Gli 11 elementi più importanti da includere nella stesura del contratto di agenzia

I tuoi contratti di agenzia sono a prova di proiettile? Stai usando i contratti?

Se la tua agenzia utilizza contratti che non coprono tutto ciò di cui ha bisogno, o peggio, non stai utilizzando affatto contratti, stai mettendo a rischio l'intera agenzia.

Un contratto di agenzia di marketing è più di un documento che invii a un cliente e poi archivi. Ogni sezione è fondamentale per coprire la tua attività nel caso qualcosa vada storto. E un contratto scritto male può lasciarti esposto a qualsiasi cosa, dal lavoro extra a una causa legale.

Analizziamo il motivo per cui dovresti utilizzare i contratti e i dettagli di un ottimo contratto cliente.

Perché le agenzie hanno sempre bisogno di un contratto con i clienti

Non importa quanto bene hai presentato un nuovo cliente e quanto sia interessato, dovresti negoziare un contratto equo per entrambe le parti prima dell'inizio del lavoro.

Non riuscire ad avere un contratto ermetico senza spazio per il lavoro aggiuntivo da intrufolare è fondamentale per la tua agenzia. Se il tuo contratto presenta scappatoie e non è esplicito con i servizi forniti, un cliente può richiedere legalmente un lavoro al di fuori del tuo ambito.

Naturalmente, questo può quindi portare a una perdita di entrate per la tua agenzia. Più tempo dedichi a lavorare su un progetto, minore sarà il tuo ROI.

Lo scenario peggiore è se hai stipulato un cattivo contratto e finisci in una causa con i clienti. Possono trascinarsi per mesi e anni e nessuno vuole che quel tipo di nuvola oscura incombe sulla tua azienda.

Il miglior consiglio quando ti prepari ad assumere un nuovo cliente? Preparati al peggio, spera nel meglio. Il modo più semplice per essere sempre preparati senza dedicare troppo tempo alla stesura dei contratti è disporre di un modello modificabile. Anche se la struttura del modello sarà la stessa, puoi personalizzarla per i singoli clienti:

Modificare il modello significa che puoi personalizzare i termini dell'ambito e la durata del lavoro e continuare a coprire la tua agenzia.

Quando consegni il contratto al tuo cliente, saprai che quando firma, tutte le aspettative, i costi, gli ambiti e le tempistiche sono stati chiaramente indicati. Nessuna sorpresa o mancato guadagno e un accordo che rende felici entrambe le parti.

11 Elementi da includere nel contratto

La maggior parte del tuo accordo di marketing con un cliente si concentrerà sugli obblighi legali e su ciò che è incluso nel tuo ambito. Sebbene la maggior parte dei modelli sia perfettamente utilizzabile, dovresti sempre consultare il tuo team legale se desideri ricontrollare una clausola o la formulazione del contratto.

Ecco 11 must-have per qualsiasi contratto cliente.

1. Nomi e indirizzi dell'agenzia e del cliente

Questa è la prima parte del tuo contratto e dovrebbe essere in cima in quanto mostra chiaramente chi sarà stipulato nell'accordo:

Deve citare sia il tuo nome commerciale legale che quello del tuo cliente (nessun soprannome). Sotto i nomi commerciali, è necessario elencare l'indirizzo in cui ogni azienda è legalmente registrata. Questo è importante perché, se la relazione va male, è più facile contattarli se devi intraprendere un'azione legale. Ricontrolla questi dettagli con il tuo cliente prima che qualcuno firmi la linea tratteggiata.

2. Indicare la durata del contratto

Quando vuole che inizi a lavorare il tuo cliente e quando finirà il lavoro?

È importante non solo avere una data di inizio e di fine, ma anche la conclusione del lavoro. Devi definire chiaramente che il contratto terminerà quando avrai completato il lavoro. Non più tardi. Una volta completato il lavoro, dovresti consegnare tutto il lavoro in cambio del pagamento finale.

Scrivi nel tuo contratto che i lavori finali verranno rilasciati una volta ricevuto il pagamento finale. In questo modo, non c'è confusione su entrambi i lati.

3. Rendi il tuo ambito di lavoro a prova di proiettile

Il tuo ambito di lavoro è l'unico posto che può portarti in ogni sorta di guai se non stai attento.

Se non specifichi quante revisioni sono consentite a un cliente su un progetto, o non riesci a delineare esattamente cosa intendi per gestione del sito web (ad esempio), non sorprenderti se la tua agenzia finisce per fare un sacco di lavoro extra per un cliente... gratis.

L'ambito dovrebbe essere evidenziato nella primissima pagina e deve essere più dettagliato di questo:

Invece, dovrebbe essere come una propria appendice all'interno del contratto. L'obiettivo principale è essere molto specifici su quali servizi sono inclusi nel prezzo pagato dal cliente.

Come minimo assoluto, si desidera identificare:

• Cosa avete concordato tu e il tuo cliente
• I servizi che fornirai
• Quali sono i risultati tangibili per i servizi
• Cosa ti serve dal cliente
• Quante revisioni permetterai

Ad esempio, se stai progettando il sito Web di un cliente e non limiti il ​​numero di revisioni, potresti essere impegnato per mesi a modificare le tavolozze dei colori e le caselle di testo.

