Come elaborare una perfetta politica di presenza dei dipendenti

Fin da piccoli ci hanno insegnato a non arrivare mai in ritardo e ad essere sempre preparati. Alcuni riescono ancora a sentire l'eco dei genitori rimbalzare nelle loro orecchie: sei pronto per la scuola?!

Tuttavia, ci sono molti fattori che determinano il motivo per cui qualcuno è in ritardo o non si presenta, soprattutto nell’ambiente di lavoro. Malattie, spostamenti o problemi personali sono alcuni dei principali fattori di ritardo che tutti noi affrontiamo di tanto in tanto.

Al giorno d’oggi, molti datori di lavoro sono abbastanza tolleranti fino a un certo punto, ma dove tracciano il limite? Ebbene, la risposta sta nelle politiche di partecipazione dei dipendenti.

Nei paragrafi seguenti:

• Ripercorri i punti principali di tutte le politiche di partecipazione dei dipendenti,
• Offri modelli di policy gratuiti,
• Fornire esempi di come compilarli,
• Fornirti consigli da professionisti in merito alle politiche di partecipazione e
• Rispondi ad alcune delle domande più frequenti sulle politiche di partecipazione dei dipendenti.

Qual è la politica di partecipazione?

Nel caso in cui non hai mai sentito parlare di una politica di partecipazione o la tua azienda semplicemente non ne utilizza una, ecco una semplice ripartizione.

Una politica di presenza rappresenta un documento o un insieme di documenti che stabiliscono linee guida chiare sulla presenza dei dipendenti per un'azienda specifica. Tali documenti garantiscono che tutti i dipendenti siano a conoscenza di regole e linee guida riguardanti questioni quali:

• Turni,
• Pause pranzo,
• Ritardo,
• Procedure (PTO, foglie, ecc.), e
• Eventuali azioni disciplinari derivanti dal mancato rispetto delle regole.

Non tutte le politiche sono uguali e spetta al datore di lavoro personalizzarle in base alle proprie esigenze.

In linea con ciò, il numero di condizioni e le informazioni esatte fornite in tali politiche spettano al datore di lavoro.

Qual è una buona politica di partecipazione?

Non è possibile elaborare veramente una politica di partecipazione universalmente “buona” poiché non esiste una base valida per tutti su cui definire le regole.

In termini semplici, le aziende differiscono e lo stesso vale per le loro esigenze. Pertanto, una buona politica di partecipazione è quella che meglio si adatta a un'azienda.

Ecco un'analisi di tutto ciò che la tua politica di partecipazione dovrebbe aiutarti se desideri creare la migliore politica possibile per la tua attività.

Un'ottima politica di partecipazione aiuta a bilanciare le vostre esigenze con quelle dei dipendenti

Il turno dalle 9 alle 17 è ormai da tempo uno standard nel mondo degli affari e molti non riescono a immaginare di lavorare su altri turni e di riorganizzare i propri orari.

Tuttavia, in base al tipo di attività e al lavoro svolto da ciascun dipendente, i cambiamenti possono interrompere il naturale equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ad esempio, i turni di lavoro notturni influiscono sul tempo dedicato alla famiglia personale del dipendente e interrompono il suo programma di sonno. Pertanto, una buona politica potrebbe includere una clausola che stabilisca che ogni dipendente non dovrebbe lavorare più di X turni notturni al mese/settimana per soddisfare le esigenze di tutti.

Un'ottima politica di partecipazione ti aiuta a tenere traccia delle ore di lavoro

I sistemi obsoleti per il monitoraggio delle ore di lavoro hanno sempre avuto dei difetti nel loro modo di funzionare: i fogli delle presenze andavano persi o qualcuno si dimenticava di timbrare l'entrata e l'uscita.

Al giorno d'oggi, tutti utilizzano un contatempo e non è necessario impiegare ulteriore manodopera per monitorare le presenze. Pertanto, stabilire una politica per l’utilizzo di un time tracker si rivelerebbe vantaggioso sia per i dipendenti che per l’azienda poiché ridurrebbe al minimo gli errori e consentirebbe a tutti di concentrarsi sui propri incarichi di lavoro.

I sistemi di monitoraggio del tempo come Clockify automatizzano il processo al punto in cui la registrazione dell'ingresso e dell'uscita viene eseguita con un semplice accesso e due clic: iniziando il turno e terminando la giornata.

Una politica di partecipazione efficace chiarisce le linee guida a sostegno dei diritti dei dipendenti

Stabilire linee guida chiare aiuterà tutti a seguire le regole e a non fare confusione nel processo. Tuttavia, è importante sapere dove tracciare il limite. In altre parole, rendi ragionevoli i tuoi punti politici.

