Assenteismo dei dipendenti: cause e misure di controllo

I tuoi dipendenti sono spesso assenti dal lavoro?

L’assenza abituale dal lavoro è nota come assenteismo, un problema che può influire sulla produttività, sulla continuità del lavoro e sulla performance complessiva di un’azienda.

Ma cos’è esattamente l’assenteismo e da cosa è causato?

In questo post del blog esploreremo il significato dell'assenteismo, le sue cause e conseguenze. Ti forniremo inoltre 10 strategie che ti aiuteranno a ridurre al minimo gli effetti negativi dell'assenteismo.

Cominciamo!

Cos’è l’assenteismo sul posto di lavoro?

L'assenteismo è quando i dipendenti sono assenti dal lavoro quando è previsto che lavorino. Le ragioni dell'assenteismo dei dipendenti possono variare da malattie, problemi familiari, stress e altri fattori.

Una delle definizioni di assenteismo è data dagli autori di una ricerca dal titolo Gestire l'assenteismo sul posto di lavoro: il caso di una multiutility italiana che spiega l'assenteismo come “l' assenza abituale dal lavoro per uno o più giorni, solitamente giustificata da un certificato medico, ma in realtà per interessi personali e scarso senso del dovere.”

In che misura si verifica l’assenteismo nei luoghi di lavoro? Potresti rimanere sorpreso se non hai seguito le statistiche.

Secondo il Bureau of Labor Statistics (BLS), su 118.745 dipendenti in numerosi settori, il totale del 3,6% dei dipendenti negli Stati Uniti era assente dal lavoro nel 2022 per diversi motivi.

Indipendentemente dal motivo, l’assenteismo può avere un impatto sulla produttività sul posto di lavoro, aumentare il carico di lavoro per gli altri colleghi, interrompere le tempistiche dei progetti, solo per citarne alcuni.

Qual è la differenza tra assenza e assenteismo?

Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, esiste una differenza significativa tra assenza e assenteismo.

L'assenza si riferisce semplicemente alla " mancata presenza nel luogo abituale o previsto o all'orario concordato ". Il termine significa soltanto che qualcuno non è presente in un determinato luogo o orario senza specificare il motivo o la durata dell'assenza.

Inoltre, il termine non si riferisce specificamente all'assenza dei dipendenti sul posto di lavoro.

D'altro canto, l'assenteismo si riferisce specificamente al modello frequente e abituale di assenza dal lavoro dei dipendenti, spesso senza validi motivi o adeguata autorizzazione.

Tipologie di assenteismo sul posto di lavoro

Esistono diversi modi per classificare i tipi di assenteismo sul posto di lavoro, ma questi tre tipi sono i più comuni:

• Assenteismo pianificato o approvato,
• Assenteismo non pianificato, ingiustificato o non programmato e
• Assenteismo cronico o eccessivo.

Tipo n. 1: assenteismo pianificato o approvato sul posto di lavoro

L'assenteismo pianificato o approvato implica casi di assenze programmate e pianificate in anticipo.

Esempi inclusi:

• vacanze,
• Tempo libero personale e
• Tempo prestabilito lontano dal lavoro.

Le aziende in genere definiscono il periodo di tempo per ottenere l'approvazione per queste assenze pianificate nella loro politica di partecipazione, poiché il Fair Labor of Standards Act (FLSA) non impone il numero di ferie o il periodo di tempo per informare i datori di lavoro.

Ad esempio, la politica di frequenza dell’Università della Florida del Sud stabilisce che l’approvazione delle ferie programmate deve essere presa “ almeno 24 ore prima e deve essere effettuata in conformità con le politiche dipartimentali relative alle ferie programmate”.

Tipo n. 2: assenteismo non pianificato, ingiustificato o non programmato sul posto di lavoro

Le emergenze, come la malattia o la morte di una persona cara, sono in genere le ragioni per prendere ferie non pianificate. Le aziende riconoscono la necessità di tali congedi quando le ragioni sono reali e i dipendenti non sono penalizzati per queste assenze.

Tuttavia, quando i dipendenti si assentano dal lavoro senza avvisare il datore di lavoro/supervisore o fornire una ragione per farlo , possono essere motivo di azione disciplinare. Tali assenze non autorizzate, chiamate anche "assenze ingiustificate", non sono autorizzate dal datore di lavoro e potrebbero non essere in linea con le politiche dell'organizzazione in materia di ferie.

Ciascuna azienda determina le azioni disciplinari (quali avvertimenti, sospensione o licenziamento) per far fronte alle assenze ingiustificate che possono aggravarsi con casi ripetuti di tali assenze.

Tipo n. 3: assenteismo eccessivo o cronico sul posto di lavoro

Le assenze frequenti e prolungate vengono classificate come assenze croniche o eccessive. Poiché non esiste una definizione standard di assenza eccessiva o cronica fornita dal Fair Labor of Standards Act (FLSA), ciascuna azienda determina cosa costituisce un'assenza eccessiva.

