7 modelli di budget per eventi per pianificare le tue finanze

L'ho già detto e lo ripeto: odio i fogli di calcolo e odio il budget. Sono mali necessari, come tutti sappiamo, quindi quando è il momento di fare il budget mi affido a modelli e app come Wally per pianificare le mie spese.

Se sei un organizzatore di eventi che cerca di semplificare il processo di budgeting, hai bisogno di un modello di budget per eventi. I modelli sono un'ottima opzione per gli organizzatori di eventi che non possono permettersi elaborati software di budgeting e necessitano di una soluzione diversa.

Ho compilato un elenco di sette modelli di budget per eventi (un mix di fogli di calcolo Excel e opzioni stampabili) che ti aiuteranno a pianificare le tue spese per la maggior parte, se non per tutti, dei tuoi eventi.

Se nessuno di questi modelli è esattamente quello che stai cercando, non temere: completerò le cose con una guida rapida per creare il tuo modello di budget per eventi.

I modelli sono elencati in ordine alfabetico.

Modelli Excel

Questi modelli sono i migliori per gli organizzatori di eventi che non solo vogliono pianificare le spese dell'evento, ma vogliono anche visualizzare tali spese utilizzando gli strumenti del foglio di calcolo di Excel. I modelli di Excel garantiscono agli utenti molta più flessibilità rispetto ai budget stampabili, rendendoli ideali per eventi complessi con più parti mobili.

• Modello ufficiale di Microsoft Office 1
• Modello ufficiale di Microsoft Office 2
• Smartsheet Event Budget Workbook e foglio di lavoro per la pianificazione di conferenze
• Modello di budget e grafico per eventi Tidyform

Modelli stampabili

Per i pianificatori che preferiscono lavorare su carta, questi modelli sono proprio quello che stai cercando. Questi sono i migliori per eventi più piccoli senza troppe parti mobili e coprono le spese di base come luogo, decorazioni e personale.

• Foglio di lavoro per il budget degli eventi di FreebieFindingMom
• Guida al pianificatore di budget per eventi
• Modelli di budget per eventi stampabili di Template.net

Crea il tuo modello di budget per eventi

Sebbene questi sette modelli coprano la maggior parte delle basi, non coprono tutte le basi. Se questi modelli elencati non hanno tutto ciò di cui hai bisogno, puoi creare il tuo modello di budget per eventi da zero nel formato che preferisci.

Eventbrite ha una guida completa che ti guida attraverso ogni fase della progettazione del budget del tuo evento. Ho riassunto i loro passaggi di seguito e ho decompresso ulteriormente il processo includendo suggerimenti aggiuntivi su ciò che dovresti cercare durante la creazione del budget dell'evento.

Passaggio 1: determina per cosa stai pianificando il budget

Mentre la maggior parte degli eventi ha spese simili come i costi della sede o i sistemi di registrazione degli ospiti, altri, come la sicurezza dei droni e altre funzionalità alla moda, sono unici per ogni evento. Il vantaggio di costruire il tuo budget è la possibilità di organizzare i tuoi costi unici nel modo che preferisci.

Quali spese dovresti considerare quando crei il tuo modello di budget per eventi?

• Locale e addobbi
• Ristorazione
• Personale
• Marketing per eventi
• Costi di viaggio
• Apparecchiature audiovisive
• Divertimento
• Commissioni varie

Passaggio 2: identificare i costi effettivi

Il tuo budget ha bisogno di una linea di base delle spese necessarie, come la sede, che vengono prima di aggiungere eventuali servizi extra. La linea di base è composta da ampie categorie, ognuna delle quali è arricchita con costi individuali.

Ecco alcuni esempi:

Luogo:

• Affittacamere
• Deposito di sicurezza
• Parcheggio

A/V:

• Proiettori
• Internet/Wi-Fi
• Altoparlanti
• Microfoni
• Macchine fotografiche

Ristorazione:

• Baristi
• Server
• Cibo
• Bevande

Marketing:

• Software di social media marketing
• Stampa materiali e lavori di progettazione
• Software per la gestione delle registrazioni

Divertimento:

• Musicisti/DJ
• Tasse dei relatori
• Spese di alloggio e trasporto associate

Varie:

• Arredamento del locale
• Posti a sedere
• Personale per eventi aggiuntivo
• Tasse e tasse

Eventbrite consiglia di codificare a colori le tue spese, etichettare le spese della sede in rosso, le spese di marketing in blu, le spese di viaggio in verde e così via. Questo ti aiuterà a mantenere le tue finanze organizzate e a trovare ciò di cui hai bisogno un gioco da ragazzi.

Passaggio 3: pianifica le entrate previste

Una volta calcolate le spese, è il momento di proiettare le entrate.

La maggior parte dei software di gestione degli eventi può tenere traccia delle vendite dei biglietti, mentre altri tengono traccia di ulteriori fonti di entrate, come fornitori, sponsor e entrate delle donazioni. Se questo non è il tuo primo evento di questo tipo, torna indietro e fai riferimento ai totali delle entrate precedenti e ai fogli di lavoro per aiutarti a costruire la tua stima.

Quando proietti le tue entrate, cerca:

• Costo per partecipante rispetto al costo per la registrazione guadagnata
• Andamento dei costi dei partecipanti e del costo per registrazione in relazione tra loro (sono aumentati o diminuiti?)
• Opportunità di eventi, comprese le nuove tecnologie che creano nuovi costi e generano anche nuovi ricavi (esempio: tecnologia RFID)
• Eventi simili e loro redditività

Passaggio 4: pianificare variabili sconosciute

In qualsiasi budget, vuoi creare un buffer per gli incidenti incontrati durante la pianificazione del tuo evento. È meglio superare il budget ed essere lasciati con i fondi in eccesso piuttosto che rimanere bloccati in rosso prima di aver raccolto entrate.

Per suggerimenti su come mantenere i costi entro il budget stabilito al fine di creare quel buffer, guarda questo video di Event Planning Blueprint TV:

Passaggio 5: riunire tutto

Ora che hai tutte le informazioni di cui hai bisogno, è il momento di mettere insieme il budget del tuo evento.

Per gli utenti di Excel, ecco un breve tutorial su come creare un semplice budget di foglio di calcolo in cui puoi collegare tutti i tuoi dati:

Per quelli di voi che preferiscono carta e penna, utilizzare uno dei modelli sopra come ispirazione e aggiungere le variabili e le sezioni uniche e necessarie per creare un budget completo e completamente personalizzato.

Altre risorse per la gestione degli eventi

Invece di soddisfare le tue esigenze, forse questi modelli ti hanno fatto capire che hai bisogno di un sistema software di budgeting per pianificare le tue spese. Dai un'occhiata alla directory del software di budgeting di Capterra e assicurati di utilizzare il potente strumento di filtraggio per aiutarti a trovare esattamente ciò di cui hai bisogno.

Il blog di gestione degli eventi di Capterra è pieno di risorse e guide per aiutarti a realizzare l'evento perfetto. Eccone alcuni per iniziare:

• 3 lezioni di gestione degli eventi da "The Disaster Artist"
• 5 metriche che determineranno il ROI del tuo evento
• Modelli di programmi per eventi gratuiti o convenienti per eventi con un budget limitato
• 4 app mobili per eventi per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti