Le 3 gerarchie delle agenzie pubblicitarie più comuni e come strutturare il tuo team

La gerarchia della tua agenzia pubblicitaria riflette ciò che miri a realizzare come azienda. L'inclusione di dipartimenti o strutture organizzative specifici non solo indica ai dipendenti a chi devono riferire, ma dovrebbe essere in linea con i tuoi obiettivi strategici. Può anche dire molto su come collabori con i clienti.

Senza una gerarchia ben progettata, i tempi di ritardo nel flusso di lavoro possono aumentare e portare a clienti scontenti.

Che tu stia assumendo nuovi dipendenti per la prima volta o portando il tuo team da un'operazione di boutique a un fornitore di servizi completi, questa guida illustrerà le strutture gerarchiche e le variazioni più comuni per la tua agenzia unica.

Con la giusta struttura organizzativa, la tua agenzia funzionerà in modo più efficiente e sarà ricordata dai clienti per le giuste ragioni.

Cos'è una gerarchia di agenzie?

Una gerarchia di agenzie raggruppa i membri del personale in base alle loro responsabilità generali, ad esempio all'interno del reparto marketing o di una divisione del servizio clienti. Mostra anche come sono strutturati i ruoli in modo che tutti sappiano chi è il loro superiore professionale. Sono disponibili in due varietà principali, meccanicistica e organica:

Le strutture meccanicistiche centralizzano il potere e creano relazioni formali tra i membri del team. Le strutture organiche consentono la collaborazione interdivisionale e riducono la mentalità del "guardiano" che può circondare i leader della divisione e il processo lento.

Sia le strutture meccanicistiche che quelle organizzative presentano vantaggi e svantaggi. Come vedrai, ciò che è meglio per la tua agenzia dipende in ultima analisi dalle dimensioni, dai clienti e dai servizi offerti.

Gli organigrammi gerarchici più comuni per le agenzie

Il modello tradizionale

Il modello tradizionale è stato a lungo la struttura di riferimento per le grandi agenzie pubblicitarie che offrono una varietà di servizi. Affronta il problema della gestione di numerosi dipendenti centralizzando l'autorità, chiarendo a chi riportano tutti:

L'organizzazione è suddivisa in diverse divisioni: creativa, produzione, servizi ai clienti o finanza. Ogni divisione è guidata da un capo dipartimento, come un responsabile della pubblicità o un direttore della pubblicità, e comprende tutti i membri del team specializzati in quel campo.

Gli svantaggi di questa struttura sono che isola naturalmente le persone e impedisce la collaborazione interdivisionale. Di conseguenza, non è l'ideale per le agenzie che offrono diversi servizi allo stesso cliente e dipendono da una comunicazione costante.

Nel complesso, questo modello funziona meglio quando i clienti in genere si rivolgono a un'agenzia per un servizio specializzato che può essere contenuto all'interno di un singolo dipartimento, come SEO o design del marchio.

Il modello matriciale

Il modello a matrice mantiene le divisioni e i capi divisione tradizionali, ma è sufficientemente flessibile da consentire la formazione di squadre interdivisionali:

Con questo modello, le agenzie pubblicitarie a servizio completo sono in grado di soddisfare tutte le esigenze dei loro clienti senza creare grandi barriere nella comunicazione tra le divisioni. Cerca di fondere il meglio delle strutture gerarchiche sia meccanicistiche che organiche.

D'altra parte, questo crea confusione tra le persone a cui i membri del team dovrebbero riferire in un dato momento: il responsabile del progetto o il responsabile della divisione.

Il sistema delle capsule

Un approccio ancora più organico rispetto al modello a matrice è il sistema pod.

Leeann Leahy, CEO di The VIA Agency, ha sviluppato questa struttura organizzativa per il suo staff. Con il sistema pod, gli account manager tradizionali non ci sono più e i clienti hanno accesso a quattro lead di progetto, tra cui:

• Responsabile strategia business/consumatore
• Responsabile della pianificazione
• Piombo creativo
• Responsabile della gestione del progetto

Se necessario, il progetto delega le attività ad altri membri del team all'interno dell'agenzia.

