8 Cosa fare e cosa non fare nel sistema di fatturazione dell'agenzia

Sapevate che quasi la metà delle fatture vengono pagate in ritardo? I leader aziendali riferiscono inoltre che le pratiche di pagamento dei clienti sono peggiorate nell'ultimo anno (Atradius). Molti sperano che la situazione possa cambiare presto. Fino a quando ciò non accadrà, i leader delle agenzie come te penseranno a come assicurarsi di essere pagati. Dopotutto, essere pagati in tempo è importante, soprattutto se vuoi far crescere la tua attività. Avere un buon sistema di fatturazione dalla tua parte è fondamentale per raggiungere questo obiettivo.

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Queste otto cose da fare e da non fare possono aiutarti a semplificare il tuo sistema di fatturazione e rendere ancora più semplice per i tuoi clienti pagare in tempo.

#1. Da fare: stabilire aspettative chiare in merito al pagamento

Indipendentemente dalla piattaforma di fatturazione che adotti, dovresti sempre avere politiche di pagamento chiare. Assicurati di chiarire le aspettative dei clienti in merito alla fatturazione prima di iniziare a lavorare. Se è passato un po' di tempo dall'ultima volta che hai stabilito le tue politiche di pagamento, non fa male rivederle e apportare le modifiche necessarie ora che la tua agenzia, la base clienti e le entrate mensili ricorrenti sono cresciute.

Alcuni clienti potrebbero richiedere la fatturazione mensile. Altri potrebbero preferire che tu fatturi il grosso lavoro che stai facendo una volta che hai concluso tutto. Se lavori molto per un cliente, avrai bisogno di una politica chiara su come fatturargli. Ricevono una fattura o una fattura per ogni servizio, prodotto o progetto su cui stai lavorando? Man mano che acquisisci più clienti, potresti renderti conto che devi creare più politiche di fatturazione per diversi tipi di account e progetti.

Considera la possibilità di rivedere i termini di pagamento e le politiche sui ritardi per determinare se puoi apportare modifiche che ti aiuteranno a essere pagato in tempo. Se i tuoi clienti pagano sempre in ritardo, puoi offrire loro la possibilità di frazionare i pagamenti? Cosa succede quando un cliente è in ritardo? Avere politiche chiare e comunicarle ai clienti può aiutare a semplificare il processo di fatturazione.

#2. Fare: utilizzare un sistema di fatturazione per automatizzare la fatturazione

Ora hai le tue politiche di fatturazione cancellate. È ora di metterli in funzione con il sistema di fatturazione prescelto.

Il sistema dovrebbe essere in grado di aiutarti ad automatizzare alcune delle parti più noiose della fatturazione. Ciò potrebbe includere la generazione e l'invio di fatture per pagamenti ricorrenti.

Un sistema di fatturazione che si integri con altri software che stai utilizzando può semplificare questo processo. Il software di fatturazione può anche essere in grado di ricavare dati dal marketing o dalle vendite per generare fatture.

Meglio ancora, la giusta piattaforma di fatturazione dovrebbe consentire ai tuoi clienti di pagare più facilmente in tempo. Possono vedere le loro fatture e pagarle nel modo che preferiscono dalla stessa dashboard.

#3. Da non fare: avere sistemi di fatturazione separati per servizi diversi

Il consolidamento è la parola d'ordine quando si tratta del tuo sistema di fatturazione. La giusta piattaforma di fatturazione può rendere più semplice per il tuo team contabile il pagamento delle fatture della tua agenzia. La piattaforma può anche ridurre il numero di fornitori che stai pagando. Ciò significa una fattura in un unico posto, non decine di fatture su più piattaforme.

Questo funziona anche per te e i tuoi clienti quando arriva il momento di fatturarli. Avere tutte le fatture in una posizione centralizzata rende facile per i tuoi clienti trovarle e pagarle. Un sistema di fatturazione con piattaforma di pagamento integrata rende ancora più facile per loro pagare in tempo.

Avere fatture separate per ciascun servizio o avere diversi dipartimenti che inviano le proprie fatture significa più lavoro per il tuo team. Può anche creare confusione da parte del cliente. Potrebbero pensare di aver già pagato una fattura, solo per rendersi conto che era per un progetto o servizio diverso.

Rendilo più semplice per tutti riunendo tutto sotto un unico banner.

#4. Fare: inviare promemoria e ricevute automatici

Il tuo sistema di fatturazione dovrebbe anche essere in grado di inviare promemoria e ricevute automatici. Le ricevute aiutano sia il tuo team che il cliente a tenere traccia di ciò che hanno già pagato. Automatizzandoli, la ricevuta arriva al cliente più velocemente e fa risparmiare tempo al tuo team.

