Comunicazione asincrona: fai di più ed evita il burnout

Quando un rivale decolla come un'astronave e cresce più velocemente di te, cercherai delle risposte. Hanno ottenuto più finanziamenti o hanno vinto un conto sfuggente? Potresti girare molte rocce per trovare i grilli.

La risposta è molto più semplice. Hanno imparato l'arte e la scienza della comunicazione asincrona. Aiuta le aziende a ridurre le perdite di tempo e a svolgere più lavoro più velocemente.

La comunicazione aziendale fa o distrugge ogni azienda. Troppo poco, i progetti si bloccano e vengono fatti deragliare. Ma troppo e distrai la tua squadra dal fare progressi reali.

Dare al tuo team la possibilità di lavorare senza aspettarsi una risposta immediata sblocca un livello di prestazioni completamente nuovo.

Startup come GitLab e Asana assumono pesi massimi utilizzando la comunicazione asincrona per lavorare in modo più intelligente.

Analizziamo più a fondo i suoi vantaggi, limiti e best practice per migliorare il modo in cui lavorano i team distribuiti.

• Che cos'è la comunicazione asincrona?
• I limiti della comunicazione in tempo reale
• Vantaggi della comunicazione asincrona
• Migliorare la sincronizzazione e la sincronizzazione
• Costruire una strategia di comunicazione equilibrata
• Domande frequenti sulla comunicazione asincrona

Che cos'è la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona è un metodo per scambiare informazioni senza aspettarsi un feedback in tempo reale. Riduce vari checkpoint in tempo reale ponendo maggiore enfasi sulla richiesta iniziale.

Questa forma di comunicazione riduce gli aggiornamenti di stato faccia a faccia senza inibire l'output. Di conseguenza, è stato un vantaggio per i lavoratori a distanza che svolgono un lavoro approfondito al proprio ritmo.

Un esempio di comunicazione asincrona include l'invio di un'e-mail al VP of Sales per aggiornare le proiezioni di questo trimestre o l'offerta di feedback su un documento condiviso. Non ci si aspetta che il destinatario risponda all'istante. Invece, possono leggere e rispondere quando è l'ideale per loro.

Poiché le aziende adottano il lavoro a distanza in molti fusi orari, l'interesse per l'asincrono è aumentato. La comunicazione asincrona aumenta la produttività e il morale, quindi non sorprende che le aziende in più rapida crescita lo adottino.

La comunicazione sincrona , nota anche come comunicazione in tempo reale, implica l'interazione con un compagno di squadra e l'attesa di una risposta immediata. Ad esempio, se sei in una riunione e fai una domanda a un membro del team e hai bisogno di una risposta ora. Sincrono non significa solo faccia a faccia. Si trova su canali Slack, videochiamate e standup settimanali.

In superficie, async e sync suonano come una semplice distinzione.

Le e-mail di solito non hanno bisogno di una risposta immediata, ma le conversazioni di persona sì. Queste aspettative non sono concrete. E con più squadre che lavorano in telelavoro , quella linea è più sfocata che mai.

Ad esempio, la chat e la messaggistica istantanea possono essere sia in tempo reale che asincrone. Lo stesso per la posta elettronica: chiedi a chiunque abbia ricevuto un messaggio a tarda notte da un manager. È irresistibile rimandare una risposta fino al giorno lavorativo successivo.

Il segreto non è la tecnologia ma la cultura e le aspettative della tua azienda.

Sfortunatamente, troppe aziende non stabiliscono aspettative chiare o non forniscono indicazioni. Ed è qui che le persone si frustrano, i segnali vengono incrociati e la produttività si ferma.

Secondo il nostro sondaggio sullo stato delle comunicazioni aziendali , più della metà delle aziende affronta una crisi ogni mese o più a causa di problemi di comunicazione.

Ma a differenza dell'utilizzo di un nuovo strumento di gestione dei progetti, la cultura aziendale è più difficile da cambiare.

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I limiti della comunicazione in tempo reale

Molto probabilmente stai già esercitando la comunicazione asincrona in alcuni modi. Tuttavia, l'impostazione predefinita è gestire i problemi e le richieste non appena si verificano.

La pandemia ha cambiato radicalmente il futuro del lavoro, ma non necessariamente in meglio. Molti team remoti affermano di essere in riunioni senza fine. Il Work Trend Index di Microsoft ha rivelato che il 62% delle chiamate e delle riunioni non è programmato. Questa statistica è aggregata da oltre 31.000 aziende.

