Una guida al sollecito

Dunning aiuta le aziende ad avviare raccolte e recuperare le entrate perse.

Il modo in cui viene gestito il sollecito può influenzare il modo in cui le operazioni e le relazioni procedono senza intoppi.

Comprendendo meglio il sollecito, puoi implementare pratiche e strategie che dovrebbero portare al risultato più positivo a lungo termine per la tua attività.

Cos'è il sollecito?

Il sollecito è il processo di comunicazione e interazione utilizzato per perseguire crediti non pagati (es. fatture non pagate).

All'inizio di solito comporta e-mail educate o promemoria telefonici. Le fasi successive possono richiedere richieste faccia a faccia o azioni legali.

L'ordine e i dettagli di ciascuna fase possono variare a seconda delle specifiche del caso, inclusi ad esempio l'importo dovuto e la natura delle interazioni con i clienti.

Il sollecito può essere necessario per una varietà o motivi. Un cliente potrebbe non essere in grado di pagare in quel momento, potrebbe essersi verificato un errore di transazione o forse semplicemente dimenticato.

Perché si chiama 'dunning'?

La parola " dun " ha origine nell'Inghilterra del XVII secolo, dove significava " richiedere il rimborso di un debito ".

Una storia forse apocrifa suggerisce che potrebbe derivare dal nome di un entusiasta ufficiale giudiziario di nome Joe Dun .

Merriam-Webster lo elenca anche come un verbo che significa "piagare, infastidire". Un forte accenno alle associazioni negative delle sue origini...

Come funziona il processo di sollecito

Il processo di sollecito si riferisce ai passaggi specifici e alla loro sequenza intrapresi per comunicare con un cliente in arretrato.

Questo potrebbe essere fatto internamente dal dipartimento competente (ad esempio, il team di contabilità clienti) o da un'agenzia di terze parti specializzata .

Poiché ogni settore, cliente e situazione è diverso, è improbabile che il processo di sollecito sia lo stesso per ogni azienda.

Anche le misure precise adottate possono variare da paese a paese. Ad esempio, visitare la sede di un'attività può essere legalmente classificato come molestia in un paese ma non in un altro.

Tuttavia, è probabile che un principio generale sia universale: ogni fase del processo di sollecito esprimerà probabilmente un'escalation dell'urgenza del bisogno di rimborso.

Esempi di sollecito

Mettiamolo in termini pratici.

Il Cliente A e il Cliente B hanno entrambi fatture non pagate e scadute. Il cliente A non risponde a un'e-mail iniziale di richiesta di pagamento. Il cliente B , tuttavia, si scusa subito dopo per la comunicazione e richiede più tempo.

In ogni scenario, il follow-up dell'e-mail di sollecito iniziale sarà probabilmente notevolmente diverso. Questa differenza potrebbe essere sia di tono che forse media. Il cliente A potrebbe essere chiamato per stabilire se ha ricevuto l'e-mail; Il cliente B potrebbe aver bisogno solo di un'e-mail di conferma di follow-up.

Che cos'è un'e-mail di sollecito?

Un'e-mail di sollecito è semplicemente un'e-mail inviata come parte del processo di sollecito. L'e-mail è il tipo più comune di metodo di sollecito utilizzato all'inizio del processo.

Questo perché è il modo più semplice e facile per trasmettere chiaramente le informazioni registrate sulla relativa raccolta.

Cosa significa livello di sollecito?

"Livello di sollecito" è una frase utilizzata da alcune soluzioni software CRM per descrivere la messaggistica utilizzata nel sollecito automatizzato.

Più alto è il livello di sollecito, più grave è la situazione. Ciò si riflette nel tono della corrispondenza.

La definizione e il perfezionamento di questi livelli dipende dall'origine dei dati a disposizione dell'azienda. All'inizio, l'intuizione può guidare le decisioni. Successivamente, dovrebbero diventare chiari i tipi di sensibilizzazione che ottengono il miglior pagamento.

Che cos'è una tassa di sollecito?

