7 motivi per lasciare i fogli di calcolo Excel per la gestione delle informazioni sui prodotti

Sin dal suo rilascio nel 1985, Microsoft Excel è stata la soluzione ideale per le aziende per gestire e organizzare i fogli di calcolo dei prodotti. Ma solo perché qualcosa è stato fatto in un certo modo per così tanto tempo, non significa che debba continuare. Alcune tradizioni possono essere dannose.

I dati del prodotto sono complessi e lunghi con molteplici funzionalità. Non include solo gli attributi del prodotto, ma molte altre risorse digitali come immagini e video. La memorizzazione di questi in un foglio di calcolo può portare a formati errati. Ci sono alcune risorse digitali che non puoi archiviare in un foglio di calcolo. Ma questo non è tutto. I fogli di calcolo sono un ostacolo per te quando si tratta di gestire i tuoi negozi di e-commerce e le informazioni sui prodotti per vari altri motivi.

Sono qui per evidenziare i vari problemi che sorgono con l'uso di fogli di calcolo Excel e perché è ora di passare a soluzioni più efficienti; ovvero: PIM.

1. I fogli di calcolo sono soggetti a errori umani

I dati sono una delle risorse più forti di un'azienda che si basano sul prendere decisioni di qualità e sulla creazione di linee guida. Ma cosa succede, allora, se i dati non sono completi o accurati? Avete indovinato: decisioni pessime che porteranno l'azienda nella direzione sbagliata.

È stato riferito che l'88% dei fogli di calcolo contiene errori. Con ogni persona all'interno di un'organizzazione che apporta modifiche a un file, le possibilità di contaminazione aumentano. Piccoli, piccoli errori lungo questo processo generano un foglio di calcolo che contiene dati imprecisi e incoerenti. Questi errori si fanno strada nei fogli di calcolo perché Excel non ha modo di avvisare gli utenti quando inseriscono un attributo del prodotto che potrebbe essere impreciso o se saltano erroneamente una cella, come è possibile nelle soluzioni di gestione delle informazioni sul prodotto. Inoltre, poiché è così difficile tenere traccia dei dati, i dipendenti possono diventare pigri e inserire gli attributi del prodotto senza ricontrollare le voci precedenti per assicurarsi che non si ripetano.

Se sei nel settore dell'e-commerce da abbastanza tempo, capirai l'impatto che dati incoerenti possono avere sulla soddisfazione del cliente. Semplicemente li allontana dal tuo marchio. Allora che senso ha spendere ore e ore di duro lavoro per mantenere i fogli di calcolo quando producono risultati indesiderati e allontanano le vendite?

Pertanto, man mano che la tua azienda cresce, è essenziale passare dai fogli di calcolo dei prodotti ai sistemi di gestione dei dati che ti consentono di tenere traccia di tutte le informazioni relative ai prodotti senza errori. Tali sistemi notificano immediatamente agli utenti eventuali attributi di prodotto mancanti e voci duplicate e garantiscono la coerenza tra tutti i canali.

2. Non consentire la collaborazione tra i membri del team

Uno dei motivi principali per cui i fogli di calcolo sono così suscettibili di errore è che non consentono la collaborazione tra i membri del team. Poiché la sincronizzazione dei fogli di calcolo non può avvenire in modo tale che le modifiche apportate da più dipendenti contemporaneamente siano tutte incorporate nel file contemporaneamente, diventano silo.

Ogni file Excel è progettato per essere aggiornato da un'istanza di Excel alla volta. Non hanno la stessa architettura dei database aziendali o dei sistemi di gestione delle informazioni sui prodotti progettati per supportare più utenti.

Nonostante l'esistenza di soluzioni di cloud computing, è ancora difficile condividere fogli di calcolo tra i membri del team e altri dipartimenti all'interno dell'organizzazione. Fogli Google è una delle possibili soluzioni cloud che consentono la condivisione in tempo reale, ma può violare la politica di sicurezza di un'azienda e causare una violazione o una perdita di dati.

