Arretrati in busta paga: cosa significa?

Come imprenditore, devi prenderti cura di spese di vario genere. E, pur avendo a che fare con diverse spese aziendali, probabilmente hai sentito parlare del termine "arretrati nella busta paga" dal tuo commercialista, ma non eri sicuro di cosa significasse.

Bene, se compensi i tuoi dipendenti per le ore lavorate dopo che la data di scadenza per quel compenso è scaduta, si tratta di arretrati nella busta paga .

Per aiutarti a capire meglio gli arretrati in busta paga, abbiamo creato una breve guida per spiegare non solo questo termine, ma anche alcune altre espressioni come "pagare in anticipo" e "pagare in corrente", quindi rimanete sintonizzati.

In questo post del blog, tratteremo anche i seguenti argomenti:

• Cosa significa arretrati in busta paga,
• La differenza tra busta paga in arretrato e pagamenti correnti e anticipati,
• Un esempio di pagamento in arretrato,
• I vantaggi e gli svantaggi di pagare i dipendenti in arretrato, e
• Domande frequenti su arretrati e arretrati in busta paga.

Quindi iniziamo.

Cosa significa morosità in busta paga?

Se stai gestendo il libro paga per la scorsa settimana invece della settimana corrente, questo è considerato libro paga in arretrato.

In altre parole, i tuoi dipendenti non vengono pagati alla fine del periodo di paga stabilito, cioè alla fine della loro settimana lavorativa, ma dovranno attendere alcuni giorni dopo la fine del periodo di paga per ottenere la loro paga.

La maggior parte delle aziende compensa i dipendenti in questo modo perché è più facile per loro calcolare i salari totali per il periodo di paga corrente.

Oltre alle ore lavorate, nel calcolo della retribuzione, un datore di lavoro deve tenere conto anche di altri fattori, quali:

• Tutte le tasse che devono essere pagate,
• Permesso retribuito (PTO),
• Congedo per malattia,
• Suggerimenti,
• Commissioni, o
• Col tempo.

Puoi anche compensare i tuoi dipendenti in altri modi, quindi vediamo le differenze tra pagamento in arretrato, pagamento in corso e pagamento anticipato nel paragrafo seguente.

Paghe arretrate vs. correnti vs. anticipate: quali sono le differenze?

Come abbiamo già accennato, pagare in arretrato significa che, ad esempio, gestisci il libro paga per la settimana scorsa anziché per la settimana in corso.

Quando paghi i tuoi dipendenti in corrente , invece, li paghi il giorno in cui termina il periodo di paga stabilito.

Pagare in corrente può essere un po' complicato per i datori di lavoro perché devono calcolare il numero stimato di ore che il dipendente lavorerà durante quel periodo di paga. Calcolare il numero stimato di ore lavorate significa che il datore di lavoro dovrà indovinare quante ore lavorerà il dipendente, che possono differire dalle ore effettive lavorate.

Ad esempio, se la settimana lavorativa di un dipendente va dal lunedì alla domenica e la fine del suo periodo di paga è il venerdì, per pagarlo lo stesso giorno, il datore di lavoro dovrebbe calcolare le ore prima (per sabato e domenica) e indovinare quante ore lavorato ci sarà alla fine.

Pagare in anticipo sarebbe l'esatto contrario di pagare in arretrato. Quando un datore di lavoro paga il dipendente in anticipo, significa che il dipendente viene pagato in anticipo rispetto al normale programma di retribuzione.

Ad esempio, un dipendente può prendere qualcosa chiamato anticipo salariale . Questo termine si riferisce alla situazione in cui il datore di lavoro può dare al proprio dipendente una percentuale del suo stipendio prima del normale giorno di paga.

In questo modo, il dipendente riceve il pagamento prima della fine del consueto periodo di paga.

Qual è un esempio di pagamento in arretrato?

Per spiegare più dettagliatamente il pagamento in arretrato, diamo un'occhiata all'esempio di questo metodo di pagamento.