L'obiettivo principale di questo modello è abbreviare i tempi del processo di approvazione, eliminare posizioni senior estranee, aumentare la responsabilità tra pari e incoraggiare quella che Leahy descrive come creatività "veloce e furiosa".

Variazioni nella gerarchia per tipo di agenzia

Non tutte le agenzie pubblicitarie offriranno tutti i servizi offerti da un'agenzia a servizio completo. Ciò in cui è specializzata un'agenzia influenzerà la struttura organizzativa che funziona meglio per essa.

Agenzie SEO

Mentre un'agenzia pubblicitaria a servizio completo può incorporare la SEO nei suoi servizi, un'agenzia SEO è specializzata nella costruzione della visibilità online di un'azienda con servizi come:

• Analisi del sito web
• Ottimizzazione della struttura
• Produzione di contenuti
• Gestione dei social media
• Ottimizzazione del tasso di conversione

Pertanto, un'agenzia SEO potrebbe aver bisogno solo di tre divisioni principali: strategia/gestione del progetto, SEO tecnico e marketing dei contenuti. Un modello di gerarchia tradizionale può funzionare per un'agenzia SEO perché i servizi offerti sono generalmente specifici e non sono necessarie tante divisioni come un'agenzia pubblicitaria a servizio completo.

Agenzie creative

Un'agenzia creativa di solito sviluppa e produce prodotti visivi che vengono utilizzati nella strategia di marketing esistente di un cliente, tra cui:

• Direzione artistica
• Copywriting
• Progettazione del marchio
• Progettazione dell'esperienza utente
• web design
• Produzione video

Questi servizi richiedono molta collaborazione. Ad esempio, copywriter e ad art designer dovranno lavorare insieme per creare un risultato finale. Per questo motivo, un modello a matrice potrebbe funzionare meglio per un'agenzia creativa.

Variazioni nella gerarchia in base alle dimensioni dell'agenzia

Per le agenzie con più di una sede

Le agenzie con più di una sede offrono ai clienti geograficamente diversificati maggiori opportunità di interazioni faccia a faccia. Può anche aumentare le probabilità di trovare i migliori talenti.

La tua struttura organizzativa con sedi diverse potrebbe essere simile a questa:

In questo modello, l'autorità è decentralizzata in regioni geografiche. Ciò consente di lavorare rapidamente, ma se non si presta attenzione, la mancanza di comunicazione tra le regioni può portare a confusione, ad esempio una voce frammentata del marchio.

Ad esempio, se le divisioni Nord America e Asia-Pacifico di cui sopra hanno entrambe lanciato una campagna di marketing per il loro pubblico di destinazione locale, dovrebbero comunque coordinarsi tra loro per mantenere la messaggistica complessiva e il marchio coerenti.

Per agenzie grandi o full service

Le agenzie più grandi offrono un elenco completo di servizi in grado di soddisfare molte, se non tutte, le richieste di marketing e pubblicità di un cliente, sia che necessitino di aiuto per la progettazione di elementi visivi del marchio o di specialisti SEO che possano migliorare i propri elenchi di ricerca organici.

Pertanto, ha senso che le grandi agenzie dispongano di un dipartimento dedicato alla gestione degli account. Gli account manager fungono da collegamento tra il cliente e tutti i membri del team in altri dipartimenti coinvolti in un progetto.

Ciò migliora l'esperienza del cliente consentendo loro di sviluppare una relazione con un punto di contatto centrale. L'account manager è anche in grado di trasmettere un messaggio coerente a tutti i reparti, riducendo la possibilità che si verifichi una situazione del tipo "lui ha detto, lei ha detto".

Una struttura come il modello a matrice preserva l'autorità divisionale consentendo agli account manager di lavorare con un team composto da diversi membri della divisione che soddisfa tutte le esigenze di un cliente.

