6 chiavi per una comunicazione efficace con il consiglio

Una comunicazione efficace con il consiglio all'interno di un'organizzazione può fare la differenza tra il superamento delle aspettative degli azionisti e il mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati. Sfortunatamente, la maggior parte dei consigli di amministrazione e dei team di gestione delle società non riesce a incidere positivamente sui risultati aziendali

Una ricerca della società di consulenza manageriale globale McKinsey & Company ha recentemente riportato che il 64% dei consigli di amministrazione ha avuto un impatto basso o inferiore alla media sulla creazione di valore a lungo termine di un'azienda.

Che cosa, esattamente, causa un consiglio di amministrazione o un team di gestione inefficace? Strategie imperfette e collocare le persone sbagliate in posizioni dirigenziali sono due cause principali. La mancanza di una comunicazione chiara e tempestiva con il consiglio è un altro dei principali fattori che contribuiscono all'inefficacia del consiglio.

Il puro potere di una comunicazione efficace con il consiglio è evidenziato in un recente esempio di Facebook. Secondo il COO di Facebook Sheryl Sandberg, il CEO Mark Zuckerberg ha recentemente migliorato l'efficienza delle riunioni di Facebook implementando due strategie di comunicazione di base:

1) inviare in anticipo il materiale ai partecipanti alla riunione e 2) stabilire gli obiettivi all'inizio di ogni riunione.

Quali sono altri suggerimenti per migliorare la comunicazione di una bacheca? Dai un'occhiata a questi sei suggerimenti:

1. Sviluppare e comunicare una strategia di comunicazione del consiglio definita

Il modo migliore per garantire il successo a lungo termine di un consiglio aziendale inizia con lo sviluppo di una strategia forte, seguita dalla comunicazione di tale strategia a tutti i membri del consiglio.

Metti in atto una strategia definita fin dall'inizio per dare al consiglio una tabella di marcia da seguire. Assicurarsi che tutti i membri del consiglio siano sulla stessa pagina è fondamentale per il successo.

Quando si costruisce una bacheca, sebbene sia importante comunicare gli obiettivi, è altrettanto fondamentale comunicare chiaramente gli ostacoli attuali e i tentativi passati di risolvere tali problemi. Ciò consente al consiglio di evitare di seguire strategie obsolete e fallite.

I consigli di amministrazione efficaci spesso escogitano nuove strategie per affrontare tutte le sfide che devono affrontare, quindi si assicurano che tutte le persone coinvolte comprendano la strategia e cosa ci si aspetta da loro.

2. Definire e comunicare ruoli

La definizione e la comunicazione dei ruoli di ciascun membro del consiglio rappresenta una parte vitale per impostare la strategia del consiglio per il futuro. Un consiglio efficace ha bisogno di un leader forte, di solito il CEO o il COO, per garantire che il consiglio possieda tutto ciò di cui ha bisogno per le migliori possibilità di successo.

Un consiglio contiene anche altri ruoli, tra cui il Chief Financial Officer (CFO), il segretario e qualsiasi altro subordinato che potrebbe rientrare nella guida delle suddette posizioni.

Comunicare il ruolo di ciascun membro del consiglio. Ad esempio, il CFO gestisce la maggior parte delle questioni finanziarie dell'azienda e possiede un'eccezionale conoscenza della fattibilità finanziaria di una particolare strategia.

Tuttavia, il CEO è il decisore finale se un progetto procede o meno. Il segretario conserva tutti i verbali delle riunioni e conserva i documenti e i registri della società, assicurandosi che il consiglio mantenga l'accesso alle informazioni di cui ha bisogno quando sviluppa nuove strategie o prende decisioni importanti.

Pertanto, assicurarsi che tutti i membri del consiglio comprendano cosa ci si aspetta da loro può prevenire un malinteso su chi ha la responsabilità di compiti specifici.

