vendita. Nonostante ciò, solo il 7% delle aziende risponde entro cinque minuti. I messaggi di testo audio automatizzati consentono una risposta quasi istantanea ai lead. Grazie a ciò, il tuo team di vendita può ottenere più conversioni dai lead esistenti.

Oltre a rispondere più rapidamente, i messaggi di testo audio garantiscono anche che i tuoi agenti in tempo reale possano dedicare più tempo a parlare con lead qualificati e meno tempo ad aspettare che i lead rispondano al telefono.

Pronto per iniziare con la messaggistica audio?

I messaggi di testo audio funzionano molto più velocemente della digitazione ed è più pratico per qualsiasi azienda, in particolare per le aziende internazionali in cui i dipendenti comunicano in più di una lingua. Non ci sono errori di battitura, fa risparmiare tempo e un messaggio può essere aperto all'ora più comoda per il destinatario.