Secondo HBR , la maggior parte dei dipendenti trascorre l'80% della propria giornata in riunioni, al telefono e rispondendo alle e-mail. Ma se il tuo team è sempre disponibile, come può concentrarsi sul lavoro profondo?

La verità è che non possono.

Affidarsi alla comunicazione sincrona ruba l'attenzione del tuo team. Sta anche danneggiando la tua attività in diversi modi:

• Premia la presenza rispetto alla produttività. Quando ci si aspetta tempi di risposta rapidi, il tuo team dà la priorità alla presenza invece di svolgere il proprio lavoro. Uno studio anonimo su 50.000 impiegati ha rilevato che la maggior parte delle persone controlla la propria posta elettronica o l'app di chat ogni sei minuti o meno!
• Aggiunge stress inutile che guida il fatturato. Essere sempre disponibili crea uno stress anticipatorio, uno stato di ansia costante. I lavoratori ad alto stress hanno una probabilità fino a tre volte maggiore di dimettersi.
• Informazioni utilizzabili sui silos. Quando il contesto di una decisione esiste solo durante una riunione dal vivo, diventa privilegiato. Invece di sapere dove cercare le risposte, il tuo team distribuito pone le stesse domande e non può procedere al proprio ritmo.
• Limita il flusso della tua squadra. 'Flusso' è lo stato di profonda concentrazione che deriva solo da un lungo periodo ininterrotto. In uno studio di 10 anni, McKinsey ha scoperto che i lavoratori in movimento sono cinque volte più produttivi di quelli regolarmente interrotti.
• Aliena le persone in diversi fusi orari. La comunicazione sincrona richiede che tutti siano presenti contemporaneamente. Se il tuo team lavora in fusi orari diversi, significa che solo alcuni di loro possono essere presenti. Limita inoltre i membri del team a gestire il proprio tempo.

Vantaggi della comunicazione asincrona

D'altra parte, la comunicazione asincrona offre al tuo team la libertà di lavorare attorno al proprio programma ideale.

Una cultura della comunicazione asincrona presenta diversi vantaggi degni di nota:

1. Limita le interruzioni per una maggiore produttività. I knowledge worker come ingegneri, designer e scrittori hanno bisogno di cicli di lavoro profondi prolungati per dare il meglio di sé.
2. Posiziona i risultati al di sopra della reattività. Invece di valutare il tempo di risposta del tuo team, misura i risultati. Anche per argomenti complessi, un'app come Loom semplifica la registrazione di brevi screencast.
3. Enfatizza il pensiero strategico. Il ritmo della comunicazione asincrona offre più spazio per riflettere profondamente sulla tua risposta. Ciò significa meno conversazioni avanti e indietro e un output migliore. Le risposte possono essere più razionali e ponderate rispetto a quelle disinformate e ad hoc.
4. Stabilisce aspettative chiare. Non puoi più stare seduto ad aspettare una risposta o arrabbiarti quando un compagno di squadra non ti risponde subito. Invece, tutti sanno quando aspettarsi una risposta e possono continuare la loro giornata lavorativa fino ad allora.
5. Coltiva una cultura di condivisione della conoscenza. Le decisioni delle riunioni diventano aggiornamenti a livello aziendale anziché essere disponibili solo per i partecipanti. Questo miglioramento accelera i checkpoint in vari progetti. I modelli riducono al minimo le congetture per acquisire i risultati delle riunioni.
6. Uniforma il campo di gioco per il personale in ufficio e in remoto. Riceverai un input più completo dai lavoratori remoti che sono esclusi dai vantaggi di un ufficio . Riduce anche le probabilità che idee non pianificate prosperino in ufficio.
7. Ti costringe a pianificare il lavoro in modo efficace. Quando i membri del team sono disponibili solo in orari specifici, ti costringe a pianificare con maggiore anticipo. Qualche minuto in più in anticipo consente di risparmiare ore di riunioni successive.

Migliorare la sincronizzazione e la comunicazione asincrona

Mentre la comunicazione sincrona è invasiva, quella asincrona offre al tuo team il controllo su quando rispondere.

