Dal caos al controllo: padroneggiare la gestione dei progetti in contesti di agenzia

Sia che tu stia assegnando a un team il lancio di un nuovo prodotto di agenzia o la gestione di campagne di marketing per i tuoi clienti, gran parte di ciò che fanno i team dell'agenzia può essere visto attraverso la lente della gestione dei progetti. Metodi efficaci di gestione dei progetti possono aiutarti a definire e implementare gli sforzi, mantenere il lavoro entro scadenze e budget e migliorare continuamente le tue offerte.

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Se desideri migliorare la tua capacità di rivendere risorse di marketing digitale o creare e gestire nuove campagne di marketing per i clienti, prendi in considerazione l'implementazione della gestione dei progetti per le agenzie. Scopri alcuni suggerimenti e risorse per farlo di seguito.

Perché la gestione dei progetti è importante per le agenzie?

Le campagne di marketing possono essere viste come progetti. Ognuno ha il proprio budget, obiettivi, sfide e limiti. Gestire tutti questi componenti, spesso per numerose campagne e clienti, può essere difficile se non hai affinato le competenze per gestirli.

Una gestione efficace dei progetti può aiutarti a superare queste sfide e può anche supportare risultati positivi come l'aumento delle entrate dell'agenzia poiché sei in grado di semplificare i processi, fare di più con meno e migliorare costantemente i risultati finali.

Alcuni vantaggi comuni della gestione dei progetti che possono aiutarti a rendere la tua agenzia a prova di recessione includono:

• Efficienza migliorata. Le metodologie di gestione dei progetti si concentrano sull'uso efficiente delle risorse in modo che i team possano completare il lavoro entro le scadenze, anche con tempistiche limitate.
• Maggiore soddisfazione del cliente. I clienti tendono ad essere più soddisfatti quando si implementano metodi efficaci di gestione del progetto perché migliorano la comunicazione e garantiscono che i risultati finali siano di alta qualità, puntuali e nel rispetto del budget.
• Aumento della redditività. La gestione dei progetti è spesso associata al risparmio sui costi, che può aumentare i profitti.

Stili e metodi di gestione del progetto

La gestione dei progetti dell'agenzia potrebbe appoggiarsi su uno o più metodi di gestione dei progetti esistenti. Prova vari approcci per trovare ciò che funziona per i tuoi team e clienti, iniziando con alcuni preferiti descritti di seguito.

Cascata

Con l’approccio a cascata, i team dividono i progetti in fasi e li completano in modo lineare. Il lavoro su ciascuna fase inizia solo una volta completata la fase precedente, creando una cascata di lavoro attraverso la sequenza temporale del progetto.

Waterfall è un buon approccio se desideri creare processi ripetibili da utilizzare con grandi attività di marketing. Consideralo quando crei e lanci nuovi siti o gestisci la creazione e la pubblicazione di contenuti.

Agile

La gestione agile dei progetti adotta un approccio iterativo che suddivide ogni progetto in piccole fasi che possono essere completate rapidamente. Inoltre, integra cicli di feedback e flessibilità, supportando il cambiamento all'interno del processo man mano che il progetto si sviluppa.

Prendi in considerazione metodi agili di gestione dei progetti se stai avviando un'agenzia, lavorando per aumentare le entrate dell'agenzia startup o lavorando a stretto contatto con un cliente consolidato su un'iniziativa di marketing che è nuova per entrambi.

Mischia

Scrum è un framework agile specifico che ti aiuta a mettere in pratica la filosofia di project management in modo più strutturato. Il framework include valori e principi che allineano gli sforzi di gestione del progetto e coinvolge i team Scrum, inclusi i proprietari dei prodotti e gli Scrum Master.

Prendi in considerazione l'implementazione di Scrum per progetti di marketing complessi che richiedono team di professionisti qualificati dal ritmo serrato ma gestiti con attenzione, come lo sviluppo di siti Web.

Strumenti di gestione dei progetti per le agenzie

Indipendentemente dal modo in cui decidi di implementare la gestione dei progetti per le agenzie, gli strumenti tecnici possono aiutarti a supportare la comunicazione tra team e clienti, gestire gli sforzi e aumentare i risultati positivi nella vendita di servizi online.

Più della metà dei professionisti del project management afferma di dover affrontare una sfida nel collaborare efficacemente con gli altri (Argomenti esplosivi). Gli strumenti di gestione dei progetti e le risorse white label che possono migliorare la collaborazione sono importanti.

La funzionalità e la facilità d'uso di uno strumento di gestione dei progetti sono le considerazioni principali per la maggior parte degli utenti (Techopedia). Quando scegli gli strumenti per i tuoi team, controlla se hanno le funzionalità per supportare il successo dei progetti. Puoi iniziare la tua ricerca con alcune delle opzioni seguenti.