Una commissione di sollecito (o addebito di sollecito ) è l'addebito o la multa che un'azienda potrebbe applicare all'account di un cliente in determinate fasi dell'escalation del sollecito.

Deve essere stabilito chiaramente nei termini di pagamento – e idealmente in altre comunicazioni – all'inizio del rapporto d'affari.

Strategia di sollecito

Una buona strategia di sollecito richiede di trovare un equilibrio tra essere abbastanza educati da mantenere un buon rapporto con i clienti e abbastanza fermi e persistenti da spingerli a pagare prima .

Il giudizio soggettivo può svolgere un ruolo in molte fasi del processo e in singoli casi. Le aziende più grandi utilizzano spesso processi di sollecito automatizzati. Ciò richiede di ricevere il messaggio fin dall'inizio.

Dare il beneficio del dubbio dovrebbe essere una pratica standard di sollecito, soprattutto all'inizio.

Se le comunicazioni iniziali non riescono a ottenere il pagamento o addirittura una risposta, il passaggio successivo potrebbe comportare l'utilizzo di un'agenzia di recupero crediti esterna per intensificare il processo.

Questa è di per sé una decisione strategica a doppio taglio: potrebbe aumentare la probabilità di recuperare il debito ma anche di interrompere i rapporti con i clienti.

E se il sollecito non funziona?

Il sollecito spesso non ha successo. Quando lo è, cosa dovresti fare dopo? Di seguito sono elencate le tre possibili opzioni.

1. Taglio delle perdite

Potresti scegliere di rinunciare ai pagamenti piuttosto che aumentare il sollecito oltre le prime fasi.

Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che il tuo settore o nicchia ha un mercato target relativamente piccolo in cui non vuoi rischiare un potenziale danno reputazionale (dall'opzione 3). O semplicemente perché i pagamenti dovuti non valgono le risorse necessarie per perseguirli.

2. Negoziare nuovi termini di pagamento

I clienti potrebbero non rispondere al tuo sollecito a causa della loro incertezza su come ti rimborseranno.

Forse hanno un problema con il flusso di cassa e stanno già valutando soluzioni come il finanziamento dei crediti e il factoring delle fatture.

Per gli attuali pagamenti in sospeso, l'offerta di negoziare nuovi termini di pagamento può dare al tuo cliente un po' di respiro. Questa potrebbe essere la tua migliore opzione per recuperare i soldi dovuti e aumentare le possibilità di riprendere il tuo rapporto di lavoro.

Per garantire che problemi finanziari come questi non si presentino con i tuoi clienti in futuro, puoi considerare di offrire loro una linea di credito commerciale. Questo li aiuterà a gestire il loro flusso di cassa. A lungo termine, questo potrebbe aumentare il volume delle vendite con loro e creare una situazione vantaggiosa per entrambe le parti.

3. Azione legale

L'azione legale è l'ultima risorsa che alla fine può vedere i tuoi soldi recuperati. Se valga la pena perseguire dipende da due fattori: le spese legali (in termini di denaro e risorse – tempo compreso) e il rischio reputazionale.

Conclusione

Il sollecito è l'avvio e i processi relativi alle raccolte. Il miglior risultato possibile è che recuperi le entrate perse pur mantenendo buone relazioni con i clienti.

Copre una gamma di approcci ai clienti, almeno alcuni dei quali possono rendere difficile la comunicazione. Avere i tuoi messaggi e la tua strategia di sollecito corretti ti aiuterà a massimizzare il tuo successo in quest'area.

Definisci chiaramente i tuoi termini di pagamento e includi eventuali spese di sollecito che potresti applicare. I processi di sollecito automatizzati possono essere molto utili, ma occasionalmente l'intuizione umana dovrebbe essere utilizzata per gestire i ritardi di pagamento caso per caso.

Se il sollecito fallisce, tagliare le perdite, rinegoziare i termini di pagamento o persino azioni legali sono le ultime opzioni pratiche rimaste. Ma con i giusti termini di pagamento iniziale e la strategia di sollecito, le possibilità che si verifichi questa situazione saranno notevolmente inferiori.