Ad esempio, la Case Western Reserve University definisce le assenze eccessive nella sua politica di frequenza come:

"... eventi ripetuti (più di 6 in 6 mesi) di assenza/i non programmata e/o ritardo non correlati al permesso approvato, dove 1 evento = da 1 a 5 giorni consecutivi di assenza non programmata o 3 episodi di ritardo, o 2 episodi di parziale assenza."

Per capire come le aziende e i professionisti delle risorse umane definiscono le assenze eccessive, abbiamo contattato Ryan Mckenzie, co-fondatore e CMO di Tru Earth, un'azienda che produce prodotti per la casa ecologici. L'azienda di Ryan definisce l'assenteismo cronico come un atto che interrompe la produttività dell'azienda:

“L’assenteismo cronico è un modello persistente in cui un dipendente perde più delle ferie annuali o dei periodi di malattia previsti. Sebbene alcune assenze ingiustificate possano essere inevitabili nel corso ordinario della vita, riteniamo che più di tre assenze ingiustificate in sei mesi possano avere un impatto sulla sinergia e sulla produttività del team”.

Cosa causa l’assenteismo?

L’assenteismo sul lavoro può derivare da una serie di fattori che possono avere un impatto anche sul coinvolgimento e sulla produttività dei dipendenti.

Vediamo quali sono le cause dell'assenteismo.

Causa n. 1: problemi di salute mentale e fisica

Sia i problemi di salute fisica che quelli mentali contribuiscono all’assenteismo. Solo nel gennaio 2022, secondo la BLS, 7,8 milioni di dipendenti si sono assentati dal lavoro a causa di un problema medico (come infortunio, malattia, ecc.).

La stessa fonte precisa inoltre che nello stesso periodo 4,2 milioni di lavoratori a tempo pieno hanno lavorato a tempo parziale a causa di una malattia, di un problema medico o di un appuntamento.

Sebbene i problemi medici possano variare, i Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie (CDC) elencano le cinque principali malattie croniche che portano all’assenteismo sul posto di lavoro:

• Diabete,
• Ipertensione,
• Inattività fisica,
• Fumare e
• Obesità.

Oltre a questi, secondo l’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), anche i problemi di salute mentale, come la depressione e l’ansia, rappresentano una perdita di 12 miliardi di giorni lavorativi ogni anno.

Anche l’ansia o la depressione influiscono in molti modi sulla produttività sul lavoro, rendendo difficile per chi ne soffre concentrarsi o collaborare.

Quando si parla di salute mentale non possiamo permetterci di ignorare il tema dello stress.

I dati compilati dall’American Institute of Stress mostrano che mentre l’83% dei lavoratori negli Stati Uniti soffre di stress lavoro-correlato, 1 milione si assenta dal lavoro ogni giorno a causa dello stress.

Causa n. 2: mancanza di soddisfazione lavorativa

Cosa spinge le persone ad amare il proprio lavoro e a volerlo lavorare tutti i giorni (ovvero, soddisfazione lavorativa)? A quanto pare, ci sono molteplici fattori.

Ecco i fattori che contribuiscono alla soddisfazione lavorativa, secondo un recente sondaggio condotto da The Conference Board:

• Stipendio e bonus,
• Riconoscimento,
• Carichi di lavoro/equilibrio tra lavoro e vita privata,
• Politiche di promozione,
• Valutazione delle prestazioni,
• Sicurezza sul lavoro,
• Programmi di formazione professionale,
• Qualità della leadership,
• Cultura del posto di lavoro e
• Benefit (come piani pensionistici, giorni di malattia, politiche di ferie/congedo familiare).

L’assenza di uno o più di questi fattori può portare ad insoddisfazione lavorativa.

Inoltre, i dipendenti che non sono soddisfatti del proprio lavoro hanno maggiori probabilità di cercare modi per evitare il posto di lavoro. Uno studio che ha esaminato la relazione tra soddisfazione lavorativa e assenteismo ha rilevato che maggiore è il livello di insoddisfazione lavorativa, più lungo è l’assenteismo sul posto di lavoro.

Causa n. 3: incidenti e infortuni sul lavoro

Sfortunatamente, gli incidenti e gli infortuni che portano all’assenteismo sono fin troppo comuni. Secondo la BLS, solo nel 2021 i datori di lavoro del settore privato hanno denunciato 2,6 milioni di infortuni sul lavoro (non mortali).

Cosa causa queste lesioni?

I dati del CDC mostrano che le tre principali cause di infortuni sul lavoro che hanno comportato un assenteismo prolungato nel 2020 sono state:

• Contatto con apparecchiature e oggetti,
• Scivola e cade, e
• Sforzo eccessivo.

