6 suggerimenti per la produttività e la gestione del tempo per gli imprenditori

Conosci la caratteristica più importante degli imprenditori e degli imprenditori di successo ?

Proteggono spietatamente il loro tempo e si concentrano sui loro obiettivi mentre fanno più cose contemporaneamente e portano a termine le cose .

Ma gestire un'impresa significa non poter sfuggire completamente alle attività amministrative quotidiane e ripetitive . Aggiungete a ciò la raffica costante di telefonate , aggiornamenti sui social media e notifiche dello smartphone , e raggiungere la massima produttività può sembrare un sogno lontano.

Ma non è impossibile.

In questo articolo condivideremo tecniche pratiche e realizzabili di gestione del tempo per un imprenditore impegnato per aiutarti a concentrarti sui compiti con la massima priorità senza perdere il controllo delle operazioni quotidiane.

L'importanza delle capacità di gestione del tempo per i proprietari di PMI

In qualità di proprietario di una piccola e media impresa (PMI), indossi molti cappelli. Probabilmente sei l'amministratore delegato, il direttore marketing, il rappresentante del servizio clienti: l'elenco potrebbe continuare.

Non sorprende che il proprietario medio di una startup lavori per l'incredibile cifra di 50-70 ore a settimana .

Lavorare per molte ore fa spesso parte della fase iniziale dell'imprenditorialità , ma è importante riconoscere che si dispone di energie fisiche e mentali limitate. Inoltre, la lotta antincendio quotidiana potrebbe sembrare un lavoro, ma non fa altro che consumare le tue energie e distrarti dai compiti strategici più critici.

Non è sostenibile, provoca il burnout e rovina l’ equilibrio tra lavoro e vita privata .

Ecco perché devi dare priorità alle tue richieste in modo da poter dedicare il tuo tempo a lavorare "sulla" tua attività, fornendo una direzione strategica, creando esperienze cliente migliori e trovando modi di impatto per delegare, automatizzare o eliminare il resto delle attività per garantire la tua attività funziona senza intoppi.

Consigli pratici per la gestione del tempo per imprenditori impegnati

Non puoi migliorare ciò che non misuri. Prima di sfruttare qualsiasi strategia di gestione del tempo , devi controllare attentamente la tua routine quotidiana e scoprire dove trascorri il tuo tempo.

Puoi farlo utilizzando app per il monitoraggio del tempo o semplicemente elencando tutto ciò che fai in un foglio di calcolo alla fine della giornata . Una settimana di dati dovrebbe essere sufficiente per mostrare le tue tendenze e aiutarti a identificare le aree di miglioramento.

Una volta ottenute queste informazioni, utilizza le seguenti tecniche per ottimizzare la tua produttività.

1. Utilizzare la matrice Eisenhower per stabilire le priorità delle attività

La matrice Eisenhower è uno degli strumenti più popolari per stabilire le priorità delle attività e gestire il tempo in modo efficace.

Ecco come funziona.

Prendi tutti i tuoi compiti e organizzali in quattro quadranti.

Urgente e importante

Queste sono le attività aziendali più critiche che richiedono la tua attenzione immediata: un problema critico del cliente, una campagna di vendita a tempo limitato o una scadenza di progetto. Dai loro la priorità rispetto a tutto il resto.

Importante ma non urgente

Si tratta di attività importanti che di solito contribuiscono alla salute a lungo termine della tua azienda: riunioni di pianificazione annuali, apprendimento di nuove competenze e investimenti in software migliore. È meglio programmarli per un momento appropriato invece di ritardarli indefinitamente.

Urgente ma non importante

Si tratta di attività amministrative operative e di bassa competenza, fondamentali per le operazioni quotidiane, ma che possono essere facilmente delegate .

Non urgente e non importante

Si tratta di ammazzatempo come lo scorrimento dei social media , riunioni inutili o formalità gerarchiche che dovresti eliminare dalla tua vita.

La prossima volta che crei un elenco di cose da fare all'inizio della giornata lavorativa , eseguilo attraverso questa matrice per assicurarti di dare priorità alle attività più importanti e delegare, pianificare o eliminare il resto.

