Una guida per una pulizia efficiente dei dati
Pubblicato: 2023-12-09I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono fondamentali per mantenere e migliorare le interazioni con i clienti. Tuttavia, la potenza del tuo sistema CRM è notevolmente influenzata dalla qualità dei tuoi dati. È qui che entra in gioco l'importanza della pulizia dei dati, non solo per mettere ordine nel database CRM, ma per aprire la strada a previsioni di vendita migliorate, marketing mirato e operazioni semplificate.
In questo blog approfondiremo alcune nozioni di base sulla pulizia dei dati, come l'hub operativo di HubSpot semplifica il processo, spesso scoraggiante, di pulizia dei dati e perché questa pratica è rilevante per eliminare gli sprechi nelle operazioni aziendali.
Perché la pulizia dei dati?
Immagina di lanciare una campagna di marketing onnicomprensiva, su cui stai lavorando da settimane: creare una strategia, mappare il budget, ottenere approvazioni, raccogliere tutte le risorse, ecc. E quando finalmente metti insieme il tutto ti rendi conto che la tua relazione con il cliente Il sistema di gestione (CRM) è ingombro di dati obsoleti, duplicati o mancanti.
Questo ostacolo avrebbe potuto essere facilmente evitato, causando ulteriori ritardi nel lancio della campagna e creando un compito amministrativo che nessuno si assumerebbe volentieri in questo periodo cruciale.
È qui che entra in gioco la pulizia o la pulizia dei dati. Garantendo la pulizia dei dati, non solo ripulisci il database CRM, ma apri anche la strada a previsioni di vendita migliorate, marketing mirato e operazioni semplificate.
La pulizia dei dati , nota anche come data scrubbing, è una strategia vitale che mantiene l'igiene dei tuoi dati. Implica l’identificazione e la correzione di imprecisioni, discrepanze ed errori nei set di dati. Questo processo garantisce che le tue informazioni non siano solo accurate, ma anche coerenti e affidabili.
La pulizia dei dati trasforma e riordina radicalmente il tuo sistema CRM rimuovendo i duplicati, inserendo i dati mancanti e correggendo gli errori. In questo modo, migliora l'integrità dei tuoi dati, portando a insight più precisi, un migliore processo decisionale e, in definitiva, risultati aziendali superiori.
La pulizia dei dati diventa efficiente
Il processo di pulizia dei dati può spesso sembrare scoraggiante per i professionisti operativi, a causa della sua natura tecnica e dispendiosa in termini di tempo. In genere comporta il lavoro e l'organizzazione di più fogli di calcolo e la creazione di un codice meticoloso per individuare le aree in cui i record sono incompleti o errati.
Tuttavia, con HubSpot Operations Hub, questo processo è notevolmente semplificato. Questo strumento ti consente di assumere il controllo dei tuoi dati, garantendo che siano puliti, chiari e ben organizzati.
Con l'hub operativo puoi automatizzare vari aspetti del processo di pulizia dei dati:
- Può aiutarti a deduplicare i record dei contatti e dell'azienda.
- Risolvi i problemi dei casi nei tuoi record di contatto.
- Automatizzazione della formattazione tra varie proprietà HubSpot.
- La funzionalità Data Quality Command Center aiuta a mantenere un database sano.
Esamineremo ora ciascuno di questi aspetti uno per uno:
Deduplica i record dei contatti e dell'azienda
La duplicazione dei dati all’interno di un sistema CRM può comportare costi significativi sia in termini di tempo che di risorse. Non solo ostacola la produttività costringendo i membri del team a vagliare dati ridondanti o errati, ma può anche avere un impatto negativo sull’esperienza del cliente.
Immagina uno scenario in cui un rappresentante di vendita contatta un cliente in merito a un potenziale acquisto, ignaro che lo stesso cliente era già stato contattato da un altro membro del team per lo stesso motivo. Ciò potrebbe portare all'insoddisfazione dei clienti e danneggiare la reputazione dell'azienda.
Gli utenti di HubSpot CRM ottengono un vantaggio significativo con il loro strumento di gestione dei duplicati integrato . Questo strumento semplifica il processo di identificazione e unione dei contatti duplicati e dei record aziendali, garantendo che il database rimanga pulito e ordinato.
Lo strumento di gestione dei duplicati in HubSpot, disponibile per utenti Professional o Enterprise, confronta i record in base a vari criteri come nomi, indirizzi email e altro. Utilizza l'apprendimento automatico per migliorare l'identificazione dei duplicati nel tempo. Per accedere allo strumento, vai su Contatti o Aziende, fai clic su Azioni e seleziona Gestisci duplicati. Lo strumento visualizza fino a 2.000 probabili duplicati, ricalcolati ogni poche settimane.
Per personalizzare i confronti, vai nella parte superiore della tabella, seleziona le proprietà ed esamina i possibili duplicati. Per unire, fai clic su Rivedi, confronta le proprietà, seleziona il record da conservare e fai clic su Unisci. Per gli utenti dell'hub operativo, il processo è automatizzato, con opzioni come l'unione in base alla data di coinvolgimento o alla data di creazione.