Inoltre, secondo l'OSHA (Occupational Health and Safety Administration), anche l'ergonomia, ovvero il modo ideale di organizzare l'ambiente di lavoro per ridurre al minimo lo sforzo e gli infortuni massimizzando comfort ed efficienza, può rappresentare un problema.

Luoghi di lavoro e processi mal progettati possono portare a fattori di stress, come stare seduti/in piedi prolungati, posture scomode, rumore eccessivo, vibrazioni, movimenti ripetitivi e carichi fisici pesanti. A loro volta, possono portare all’esaurimento fisico e mentale, aumentando il rischio di incidenti sul lavoro e di assenteismo.

Infatti, da uno studio che ha esaminato il legame tra assenteismo e condizioni di lavoro è emerso che quanto più i dipendenti sono esposti ai suddetti fattori di stress, tanto più a lungo è probabile che siano assenti.

Causa n. 4: burnout

Il burnout è una conseguenza dello stress sul posto di lavoro. Secondo la Classificazione Internazionale delle Malattie (ICD-11) che classifica e definisce le condizioni mediche: “Il burnout è una sindrome concettualizzata come derivante da stress cronico sul posto di lavoro che non è stato gestito con successo”.

Sebbene il burnout professionale possa avere molteplici cause (mancanza di riposo, carico di lavoro irragionevole o ambiente di lavoro tossico), porta a una bassa produttività e a un aumento dell’assenteismo.

Infatti, uno studio Gallup intitolato Employee Burnout: Part I: The 5 Main Causes , ha rilevato che i dipendenti che sperimentano il burnout:

• Hanno il 63% di probabilità in più di avvalersi di congedi per malattia,
• Sono 2,6 volte più propensi a cercare un altro lavoro, e
• Sperimenta un calo del 13% nei livelli di fiducia.

Il burnout, caratterizzato da sentimenti di negativismo, esaurimento mentale e fisico, può rendere difficile raccogliere l’energia e la motivazione per andare al lavoro.

Causa n. 5: cultura del lavoro negativa

Cosa intendiamo esattamente per cultura del lavoro? Dopotutto, non è qualcosa che puoi toccare o vedere.

Fondatore e CEO di The Purposeful Culture Group , una società di consulenza culturale e autore, S. Chris Edmonds, offre una semplice definizione di cultura organizzativa in un podcast.

“La cultura riguarda il modo in cui le persone si trattano a vicenda: come i leader trattano i loro team e colleghi, come i dipendenti si trattano a vicenda e come le persone trattano clienti e fornitori. Si tratta di relazioni e rispetto.

In un ambiente di lavoro con una cultura del lavoro positiva, i membri del team si trattano reciprocamente con rispetto e cortesia. Quando c'è un clima di fiducia, i dipendenti hanno chiarezza sulle proprie responsabilità e sugli obiettivi dell'azienda.

Al contrario, ecco alcuni dei tratti distintivi di un luogo di lavoro con una cultura negativa:

• Mancanza di direzione e obiettivi chiari,
• Povera comunicazione,
• Sovraccarico di lavoro e scarso equilibrio tra lavoro e vita privata,
• Microgestione,
• Discriminazioni e molestie,
• Mancanza di valori aziendali, ecc.

Non solo una cattiva cultura del posto di lavoro ha un impatto sulla produttività e sulla salute mentale, ma porta anche a un eccessivo assenteismo sul lavoro. Quando i ricercatori di Culture Shift hanno intervistato 1.000 lavoratori nel Regno Unito, hanno scoperto che il 71% di loro aveva preso un congedo per malattia per evitare di vedere qualcuno al lavoro con cui aveva una relazione negativa.

Non è tutto. La stessa fonte ha rilevato che ben il 61% dei dipendenti che hanno subito discriminazioni, bullismo o molestie sul lavoro hanno preso un congedo a lungo termine.

Secondo un sondaggio FlexJobs del 2022, la cultura del lavoro tossica è anche il principale fattore che spinge il 30% dei dipendenti negli Stati Uniti a prendere in considerazione l’idea di lasciare il proprio lavoro.

Causa n. 6: responsabilità familiari

I dipendenti che hanno responsabilità familiari, come prendersi cura dei bambini, dei genitori anziani o dei familiari con disabilità, spesso hanno bisogno di assentarsi dal lavoro per svolgere i propri compiti di assistenza.

Secondo un rapporto del 2020 intitolato Caregiving negli Stati Uniti , gli operatori sanitari trascorrono circa 23,7 ore ogni settimana in compiti di assistenza.

Trovare un equilibrio tra lavoro e responsabilità familiari può essere difficile, soprattutto quando entrambi richiedono molto tempo e attenzione. La mancanza di politiche favorevoli alla famiglia sul posto di lavoro, i problemi di trasporto, lo stress emotivo e fisico possono aggravare il problema dell’assenteismo.