Ad esempio, se l'orario di lavoro è compreso tra le 9:00 e le 18:00, concedi ai tuoi dipendenti un tempo ragionevole per fare pause pranzo in orari appropriati, ad esempio alle 12:00 e alle 15:00.

Inoltre, se è necessaria la presenza fisica, un orario di lavoro flessibile per i tuoi dipendenti sarebbe sicuramente vantaggioso per tutti poiché darebbe loro abbastanza tempo per andare al lavoro senza sacrificare troppo il loro tempo personale prima o dopo i turni.

Cosa includere in una politica di partecipazione?

Ora che hai acquisito familiarità con il concetto generale di politiche di partecipazione e il loro scopo, elencheremo e spiegheremo alcuni insiemi generali di politiche e punti che ogni azienda dovrebbe includere nella propria politica di partecipazione personalizzata.

Politiche generali

Come accennato in precedenza, ci sono alcune politiche generali che quasi tutte le aziende includono nel proprio insieme di politiche di partecipazione, e dovresti farlo anche tu.

Tali politiche di solito si riferiscono a:

• Orario di lavoro (giornaliero e settimanale) e
• Arrivo/partenza dal lavoro (ufficio o remoto).

Alcune aziende includono una politica generale per la richiesta di ferie o una politica specifica che approfondisce le condizioni e le modalità di utilizzo delle ferie maturate.

Ritardo

Quasi tutte le aziende indicano chiaramente linee guida specifiche per i ritardi nei fogli delle presenze.

In generale, per ritardo si intende il ritardo al lavoro, indipendentemente dai minuti o secondi esatti. Tuttavia, è naturale che le persone arrivino in ritardo a causa di una serie di fattori, motivo per cui le aziende spesso offrono un periodo di grazia: di solito è consentita una finestra di 15-20 minuti.

Ancora una volta, il periodo di grazia dipende dal tipo di lavoro svolto dai dipendenti. Se il compito in questione è delicato in termini di tempo, il ritardo potrebbe non essere tollerato. Questo è il motivo per cui la maggior parte dei datori di lavoro stabilisce linee guida che indicano chiaramente:

• Il periodo di grazia,
• Periodo di tempo per avvisare il tuo supervisore, e
• Azioni disciplinari per ritardi.

Permessi retribuiti (PTO) e assenze giustificate

I dipendenti dovrebbero avere diritto al PTO (retribuito o non retribuito a seconda di dove vivono) e il numero di giorni utilizzati dipende solitamente dall'accordo stipulato con il datore di lavoro, ma probabilmente scoprirai che esiste un minimo statale/paese per il PTO numero di giorni che puoi utilizzare.

Tuttavia, ci sono alcune norme che devono essere seguite per garantire che l'attività funzioni senza intoppi mentre sei in vacanza.

Inoltre, tali disposizioni politiche dovrebbero includere che i dipendenti debbano:

• Avvisare in anticipo il proprio supervisore e
• Assicurati che la maggior parte dei colleghi non abbia pianificato le vacanze nello stesso periodo di tempo.

Inoltre, ogni datore di lavoro deve tenere conto di circostanze impreviste, come ad esempio:

• Malattia,
• Parto,
• Incidenti e
• Varie situazioni di emergenza.

In questi casi, la policy indicherà sicuramente che devi avvisare il tuo superiore nel più breve tempo possibile e fornire le informazioni e la documentazione necessarie per confermare il motivo dell'assenteismo.

Assenze ingiustificate

Naturalmente il datore di lavoro deve tutelarsi in caso di ritardo o assenteismo ingiustificato.

Possiamo distinguere due tipi di assenze ingiustificate:

• Nessuna chiamata, nessuna vetrina, e
• Abbandono del lavoro.

Nessuna chiamata, nessuna presentazione

No call no show praticamente parla da sé: un dipendente non si presenta sul luogo di lavoro o non timbra la tessera se il lavoro viene svolto a distanza senza alcun preavviso. Il datore di lavoro deve stabilire una politica in questi casi: se il no call no show può essere tollerato, quante volte può accadere e i criteri per determinare se la trasgressione è un caso di no call no show.

In alcuni casi di emergenza, è possibile che il dipendente non sia stato in grado di avvisare il proprio supervisore e, quindi, possa subire azioni disciplinari anche se la questione in questione lo avrebbe esonerato. Pertanto, è importante definire chiaramente i parametri di ciò che è "no call no show" ed elencare i potenziali casi che potrebbero rientrare in questa categoria.

Abbandono del lavoro

Una trasgressione più grave è l’abbandono del lavoro: la mancata presentazione sul luogo di lavoro o la mancata registrazione a distanza per diversi giorni senza alcun preavviso. Anche in questo caso spetta al datore di lavoro definire quanti giorni di assenza sono considerati abbandono del lavoro.