Dopo l'unione, il record primario conserva i dati e il record secondario si unisce ad esso. I record uniti non possono essere separati. Esamina e ripulisci regolarmente i duplicati per garantire l'efficienza del database. Il processo iniziale potrebbe richiedere tempo, ma un controllo regolare migliora la scalabilità.
Risolvi i problemi dei casi nei tuoi record di contatto
Per mantenere un'attività di marketing e vendita personalizzata ma scalabile, la pulizia dei dati CRM è essenziale. La risoluzione dei problemi dei casi semplifica la navigazione del tuo team nel CRM, garantendo al tempo stesso che quando vengono utilizzati i token di personalizzazione, i clienti ricevano nomi scritti correttamente. In HubSpot, gli utenti super amministratori possono risolvere i problemi dei casi sui record dei contatti per migliorare la ricercabilità e garantire la coerenza nei token di personalizzazione utilizzati nelle e-mail o nei contenuti.
Per risolvere i problemi di formattazione in HubSpot:
- Passare a Contatti nel menu a discesa.
- Fai clic su Azioni e seleziona Risolvi problemi di formattazione.
- Visualizza e accetta/rifiuta consigli per problemi di formattazione nello strumento Formattazione contatti.
E se disponi di un abbonamento Operations Hub Professional o Enterprise, puoi evitare il noioso compito di agire manualmente su ciascuna raccomandazione automatizzando la risoluzione dei problemi dei casi nei record dei contatti attraverso regole di formattazione personalizzate.
Accedendo alla sezione Automazione in alto a destra, puoi accedere alla scheda Regole nel pannello di destra e selezionare regole di formattazione specifiche, come Nome in maiuscolo, per attivare l'automazione. Ciò garantisce che i record con il problema di formattazione identificato, come un nome minuscolo, vengano corretti automaticamente al momento dell'ingresso nel CRM.
Per personalizzare le preferenze di automazione, attiva o disattiva la casella di controllo per attivare o disattivare regole specifiche in base alle loro esigenze. La scheda Modifiche ai record consente agli utenti di rivedere e filtrare tutti i record aggiornati dalle regole automatizzate, fornendo trasparenza e controllo sui processi automatizzati. Dopo aver configurato queste regole, gli utenti possono salvare le proprie impostazioni per l'automazione continua.
Che si tratti di implementare e-mail di marketing mirate o sequenze di vendita, questi token facilitano interazioni su misura che affrontano i punti critici, le esigenze e le sfide dei clienti su larga scala, garantendo che ogni interazione con i lead rimanga pertinente e personalizzata.
Automatizzazione della formattazione tra le proprietà HubSpot
L'automazione della qualità dei dati in HubSpot garantisce la pulizia semplice e automatica dei dati sporchi, consentendo al team operativo di concentrarsi su iniziative di crescita. L'automazione prevede azioni del flusso di lavoro che formattano i valori delle proprietà, ad esempio lettere maiuscole, correzione delle proprietà della data e aggiornamento dei numeri di telefono.
L'automazione della qualità dei dati in HubSpot semplifica la correzione dei problemi di formattazione nei record dei contatti attraverso un processo sistematico:
Valutazione: identifico le discrepanze di formattazione nei dati di contatto.
Regole di standardizzazione: definisci le regole per una formattazione coerente.
Automazione HubSpot: utilizza flussi di lavoro HubSpot o strumenti di terze parti integrati con HubSpot per l'automazione.
Trigger: imposta i trigger in base a eventi come la creazione di nuovi contatti o gli aggiornamenti dei campi.
Azioni di pulizia dei dati: implementa azioni di ricerca e sostituzione, formattazione di data e ora ed espressioni regolari per correggere i problemi di formattazione.
Passaggi di convalida: includere passaggi di convalida per garantire la conformità alle regole di standardizzazione.
Registrazione e reporting: implementa i log per tenere traccia delle modifiche apportate durante il processo di automazione.
Test: esegui test approfonditi su un sottoinsieme di dati prima di implementare l'automazione su larga scala.
Esecuzione pianificata: imposta l'esecuzione pianificata o in tempo reale per mantenere una formattazione dei dati coerente.
Monitoraggio e manutenzione: monitorare e adattare regolarmente il processo di automazione per adattarsi ai cambiamenti degli standard dei dati.
Seguendo questo processo, le organizzazioni possono garantire che i record dei contatti siano formattati in modo coerente, con conseguente miglioramento della qualità dei dati e operazioni di marketing e vendita più efficaci.
Questa funzionalità mostra l'impatto immediato dell'automazione della qualità dei dati sul mantenimento di un database più pulito, sul miglioramento dell'efficienza e sulla riduzione delle sfide legate ai dati.