Ma perché l’assenteismo è un problema così grave?

Nella sezione successiva esamineremo il costo dell’assenteismo per aiutarvi a capire perché il problema deve essere affrontato tempestivamente.

Qual è il costo dell’assenteismo sul posto di lavoro?

Il costo dell’assenteismo sul posto di lavoro si riferisce all’impatto dell’assenza dal lavoro dei dipendenti. Ad esempio, quando un dipendente è assente, i suoi colleghi devono farsi carico del carico di lavoro del dipendente assente, con possibili spese per gli straordinari.

Ecco un elenco dei costi associati all'assenteismo :

• Produttività ridotta : il costo dell’assenteismo può ammontare a milioni di dollari a causa della ridotta produttività. Secondo la ricerca del CDC, menzionata in precedenza, i datori di lavoro affrontano ogni anno un costo di 36,4 miliardi di dollari a causa dell'assenteismo dovuto a malattie croniche e della conseguente ridotta produttività.
• Assunzione e formazione di lavoratori sostitutivi : quando le aziende assumono lavoratori sostitutivi, sostengono i costi del personale e della formazione oltre alla perdita di produttività. Uno studio di Circadian intitolato Absenteeism: The Bottom Line Killer ha rilevato che ogni anno l’assenteismo costa ai datori di lavoro $ 3.600 l’ora per dipendente. Inoltre, i costi salariali dei lavoratori sostitutivi possono essere superiori del 50% rispetto al salario del dipendente assente.
• Basso morale del team e disimpegno : l’assenteismo può influenzare i colleghi, i team e l’organizzazione nel suo insieme. Ad esempio, se la direzione aumenta il carico di lavoro dei membri del team del dipendente assente, questi dipendenti possono affrontare burnout, stress e bassi livelli di coinvolgimento.
• Danni alla reputazione del marchio : i dipendenti disimpegnati e insoddisfatti potrebbero non offrire le migliori prestazioni lavorative, il che può tradursi in errori costosi, prodotti di scarsa qualità o clienti insoddisfatti. Tutti questi fattori possono danneggiare la reputazione di un'azienda e comportare un aumento dell'assenteismo dal lavoro.
• Costi del premio assicurativo: l'assenteismo legato a malattie e incidenti sul lavoro fa aumentare i costi dell'assistenza medica e dell'assicurazione contro l'indennizzo dei lavoratori (un tipo di assicurazione che copre la perdita di reddito e le spese di assistenza medica per i lavoratori infortunati). Quanto più frequenti sono le richieste di indennizzo dei lavoratori in un'azienda, tanto più alti saranno i tassi di premio.

Come puoi vedere, l'assenteismo può influire sui livelli di produttività, qualità e coinvolgimento, tutti fattori che alla fine possono incidere sulla reputazione e sul profitto dell'azienda.

Come si gestisce l’assenteismo sul posto di lavoro?

Dalla definizione di politiche chiare alla creazione di una cultura di comunicazione aperta, i seguenti suggerimenti possono aiutarti ad affrontare e controllare l'assenteismo in modo efficace.

Suggerimento n. 1: stabilire una chiara politica di partecipazione

Creare una politica dettagliata delle presenze è forse il primo passo per frenare l’assenteismo.

Quando si elabora la politica, assicurarsi di coinvolgere i dipendenti e i vertici aziendali. Considera la natura del lavoro, le esigenze dell'azienda e le legittime esigenze dei tuoi dipendenti.

Definire chiaramente ciò che costituisce assenze accettabili e inaccettabili, inclusi ritardi, ferie non programmate, assenza cronica/eccessiva e ferie prolungate.

Assicurati di descrivere il processo per segnalare le assenze e il periodo di tempo per farlo. Delinea come e quando i dipendenti dovrebbero notificare ai propri supervisori o al dipartimento Risorse umane la propria assenza, sia essa dovuta a malattia, motivi personali o ferie programmate.

Indicare l'eventuale documentazione richiesta per le assenze, come certificati medici o altre prove rilevanti e le scadenze per la presentazione di tali documenti.

Infine, spiega le conseguenze del mancato rispetto della tua politica di partecipazione. Ecco un esempio tratto dal Dipartimento dei servizi amministrativi del Connecticut:

Suggerimento n. 2: identificare i modelli di assenteismo

Tieni registri accurati delle assenze dei dipendenti e analizza i dati per identificare modelli. Ciò ti aiuterà a comprendere le ragioni dell’assenteismo e a individuare aree specifiche di miglioramento.

Come monitorare l'assenteismo? Tenendo d'occhio le presenze dei dipendenti.

Un modo semplice per tenere traccia delle presenze e del numero di ore lavorate da ciascun dipendente è utilizzare un rilevatore di presenze gratuito, come Clockify.