Questo è diverso da come funzionano le soluzioni di Product Information Management come Apimio. Più dipendenti possono aggiornare tali soluzioni in tempo reale, senza preoccuparsi di modifiche non salvate provenienti da fonti diverse. Il software PIM consente il lavoro collaborativo, portando a flussi di informazioni senza interruzioni in tutti i dipartimenti e canali. Risparmia anche molto tempo. Questo è diverso dai fogli di calcolo in cui devi aspettare che un dipendente finisca di apportare le modifiche al foglio per passare al dipendente successivo. E questo ciclo inefficiente va avanti all'infinito.

3. Nessuna responsabilità in quanto le modifiche non possono essere tracciate

Ora, chiunque abbia accesso a un foglio di lavoro di un prodotto può modificarlo. Se stai concedendo l'accesso al foglio di calcolo a 5 diversi dipendenti, non c'è modo di tenere traccia di chi ha apportato modifiche a quei file. Se c'è un caso in cui informazioni importanti vengono perse o modificate, trascorrerai una notevole quantità di tempo cercando di capire chi era responsabile di ciò. Quindi trascorrerai più tempo a recuperare quelle informazioni in qualche modo.

Ciò è diverso dalle soluzioni automatizzate come i PIM che registrano tutte le modifiche apportate al sistema. Puoi configurarlo per tenere traccia delle modifiche su articoli, prodotti e altre entità. Con queste informazioni è possibile ricostruire tutte le azioni avvenute alle entità configurate. Questo è estremamente importante in quanto aiuta a semplificare il processo di ripristino di un sistema/dati in caso di perdita o attività dannose che si verificano nel sistema PIM.

4. Mancanza di sicurezza

In genere, i fogli di calcolo non sono così sicuri e pertanto sono maggiormente a rischio di danneggiamento dei dati o di cattiva gestione delle informazioni. I file che contengono informazioni finanziarie sensibili potrebbero non essere al sicuro dagli hacker. È possibile proteggere con password un foglio di lavoro di un prodotto, tuttavia potrebbe non essere ancora sufficiente per l'utilizzo da parte delle aziende. Una volta che qualcuno ha accesso ai dati del foglio di calcolo, è impossibile limitare ciò che fanno con esso.

Altri tipi di software di raccolta dati potrebbero quindi essere un'opzione più praticabile. Ad esempio, Apimio dispone di protezioni integrate che proteggono l'integrità dei dati. Solo il produttore ha l'autonomia di apportare modifiche ai dati del prodotto. Puoi assegnare compiti diversi a dipendenti diversi sul portale, limitando l'accesso. In un foglio di calcolo, questo è impossibile in quanto non puoi limitare l'accesso di determinate celle.

Allo stesso modo, un utente potrebbe ordinare una colonna di informazioni e potrebbe inconsapevolmente causare la mancata sincronizzazione di informazioni correlate come nome e cognome. Al contrario, un database manterrà unificate tutte le parti di un record, garantendo così una migliore integrità dei dati.

I sistemi PIM sono ottimali per la vendita omnicanale. Pertanto, nel processo di distribuzione dei dati su più canali di vendita, l'integrità dei dati è intatta, senza danneggiamento o perdita di informazioni.

5. Non supportare il processo decisionale in tempo reale

I fogli di calcolo non sono in grado di supportare il processo decisionale in tempo reale a causa di dati obsoleti e imprecisi. Raccogliere le informazioni più aggiornate da più utenti e riassumere le informazioni richiede molto tempo.

I fogli di calcolo forniscono dati grezzi tutto in una volta. Pertanto, è difficile interpretare quali dati sono essenziali e quali no. Forse l'unica opzione in un foglio di calcolo è premere il pulsante "ordina" che non sempre aiuta a trovare ciò che stai cercando. Con altri sistemi esistenti, è possibile assegnare priorità ai dati tramite strumenti di visualizzazione. Questi strumenti possono evidenziare gli aspetti critici di un set di dati o dei risultati, a differenza dei fogli di calcolo.

I fogli di calcolo dei prodotti non sono progettati per conservare i dati storici. Spesso durante l'azione di riduzione delle loro dimensioni per mantenerli più gestibili, qualcuno può erroneamente eliminare i dati storici. Anche se si conservano versioni diverse, è molto difficile per i responsabili delle decisioni confrontare i file e individuare le tendenze all'interno dei propri dati.