I solleciti automatici sono importanti in un mondo in cui quasi la metà di tutte le fatture vengono pagate in ritardo. A volte, tutto ciò di cui il cliente ha bisogno è una spinta: il 21% dei clienti paga una fattura scaduta dopo il primo sollecito (Moula). Tuttavia, se quasi la metà dei tuoi clienti paga in ritardo, l'invio di tali promemoria rappresenta un notevole dispendio di tempo per il tuo team contabile.

L'automazione del sistema di fatturazione garantisce che le fatture e i solleciti vengano emessi in tempo, così potrai essere pagato prima. Il tuo team ha più tempo se non ha bisogno di inviare avvisi di ritardo a metà dei tuoi clienti.

#5. Da non fare: dimenticare i dettagli

Il diavolo è spesso nei dettagli. Potresti ricordarti di aggiungere i dati di fatturazione del cliente alla fattura, ma non dimenticare di aggiungere anche i tuoi dettagli. Il tuo sistema di fatturazione dovrebbe rendere questa operazione semplice e facile.

La piattaforma giusta può aiutare offrendo modelli. Potrebbe anche connettersi con altri software che stai già utilizzando nella tua agenzia. Un esempio è il CRM delle vendite, a cui la piattaforma di fatturazione può attingere per assicurarsi che i dettagli di un cliente siano corretti.

Ottenere i dettagli corretti è importante anche quando si tratta di mettere insieme il conto. Una piattaforma che si collega al tuo software di marketing e ad altre parti della tua pipeline può aggiungere i dettagli giusti per gli acquisti dei clienti.

#6. Da fare: semplifica il pagamento

Il consolidamento è un modo per rendere più semplice per i tuoi clienti pagare le bollette. Garantire che il tuo sistema di fatturazione sia connesso alla tua piattaforma di pagamento è un'altra cosa.

In questo modo, i clienti devono solo accedere a una dashboard per vedere e pagare le proprie fatture. Se possono pagare nel modo che preferiscono con solo un paio di clic, è più probabile che paghino prima. Potresti anche scegliere di offrire pagamenti parziali o sconti per pagamenti anticipati (FitSmallBusiness).

Ciò significa meno ritardi nei pagamenti. Come bonus aggiuntivo, il tuo team dedica meno tempo a rintracciare le fatture non pagate.

#7. Da non fare: sottovalutare il potere del design

Una fattura progettata in modo professionale può essere di grande effetto per i tuoi clienti. Può anche evidenziare dettagli importanti, come l'importo da pagare e la data di scadenza. Quando questi dettagli risaltano, è più probabile che i tuoi clienti paghino prima.

Il design è importante anche perché rappresenta il tuo marchio. Un marchio prevalente è importante, anche nel reparto fatturazione. Ti fa sembrare professionale e aiuta anche i clienti a ricordarti. Se rendi loro facile anche pagare le bollette, probabilmente penseranno a quanto sia facile lavorare con te.

#8. Da fare: utilizza un sistema di fatturazione che ti consenta di effettuare upselling

Un altro vantaggio derivante dall'utilizzo di un sistema di fatturazione che si collega al marketing, alle vendite e ad altre parti della tua pipeline è che può aiutarti a vendere di più. Consente ai tuoi clienti di aggiungere rapidamente e facilmente più prodotti ai loro carrelli.

Il tuo sistema di fatturazione potrebbe persino aiutarti a formulare raccomandazioni al cliente. Utilizzando i dati su ciò che hanno acquistato altri clienti, la piattaforma può suggerire soluzioni. A sua volta, ciò semplifica il cross-selling e l’upselling per il team di vendita della tua agenzia. Una volta concluso l'accordo, è anche facile per il tuo reparto fatturazione aggiungere nuove voci alle fatture ricorrenti.

Aggiorna il modo in cui vieni pagato

Prova queste cose da fare e da non fare nel tuo sistema di fatturazione e dedica meno tempo a rincorrere i clienti per fatture non pagate.

Cosa succede se la piattaforma di fatturazione che stai utilizzando non ti offre gli strumenti di cui hai bisogno, come la fatturazione consolidata o l'automazione? Potrebbe essere il momento di cambiare.

La giusta piattaforma di fatturazione ti aiuterà a essere pagato in tempo. In cambio, libererai una parte maggiore delle tue risorse più preziose, così potrai concentrarti sulla crescita della tua attività.