Il centro di comando della qualità dei dati
Il Data Quality Command Center di HubSpot funge da hub centralizzato per la gestione proattiva dell'integrità dei dati nel tuo CRM. Accessibile solo agli utenti con autorizzazioni di super amministratore, questo centro di comando, situato nel menu a discesa Report in Gestione dati, offre una dashboard all-in-one che fornisce approfondimenti e strumenti per affrontare i problemi relativi ai dati.
Questo hub centralizzato, disponibile nel menu a discesa Report in Gestione dati, è disponibile esclusivamente per gli utenti con autorizzazioni di super amministratore. Funziona come un dashboard completo, offrendo una gamma di approfondimenti e strumenti per affrontare in modo efficace qualsiasi sfida relativa ai dati che possa sorgere. Le caratteristiche principali del Data Quality Command Center includono:
1. Proprietà: fornisce informazioni preziose sul numero totale di proprietà associate a contatti e aziende, insieme a rapporti sulle tendenze giornaliere che evidenziano eventuali problemi relativi alle proprietà. Identifica inoltre le proprietà che non contengono dati, che non sono utilizzate o che presentano duplicati, consentendo agli utenti di indagare e accedere facilmente a informazioni dettagliate facendo clic su "Visualizza tutti gli approfondimenti sulle proprietà".
2. Documenti: raccoglie informazioni complete sul numero totale di contatti e record aziendali, accompagnate da rapporti sulle tendenze giornaliere che segnalano eventuali problemi relativi ai record. Identifica specificamente i record che presentano problemi di formattazione o duplicati. Gli utenti possono risolvere comodamente questi problemi facendo clic sul problema specifico, che li indirizzerà agli strumenti pertinenti come la formattazione dei contatti o lo strumento di gestione dei duplicati.
3. Sincronizzazione dati: fornisce informazioni dettagliate sul numero totale di app di sincronizzazione dati connesse, con rapporti sulle tendenze giornaliere che evidenziano eventuali problemi di sincronizzazione dei dati. Identifica inoltre le app che presentano errori di sincronizzazione o nessuna sincronizzazione attiva. Gli utenti possono esplorare ulteriori approfondimenti facendo clic su "Visualizza tutti gli approfondimenti sull'app Data Sync".
Il Data Quality Command Center consente agli utenti di adottare misure proattive nella gestione dell'integrità dei dati identificando e risolvendo vari problemi, tra cui proprietà inutilizzate, problemi di formattazione, duplicati ed errori di sincronizzazione dei dati. Tutto ciò può essere fatto attraverso un’interfaccia centralizzata e user-friendly, garantendo una gestione efficiente dei dati.
Ridurre al minimo gli sprechi
La pulizia dei dati svolge un ruolo cruciale nell’ottimizzazione delle operazioni aziendali, nella riduzione al minimo degli sprechi e nel miglioramento dell’efficienza. Garantisce che i dati conservati nel CRM siano accurati, aggiornati e pertinenti, il che porta a un processo decisionale informato e strategico. Un set di dati pulito riduce gli errori causati da informazioni imprecise, riducendo così al minimo gli sprechi sotto forma di tempo e risorse spese per correggere tali imprecisioni. Inoltre, ottimizza la produttività delle persone perché i dipendenti non devono più dedicare tempo inutile all'ordinamento di dati confusi e fuorvianti; possono invece concentrarsi sull'esecuzione di attività che aggiungono valore all'azienda.
I processi sono semplificati quando i dati sono puliti e affidabili. Le decisioni possono essere prese in modo rapido e sicuro, riducendo ritardi e colli di bottiglia. Anche l’automazione della pulizia dei dati gioca un ruolo importante in quanto consente una gestione continua e proattiva della salute dei dati, riducendo ulteriormente le possibilità di errore.
In termini di tecnologia, la pulizia dei dati riduce il carico sui sistemi CRM. Eliminando duplicati e dati irrilevanti, il CRM opera in modo più efficiente e fornisce risultati migliori in termini di reporting e analisi. Migliora inoltre l'efficacia delle integrazioni con altri sistemi, garantendo un'accurata sincronizzazione dei dati ed eliminando il rischio di errori o arresti anomali del sistema dovuti a dati di scarsa qualità. Nel complesso, mantenendo un database pulito e di alta qualità, le aziende possono ottimizzare le operazioni, ridurre al minimo gli sprechi e massimizzare il valore del proprio investimento CRM.
Un'accurata pulizia dei dati e il decluttering dei sistemi CRM, facilitati dalle funzionalità di automazione in HubSpot, si traducono in un panorama di interazione con i clienti snello ed efficiente. Questo processo elimina gli sprechi eliminando dati ridondanti e incoerenze di formattazione, migliorando così l'efficacia della tecnologia e dei processi in atto. L'ottimizzazione della qualità dei dati migliora le operazioni aziendali, poiché garantisce che ogni informazione utilizzata sia accurata, pertinente e vantaggiosa, portando a un targeting preciso, interazioni personalizzate con i clienti e, in definitiva, a migliori prestazioni aziendali.