Supponiamo che John lavori al bar e faccia il suo solito turno dalle 8:00 alle 17:00 lunedì, martedì, mercoledì e giovedì, ma decida di prendersi un giorno libero venerdì.

La domenica sarebbe il giorno in cui finisce la settimana lavorativa, quindi il suo datore di lavoro di solito calcola lo stipendio di John lo stesso giorno. Questa volta, il suo datore di lavoro include anche il tempo libero retribuito nel calcolo (in questo esempio, il giorno libero è venerdì).

In questo caso, John non viene pagato subito. Viene pagato cinque giorni dopo la fine della settimana lavorativa precedente, cioè riceve il pagamento il venerdì successivo. In altre parole, John viene pagato in arretrato.

Se ti stai chiedendo perché John non è stato pagato subito, te lo spiegheremo tra poco.

Pagare in arretrato è più conveniente per il datore di lavoro di John, dal momento che può dedicare del tempo a considerare fattori come il tempo libero retribuito prima di eseguire il calcolo finale della retribuzione.

Quali sono i vantaggi di pagare i dipendenti in arretrato?

Ci sono molti notevoli vantaggi nel pagare i dipendenti in arretrato, quindi impariamo di più su di loro.

Vantaggio n. 1: il pagamento in arretrato aiuta i datori di lavoro a includere tutti i fattori

Pagare i dipendenti in arretrato offre ai datori di lavoro più tempo per calcolare tutti i fattori, come gli straordinari, le ferie retribuite o le commissioni, prima di emettere i pagamenti.

Per saperne di più su questo argomento, abbiamo contattato Wendy Ha, fondatrice, consulente principale e consulente di AgileCPA.

Wendy è un Chartered Professional Accountant (CPA) e Certified Management Accountant (CMA) con oltre 10 anni di esperienza come leader finanziario e contabile.

Secondo la sua opinione professionale, pagare i dipendenti in arretrato consente più tempo per calcolare con precisione la retribuzione variabile (ovvero le commissioni):

“Ad esempio, supponiamo che un venditore di tecnologia abbia concluso un affare il 13 gennaio e la persona abbia generalmente diritto a una commissione del 10%. Se il pagamento è nella settimana successiva, il team finanziario può prendersi il tempo necessario per calcolare e ottenere tutte le approvazioni necessarie per sbloccare la commissione.

Vantaggio n. 2: il pagamento in arretrato riduce le imprecisioni

Se lo confrontiamo con il pagamento in corso in cui il datore di lavoro può registrare le ore del dipendente mentre stanno ancora lavorando, il pagamento in arretrato fornisce tempo sufficiente per tenere traccia e calcolare le ore in modo più preciso.

Secondo Wendy, ci sono alcuni casi in cui i datori di lavoro devono pagare i propri dipendenti in arretrato:

“Se i datori di lavoro hanno dipendenti a ore e vogliono pagare con deposito diretto, devono pagare in arretrato. Ad esempio, diciamo in un'azienda di abbigliamento al dettaglio, è impossibile pagare i dipendenti orari per il 14 gennaio se la data di paga è lo stesso giorno. Il negozio al dettaglio non saprebbe quante ore hanno lavorato quel giorno. Inoltre, la società non sarà in grado di depositare direttamente i fondi perché in genere gli importi finali delle buste paga devono essere presentati il ​​giorno prima.

Vantaggio n. 3: il pagamento in arretrato aiuta le aziende con il loro flusso di cassa

Le aziende spesso pagano in arretrato perché danno loro il tempo di essere più flessibili con i loro flussi di cassa. Secondo la British Business Bank, "il flusso di cassa è una misura della quantità di denaro che entra e esce dalla tua attività in un determinato periodo di tempo".

Di nuovo, vediamo come Wendy spiega questo vantaggio:

“ Ritardare il pagamento può aiutare l'azienda con il flusso di cassa. Poiché il servizio è reso dai dipendenti, l'azienda potrebbe già ricevere il pagamento dai propri clienti. Ritardare la busta paga di 1 o 2 settimane aiuterà con il flusso di cassa, soprattutto se l'azienda ha altri obblighi finanziari da assolvere".