3. Costruisci un team di professionisti che possieda eccezionali capacità comunicative

La creazione di un consiglio o di un team di gestione non si limita al CEO o al COO che nominano le persone più qualificate per ogni posizione. Devono anche assicurarsi che ogni individuo possa lavorare efficacemente con gli altri membri del consiglio e comunicare in modo forte e conciso.

I consigli più efficaci operano con un'aria di rispetto e una comunicazione aperta tra i membri del consiglio. Ciò significa che i membri del consiglio rispettano le opinioni degli altri membri del consiglio e accettano la decisione finale presa dal CEO o COO.

CEO e COO dovrebbero anche cercare persone i cui stili di lavoro, compresi i loro stili di comunicazione, si completino a vicenda.

La capacità di lavorare bene insieme può fare molto verso la coesione generale del consiglio e persino facilitare un maggiore successo, poiché un consiglio unificato spesso ottiene molto più di un consiglio irto di lotte intestine, indecisione e mancanza di una comunicazione chiara.

4. Scegli gli strumenti di comunicazione della scheda giusta

In definitiva, i canali di comunicazione stessi determinano o rompono l'efficacia di un consiglio o di un team di gestione, in particolare per i consigli con membri del team che sono spesso lontani dalla sala del consiglio.

Senza metodi di comunicazione forti, la strategia di un'azienda spesso si dissolve in una serie di opportunità perse e passi falsi.

L'uso di strumenti collaborativi online, come TextMagic, rappresenta un modo per prevenire questo tipo di barriera alla comunicazione. Secondo un caso di studio di Loomion AG, una soluzione di messaggistica di testo ha assicurato una migliore comunicazione con il consiglio tra i membri del suo consiglio, consentendo una migliore gestione della strategia generale del consiglio.

5. Poni domande e non dare per scontato

I migliori amministratori delegati e membri del consiglio si pongono domande l'un l'altro, soprattutto se si crea confusione durante una discussione. A volte, tuttavia, il CEO o altri membri del consiglio esitano a porre domande importanti che potrebbero aiutare a fare chiarezza su una situazione, causando potenzialmente una crisi di comunicazione.

Gli amministratori delegati e i leader dei team di gestione che fanno domande si presentano come audaci e professionali, il che a sua volta incoraggia gli altri a fare lo stesso. Oltre a mettere tutti al passo più rapidamente, porre domande aiuta anche a rivelare eventuali difetti in un piano o in una strategia prima che diventino troppo grandi.

6. Documentare eventuali modifiche e comunicare le modifiche a tutti i soggetti coinvolti

Quando il consiglio si riunisce, tutti i cambiamenti implementati dal consiglio nella strategia attuale richiedono un'adeguata documentazione e distribuzione. In caso contrario, spesso si crea confusione poiché tutti si affrettano a mettersi sulla stessa pagina.

Strumenti come le matrici di responsabilità e i registri delle modifiche possono aiutare a tenere traccia di eventuali modifiche discusse durante le riunioni o tramite altre comunicazioni come il testo.

Inoltre, un'adeguata documentazione dei cambiamenti di strategia rende più facile comunicare questi cambiamenti ai dipendenti dell'azienda. Molto spesso, i dipendenti dell'azienda non hanno idea di eventuali discussioni che si tengono dietro le porte delle sale riunioni.

Tenere il passo con le modifiche discusse e comunicare queste modifiche ai dipendenti consente all'azienda di lavorare come un insieme più coeso.

I consigli di amministrazione spesso ritengono importante disporre di una soluzione praticabile per garantire comunicazioni senza interruzioni tra i vari membri del team. Un modo flessibile e affidabile per comunicare eventuali cambiamenti tra i membri del consiglio, sia in ufficio che fuori sede, aiuta a garantire un maggiore successo mentre il consiglio persegue la sua strategia.

Con la natura fluida dei mercati odierni, i consigli di amministrazione efficaci possiedono la capacità di adattarsi rapidamente e rimanere aggiornati utilizzando strategie e metodi di comunicazione di grande impatto.