I sistemi di gestione delle informazioni sui prodotti sono costruiti per adattarsi all'analisi dei dati. Con tutte le informazioni archiviate in un unico posto, le organizzazioni possono leggere le tendenze dei consumatori e prendere decisioni aziendali di qualità. Il giusto software dashboard ti fornirà la struttura del grafico da cui costruire offrendoti molte opportunità di personalizzazione.

I fogli di calcolo sono anche in genere senza contesto. È difficile correlare diversi set di dati in Excel per vedere come si relazionano. I dashboard, d'altra parte, possono avere diversi livelli di informazioni e unire più fonti senza soluzione di continuità. Inizi con una visualizzazione di alto livello delle tue metriche e aggiungi approfondimenti per mostrare i dati che guidano quei numeri con un solo clic.

6. Inadatto per la gestione delle risorse digitali (DAM)

Hai mai provato a memorizzare un'immagine in un foglio di calcolo? Ti fa stringere i pugni per la frustrazione perché è quasi impossibile. PDF, video, immagini e altri contenuti digitali sono essenziali per le attività di e-commerce poiché danno vita ai tuoi prodotti. Gli attributi di base del prodotto non coinvolgeranno gli acquirenti.

Le risorse digitali sono spesso pubblicate, in diversi reparti con diversi dipendenti. Avere una posizione centrale che archivia tutti questi dati con il resto delle informazioni sui prodotti garantisce che siano facilmente accessibili e disponibili a qualsiasi membro dell'organizzazione in modo che possano inviarli a tutti i canali di vendita in qualsiasi momento.

PIM ha capacità DAM illimitate per mantenere tutti i file e i contenuti multimediali al sicuro e aggiornati. Puoi gestire immagini, video, grafica e file in un unico posto, collegati direttamente ai tuoi prodotti. Avere sia le informazioni sui prodotti che le risorse digitali in un repository centrale consente ai team di marketing di pubblicare facilmente i contenuti in relazione ai loro prodotti, se necessario. Consente inoltre la creazione di contenuti più adatti in quanto nessun file viene perso. I team non devono dedicare più tempo a cercare di individuarli.

Con gli strumenti di Product Information Management come Apimio, la pubblicazione delle tue risorse digitali sul canale giusto, al momento giusto e nel formato giusto è automatica. Non devi preoccuparti di ottimizzarli per il fronte utente poiché il sistema lo fa per te.

Un'altra lettura: comprendere la differenza fondamentale tra i sistemi DAM e PIM

7. Nessun backup automatico dei dati

Excel non ha alcuna funzione di backup automatico dei dati. Quindi, una volta che inizi a inserire i dati dei prodotti nei tuoi fogli Excel, ti prepari meglio a preparare manualmente anche un backup per esso. Inoltre, se si verifica un'istanza in cui ti sei dimenticato di eseguire un backup, i dati sono andati fuori dalla finestra, introvabili. La perdita di dati è un rischio enorme per qualsiasi azienda. Ciò si traduce in dati di prodotto incompleti sul fronte pubblico e in un'analisi dei dati imprecisa in futuro. Questo perché enormi quantità di dati non si riflettono nei fogli.

Tuttavia, ogni PIM dispone di una funzione di backup automatico dei dati che esegue backup di database frequentemente, automaticamente e li archivia in diverse posizioni virtuali. Gli utenti non devono preoccuparsi della perdita di dati poiché tutto sarà sicuro e protetto. Puoi accedervi in ​​qualsiasi momento, in qualsiasi luogo ritengano conveniente. Pensa al tempo e allo sforzo che il tuo team risparmierà quando esegui il backup automatico dei dati. Non è necessario alcun lavoro manuale. Ci piace ascoltarlo!

Insomma

Con i solidi sistemi PIM in atto, le aziende dovrebbero smettere di fare affidamento su fogli di calcolo Excel obsoleti che creano dati di prodotto imprecisi e incoerenti. Strumenti come Apimio sono ora sul mercato per aiutare le aziende di e-commerce a semplificare le loro operazioni, accedere ai dati dei prodotti della massima qualità con sicurezza e integrità dei dati garantite.