Quali sono gli svantaggi di pagare i dipendenti in arretrato?

Quando si tratta di pagare i dipendenti in arretrato, ci sono anche alcuni svantaggi, quindi vediamoli.

Svantaggio n. 1: il pagamento in arretrato porta i dipendenti ad attendere il pagamento

Quando hai appena finito una dura settimana di lavoro, ciò che può sicuramente tirarti su il morale è poter accedere subito a quei soldi guadagnati duramente. Il pagamento in arretrato impedisce ai dipendenti di farlo, motivo per cui alcuni dipendenti potrebbero trovarla un'opzione di compensazione meno desiderabile.

Svantaggio n. 2: Pagare in arretrato può essere un cambiamento difficile per i dipendenti che si sono abituati a essere pagati in arretrato

Qualsiasi transizione può essere un po' difficile per i dipendenti, soprattutto quando si tratta di buste paga. Se decidi di passare al pagamento arretrato, devi essere consapevole delle potenziali conseguenze che ciò potrebbe avere per i tuoi dipendenti. Forse i tuoi dipendenti si sono abituati all'attuale sistema di pagamento e il passaggio dal pagamento in corso al pagamento in arretrato non è qualcosa che avevano previsto.

Dover restare una o due settimane senza paga può influire sulle finanze dei tuoi dipendenti. Inoltre, per mantenere un buon rapporto con i tuoi dipendenti ma anche per evitare difficoltà finanziarie che potrebbero incontrare, probabilmente dovrai anche fornire loro un qualche tipo di pagamento transitorio (si tratta di un pagamento una tantum sotto forma di anticipo, per esempio).

Domande frequenti su arretrati e arretrati in busta paga

Se vuoi saperne di più sugli arretrati e sugli arretrati nelle buste paga, dai un'occhiata a queste domande frequenti che abbiamo selezionato per te.

Arretrati in busta paga vs. essere pagati in arretrato: qual è la differenza?

Come abbiamo già accennato, gli arretrati in busta paga si riferiscono alla situazione in cui i dipendenti vengono retribuiti per le ore lavorate nel periodo di paga precedente anziché nel periodo di paga corrente.

Ma, che dire di essere pagati in arretrato ?

Secondo Forbes, essere pagati in arretrato significa "pagare beni o servizi dopo che i termini sono stati rispettati o la data di scadenza è scaduta". Ad esempio, se sei in ritardo con la bolletta della luce e la tua casa è già stata rifornita di elettricità, significa che la bolletta della luce è stata pagata in arretrato.

Cosa significa arretrato in contabilità?

Gli arretrati nella contabilità possono verificarsi in diversi casi e il primo caso che menzioneremo è il caso di pagamento in arretrato , ad esempio quando la tua azienda paga il tuo fornitore in arretrato.

Diciamo che possiedi un ristorante e acquisti le tue verdure da un certo venditore.

Sebbene tu abbia stabilito i termini di pagamento con il tuo fornitore, per pagarli prima del 30 gennaio, non sei riuscito a farlo. Hai ricevuto la tua verdura, ma hai mancato la scadenza per il pagamento, quindi ora dovrai pagare il tuo venditore in arretrato.

In altre parole, se tu, come imprenditore, sei in ritardo con i pagamenti che devi ai tuoi fornitori, questo è un pagamento in arretrato.

I venditori a volte possono farti pagare una penale per il ritardo, quindi tienilo a mente quando decidi se il pagamento in arretrato è l'opzione migliore per la tua attività.

