6 Opzioni software di contabilità scolastica che infalliranno le finanze della tua scuola

Gli errori contabili rappresentano una seria minaccia per le scuole a livello nazionale.

Considera la University Laboratory High School di Urbana, Illinois. Questa scuola altrimenti di successo ha registrato accidentalmente un disavanzo di oltre un milione nel 2014 perché si stava ritirando dal conto sbagliato.

Errori come questo possono far fallire una scuola.

Storicamente, la maggior parte delle scuole non ha utilizzato il software di contabilità generale. Ma questo tipo di software ha i suoi limiti e non può essere personalizzato per soddisfare le esigenze dell'amministrazione scolastica come la riscossione delle tasse degli studenti, la contabilità online e la comunicazione insegnante/genitore.

Gli amministratori scolastici devono essere in grado di monitorare l'allocazione dei fondi e integrare queste informazioni con i record degli studenti. Quando le scuole utilizzano più sistemi software per raggiungere tale obiettivo, i passaggi non necessari e l'errore umano sono quasi garantiti.

Con tutto questo in mente, abbiamo raccolto sei opzioni software di contabilità scolastica per aiutarti ad affrontare i problemi di budget nella tua scuola. Abbiamo una rapida panoramica di ciascuna opzione, incluso un elenco di funzionalità, per aiutarti a prendere la decisione giusta.

Iniziamo!

Opzioni software presentate in ordine alfabetico.

1. Educare attivo

Tracker fatture (tramite Active Educate)

Active Educate offre un pacchetto software completo per la contabilità scolastica. Genitori e amministratori si rivolgono ad Active Educate per la sua facilità d'uso.

L'azienda offre un'ampia formazione tramite webinar gratuiti, file della guida e supporto utente 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il tutto con l'obiettivo di non perdere mai gli utenti finali durante l'utilizzo del sistema.

Dalla gestione del noleggio di attrezzature scolastiche alle donazioni, Active Educate è una delle opzioni software di contabilità scolastica più versatili in circolazione.

Caratteristiche:

• Riscossione delle tasse studentesche
• Tracciamento dell'inventario
• Integrazione vetrina online
• Scontrino personalizzabile
• Tracciamento dell'attrezzatura
• Moduli di raccolta fondi e donazioni
• Pagamenti online con carta di credito
• Reportistica personalizzabile

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2. Preside

Dashboard principale di HeadMaster (tramite HeadMaster)

HeadMaster è uno strumento di amministrazione scolastica incentrato sulle scuole cristiane che servono i gradi dalla scuola materna al 12. HeadMaster ti consente di integrare il suo sistema di contabilità con il proprio software di amministrazione completo, che può elaborare una varietà di tipi di pagamento (incluso mobile).

I genitori possono utilizzare il sistema per controllare il loro saldo scolastico, eliminando inutili avanti e indietro. HeadMaster include anche la contabilità della mensa e la funzionalità di libro paga.

Caratteristiche:

• Gestione delle lezioni
• Profili degli studenti
• Libro mastro generale
• Fatturazione
• Pagamenti con carta di credito
• Gestione buste paga

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3. PraxiScuola

Tracciamento delle transazioni (tramite PraxiSchool)

PraxiSchool offre una serie di utili funzioni amministrative scolastiche, tra cui il monitoraggio delle presenze, la gestione della disciplina e la gestione della mensa. Le scuole, sia private che pubbliche, possono utilizzare PraxiSchool per organizzare i propri budget, riconciliare estratti conto, scrivere e distribuire assegni e gestire i conti attivi e passivi.

PraxiSchool è un'ottima opzione per le scuole che desiderano sbarazzarsi della duplicazione delle informazioni su più piattaforme passando a un sistema completo di amministrazione scolastica.

