8 strategie di gestione del tempo per un lavoro più produttivo

Questo articolo è un guest post di Freya Laskowski , esperta di finanza personale e fondatrice di CollectingCents .

Se cerchi i "famosi procrastinatori" su Google, scoprirai che Leonardo da Vinci aveva un talento evidente per qualcosa di più dell'arte: essere facilmente distratto e lasciare i progetti incompiuti.

Basta chiedere alla Monna Lisa quanto tempo ci ha messo a finirla. (Suggerimento: la risposta è 16 anni!)

Se una delle persone più stimate al mondo fosse anche un maestro nel procrastinare, sei ben lungi dall'essere una causa persa.

Quindi, se stai lottando per fare il bucato o se il tuo più grande progetto di lavoro è in scadenza tra una settimana, ecco otto strategie di gestione del tempo che sicuramente ti faranno girare le ruote.

Sommario

1. Dai priorità alle attività urgenti e di alto valore
2. Imposta mini scadenze
3. Tieni traccia del tempo che dedichi a lavorare sulle attività
4. Implementare tecniche di produttività
5. Lavora nei tuoi orari più produttivi
6. Limita le distrazioni
7. Delegare ed esternalizzare il più possibile
8. Bloccare il tempo per diversi tipi di lavoro

1. Dare priorità alle attività urgenti e di alto valore

A volte, ci inganniamo facendoci credere di essere stati produttivi a causa del numero di cose che abbiamo spuntato dalla nostra lista di cose da fare. Ma in realtà la quantità di attività completate non significa nulla: è la qualità su cui dovremmo concentrarci.

La qualità delle tue attività può essere determinata in due modi: quanto sono sensibili al fattore tempo e quanto sono di alto valore.

Se vuoi essere produttivo e imparare a gestire bene il tuo tempo, dai sempre la priorità alle attività che devono essere completate al più presto (sensibili al fattore tempo) o a quelle che ti consentiranno di fare maggiori progressi (di alto valore).

Ad esempio, la preparazione per una riunione che avrai il giorno successivo dovrebbe avvenire prima di controllare la posta elettronica. Se possiedi una piccola impresa, concentrarti sui clienti che hai già dovrebbe venire prima degli sforzi di lead generation.

Un altro buon esempio: se sei un consulente, prepararsi per una consulenza imminente e fare ricerche sull'azienda con cui stai consultando è più importante che generare visibilità per la tua azienda.

Un altro vantaggio di eliminare prima i compiti con la massima priorità è che allevierai lo stress nel processo. Pensaci: quali compiti ti causano più ansia e sono i più difficili da portare a termine? Di solito, la risposta è uno (o più) di questi tipi di progetti.

Gestendoli per primi, puoi affrontare la giornata con la tranquillità che deriva dal sapere di aver già portato a termine le cose difficili.

Ma in realtà, i compiti urgenti o di grande impatto non devono essere così impegnativi come solitamente li consideriamo. La gestione del tempo non consiste solo nel dare priorità alla lista delle cose da fare, ma anche nel capire come renderla meno scoraggiante.

2. Stabilisci delle mini scadenze

La maggior parte (se non tutte) delle tue attività hanno una scadenza. E se non è una scadenza ufficiale, è quella che ti sei prefissato.

Ad esempio, potresti voler avere 100 nuovi contatti pronti per essere contattati entro venerdì, svuotare la posta in arrivo entro le 16:00 e completare cinque chiamate di vendita entro la giornata.

Per assicurarti di completare queste attività entro la scadenza, le svolgi poco a poco nel corso delle settimane e dei mesi.

Nell'esempio della lead generation, potresti aggiungere 20 lead ogni giorno per l'intera settimana per raggiungere il tuo obiettivo entro venerdì. Per svuotare la posta in arrivo entro le 16:00, potresti controllare la posta per 10 minuti ogni 3-4 ore. Per le chiamate di vendita, potresti voler inserire ciascuna chiamata in una fascia oraria specifica all'interno del tuo calendario . Tutte queste piccole scadenze alla fine ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo.

Questi sono esempi di mini scadenze che possono essere fissate su un lungo periodo o anche più volte in una sola giornata.

Ti fa risparmiare tempo ed energia in compiti altrimenti faticosi. E cosa c'è di meglio: se diventerai un'abitudine delle mini scadenze, perderai anche l'abitudine di procrastinare.