Non essere quell'agenzia. Rendi il tuo ambito il più dettagliato possibile e prendi tutte le pagine di cui hai bisogno. Guarda quanto è dettagliato questo modello:

Un ambito di lavoro con risultati a tempo indeterminato può diventare il tuo nemico una volta che inizi a lavorare. Un nemico che la tua agenzia non può permettersi.

4. Imposta un programma di pagamento chiaro

A nessuno piace martellare un cliente per un pagamento in ritardo o una fattura scaduta. È frustrante e può influire sulla tua relazione con il cliente.

Il modo migliore per evitarlo è disporre di un programma di pagamento chiaro delineato dal momento in cui inizi a lavorare con i clienti. Questa parte del tuo contratto deve delineare l'importo totale che ti verrà pagato, come effettueranno il pagamento e se il pagamento è rimborsabile:

Se stai fatturando al cliente sulla base di una trattenuta, puoi impostare i termini di pagamento su mensile. Ma se lavori sulla base di un progetto, puoi optare per un piano di pagamento 50/50 in cui vieni pagato metà del totale del progetto in anticipo (pensalo come un deposito) e ricevi l'altra metà una volta completato tutto il lavoro .

Oppure puoi fatturare il tuo cliente in pietre miliari. Se stai costruendo un sito web, puoi scegliere di fatturare al tuo cliente quando una pietra miliare è stata completata (homepage, negozio online, blog, ecc.). Questo è un ottimo modo per mantenere il flusso di denaro se il progetto richiederà un paio di mesi per essere completato.

5. Non essere un pushover con pagamenti in ritardo

È imbarazzante quando le persone ti devono dei soldi. Ma alla fine, gli affari sono affari.

Metti in chiaro fin dal momento in cui stipuli un accordo con un cliente che se paga le tue fatture in ritardo, ci sarà una penale. Se hai inviato una fattura a un cliente che hai su un acconto mensile e lo pagano con dieci giorni di ritardo, ciò influisce sul flusso di cassa della tua agenzia. Non pensarci due volte prima di includere una commissione per il pagamento in ritardo nel tuo contratto.

Una penale per ritardato pagamento può essere una cifra fissa in dollari o una percentuale della fattura:

È un modo gentile per incoraggiare i clienti a pagare in tempo e, se capita di essere in ritardo una volta, puoi usarlo a tua discrezione e sventolare la commissione se lo desideri. Ma se diventa un evento normale, dovresti far rispettare la tassa.

6. Se un cliente desidera aggiungere del lavoro, annota le tue condizioni

Comunemente noto come "scope creep", questo accade quando un cliente ti chiede un piccolo lavoro extra qui e un piccolo ritocco là. Non sembra molto quando succede per la prima volta, ma prima che tu te ne accorga, il cliente ti fa eseguire lavori al di fuori del tuo ambito gratuitamente.

Evitalo a tutti i costi. Sii onesto quando un cliente viene da te chiedendo un lavoro extra. Puoi accettare di accettare il lavoro, ma dovresti fornire loro un nuovo preventivo allo stesso tempo.

Menzionare ulteriori richieste di lavoro nel contratto è obbligatorio. Posizionalo appena sotto il tuo ambito e scrivi che tutte le richieste di lavoro aggiuntive al di fuori dell'ambito saranno quotate con una tariffa e un accordo separati.

7. Quando vuoi rompere con il tuo cliente

Prima di inviare un'e-mail di rottura o di fare una telefonata scomoda, consulta i termini e le condizioni del tuo contratto per vedere quanto tempo ti serve per continuare a lavorare insieme. Oppure, se sei legalmente in grado di infrangere l'accordo.

Scrivi una clausola di risoluzione nel contratto che funzioni per entrambe le parti, poiché le condizioni per risolvere il contratto saranno le stesse per entrambi:

Assicurati di includere:

• Quanto preavviso tu o il tuo cliente dovete dare
• L'avviso deve essere dato in forma scritta come una e-mail?
• Come gestirai qualsiasi lavoro eccezionale con il tuo cliente?

8. Delinea cosa accadrà in caso di violazione del contratto

Se tu o il tuo cliente non siete stati all'altezza della vostra parte dell'accordo, siete in violazione del contratto.

In questa sezione del tuo contratto di agenzia, devi essere fermo e dichiarare che una violazione del contratto può comportare una rottura immediata, senza alcun rimborso per il tuo cliente.

Potrebbe sembrare duro, ma se hai stipulato un accordo con un cliente e sta cercando un'altra agenzia alle tue spalle, potrebbe trattarsi di una massiccia violazione del contratto. Devi rompere velocemente e tagliare i legami immediatamente.

Per evitare che ciò accada, inserisci una clausola di violazione del contratto nel tuo accordo che afferma che il tuo cliente non può lavorare con un'altra agenzia che svolge lo stesso lavoro del tuo mentre il tuo contratto è attivo. O se lo fanno, devono prima rescindere il contratto. In questo modo, la tua agenzia non sarà lasciata al freddo.