Caratteristiche:

• Gestione delle lezioni
• Libro mastro generale
• Fatturazione automatizzata
• Pagamenti con carta di credito
• Reportistica personalizzabile

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4. Contabilità Rediker FINACS/AP

Dashboard del budget (tramite Rediker)

Rediker FINACS/AP Accounting è un'ottima opzione aggiuntiva per la contabilità scolastica per le scuole internazionali che si integra con il sistema completo di amministrazione della scuola Rediker.

Con la sua capacità di bilanciare le doppie valute e fornire rapporti specifici per paese, Rediker fornisce una soluzione contabile che manca a molte scuole internazionali. Rediker offre strumenti per ogni gradino della scala dell'amministrazione scolastica, dai sovrintendenti che tengono traccia delle tasse di ammissione ai direttori delle mense che pianificano il budget per i pasti degli studenti.

Caratteristiche:

• Pagamenti online delle bollette
• Molteplici opzioni di valuta
• Report dashboard di accesso rapido
• Pagamenti bancari ACH
• Reportistica personalizzabile
• Fatturazione
• Controlla la stampa
• Reportistica delle raccolte

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5. RenWeb con integrazione QuickBooks

Database dei contatti (tramite RenWeb)

Secondo la ricerca originale di Capterra, RenWeb è il secondo software di amministrazione scolastica più popolare al mondo. RenWeb offre più di 300 funzionalità per gli amministratori scolastici, inclusa l'integrazione di QuickBooks.

L'integrazione di QuickBooks, combinata con l'ampio elenco di funzionalità di RenWeb, aiuta le scuole a semplificare la gestione dell'account familiare, la fatturazione e la gestione delle risorse. RenWeb offre anche alle scuole la possibilità di iniziare solo con QuickBooks e passare a un software di amministrazione scolastica più robusto man mano che crescono. Sebbene siano necessarie due opzioni software per sbloccare tutte queste funzionalità, l'ampio elenco di funzionalità offerte da RenWeb che funzionano in combinazione con QuickBooks rende l'abbinamento degno di nota.

Caratteristiche:

• Fatturazione e fatturazione
• Reportistica personalizzabile
• Libro mastro generale

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6. Sistemi Senior: Ascendenza Business Office

Bilancio tramite Senior Systems

Hai bisogno di un sistema progettato per gestire le tasse scolastiche, suddividere i budget per dipartimento e coprire la contabilità generale? Business Office offre un software di contabilità specifico per la scuola che fa tutto questo e altro ancora.

Con componenti aggiuntivi come la gestione del budget online, la gestione delle risorse e l'iscrizione online alla comunità, Business Office è l'ideale per le scuole private e indipendenti che cercano la flessibilità per gestire le proprie finanze dall'inizio alla fine.

Caratteristiche:

• Libro mastro generale
• Crediti
• Dashboard personalizzabili
• Reportistica personalizzabile
• Ordini di acquisto

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Altri strumenti di amministrazione della scuola

Nessuna delle sei opzioni in questo elenco fornisce livelli tariffari facilmente accessibili; i costi sono negoziati con l'acquirente.

Poiché la mancanza di informazioni sui prezzi può indicare una spesa maggiore, ho messo insieme un elenco di opzioni software di contabilità scolastica gratuite e open source che non intaccheranno molto il tuo portafoglio.

Il blog di amministrazione scolastica di Capterra offre strumenti e risorse tecnologiche per aiutarti a ottimizzare il personale, gli studenti e le finanze. Ecco alcuni post per iniziare:

• 5 strumenti software gratuiti e convenienti per gestire i tuoi eventi scolastici
• 5 Strumenti software per il calendario scolastico per portare la tua scuola nel 21° secolo
• Come puoi utilizzare Minecraft Education Edition nella tua scuola
• Il miglior software gratuito di gestione delle aule digitali e strumenti di collaborazione in aula

Ci sono altri programmi di contabilità scolastica che avrebbero dovuto essere inclusi in questo pezzo? Quali sono alcune delle sfide contabili che la tua scuola deve affrontare? In che modo il software ha aiutato? Fammi sapere nella sezione commenti qui sotto!