Trello

Fonte immagine: Trello

Trello è un popolare strumento di gestione dei progetti in stile Kanban che ti consente di creare un approccio visivo alla gestione dei progetti. Crea e assegna schede, schede e attività di progetto e gestisci elenchi di cose da fare e documenti nella stessa visualizzazione.

Trello può funzionare bene per team di piccole e medie dimensioni con flussi di lavoro specifici. Tende a diventare un po’ complicato per i team che vanno oltre.

Asana

Asana è uno strumento completo di gestione di progetti e attività con numerose personalizzazioni. Puoi creare flussi di lavoro automatizzati che garantiscono che le attività del progetto vengano trasferite alla fase successiva e al responsabile senza problemi, mentre le opzioni integrate di posta elettronica e notifica tengono tutti informati.

Tuttavia, far funzionare Asana per te può richiedere tempo e richiedere la creazione di flussi di lavoro personalizzati. Questa è un'opzione migliore per le agenzie che possono dedicare risorse alla gestione di Asana mentre Asana le aiuta a gestire i progetti.

Campo base

Fonte immagine: Basecamp

Basecamp è uno strumento di collaborazione che ti aiuta a suddividere i progetti in una varietà di elenchi di cose da fare, che possono quindi essere visualizzati in base al tipo di progetto o attività, alle date di scadenza o a chi sono assegnati.

Basecamp è uno strumento semplice ma potente che può aiutarti a gestire team eterogenei, soprattutto se i tuoi progetti di marketing si affidano a risorse esterne come i liberi professionisti.

Altri strumenti di gestione del progetto

Alcuni altri strumenti che puoi utilizzare per integrare la gestione di progetti e attività nella tua strategia di marketing digitale includono:

• Da fare
• Fare clic
• Jira
• Wrike
• Smartsheet
• Moxie
• Podio

Fonte immagine: Podio

Processi di gestione dei progetti per diverse tipologie di agenzie

La gestione dei progetti per le agenzie di marketing non è sempre la stessa ed è importante adattare queste metodologie e strumenti per soddisfare la strategia unica della tua agenzia. Ad esempio, le esigenze di gestione del progetto di un team che lavora per sviluppare una presenza come rivenditore Google Workplace differiscono dalle esigenze di un team che crea contenuti video per i clienti.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi per sviluppare il giusto processo di gestione dei progetti per vari tipi di agenzie:

• Agenzie di marketing. Considera la portata delle tue esigenze di contenuto e se hai bisogno di un approccio al progetto che supporti le attività editoriali. Waterfall funziona bene qui e puoi personalizzare l'approccio con strumenti digitali per automatizzare parti del processo.
• Agenzie pubblicitarie digitali. Poiché la gestione degli annunci può essere un'attività continua, prendi in considerazione lo sviluppo di un flusso di lavoro di gestione del progetto per la creazione di nuove campagne prima di trasferirle ai normali flussi di lavoro dei processi aziendali.
• Agenzie di design. Scegli strumenti di gestione dei progetti che supportino visivamente il tuo team, come i diagrammi di Gantt e le schede kanban.
• Agenzie di sviluppo software. Poiché i metodi Agile e Scrum vengono creati pensando ai team di sviluppo tecnico, inizia con un approccio esistente e crea da lì le personalizzazioni per il tuo team.

Suggerimenti per la gestione dei progetti per le agenzie

Qualunque sia l'approccio che adotti alla gestione dei progetti per la tua agenzia, prendi in considerazione l'implementazione di alcune delle migliori pratiche riportate di seguito per ottenere il massimo dal tuo investimento:

• Comunicare chiaramente. Evita di utilizzare termini di gestione del progetto che i clienti non capiranno e sii trasparente su come completi il ​​lavoro per loro. Sebbene non sia necessario approfondire i dettagli sull'etichetta bianca o sull'etichetta privata per i clienti, può essere utile guidarli attraverso i processi in modo che capiscano come gestisci i progetti e quale sia il loro ruolo.
• Stabilisci obiettivi realistici. Esamina i dati e i risultati dei progetti precedenti in modo da poter fare previsioni accurate su budget, scadenze di completamento e cosa puoi fornire.
• Gestire le aspettative del cliente. Sotto promessa (entro limiti ragionevoli) e consegna in eccesso. Sii sincero con i clienti su dove potrebbero verificarsi sfide e offri piani proattivi per affrontarle.
• Utilizza buoni strumenti di collaborazione. Sfrutta la gestione dei progetti, la gestione delle attività e gli strumenti di comunicazione: Slack, Microsoft Teams e persino la suite di strumenti di Vendasta possono aiutarti a collaborare in modo più efficace con il personale dell'agenzia, i partner, i liberi professionisti e i clienti.
• Allocare le risorse in modo intelligente. Utilizzare le risorse nel modo più sensato. Non incaricare il tuo team interno di lottare sotto il peso dello sviluppo delle risorse se, ad esempio, ha più senso collaborare con fornitori esterni. Consulta la nostra guida al white label per ricevere assistenza nell'aggiunta di risorse senza ridimensionare il personale.