9. Chi possiederà cosa? Chiariscilo.

Stai creando il lavoro. Il tuo cliente paga per questo. Ma chi lo possiede?

I diritti d'autore sono una clausola importante da includere nei contratti di marketing, quindi non c'è confusione su chi possiede cosa.

Ma i diritti d'autore possono significare molto di più. Anche se consegni il lavoro finale al tuo cliente, potrebbero esserci processi specifici utilizzati dalla tua agenzia per creare il lavoro (proprietà intellettuale) e puoi decidere se tenerli o consegnarli nel prezzo del contratto.

Molte agenzie "affittano" il loro lavoro ai loro clienti e se il cliente non legge attentamente il loro contratto, potrebbero non esserne mai consapevoli. Questa sezione potrebbe richiedere una trattativa con il tuo cliente, ma a lungo termine sarai felice di averne discusso a fondo.

10. Avere una clausola di riservatezza per proteggere la tua agenzia

Questa clausola non protegge solo la tua agenzia, ma anche il tuo cliente. Dovrebbe indicare chiaramente tutto ciò di cui non vuoi che si parli in pubblico senza il tuo consenso scritto.

Elementi comuni da inserire in una clausola di riservatezza sono:

• Le tariffe della tua agenzia
• I processi che utilizzi per creare i prodotti
• Qualsiasi scambio di email tra la tua agenzia e il tuo cliente

Ecco un esempio:

D'altra parte, non sarai legalmente in grado di discutere le operazioni del tuo cliente, né notizie ancora da rilasciare sulla loro azienda o e-mail. La clausola è un modo per entrambe le parti di dimostrare che avete le spalle a vicenda.

11. Includere una clausola di indennità

Ecco lo scenario. Il tuo cliente subisce un colpo finanziario che è il risultato diretto del lavoro svolto dalla tua agenzia. Non è fantastico, ma succede. Ma se non hai incluso una clausola di indennità nel tuo contratto, la tua agenzia potrebbe trovarsi in grossi guai.

È la differenza tra dover risarcire il tuo cliente o uscire dai guai:

Quindi non dovrebbe sorprendere che una clausola di indennità sia complicata e dovrebbe essere esaminata da un team legale per garantire che la tua agenzia sia completamente coperta.

Come consegnare un contratto di agenzia killer al tuo cliente

Con l'elenco sopra, il passo successivo è la preparazione del contratto.

Innanzitutto, il contratto deve sembrare legittimo. Nessun cliente consegnerà $ 20.000 a un'agenzia pubblicitaria se hai passato cinque minuti a scriverlo. Deve anche avere il logo della tua agenzia, essere formattato correttamente e privo di errori di battitura se desideri concludere affari.

PandaDoc è uno strumento facile e gratuito che puoi scaricare per una straordinaria copertina per il tuo contratto di agenzia di marketing:

Ma oltre a rendere il tuo contratto brillante e nuovo, pensa anche al tuo cliente quando scrivi il progetto.

Se sei assunto per un lavoro di progettazione di volantini da $ 100, probabilmente non è necessario inviare un documento di 100 pagine che è imbattibile in qualsiasi aula di tribunale. Non solo questo può intimidire un cliente, ma potrebbe anche ritardare il processo di avvio del progetto poiché dovrà rivedere tutte le 100 pagine per intero.

D'altra parte, se vieni assunto per un progetto di grandi dimensioni (ad esempio, la riprogettazione del sito Web), ti consigliamo di includere tutto ciò che abbiamo menzionato sopra e rendere il contratto il più ermetico possibile.

Aiuta a redigere il tuo contratto

Come già accennato, dovresti sempre eseguire un modello di contratto davanti a un avvocato prima di iniziare a usarlo per firmare i clienti. Ma se non hai il budget per creare un contratto da zero, puoi invece utilizzare un modello online.

Strumenti come Docracy possono fornirti modelli facili in cui devi solo riempire gli spazi vuoti:

PandaDoc fornisce anche alle agenzie di marketing modelli gratuiti. Inoltre, i modelli sono disseminati di suggerimenti di PandaDoc per aiutarti a compilare correttamente il contratto se rimani bloccato:

Chiedi sempre assistenza legale prima di utilizzare un contratto

I contratti di agenzia possono essere complicati. Ci sono molte clausole da aggiungere per coprire la tua agenzia nel caso in cui un affare fallisca o per impedirti di fare lavoro extra a causa di una scappatoia.

Detto questo, consulta sempre un avvocato prima di usarne uno in un affare. In questo modo, possono indicare se c'è un dettaglio importante che hai trascurato e se una clausola non è stata scritta correttamente.

I soldi extra spesi per il legale possono ripagarsi a lungo termine.

Mentre i contratti sono una parte importante di qualsiasi agenzia di successo, sono solo un pezzo del puzzle quando si tratta di acquisire nuovi clienti. Registrati oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.