Dopo aver creato un account su Clockify, puoi inviare e-mail di invito ai membri del tuo team affinché si uniscano al tuo spazio di lavoro. Dopo aver effettuato l'accesso a Clockify, i dipendenti possono avviare il timer sul browser, sul desktop o sull'app mobile (oppure possono aggiungere ore manualmente).

Con la dashboard del team puoi visualizzare chi sta attualmente lavorando su cosa, la sua ultima attività e una suddivisione visiva della settimana lavorativa.

Puoi anche ottenere un rapporto sulla presenza di tutti i tuoi dipendenti per un periodo di tempo specifico, incluso:

• Pausa,
• Col tempo,
• Ora di inizio e
• Fine dei tempi.

Una volta monitorati i dati, puoi classificare le assenze in base a motivi, come malattia, ferie, congedi personali o altri tipi, che possono aiutarti a comprendere le cause principali dell'assenteismo dei dipendenti.

Con Clockify puoi osservare tendenze e modelli di assenteismo nel tempo e confrontare i dati tra diversi dipartimenti, team, stagioni o ruoli lavorativi. Ciò può aiutare a identificare ruoli o reparti specifici con elevato assenteismo.

Sebbene questo ti dia un'idea della portata dell'assenteismo, puoi condurre sondaggi o discussioni di focus group con i dipendenti per comprendere le ragioni dell'assenteismo.

Le informazioni che ottieni da questi metodi possono aiutarti a progettare una strategia per prevenire l’assenteismo.

Suggerimento n. 3: implementare programmi di benessere sul posto di lavoro

Lo stress lavoro-correlato, secondo il CDC, è il principale problema di salute sul posto di lavoro. Lo stress lavorativo può aumentare il rischio di malattie croniche e, come abbiamo già visto nella sezione sui motivi dell’assenteismo, le malattie croniche possono portare all’assenteismo sul lavoro.

I programmi di benessere sul posto di lavoro che mirano al benessere sia mentale che fisico possono aiutarti a frenare l’assenteismo.

Ad esempio, Nike offre sessioni di consulenza gratuite ai propri dipendenti su una vasta gamma di problemi di salute mentale, tra cui depressione, abuso di sostanze, ansia, rafforzamento della resilienza e così via.

Altri, come Tru Earth, incoraggiano i dipendenti a dare priorità al riposo e al relax. Ryan Mckenzie spiega come la loro azienda garantisce riposo e relax:

“Incoraggiamo a prendere giornate dedicate alla salute mentale e sottolineiamo l’importanza del riposo e del relax, incoraggiando i nostri dipendenti a sfruttare appieno il tempo delle ferie”.

Ma il tipo di programma benessere che offri nella tua azienda dipenderà dalle esigenze dei tuoi dipendenti.

Per progettare un programma di benessere personalizzato per i tuoi dipendenti, ecco alcuni passaggi da seguire:

• Conduci un sondaggio per identificare le esigenze di salute e benessere dei tuoi dipendenti,
• Stabilire obiettivi chiari per il programma di benessere, come la riduzione dell’assenteismo,
• Assicurati di ricevere supporto dal top management per il programma benessere,
• Consultare esperti per progettare un programma di benessere che affronti la salute fisica, mentale ed emotiva,
• Utilizzare più canali di comunicazione per creare consapevolezza sui programmi di benessere e
• Offrire incentivi per incoraggiare la partecipazione dei dipendenti.

Suggerimento n. 4: affrontare i problemi di sicurezza

Rendere il luogo di lavoro sicuro e salubre è fondamentale per ridurre al minimo l’assenteismo legato a incidenti, scivolamenti e cadute.

Inizia identificando i potenziali pericoli sul posto di lavoro che possono aumentare i rischi di scivolamenti, inciampi e cadute.

Il modo migliore per identificare i pericoli è consultare i lavoratori. Secondo l’OSHA, i lavoratori sono “ nel posto migliore per identificare problemi di sicurezza e salute come situazioni pericolose, condizioni non sicure, chiamate ravvicinate/quasi incidenti e incidenti reali ”.

Sulla base delle raccomandazioni dell'OSHA, ecco alcune altre cose che puoi fare per rendere il tuo posto di lavoro sicuro e sano e ridurre di conseguenza l'assenteismo dal lavoro:

• Assicurarsi che il posto di lavoro sia pulito e privo di disordine,
• Fornire un'illuminazione adeguata in tutte le aree che aiuti a ridurre gli incidenti,
• Installare materiali per pavimentazioni antiscivolo in aree soggette a umidità,
• Prevenire i rischi di inciampo fissando cavi, fili e altre apparecchiature mobili,
• Riparare tappeti allentati, pavimenti danneggiati e superfici irregolari,
• Installare corrimano su scale e altre aree in cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di supporto,
• Utilizzare una segnaletica chiara e ben visibile per indicare potenziali pericoli,
• Consultare esperti per progettare spazi di lavoro ergonomici e
• Condurre regolari corsi di formazione sulla sicurezza per tutti i dipendenti.