Azioni disciplinari

In caso di violazione e non adesione adeguata a una qualsiasi delle politiche di cui sopra, il datore di lavoro è libero di esercitare qualsiasi azione disciplinare che soddisfi i criteri. La gravità della trasgressione determinerà solitamente il tipo di azione disciplinare, come ad esempio:

• Ammonizione del primo trasgressore da parte del supervisore diretto,
• Avvertimento scritto da parte del gestore,
• Ultimo avvertimento: incontro con il dipartimento delle risorse umane, e
• Terminazione.

Tuttavia, affinché siano valide, tutte le azioni disciplinari devono essere chiaramente indicate nella politica di presenza.

Eccezioni

Spetta al datore di lavoro e al team legale individuare le opportune eccezioni alle azioni disciplinari in conformità con la legge. In molti casi, un dipendente potrebbe assentarsi dal lavoro ed essere esentato a causa di requisiti legali o statali, come ad esempio:

• Dovere della giuria,
• Dovere militare,
• Legge sul congedo familiare e medico - congedo FMLA,
• Congedo per votare,
• Congedo di emergenza, ecc.

Modello di politica di presenza dei dipendenti

Di seguito è riportato un esempio di politica di partecipazione dei dipendenti che puoi scaricare e utilizzare per creare le tue linee guida.

Per scaricare la copia della Politica sulla presenza dei dipendenti (MODELLO GRATUITO), fai clic sul collegamento che porta a questo formato e vedrai apparire una nuova scheda con la seguente domanda:

Desideri creare una copia del modello di politica sulla presenza dei dipendenti?

Fai clic sul pulsante Crea una copia e questo ti consentirà di copiare e modificare il modello. Una volta salvata la copia sul tuo Drive, potrai modificarla e personalizzarla in base alle tue esigenze.

️ Politica sulla presenza dei dipendenti (MODELLO GRATUITO)

Come compilare il modello di politica delle presenze?

Successivamente, compileremo il modello per darti un'idea migliore di come dovrebbe apparire il prodotto finale. Tieni presente che le informazioni nell'esempio sono fittizie e non riflettono le reali politiche di partecipazione aziendale.

Un esempio della parte introduttiva della Politica sulla presenza dei dipendenti (modello).

Una parte introduttiva a una politica di partecipazione è importante per definire il tono del documento e assicurarsi che i dipendenti sappiano cosa aspettarsi. Ecco un esempio che puoi utilizzare:

Compromettersi e trovare una via di mezzo in WHMOF è la chiave per garantire assoluta professionalità e raggiungere i nostri obiettivi. Pertanto, le seguenti politiche rappresentano le nostre aspettative da parte di ciascun dipendente. È importante notare che accettando e firmando questo documento, aderisci a tutte le disposizioni previste e sei obbligato a rispettarle per evitare azioni disciplinari.

Un esempio di politica dell'orario di lavoro

Ecco un esempio della politica sull'orario di lavoro che puoi utilizzare per la tua azienda:

Un esempio di politica dei ritardi

La politica sui ritardi è il segmento più importante da includere nella politica di presenza dei dipendenti. Ecco come puoi crearne uno tuo:

Un esempio di politica dei permessi retribuiti (PTO) e delle assenze giustificate

Se la tua azienda offre PTO, ecco un esempio di politica che puoi utilizzare per la tua attività:

Un esempio di politica delle assenze ingiustificate

Di seguito è riportato un esempio di policy che è possibile impostare per le assenze ingiustificate:

Un esempio di politica delle azioni disciplinari

Naturalmente, il mancato rispetto delle linee guida comporterà azioni disciplinari. Ecco alcune delle sanzioni che la tua azienda può utilizzare o personalizzare:

Un esempio di eccezioni

Le eccezioni alle regole sono abbastanza comuni in qualsiasi documento legale. Alcune delle eccezioni più comuni negli Stati Uniti sono elencate di seguito:

Con la presente accetto i termini e le condizioni delle Politiche sulla presenza dei dipendenti e confermo di aver letto e compreso le azioni disciplinari che potrebbero derivare in caso di mancato rispetto di tali Politiche.

Come si migliora la politica di partecipazione?

Il modello e gli esempi che abbiamo fornito non sono affatto una risposta definitiva a una politica di partecipazione perfetta, ma dovrebbero essere in grado di darti un'idea generale su come crearne una tua.

D'altra parte, le politiche stesse si basano sempre sulle esigenze dell'azienda, motivo per cui non ci sarà mai una politica di partecipazione universale.

Tuttavia, ci sono un paio di cose a cui prestare attenzione quando crei il tuo documento.

Suggerimento n. 1: sii sempre specifico

Assicurati che non vi sia alcun margine di manovra di cui i dipendenti possano trarre vantaggio. Ad esempio, se la politica stabilisce che il ritardo sarà sempre tollerato fino a 15 minuti, i dipendenti ne prenderanno atto e inizieranno sempre il turno alle 9:15 (se il turno inizia alle 9:00).

