Proposte vincenti: 5 modi basati sui dati per crearle

Pubblicato: 2024-05-04

Come scrivere una proposta vincente

Abbiamo esaminato in modo approfondito gli esempi di proposte vincenti nel nostro database Proposify e abbiamo trovato fili comuni tra loro. Quindi abbiamo estratto cinque suggerimenti professionali dal nostro rapporto sullo stato delle proposte per aiutare il tuo team ad aumentare il tasso di chiusura.

Come scrivere una proposta vincente

1. Ampliare il contenuto della proposta

I tuoi rappresentanti potrebbero ritenere che una proposta breve sia l'opzione migliore per evitare di occupare troppo tempo di un potenziale cliente o semplicemente per concludere più rapidamente. Ma sii troppo brevi e un rappresentante corre il rischio di tralasciare informazioni importanti o di impantanare l'accordo in una fase successiva quando tali informazioni devono ancora essere coperte.

C'è una via di mezzo. Una proposta può essere concisa pur includendo tutte le informazioni necessarie. Dai nostri dati, infatti, emerge che le proposte vincitrici contengono in media dodici pagine suddivise in sette sezioni.

Copertina

La copertina non deve essere appariscente, ma deve essere in linea con il marchio nel suo design e includere dettagli importanti come il nome del potenziale cliente (assicurati di scriverlo correttamente!), il nome del rappresentante e le informazioni di contatto e il data presentata.

Sintesi

Contrariamente alla credenza popolare, la sintesi non è una sintesi dell'intera proposta. È un riepilogo del motivo per cui la tua soluzione è quella giusta, dimostrando perché il potenziale cliente dovrebbe scegliere la tua azienda rispetto alla concorrenza.

Approccio/Soluzione

Delineando l'approccio per affrontare i punti critici dei potenziali clienti e il processo coinvolto nel farlo, i tuoi rappresentanti possono impostare e gestire le aspettative dei potenziali clienti. Inoltre, dimostrare di comprendere le sfide dei potenziali clienti può aiutare a creare fiducia nella soluzione.

Prodotti finali

Metti tutti sulla stessa lunghezza d'onda descrivendo la portata di ciò che il potenziale cliente può aspettarsi di ricevere e quando. Inoltre, esponi tutto ciò di cui la tua azienda potrebbe aver bisogno da loro, come approvazioni o feedback. Ciò aiuta anche a definire e gestire le aspettative, da entrambe le parti.

Chi siamo/Il nostro team

Utilizza questa sezione per spiegare chi sei come azienda: cosa fai, perché esisti, la tua esperienza e la tua proposta di valore unica. Ricordati di farlo sembrare umano, però. I potenziali clienti vogliono avere a che fare con le persone, non con l’azienda nel suo insieme.

Prezzi/Investimenti

Questa è probabilmente la sezione a cui la maggior parte dei potenziali clienti si rivolge per prima: l'investimento. Qui, il tuo team includerà tabelle dei prezzi, pacchetti disponibili e descrizioni di prodotti o servizi.

Termini e condizioni / Approvazione

Questa sezione include tutto il linguaggio necessario per soddisfare gli uffici legali di entrambe le parti, con uno spazio per acquisire le firme dei potenziali clienti.

Se hai difficoltà a mantenere le tue proposte concise, i nostri esperti consigliano di eliminare tutte le informazioni che non aiutano la decisione di acquisto o che non entreranno in gioco fino alla chiusura dell'affare.

Ad esempio, i tuoi rappresentanti possono sempre inviare tempistiche più dettagliate separatamente o come parte di un pacchetto di benvenuto una volta firmato l'accordo. In questo modo, il decisore non si impantanerà nei dettagli.

2. Automatizza il processo

Il tuo team deve muoversi rapidamente per superare la concorrenza e rimanere al centro dell'attenzione dei potenziali clienti.

Il modo più semplice per fare entrambe le cose è attraverso l’automazione.

Diamo un'occhiata ad alcune statistiche:

Il 50% delle proposte viene creato in 17 minuti o meno
Il 55% delle proposte vengono aperte in meno di 2 ore dall'invio
Il 45% delle proposte vengono vinte meno di 24 ore dall'apertura

Questo tipo di velocità si ottiene con l’automazione. Ecco tre modi in cui può aiutare il tuo team ad accelerare il processo di vendita dall'inizio alla fine.

Flusso di lavoro più veloce

Avere troppi punti di contatto nel flusso di lavoro della proposta significa spendere troppo tempo e sappiamo tutti cosa significa il tempo per le trattative. Se usi ancora Word, PowerPoint o Adobe, sei già indietro.

Il software di proposta come Proposify può ridurre i punti di contatto manuali nel processo. Ad esempio, può creare automaticamente una proposta una volta che un accordo raggiunge una determinata fase e inserire tutti i dettagli dal programma CRM (Customer Relationship Management) integrato.

Processo di approvazione interno senza colli di bottiglia

In Proposify, sentiamo spesso dai team di vendita che il processo interno di approvazione delle proposte è il punto in cui si verificano alcuni dei maggiori colli di bottiglia. Un moderno processo di approvazione può e deve essere automatizzato.