Per piccole agenzie

I membri del team nelle piccole agenzie in genere indossano molti cappelli e hanno rapporti più informali e familiari con i loro colleghi. I loro ruoli sono flessibili e cambiano su base giornaliera, se non oraria.

In quanto tali, queste agenzie sono ben posizionate per sperimentare una struttura organizzativa più progressiva come il sistema pod. I clienti possono avere accesso a tutti i membri del team senza essere sopraffatti e i membri del team non devono passare attraverso un gatekeeper non necessario come un account manager per evitare di creare confusione nella comunicazione.

Suggerimenti per migliorare l'efficienza della gerarchia del tuo team

Non puoi fare affidamento solo su una struttura organizzativa per mantenere il tuo team senza intoppi. Ecco alcuni suggerimenti per sviluppare la giusta gerarchia di agenzie per le tue esigenze, quindi eseguirla in modo efficiente.

Stabilire il buy-in dei dipendenti

Se stai ristrutturando la gerarchia della tua agenzia, cerca il coinvolgimento dei tuoi manager e del personale, non solo dei tuoi alti dirigenti o del consiglio di amministrazione. I tuoi dipendenti saranno quelli che operano all'interno di questa nuova struttura organizzativa giorno dopo giorno e probabilmente hanno un'idea di ciò che funzionerà meglio.

Sii flessibile all'inizio

Bob Sanders di Sanders Consulting Group, un'organizzazione che aiuta le agenzie con i loro obiettivi strategici, consiglia di affrontare la ristrutturazione come un processo evolutivo, che dovrebbe essere consentito che avvenga in modo organico.

Ciò ti consente di provare e testare nuove strutture prima di impegnarti in qualcosa che non ha senso per la tua squadra.

Trasforma le persone anziane in allenatori

I membri senior del team e i dirigenti hanno raggiunto il loro status grazie alle loro notevoli conoscenze acquisite in anni di pratica. Troppo spesso, la loro esperienza viene sprecata solo per approvare o firmare i risultati finali creati dai membri del team che supervisionano.

Incoraggiare le posizioni senior a fungere anche da coach per il proprio team non solo può aumentare l'esperienza dei dipendenti più giovani, ma migliora la qualità del prodotto finale fornito ai clienti e previene gli errori.

Garrett Mehrguth, CEO di Directive Consulting, spiega il loro ragionamento alla base dell'utilizzo di un modello di coaching:

Quando abbiamo stabilito la direttiva, la nostra direzione ha confuso il coaching con la formazione. Credevamo che le nostre bacheche di apprendimento potessero formare uomini e donne a diventare operatori di marketing di ricerca.

Abbiamo pensato che le persone potessero imparare a essere strategiche dalle letture online e tuffarsi direttamente nel loro lavoro. Non ci siamo concentrati sulla necessità del coaching 1 contro 1. Il controllo della qualità era il nostro obiettivo e all'epoca trascuravamo un coaching significativo. Il controllo qualità è reattivo; il coaching è proattivo.

Entrambi hanno un posto, ma nessuna formazione dovrebbe prevalere sul coaching.

Quindi, quale gerarchia di agenzie pubblicitarie è la migliore?

Nonostante la loro reputazione di creare silos e soffocare la collaborazione, le strutture organizzative tradizionali possono ancora funzionare per le agenzie che offrono servizi specializzati.

Modelli più organici, tuttavia, possono creare sinergie entusiasmanti diminuendo la formalità tra i membri del team. Mentre qualcosa come il sistema pod potrebbe essere troppo lento per un'agenzia pubblicitaria più grande, il modello a matrice mostra risultati promettenti consentendo flessibilità pur mantenendo chiare linee di autorità.

In definitiva, il miglior modello gerarchico per la tua agenzia è quello che ti aiuta a mantenere dipendenti e clienti soddisfatti.

Sviluppare la giusta gerarchia per la tua agenzia pubblicitaria è solo una parte della battaglia. Registrati oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.