Pertanto, indicare quante volte un dipendente può essere in ritardo nell'arco di una settimana/mese.

Suggerimento n. 2: sii giusto ed equo

Nessuno vuole tollerare condizioni di lavoro dure. Tuttavia, è comprensibile se si adottano politiche rigorose strettamente legate alla prosperità dell'azienda. Pertanto, scendi a compromessi e assicurati il ​​contenuto di tutti.

Ad esempio, se è fondamentale che tutti i dipendenti siano in sede entro le 9:00 e non sono consentiti ritardi, compensa concedendo loro una lunga pausa pranzo o giorni di ferie extra.

Suggerimento n. 3: assicurati che tutti comprendano le politiche

Non è ridicolo affermare che la maggior parte di noi, compresi dipendenti e datori di lavoro, salta la lettura dei documenti e li firma semplicemente. Inoltre, il gergo legale potrebbe essere difficile per alcuni e richiedere ulteriori spiegazioni.

Pertanto, assicurati che tu o il tuo reparto Risorse umane esaminiate i punti della politica di partecipazione dei dipendenti con tutti i dipendenti in modo che tutti possano essere presenti e concentrarsi sui propri compiti.

Suggerimento n. 4: conformità dei premi

Ci saranno sicuramente dipendenti che hanno seguito ogni politica, linea guida e regola del libro. Pertanto, sarebbe ingiusto non premiarli per il loro duro lavoro e dedizione.

Inoltre, i benefici ottenuti da un record di presenze perfetto potrebbero servire da motivazione per gli altri dipendenti e contribuire a migliorare anche la loro produttività.

Domande frequenti sulle politiche di partecipazione dei dipendenti

Se alcuni dei termini menzionati in precedenza fossero un po’ confusi, la sezione FAQ dovrebbe chiarire tutto.

Qual è la politica di partecipazione standard?

In termini semplici, una politica di presenza standard rappresenta un insieme di documenti che regolano la condotta dei dipendenti in materia di presenze. La policy, come quella sopra dettagliata, solitamente include dettagli riguardanti:

• Turni di lavoro,
• Ritardo,
• PTO e
• Altre questioni relative alle presenze.

Qual è una politica di partecipazione ragionevole?

Una politica di presenza ragionevole è quella che si adatta sia ai dipendenti che al datore di lavoro. In altre parole, i dipendenti hanno un margine di manovra sufficiente per bilanciare la loro vita personale e professionale, mentre i datori di lavoro riescono a vedere presenze e risultati perfetti.

Che cos'è una politica di frequenza continuativa di 6 mesi?

Un periodo mobile di 6 mesi viene solitamente definito come il periodo dei 6 mesi precedenti utilizzato come base per calcolare un determinato evento, in questo caso la frequenza.

In genere, le aziende e le imprese che operano su questa base utilizzano anche un sistema di punti presenza per premiare la buona presenza e “punire” il ritardo. Dopo 6 mesi, tuttavia, tutti i punti di presenza e i dati vengono cancellati e i dipendenti possono ricominciare da capo.

Qual è la politica di partecipazione senza colpa?

Un sistema di frequenza senza difetti è qualcosa che tutti conosciamo fin dai primi giorni di scuola. Un sistema di punti assegna punti per ritardo e assenteismo e, se ne raccogli un numero sufficiente, ne consegue un'azione disciplinare.

Che cos'è un registro delle presenze?

Un record di presenza viene utilizzato per raccogliere e salvare le informazioni sulla presenza di ciascun dipendente per compilare un quadro completo delle prestazioni di detto dipendente.

Tali documenti solitamente includono:

• Registrazioni di ingresso/uscita,
• Ore totali lavorate in un mese/anno,
• Pause effettuate in un mese/anno,
• Giorni di malattia presi in un mese/anno, e
• Lasciare utilizzato in un mese/anno.

Conclusione: buone politiche di partecipazione aiutano a raggiungere obiettivi professionali

Come suggerisce il titolo, migliorare il sistema generale di partecipazione e aggiornare le politiche contribuirà notevolmente.

Non solo influenzerebbe l’efficienza e garantirebbe che tutti i dipendenti siano presenti per l’intera durata dei loro turni, ma aumenterebbe anche la produttività premiando la perfetta presenza.

Nel complesso, la precisione e le linee guida chiare aiuteranno tutti a raggiungere la stessa lunghezza d’onda.

️ La tua azienda utilizza politiche di presenza? Fatecelo sapere a [email protected] e potremmo includere i tuoi pensieri in questo o in uno dei nostri articoli futuri. Inoltre, condividi questo post con qualcuno che ha bisogno di un time tracker per migliorare il sistema di presenze dei propri dipendenti.