Alcuni team non possono fare affidamento solo sulla comunicazione asincrona. Ad esempio, quando le vendite o l'assistenza clienti gestiscono le chiamate in entrata. Allo stesso modo, ci sono situazioni in cui è necessario ascoltare molti punti di vista e esprimere una decisione a un gruppo.

I migliori team capiscono che entrambi gli stili di comunicazione sono essenziali per la massima produttività. E anche la ricerca lo conferma.

I ricercatori di Harvard hanno osservato che i team che collaboravano in "scatti" erano più produttivi, più bravi a elaborare idee uniche e innovative e impiegavano meno tempo a risolvere problemi complessi. Un esempio di questa collaborazione è avere brevi momenti di comunicazione in tempo reale seguiti da lunghi periodi di tempo separati.

Costruire una strategia di comunicazione equilibrata

Una strategia di comunicazione duratura bilancia il tempo per il lavoro e la collaborazione.

Ma disimparare le tue precedenti abitudini di comunicazione richiede tempo e dedizione. Non solo sono necessari gli strumenti giusti, ma anche aspettative chiare e nuovi flussi di lavoro. Questo è fondamentale per i dipendenti remoti, sebbene tutti traggano vantaggio da una comunicazione equilibrata.

Ecco come puoi passare da una cultura del caos a una sana miscela di sincronizzazione e asincrono:

1) Fai il punto sullo 'stack' di comunicazione

Le aziende utilizzano più strumenti di comunicazione che mai, dai sistemi telefonici virtuali alla chat e alle videoconferenze . Ma, sfortunatamente, diffondere la comunicazione su dozzine di canali crea confusione.

Passa alla comunicazione asincrona facendo prima il punto su tutti i tuoi strumenti di comunicazione . Ciò comprende:

• Telefono
• Chiacchierata
• E-mail
• SMS/sms
• Video incontri
• Gestione di progetto
• Collaborazione documentale
• Condivisione di file

Per ciascuno di questi canali, scrivi in ​​che modo il tuo team li tratta in genere.

Usano la chat principalmente per conversazioni in tempo reale? In caso negativo, per quanto tempo aspettano una risposta prima di dare seguito o sentirsi frustrati?

Ottieni una solida comprensione delle attuali pratiche di comunicazione del tuo team in modo da poterle ottimizzare.

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2) Creare una piramide di reattività

Quindi, traccia come desideri che il tuo team utilizzi ciascuno dei tuoi canali di comunicazione.

Pensa a questo come a un piano di comunicazione . Ad esempio, nel mondo IT, usano i runbook per gestire situazioni come un arresto anomalo del server.

Per altri problemi, il runbook descrive quando usare ciascuno strumento, il tempo di risposta previsto e lo stile per il loro utilizzo. Questi tre stili sono:

• Sincrono: sono urgenti e devono avvenire di persona o utilizzando uno strumento in tempo reale (come chat o videoconferenza).
• Asincrono: non necessitano di una risposta immediata. Tuttavia, hai stabilito chiare aspettative sui tempi di risposta. Ogni persona risponde a suo tempo.
• Semi-asincrono: ci sono alcune situazioni in cui è meglio combinare entrambi gli stili. Prima di coinvolgere tutti in una riunione dal vivo, fornisci il contesto tramite e-mail. Invitali a partecipare alla riunione con una serie specifica di risultati desiderati. In questo modo, tutti si aggiornano e possono dare un contributo significativo. Successivamente, fai circolare le decisioni prese in un riepilogo.

Vedere tutte le comunicazioni della tua azienda in un unico posto fa capire quanto poche conversazioni debbano avvenire in tempo reale.

Quelli che richiedono un approccio in tempo reale, come emergenze, team building o decisioni complesse, dovrebbero occupare solo il 10% del tempo del tuo team.

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3) Sviluppare una cultura di async-first

Ora è il momento di colmare il divario tra il modo in cui ti impegni oggi e il tuo flusso di lavoro ideale.

Dove puoi aggiungere chiarezza ai tempi di risposta o cambiare le abitudini per abbracciare la comunicazione asincrona?

Ad esempio, invece di utilizzare la chat come strumento sincrono, fornisci più contesto ai messaggi in modo che possano rispondere senza la tua presenza.

Anziché utilizzare strumenti separati come Slack, Trello e Zoom, Nextiva riunisce tutti con chat e riunioni video in un unico posto.