Suggerimento n. 5: crea una cultura del lavoro positiva

Sebbene le ragioni dell’assenteismo dei dipendenti possano essere molteplici, un luogo di lavoro tossico è spesso una delle cause principali. L’eliminazione dei comportamenti tossici sul posto di lavoro richiede un approccio sistematico e dedicato.

Vale a dire, i leader devono dimostrare comportamenti positivi, come trasparenza, fiducia, rispetto e collaborazione.

Le aziende che hanno una cultura del lavoro positiva oltre a una forte leadership, vantaggi ed equilibrio tra lavoro e vita privata si classificano costantemente come i posti migliori in cui lavorare nell'elenco della migliore cultura aziendale globale di Comparably.

Altri fattori che hanno aiutato aziende come Elsevier e Chegg a classificarsi nell’elenco sopra menzionato includono un ambiente di lavoro “inclusivo, equo e gioioso”.

Oltre a queste, ecco alcune altre strategie per coltivare una cultura del lavoro positiva:

• Creare una dichiarazione di intenti che descriva valori, convinzioni e comportamenti desiderati,
• Creare un ambiente sicuro in cui i dipendenti possano esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni,
• Comunicare chiare aspettative riguardo ruoli e responsabilità,
• Apprezzare e premiare gli sforzi e i risultati dei dipendenti,
• Includere il trattamento degli altri nella valutazione delle prestazioni dei dipendenti,
• Creare consapevolezza sui comportamenti desiderati e inaccettabili e
• Affrontare conflitti e disaccordi in modo costruttivo.

Suggerimento n. 6: neutralizzare il burnout e lo stress

Il primo passo per affrontare e prevenire il burnout dei dipendenti è saperne riconoscere i segnali, che spesso possono essere subdoli.

Alcuni segnali comuni a cui prestare attenzione per individuare il burnout includono:

• Mancanza di partecipazione agli eventi del team o ritiro dalle interazioni,
• Aumento degli errori prevenibili,
• Pessimismo, irritabilità o cinismo,
• Incapacità di concentrarsi o prendere decisioni,
• Ridotta fiducia in se stessi e
• Frequenti problemi di salute.

Per neutralizzare il burnout, è possibile stabilire frequenti check-in con i dipendenti e stilare un piano d’azione per affrontare le sfide specifiche che devono affrontare sul posto di lavoro. A seconda delle preoccupazioni del dipendente, il piano d'azione può includere:

• Orari di lavoro flessibili,
• Carico di lavoro ridotto,
• Sessioni di consulenza/terapia,
• Programmi benessere e
• Sessioni di sviluppo della carriera.

Suggerimento n. 7: incoraggiare la collaborazione

Sebbene la collaborazione sia una componente di un ambiente di lavoro positivo, necessita di una menzione speciale in questo contesto, data la sua importanza nel ridurre l’assenteismo.

Nel suo articolo di ricerca intitolato Strategie per ridurre l’assenteismo nel settore pubblico , il dottor John G. Turner ha scoperto che un ambiente di lavoro collaborativo riduce l’assenteismo promuovendo il coinvolgimento dei dipendenti.

In questo studio, uno dei leader intervistati ha detto:

"Mi piacerebbe organizzare più eventi, come gare di cucina e gare di team building, per mantenere motivati ​​i dipendenti e scoraggiare l'assenteismo sul posto di lavoro."

Un altro leader ha detto:

“Cerchiamo sempre i motivi per cui i dipendenti non venivano al lavoro e abbiamo notato che c’era una mancanza di collaborazione con il management che non consentiva il coinvolgimento dei dipendenti.”

Un ambiente collaborativo non solo fornisce ai dipendenti una via per condividere competenze e conoscenze, ma promuove anche la risoluzione dei problemi e il processo decisionale.

Ma come promuovere la collaborazione quando si ha una forza lavoro dispersa?

Un modo semplice per promuovere la comunicazione e la collaborazione in tempo reale tra team remoti è utilizzare app di collaborazione di team, come Pumble. Con potenti funzionalità, come videoconferenze, canali, messaggistica individuale e di gruppo, Pumble offre tutto ciò di cui hai bisogno per mantenere i tuoi team connessi e coinvolti.

Suggerimento n. 8: fornire opportunità di avanzamento di carriera

Offrendo opportunità di avanzamento di carriera, non solo migliori le competenze e il coinvolgimento dei dipendenti, ma crei anche un senso di lealtà e impegno.