3. Tieni traccia del tempo impiegato lavorando sulle attività

Sapere quanto tempo dedichi alle attività è utile per molti motivi, tra cui:

• Avere un'idea migliore di quanto lavoro puoi svolgere all'ora (e quanto addebitare per i tuoi servizi)
• Trovare nuovi modi per ridurre le distrazioni e diventare più veloci
• Pianifica la tua giornata con un'idea realistica di ciò che puoi fare
• Sapere quanto tempo dovrai dedicare a compiti specifici

Abbiamo tutti avuto giorni in cui la nostra lista di cose da fare sembrava realistica e persino facilmente realizzabile. Ma a metà giornata, ci rendiamo conto di aver gravemente sottovalutato il tempo necessario per completare tutto.

Fortunatamente, questo può essere facilmente evitato, monitorando il tempo impiegato nelle attività.

Qual è qualcosa che pensavi non ti avrebbe richiesto molto tempo, ma che invece si è rivelato dispendioso in termini di tempo? Per me, si trattava di delineare e ricercare i post del blog.

Di solito delineavo e iniziavo a scrivere lo stesso giorno. Ma dopo aver realizzato quanto tempo impiegavo per preparare i miei post, ho iniziato a separare la bozza e il compito di ricerca dalla scrittura vera e propria. Separare questi compiti mi ha aiutato a risparmiare circa un'ora per post nei miei giorni di scrittura.

Oppure, supponiamo che ti accorgi di dedicare più tempo di quanto vorresti a rispondere alle e-mail . Dopo questa scoperta, potresti investire in un autoresponder gratuito per le email , qualcosa che non avresti fatto se non avessi monitorato il tempo.

Questo suggerimento potrebbe essere il più semplice di tutti ed è facile iniziare a implementarlo.

Esistono molti strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo , come Toggl e Clockify , che ti consentono di creare "attività" separate e registrare il tempo in esse individualmente. Questo è estremamente utile per vedere come distribuisci le tue ore durante il giorno.

4. Implementare tecniche di produttività

Grazie alla scienza e all’abbondanza di ricerca, abbiamo a disposizione un intero oceano di tecniche di produttività. E sono sicuro che ne hai sentito parlare almeno alcuni.

Eccone cinque che puoi iniziare a utilizzare subito:

Tecnica del pomodoro

Forse la più conosciuta di questa lista, la Tecnica del Pomodoro prevede l'impostazione di un timer, solitamente per 25 minuti, e quindi il ripristino per cinque quando suona.

Durante i primi 25 minuti, lavori su una singola attività, cercando di fare quanti più progressi possibile. Quindi, una volta che il timer suona, hai una pausa da cinque a dieci minuti prima di iniziare la successiva sessione di 25 minuti.

Ripeti il ​​processo fino al completamento dell'attività. Tuttavia, se il tuo compito richiede diverse sessioni di Pomodoro, ti consigliamo di iniziare a fare pause di 15-20 minuti dopo la quarta.

Lavoro profondo

Il “lavoro profondo” è più uno stato mentale che un trucco per la produttività. Quando sei in uno stato di lavoro profondo, concentri il 100% delle tue energie su una singola attività per un periodo prolungato (ad esempio, da una a tre ore) eliminando tutte le distrazioni.

Personalmente, il lavoro profondo è il mio trucco preferito perché mi consente di fare notevoli progressi in quella che sembra solo un'ora (ma è due o tre volte più lungo).

Un professore di informatica della Georgetown University di nome Cal Newport coniò per primo il termine. Ha scritto anche un intero libro a riguardo.

Per ottenere il massimo dalle tue sessioni di lavoro profondo, ecco alcune cose che puoi fare:

• Pulisci il tuo ambiente da ogni disordine
• Scegli la tua attività prima di impostare il timer
• Elimina tutte le possibili distrazioni (come il tuo cellulare)

Infine, per entrare in uno stato di lavoro profondo, chiamato anche “stato di flusso”, prendi in considerazione quanto segue:

• Bevi una tazza di caffè (o caffeina)
• Guarda qualcosa di motivante o stimolante
• Ascolta la musica che ti dà la carica
• Meditare
• Fai una doccia fredda

Principio di Pareto

Creato dall'economista italiano Vilfredo Pareto, il Principio di Pareto è il concetto secondo cui il 20% delle azioni è responsabile dell'80% del risultato. Questa idea è stata applicata a una varietà di campi, dalle vendite all'apprendimento delle lingue.