Oltre all'utilizzo della piattaforma giusta, abbiamo raccolto metodi collaudati per comunicare in modo asincrono:

• Delega come se andassi in vacanza. Ad esempio, quali riunioni possono essere trasformate in un'e-mail o in un documento condiviso? Chiedi al tuo team di fare lo stesso e di fare un elenco di alternative per gli scenari live. Ci sono percorsi specifici che le persone possono seguire in tua assenza?
• Comunicare eccessivamente i piani di progetto. Evita la vaghezza a tutti i costi. Ogni messaggio dovrebbe stabilire aspettative, fornire una sequenza temporale chiara e condividere collegamenti alle risorse per ridurre le conversazioni avanti e indietro. Anticipa le lacune di conoscenza e affrontale prima che interrompano un progetto.
• Chiedi un "riassunto" di tutte le decisioni prese. Rendilo una pratica per documentare e condividere i risultati delle conversazioni. Archiviali in uno spazio di lavoro virtuale a cui tutti possono accedere. Assegna un proprietario a ogni elemento della tua lista di cose da fare.
• Imposta "orari d'ufficio" per la disponibilità in tempo reale. Momenti di blocco temporale della giornata in cui devono essere disponibili in chat. In caso contrario, imposta un tempo ragionevole per rispondere a ciascun canale e consenti loro di disconnettersi o disattivare le notifiche.

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4) Sapere quando è meglio utilizzare la comunicazione sincrona

Con qualsiasi cambiamento culturale, c'è la possibilità che non tutti siano a bordo.

Le conversazioni in tempo reale sono essenziali per il brainstorming, la creazione di rapporti e la gestione di argomenti sensibili.

Sebbene il tuo obiettivo sia ridurre al minimo la loro frequenza, esistono quattro scenari in cui è preferibile l'interazione sincrona in tempo reale:

• One-to-one: le conversazioni tra i manager e i loro report aiutano i dipendenti a rimanere in pista. Invece di una discussione senza scopo, approfondiscila con alcune domande mirate uno contro uno .
• Costruire un rapporto: nonostante i vantaggi della comunicazione asincrona, manca l'influenza di segnali verbali e non verbali e la celebrazione dei risultati.
• Avvio del progetto: esamina un piano quando è necessario mantenere tutti sulla stessa pagina. Ad esempio, quando stai formando il tuo team di vendita prima di lanciare un nuovo prodotto .
• Quando si prendono decisioni urgenti o ad alto rischio: quando la reattività è fondamentale, è necessario evitare problemi di comunicazione. Le conversazioni in tempo reale possono garantire che tutti siano sulla stessa pagina. (Ma non dimenticare di documentarlo e condividerlo internamente a seconda dei casi.)

Una regola facile da seguire è che gli incontri in tempo reale sono necessari per argomenti che dipendono da una risposta emotiva. Altrimenti, crea autonomia nel flusso di lavoro del tuo team.

5) Porta la comunicazione asincrona ai tuoi clienti

La comunicazione asincrona migliora l'esperienza dei dipendenti. Ma puoi anche usarlo per rafforzare la tua esperienza cliente .

I punti di contatto più comuni con i clienti riguardano telefonate e chat dal vivo. Questi sono sincroni e in tempo reale e richiedono che il personale sia all'altezza delle richieste dei clienti.

Gartner ha scoperto che solo il 13% dei clienti può risolvere completamente i problemi tramite il self-service. Il riposo? Atterrano sul tuo sito Web e richiedono un contatto live assistito. Questa inefficienza è costosa: fino a $ 8,01 per interazione dal vivo rispetto a $ 0,10.

Ecco alcuni modi per fornire pratiche di lavoro asincrone ai clienti.