I dipendenti che vedono un chiaro percorso di crescita all’interno dell’organizzazione sono più propensi a investire nei loro ruoli, con conseguente riduzione dell’assenteismo e maggiore soddisfazione sul lavoro.

Ecco alcuni modi per offrire opportunità di sviluppo professionale:

• Collaborare con i dipendenti per creare piani di carriera e di sviluppo delle competenze,
• Fornire sessioni di formazione, workshop e seminari regolari,
• Implementare programmi di tutoraggio in cui dipendenti esperti guidano colleghi meno esperti,
• Offrire corsi online in modo che i dipendenti possano apprendere al proprio ritmo e
• Supportare i dipendenti nell'ottenimento delle certificazioni rilevanti per migliorare le loro competenze.

Suggerimento n. 9: riconoscere e premiare i dipendenti

Un po’ di apprezzamento può contribuire notevolmente a ridurre l’assenteismo.

Vuoi più prove?

Secondo un sondaggio condotto da Curiosity at Work, l’82% degli americani i cui sforzi sono stati riconosciuti hanno dichiarato di essere felici al lavoro. E, come tutti sappiamo, i dipendenti felici e coinvolti hanno meno probabilità di assentarsi dal lavoro.

Un altro studio intitolato Reducing Absenteeism and Rescheduling Among Grocery Store Employees With Point-Contingent Rewards ha rilevato che i premi riducono l’assenteismo tra i dipendenti. I premi hanno anche contribuito a ridurre i casi di abbandono anticipato del lavoro.

Ecco alcuni modi per implementare un sistema di ricompensa che aiuti a ridurre l’assenteismo dei dipendenti:

• Decidere i comportamenti e le azioni che meritano il riconoscimento,
• Garantire che i comportamenti desiderati siano in linea con i valori e gli obiettivi fondamentali dell'organizzazione,
• Stabilire criteri misurabili per ciascun comportamento. Ad esempio, la politica di partecipazione può specificare come criterio misurabile l'80% di presenza in un dato mese.
• Decidere i tipi di premi, come incentivi monetari o opportunità di avanzamento di carriera,
• Riconoscere risultati e contributi,
• Creare un sistema in cui i manager offrano riconoscimenti ed elogi immediati quando osservano comportamenti eccezionali,
• Comunicare chiaramente il programma di premi e riconoscimenti a tutti i dipendenti e
• Monitorare e misurare l'impatto del programma di premi e riconoscimenti sui tassi di assenteismo e sul coinvolgimento complessivo dei dipendenti.

Suggerimento n. 10: attuare una politica lavoro-famiglia

Se stai cercando di ridurre l'assenteismo, un'altra area su cui concentrarti è diventare un luogo di lavoro adatto alle famiglie.

Attuando una politica lavoro-famiglia (WFP), è possibile garantire che i lavoratori che prestano assistenza ricevano un supporto adeguato per gestire il proprio lavoro e le responsabilità di assistenza.

Il PAM può offrire:

• Orari e modalità di lavoro flessibili,
• Congedo parentale (retribuito e non retribuito),
• Asilo nido in ufficio o assistenza all'infanzia retribuita, e
• Congedo per assistenza familiare.

Tuttavia, assicurati di seguire le norme e i regolamenti in vigore nel tuo stato, in particolare quelli relativi al congedo parentale, prima di implementare qualsiasi di queste politiche.

Domande frequenti sull'assenteismo sul posto di lavoro

Hai altre domande sull'assenteismo sul posto di lavoro? Questa sezione si concentra nel fornire risposte alle domande più frequenti sull'assenteismo.

Cos’è l’assenteismo cronico?

L'assenteismo cronico indica frequenti assenze dal lavoro che possono incidere sulla produttività dell'azienda. Tuttavia, non esiste una definizione universalmente condivisa di ciò che costituisce assenteismo cronico.

La definizione può variare in base alle politiche aziendali, alle norme di settore e alle circostanze individuali.

Poiché non esiste una definizione standard di assenteismo cronico nel contesto lavorativo, possiamo dare un'occhiata a come le scuole definiscono il termine per migliorare la nostra comprensione.

Nel contesto accademico, l'assenteismo cronico si verifica quando uno studente perde il 10% dei giorni in un anno scolastico che include assenze sia ingiustificate che giustificate.

Ad esempio, se uno studente si assenta 2 giorni al mese, ogni mese dell'anno, lo studente è stato assente per 18-20 giorni, il che è un assenteismo cronico.

Cos’è l’assenteismo eccessivo?

L’assenteismo eccessivo è un modello di frequenti assenze dal lavoro, oltre quanto considerato normale o accettabile.

Sebbene i motivi delle assenze prolungate o ripetute possano essere malattie, motivi personali o altri fattori, un assenteismo eccessivo può compromettere le prestazioni e la produttività dei dipendenti.

Non esiste una definizione standard di ciò che costituisce assenteismo eccessivo poiché ogni azienda ha la propria politica.