Ma quando si tratta di produttività e gestione del tempo, il Principio di Pareto fornisce un quadro per identificare i compiti più meritevoli della tua attenzione immediata.

Esistono sei passaggi principali per utilizzare questa idea per la gestione del tempo:

• Elenca i problemi che stai affrontando o le attività che devi portare a termine
• Scopri la causa del problema (perché ci vuole così tanto tempo per completarlo? Perché hai bisogno di farlo?)
• Assegna a ogni problema un punteggio da 1 a 10 (10 è importante, 1 è meno importante)
• Metti compiti/problemi con le stesse cause in gruppi
• Somma il punteggio di ciascun gruppo
• Inizia a lavorare sul gruppo con il punteggio più alto

App per la produttività

Sebbene questa non sia necessariamente una tecnica, innumerevoli app di produttività di alta qualità utilizzano i metodi sopra elencati (e altri basati sulla scienza).

Se sei un fan della Tecnica del Pomodoro, puoi utilizzare Pomo Done . Si collega anche ad altri strumenti di gestione dei progetti come Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack e molti altri.

Oppure, se stai cercando un elenco di cose da fare digitale, Smart Tasks ha un'interfaccia fluida e visivamente accattivante che ti consente di creare, codificare i colori e completare le attività.

5. Lavora nei tuoi orari più produttivi

Se sai già in quali momenti della giornata sei più produttivo, avrebbe senso svolgere in quel momento i tuoi compiti più impegnativi.

Ma cosa succede se non conosci ancora quei tempi?

Bene, se stai monitorando il tempo, come abbiamo detto nel suggerimento n. 3, questo non dovrebbe essere un problema a lungo.

Prendi nota di quando hai avuto la sensazione che il tempo stesse volando: questo ti aiuta a scoprire i tuoi periodi più produttivi e le opportunità perfette per sessioni di lavoro approfondite.

Qualcos'altro che puoi fare è confrontare la velocità con cui svolgi la stessa attività in diversi momenti della giornata. Ad esempio, se di solito lavori sulle attività SEO nel pomeriggio, prova a farlo la mattina per i prossimi giorni. C'è una differenza?

6. Limita le distrazioni

Le distrazioni sono probabilmente i maggiori ostacoli alla produttività. Le probabilità sono che stai prendendo il telefono, cambiando scheda, controllando la posta elettronica e guardando l'orologio più volte di quanto pensi.

In realtà, le distrazioni sono inevitabili e sono sempre intorno a noi. E ci vuole tempo per rompere l'abitudine di cedere a loro. Tuttavia, se ti sei preparato per il successo, eliminarli solo per le tue attività urgenti e di alto valore è fattibile.

Ecco alcuni suggerimenti per creare un ambiente di lavoro ideale e privo di distrazioni:

• Metti il ​​telefono su Non disturbare e in un posto fuori portata
• Gira o togli l'orologio
• Configura blocchi popup o utili estensioni di Chrome sul tuo laptop
• Dì agli altri a casa tua o a chi potrebbe tentare di contattarti che non sarai disponibile per un determinato periodo di tempo
  

7. Delegare ed esternalizzare il più possibile

Che tu lavori in remoto o svolga un lavoro d'ufficio dalle nove alle cinque, probabilmente hai una quantità poco interessante di attività amministrative, come controllare la posta elettronica, pianificare riunioni e rispondere alle telefonate.

Questi compiti richiedono più tempo di quanto pensiamo e credimi quando dico che ti ringrazierai per aver delegato o esternalizzato quelli che puoi.

Le attività esternalizzate non devono essere solo per scopi amministrativi: possono essere qualsiasi cosa non correlata alla tua posizione principale.

Investendo in Grammarly , ad esempio, puoi dedicare meno tempo alla correzione di bozze e all'editing, risultando allo stesso tempo più professionale quando comunichi online.

Puoi pianificare le riunioni con largo anticipo utilizzando software come CalendarHero . CalendarHero consente ai dipendenti di automatizzare la pianificazione, bloccare il tempo nel proprio calendario, impostare promemoria per le riunioni e ridurre il coordinamento tra la posta elettronica e l'altra. Ti fa risparmiare tempo aiutandoti a dedicare tempo a ciò che conta.

Le opzioni sono illimitate e puoi trovarle gratuitamente o a un prezzo elevato. Ma qualunque sia l’investimento, ne varrà sicuramente la pena.