In Proposify, gli utenti che necessitano dell'approvazione prima dell'invio fanno semplicemente clic su un pulsante per notificare a un approvatore che c'è una proposta in attesa di revisione. L'approvatore riceve quindi una notifica e può fare clic con il pulsante destro del mouse per dare un'occhiata e lasciare un feedback, approvarlo o rifiutarlo.

Approvazione semplice

Automatizzare le firme è un modo rapido per ottenere una vittoria. Quando hai un accordo davanti a un potenziale cliente e la casella della firma elettronica è proprio lì, tutto ciò che devono fare è fare clic e fare boom, il gioco è fatto. Nessuna stampa, nessuna ricerca di una penna, nessuna stampa, scansione e risposta tramite e-mail.

Con uno strumento di proposta tutto in uno come Proposify, puoi trascinare e rilasciare le caselle per la firma direttamente nella tua proposta e persino aggiungere firme non assegnate se non sei esattamente sicuro di chi firmerà dal lato del potenziale cliente. Ciò significa che il tuo team può inviare la proposta ancora più rapidamente poiché non è necessario attendere la conferma.

In definitiva, l'aggiunta dell'automazione in queste aree fa sì che le trattative vadano avanti, senza sprecare ulteriore tempo prezioso per la vendita.

3. Firma prima dell'invio

Controfirma è il termine tecnico utilizzato per indicare quando una proposta o un contratto viene firmato prima di essere inviato al potenziale cliente per la firma. Abbiamo scoperto che le proposte controfirmate avevano cinque volte più probabilità di essere chiuse.

E quando il tuo rappresentante controfirma, dovrebbe farlo con una firma elettronica. Tornando a questa esigenza di velocità, abbiamo scoperto che le proposte firmate elettronicamente si chiudono tre volte più velocemente rispetto alle proposte firmate con mezzi convenzionali.

4. Rendi le proposte più attraenti

Cos’altro ha un effetto positivo sui tassi di chiusura? Funzionalità che rendono le tue proposte più attraenti e facili da usare. Eccone un paio tra i più importanti.

Aggiungi immagini

Oltre a suddividere blocchi di testo, le immagini possono trasmettere informazioni importanti ai potenziali clienti. Possono mostrare di tutto, dagli esempi di prodotti e servizi acquistati al team con cui il potenziale cliente lavorerà.

E le immagini sono una parte importante delle proposte vincenti. L'abbiamo trovato:

L'82% delle proposte vincitrici hanno immagini
Il 66% delle proposte vincitrici ha almeno 3 immagini
le proposte vincitrici contengono in media 13 immagini

Incorpora immagini quando possibile. E se le foto non sono disponibili, anche la grafica e le illustrazioni possono aiutare.

Utilizza moduli personalizzabili

L'acquisizione dei dettagli amministrativi (numero dell'ordine di acquisto, indirizzo di fatturazione, ecc.) durante il processo di proposta può aiutare l'accordo a procedere più rapidamente una volta firmato tutto. I tuoi rappresentanti possono aiutare i potenziali clienti a fornire tali informazioni più facilmente attraverso l'uso di moduli personalizzabili.

Abbiamo scoperto che i moduli client personalizzabili:

aumentare i tassi di chiusura del 45%
chiudere le trattative più velocemente del 26%

Raccogli queste informazioni in fase di proposta e i tuoi rappresentanti non dovranno cercarle in seguito.

5. Invita feedback e revisioni

Sebbene i rappresentanti possano occasionalmente cadere nella trappola di pensare che la proposta sia il prodotto finale, è importante ricordare che è la porta verso una relazione potenzialmente a lungo termine. Quanto più il potenziale cliente è coinvolto nella creazione della versione finale della proposta, tanto più è probabile che la firmi.

Questa non è solo una supposizione. Nella nostra ricerca, abbiamo trovato proposte riviste:

una volta hanno un tasso di chiusura più alto del 31%.
due volte hanno un tasso di chiusura più alto del 44%.
tre volte hanno un tasso di chiusura più alto del 55%.

Ricorda al tuo team di non prendere personalmente feedback e richieste di revisione. Devono invece vedere i propri potenziali clienti come partner per portare l’accordo fino al traguardo.

Due suggerimenti bonus

Quando si tengono a mente tanti modi per scrivere una proposta commerciale vincente, a volte può essere facile lasciare che le azioni più semplici cadano nel dimenticatoio.

Eccone due che sono piccoli e facili, ma che potrebbero effettivamente creare o distruggere un accordo.

Invia la proposta in tempo

Questo dovrebbe essere ovvio, ma ehi, le cose accadono, i tuoi rappresentanti si danno da fare e la scadenza di una proposta va e viene. L'ultima cosa che il tuo potenziale cliente ha bisogno di sentire sono i grilli quando aspettano una proposta.

Ricevi le proposte in tempo o, meglio ancora, in anticipo.

Esprimere gratitudine

Il semplice atto di dire grazie ha un grande significato in quasi ogni aspetto della vita, compreso l'invio di proposte vincitrici.

Quando i tuoi rappresentanti fanno sapere ai potenziali clienti che sono stimati e apprezzati, l'intero processo può svolgersi molto più agevolmente rispetto a quando il potenziale cliente si sente semplicemente come una fonte di entrate.

Inoltre, è semplicemente educato.

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