Ad esempio, Vikas Kaushik, CEO di TechAhead, definisce l'assenteismo eccessivo come quello che provoca ritardi nei progetti:

“Definiamo assenteismo eccessivo quando un dipendente ritarda frequentemente i progetti con assenze non programmate. Ci impegniamo a mantenere le assenze ingiustificate al di sotto del 2% di tutti i giorni lavorativi perché riteniamo che sia importante trovare un equilibrio tra esigenze personali e obblighi professionali."

Quanto assenteismo ingiustificato è accettabile?

Il livello accettabile di assenteismo ingiustificato può variare ampiamente a seconda di fattori quali:

• La natura del lavoro,
• Norme di settore,
• Politiche aziendali e
• L’impatto complessivo dell’assenteismo sull’organizzazione.

Sebbene non esista un limite universalmente definito per l’assenteismo ingiustificato, molte organizzazioni hanno politiche specifiche sulla partecipazione che descrivono il livello accettabile di assenteismo, sia giustificato che ingiustificato.

L’assenteismo è causato dallo stress?

Lo stress è uno dei motivi più comuni che contribuiscono all’assenteismo. Come accennato in precedenza, secondo l’American Institute of Stress, l’83% dei dipendenti negli Stati Uniti soffre di stress lavoro-correlato. Inoltre, lo stesso studio mostra che lo stress è la ragione per cui 1 milione di lavoratori sono assenti dal lavoro ogni giorno.

Tutti i suggerimenti sopra riportati possono aiutare le aziende a mitigare lo stress sul posto di lavoro e ridurre l’assenteismo.

Cos'è il presenzialismo?

Il presenzialismo si riferisce a situazioni in cui i lavoratori sono sul posto di lavoro ma non sono in grado di lavorare secondo le loro normali capacità per diversi motivi.

Nel suo articolo di ricerca intitolato Presenteeism: At Work–but out of it , Paul Hemp definisce il presenzialismo come “ il problema dei lavoratori che sono al lavoro ma, a causa di malattie o altre condizioni mediche, non pienamente funzionanti. "

Sebbene ciò non venga fatto intenzionalmente, il presenzialismo può anche influenzare la produttività e, di conseguenza, i profitti dell’azienda, proprio come l’assenteismo.

Come calcolare il tasso di assenteismo?

Per calcolare il tasso di assenteismo o tasso di assenteismo di un dipendente, utilizzare la seguente formula:

(Numero totale di giorni o ore di assenza / I giorni o le ore lavorative disponibili nel periodo specifico) x 100

Vediamo come calcolare un tasso di assenteismo utilizzando un esempio.

John lavora 25 giorni al mese (5 giorni alla settimana). Nel luglio del 2023 è stato assente per 5 giorni.

Ora calcoliamo il tasso di assenteismo utilizzando la formula sopra.

Ciò dimostra che il tasso di assenteismo è del 20% o che John ha perso il 20% delle giornate lavorative a causa dell'assenteismo.

Puoi calcolare il tasso di assenteismo per un individuo, un reparto o l'azienda nel suo complesso utilizzando questa semplice formula.

Qual è il tasso medio di assenza?

Il tasso medio di assenza è uguale al tasso di assenteismo e questi due termini sono usati in modo intercambiabile. Il tasso di assenza o assenteismo si riferisce alla quantità di tempo in cui un dipendente è assente dal lavoro ed è espresso in percentuale.

La formula utilizzata per calcolare il tasso di assenza è la stessa che utilizzeresti per il tasso di assenteismo:

Tasso di assenza = (Numero totale di giorni o ore di assenza / Giorni o ore lavorative disponibili nel periodo specifico) x 100

Considerazioni finali: adottare un approccio proattivo per sconfiggere l’assenteismo

Chiaramente, l’assenteismo dei dipendenti è una sfida dalle molteplici sfaccettature che può avere un impatto significativo sulla produttività, sul morale e sui profitti di un’azienda.

Tuttavia, comprendendone le cause profonde e implementando misure di controllo efficaci, è possibile creare un ambiente di lavoro più positivo, migliorare il benessere dei dipendenti e ridurre al minimo i tassi di assenteismo.

Dall'affrontare i problemi di salute e promuovere l'equilibrio tra lavoro e vita privata alla creazione di una cultura del lavoro positiva, le strategie di cui abbiamo discusso in questo post del blog offrono un approccio completo alla gestione e alla prevenzione dell'assenteismo.

Tieni presente che un approccio proattivo e continuo incentrato sul coinvolgimento, sul benessere e sulla crescita professionale dei dipendenti non solo neutralizza l'assenteismo, ma aiuta anche a costruire un ambiente di lavoro in cui i dipendenti sono motivati ​​a fare del loro meglio (e anche di più)!

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