Oltre a pagare i fornitori in arretrato, altri casi di arretrati contabili possono essere raggruppati in 3 tipi di arretrati:

1. Rendita arretrata — Come spiega Forbes, “se il pagamento della rendita viene effettuato alla fine di un periodo fisso, piuttosto che all'inizio, si parla di rendita arretrata”. Ad esempio, le rate del mutuo sono considerate una rendita posticipata.
2. Chiamate in arretrato - Le chiamate in arretrato si verificano in una situazione in cui ci sono pochi azionisti di una società e uno di loro non riesce a pagare l'importo dovuto delle azioni a chiamata.
3. Dividendi in arretrato - Quando una società ha dividendi in arretrato, significa che non è riuscita a emettere un pagamento di dividendi entro la data di scadenza agli azionisti privilegiati, ovvero a quegli azionisti che hanno la priorità rispetto agli azionisti comuni sui profitti di una società.

Come ridurre i rischi di fatturazione in mora?

Oltre a pagare i dipendenti in arretrato, c'è anche qualcosa chiamato fatturazione in arretrato.

Quando fatturi in via posticipata, fatturi il tuo cliente o cliente dopo aver fornito loro servizi o beni.

Per aiutarti a ridurre i rischi di fatturazione in arretrato, come il rischio di mancati pagamenti, o addirittura a prevenire alcuni rischi, abbiamo elencato alcuni consigli pratici.

Suggerimento n. 1: utilizza un software di fatturazione per tenere traccia delle tue fatture

L'utilizzo di un software di fatturazione aiuta a ridurre i rischi di fatturazione in arretrato perché consente di tenere traccia di tutte le fatture in un unico posto.

Di fatto, il giusto software di fatturazione ti offre una panoramica dettagliata delle tue fatture pagate e scadute.

In Clockify, ad esempio, puoi contrassegnare le fatture come Inviate o Non inviate e, se una data di scadenza per una fattura inviata passa, la fattura ottiene automaticamente lo stato Scaduto .

Puoi anche utilizzare l'e-mail di sollecito come nota amichevole della fattura scaduta.

Tutte queste opzioni possono semplificare il monitoraggio dei pagamenti del tuo cliente e ridurre i rischi che a volte derivano dall'essere pagati in arretrato.

Suggerimento n. 2: eseguire controlli del credito sui potenziali clienti

Per evitare di avere a che fare con clienti inaffidabili, puoi condurre controlli di solvibilità su di loro per valutare se possono pagare costantemente in tempo.

Un datore di lavoro può controllare la storia creditizia di qualcuno guardando il suo rapporto di credito - i rapporti di credito elencano:

• Cronologia dei pagamenti delle fatture,
• Prestiti,
• Debito corrente, e
• Altre informazioni finanziarie.

In questo modo, riduci la possibilità di ricevere pagamenti in ritardo o mancati e mettere a rischio le tue finanze aziendali.

Conclusione: prima di pagare in arretrato, valuta se questo sistema funziona per te

Come puoi vedere, pagare i dipendenti pochi giorni dopo la fine del periodo di paga è una pratica utile per i datori di lavoro perché hanno più tempo per calcolare le ore lavorate dei propri dipendenti in modo più accurato.

I dipendenti, d'altra parte, potrebbero non essere sempre favorevoli a questo sistema di pagamento. A volte avranno bisogno di un po' di tempo per abituarsi a essere pagati più tardi del solito, soprattutto se sono abituati a un programma di pagamento diverso.

Tuttavia, se decidi di pagare i tuoi dipendenti in arretrato, devi essere consapevole sia dei vantaggi che degli svantaggi che questo metodo di pagamento può portare. In questo modo, puoi decidere se pagare in arretrato è la soluzione migliore per la tua attività o se dovresti optare per un'altra opzione.

In definitiva, comunque tu decida di pagare i tuoi dipendenti, prova a scegliere il sistema di pagamento più conveniente per tutte le parti coinvolte.

‼️Hai mai pagato i tuoi dipendenti in arretrato prima d'ora? Potresti aver già trovato il sistema di pagamento giusto che è il migliore per la tua azienda per compensare i dipendenti per le ore lavorate. Faccelo sapere a [email protected] in modo che possiamo provare il tuo sistema la prossima volta. E, se ti è piaciuto questo post del blog, condividilo con qualcuno che pensi possa essere interessato a leggerlo.