• Semplifica la navigazione e i documenti di aiuto. Molti siti Web hanno una navigazione disordinata che rende difficile ottenere aiuto. Inoltre, i documenti di aiuto dovrebbero essere semplicissimi da utilizzare, evitando gergo e complessità. Ascolta le conversazioni del call center in entrata per avere un'idea della verbosità e del livello di abilità.
• Ottimizza le risorse self-service per la ricerca. La ricerca è il primo punto di contatto per le persone, quindi è meglio produrre una documentazione estesa che i motori di ricerca mostrino agli utenti. Assicurati che i documenti di supporto siano accessibili, utilizza le domande frequenti, includi video e immagini. Controlla le prestazioni del tuo sito in modo che le pagine vengano caricate in meno di due secondi.
• Offri soluzioni automatizzate per i clienti. Soluzioni come chatbot e IVR possono aiutarti sia a deviare il volume della guida in tempo reale sia ad assistere le persone. Le odierne soluzioni per contact center soddisfano le crescenti esigenze dei clienti di oggi e preservano le tue risorse.
• Distribuisci messaggistica proattiva a driver di chiamata noti. Quando sai che un problema ha un impatto su molti clienti, invia semplici messaggi al riguardo. Ciò include l'aggiornamento del sito Web, l'aggiunta di un messaggio al sistema telefonico e la revisione degli articoli di supporto. Tuttavia, un'e-mail di massa potrebbe spaventare più clienti che aiutare, quindi scegli con saggezza.

La comunicazione asincrona inizia con te

Non tutti adotteranno immediatamente il nuovo stile di comunicazione aziendale finché non lo farai tu.

Invece, concentrati sul progresso, non sulla perfezione. Trova piccoli modi per introdurre ogni giorno più comunicazioni asincrone nei flussi di lavoro del tuo team.

Resisti all'impulso di una coccola quotidiana. Invece, scrivi i tuoi pensieri, punti dati in un documento condiviso e chiedi feedback.

Le tue azioni contano. Gli studi suggeriscono che i leader aziendali causano significativi effetti a catena con il tuo team. Se mandi messaggi a tutte le ore, aspettati risposte immediate e non rispetti i limiti, nemmeno il tuo team lo farà.

Padroneggiare la comunicazione in team richiede la giusta mentalità

Ci sono molte persone là fuori che vorrebbero dirti che la comunicazione asincrona è il futuro del lavoro. Ma, in realtà, è solo un altro stile di lavoro a tua disposizione. Sta a te decidere quando e come utilizzarlo al meglio.

Una piattaforma di comunicazione unificata ricca di funzionalità allevia l'incertezza della comunicazione sincrona. Con i consigli di cui sopra, puoi usarlo al meglio.

Hai assunto il tuo team per fare il proprio lavoro, non per essere e-mail a tempo pieno, chatter e partecipanti alle riunioni. Usa la comunicazione asincrona per dare loro il tempo e lo spazio di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro.

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Domande frequenti sulla comunicazione asincrona

Qual è la differenza tra comunicazione asincrona e sincrona?

La principale differenza tra comunicazione asincrona e sincronizzata è la velocità di interazione. Sincrono avviene in tempo reale ma richiede più "spese generali" per esprimere idee e aspettative. D'altra parte, Asincrono trasmette idee complete senza interazione dal vivo.

Quali sono gli esempi di comunicazione asincrona?

Esempi di comunicazione asincrona includono materiali di riferimento, video registrati e collaborazione sui documenti. Se le persone contribuiscono al proprio ritmo senza influire sugli altri, si tratta di comunicazione asincrona. Al contrario, funzioni come la videoconferenza, la chat dal vivo e le e-mail avanti e indietro utilizzano la comunicazione sincrona.

Quali strumenti forniscono la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona è un processo o una mentalità che può essere semplificata con il software. Quando si anticipano i requisiti e il contesto nella comunicazione iniziale, si adotteranno i principi della comunicazione asincrona.

I seguenti strumenti forniscono la comunicazione asincrona:

• Asana
• documenti Google
• Telaio
• Nextiva
• CloudApp
• Dropbox
• Confluenza

All'interno degli strumenti di comunicazione di cui sopra, affidati a funzionalità che non richiedono interazione dal vivo.

Quali sono gli svantaggi della comunicazione asincrona?

Ci sono alcuni aspetti negativi della comunicazione asincrona che dovresti conoscere.

1. Non familiare : Async potrebbe non essere familiare a molti abituati alla chat in tempo reale e al coinvolgimento dei loro colleghi e superiori.
2. Gestione delle modifiche : Async richiede uno sforzo maggiore per la richiesta iniziale. Questo cambiamento significa una maggiore raccolta di dati in anticipo.
3. Velocità : poiché esistono meno interazioni dal vivo, ci sono meno opportunità di calibrare e ottenere feedback in tempo reale.

Per contrastare questi inconvenienti, le aziende devono associare strumenti asincroni a una soluzione di comunicazione unificata .