2. Sconfiggi le distrazioni usando la Tecnica del Pomodoro

Non possiamo disconnetterci completamente dai social media , dalle e-mail o dalle interazioni sul posto di lavoro. Ma possiamo organizzare queste distrazioni per garantire che non influiscano sulla nostra produttività.

È qui che la Tecnica del Pomodoro è così efficace.

La Tecnica del Pomodoro è una strategia di gestione del tempo che suddivide il lavoro in intervalli mirati separati da brevi pause.

Consiste in quanto segue:

• Intervalli: Ogni periodo di lavoro è chiamato Pomodoro e dura tipicamente 25 minuti.
• Pause: brevi pause (di solito 5 minuti) seguono ogni pomodoro.
• Set: dopo quattro Pomodori è prevista una pausa più lunga di 20-30 minuti.

Usa le pause per rilassarti, scorrere i social media o fare qualsiasi cosa che di solito ti distrae dal lavoro. Ma rimani completamente concentrato durante il periodo di lavoro.

Non ci sono regole rigide e veloci qui. Puoi modificare la durata degli intervalli e delle pause per adattarli a ciò che funziona meglio per te.

3. Risparmia tempo utilizzando l'automazione

Automatizzare i processi e i flussi di lavoro aziendali è uno dei modi migliori per liberare tempo ed essere più produttivi. È qui che uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Act! può essere un potente tipo di software di gestione del tempo per la tua azienda.

Puoi utilizzare un CRM per automatizzare i flussi di lavoro di email marketing, lead generation e gestione dei clienti . Invece di inserire manualmente le informazioni sui clienti in diversi fogli di calcolo e trascorrere ore ogni giorno alla ricerca dei dati giusti, utilizza Act! per organizzare il tutto in una dashboard informativa sul cliente.

Ti fornisce informazioni approfondite e ti consente di dedicare più tempo a prendere decisioni aziendali basate sulle informazioni dei clienti invece di gestire fogli di calcolo.

4. Ridurre al minimo le riunioni con la comunicazione asincrona

Ogni anno le riunioni causano perdite di produttività per oltre 37 miliardi di dollari .

Cosa è peggio? Il 55% dei professionisti ritiene che la maggior parte delle riunioni avrebbe potuto svolgersi tramite e-mail.

La soluzione semplice? Utilizza strumenti di comunicazione asincrona come e-mail, registrazioni dello schermo, messaggi vocali e strumenti di gestione dei progetti per collaborare in modo più efficace e risparmiare tempo . Pianifica le riunioni solo quando non esiste un'opzione migliore.

5. Crea una fonte di conoscenza per il tuo team

Sei un imprenditore , quindi, naturalmente, sai di più sulla tua attività e su come vuoi che i tuoi dipendenti la gestiscano per te.

Perché non trasformare queste informazioni in una fonte di conoscenza con registrazioni video, articoli, guide e procedure operative standard (SOP) che i tuoi dipendenti possono utilizzare ogni volta che hanno bisogno di assistenza? Ciò potrebbe farti risparmiare migliaia di ore nel tempo e ridurre la dipendenza del tuo team da te.

6. Impara a dire di no (spesso)

Dire no a tutto ciò che non è in linea con i tuoi obiettivi o la tua visione è un superpotere di cui ogni imprenditore ha bisogno.

Steve Jobs era famoso per aver fatto questo alla Apple. Ma funziona anche per le piccole imprese perché il tuo team, gli investitori o i partner commerciali a volte possono provare a coinvolgerti in compiti che non valgono il tuo tempo.

Impara a dire no più spesso che sì e sarai molto più produttivo dei tuoi concorrenti.

Crea abitudini e routine quotidiane per fare di più

In definitiva, la tua produttività come imprenditore si riduce alla creazione di routine quotidiane produttive che guidano la tua giornata.

Avere una routine significa meno incertezze, distrazioni e sorprese. Di conseguenza, puoi concentrarti su obiettivi a lungo termine e dedicare più tempo a lavorare “sulla” tua attività.

Naturalmente, di tanto in tanto dovrai comunque immergerti nelle questioni operative.

Ma è qui che dare priorità , delegare e, soprattutto, automatizzare le tue attività ti aiuterà a gestire il tempo in modo efficace .

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