5 suggerimenti per la gestione del tempo per aiutare la tua squadra a sfuggire alla trappola del multitasking
Pubblicato: 2022-10-07
Nel profondo, tutti sanno che il multitasking è una trappola. Non è l'ultimo trucco per la produttività quanto lo sei tu che sposti rapidamente la tua attenzione da un compito all'altro e avanti e indietro. Sembra che tu stia facendo un sacco di lavoro quando in realtà stai rallentando. Questo rapido cambio di contesto tra le attività influisce sul risultato, con studi che dimostrano che il multitasking riduce i tempi di produzione del 40%!
Anche sapendo che il multitasking uccide la tua concentrazione, può essere allettante fare proprio questo, forse di più se lavori da casa, quando sei in ritardo rispetto alla scadenza di un progetto o ti stai preparando per il lancio di un prodotto. Subito dopo, si ottengono risultati al di sotto della media, dipendenti stressati e perdita di produttività.
Quindi, come può la tua squadra sfuggire alla trappola del multitasking? La risposta: una migliore gestione del tempo .
Perché la gestione del tempo è importante?
Semplicemente perché il tempo è limitato e il lavoro no. Nel mondo competitivo di oggi, la pressione per portare a termine le cose ORA è incessante, gli ostacoli sono molti e abbiamo solo così tante ore in un giorno. Che tu sia un CEO, un manager o anche un singolo collaboratore, sapere come gestire al meglio il tuo tempo è un'abilità inestimabile che paga ricchi dividendi.
La verità è che potremmo parlare tutto il giorno del perché la gestione del tempo è importante. Invece, ecco cinque tristi statistiche per illustrare perché è la necessità del momento:
- Riunioni: i manager trascorrono fino a 12 ore in riunioni ogni settimana; i dipendenti trascorrono circa 9 ore alla settimana a prepararsi e partecipare alle riunioni ( AskCody )
- E-mail: gli addetti all'informazione trascorrono in media 3-4 ore al giorno a controllare la posta elettronica ( Adobe )
- Distrazioni: in media, ci vogliono circa 25 minuti per tornare a un'attività dopo che ci siamo distratti ( Gallup )
- Interruzioni: il 71% dei dipendenti segnala frequenti interruzioni durante il lavoro, solo il 29% afferma di poter bloccare tutto il resto mentre lavora ( Forbes )
- Produttività: spendiamo solo il 60% o meno del nostro tempo di lavoro in modo produttivo ( Atlassian )
Le strategie di gestione del tempo possono aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente ogni giorno, scavalcando la trappola del multitasking. Questo non solo migliora la produttività, ma riduce anche lo stress e l'ansia legati al lavoro.
Come migliorare la gestione del tempo per il tuo team
Il miglioramento della gestione del tempo per il tuo team implica l'incorporazione di nuove abitudini nelle routine quotidiane dei dipendenti, mentre disimpara una lunga lista di cattive abitudini, personali e organizzative. Adottare gli strumenti giusti per la gestione del tempo e dei progetti è un buon inizio. Così è incoraggiare i tuoi dipendenti a creare cose da fare e dare priorità alle attività, mettere da parte blocchi di tempo per il lavoro mirato, implementare giorni senza riunioni, limitare le distrazioni, seguire il ritmo, ecc. Tuttavia, come la maggior parte delle abitudini, affinare le proprie capacità di gestione del tempo richiede, beh, tempo e fatica. Tutti i giochi di parole intesi.
Ecco 5 consigli efficaci per la gestione del tempo da condividere con il tuo team in questo momento:
- Organizza e stabilisci le priorità, ogni singolo giorno
- Chiudi la tua casella di posta, no sul serio
- Metti al lavoro il tuo calendario
- Prenota brevi incontri, mantienili concentrati
- Lavora offline quando puoi
Organizza e stabilisci le priorità, ogni singolo giorno
Inizia chiedendo ai tuoi dipendenti di elencare ciò che devono realizzare oggi. Suddividi l'elenco al livello di attività e valuta quale lavoro deve essere affrontato per primo (e cosa può aspettare). Rendi questa una guida su come il tuo team dedica tempo e attenzione.
Stabilisci scadenze chiare e oneste per portare a termine ogni attività. Sii ambizioso con le tue scadenze ma non irragionevole: è solo chiedere stress mentale. Ultimo ma non meno importante, chiedi a ciascun membro del team di eliminare fisicamente le attività completate dall'elenco per rimanere motivato durante la giornata lavorativa.
Rendi l'organizzazione e la definizione delle priorità del lavoro una parte della tua routine di inizio giornata o di chiusura della giornata, in modo da poter fare il punto su ciò che il tuo team ha realizzato ogni giorno e spostare il lavoro non finito nell'elenco delle cose da fare del giorno successivo. Infine, non esitare a ridefinire le priorità delle cose da fare in base a nuove informazioni e requisiti aziendali in continua evoluzione.
Suggerimento per professionisti: lo strumento Cose da fare condivise di Flock aiuta il tuo team a gestire tutte le cose da fare in un unico elenco, stabilendo ruoli e scadenze che chiunque può vedere e modificare in qualsiasi momento.
Chiudi la tua casella di posta, no, sul serio
Poche cose nella vita possono far deragliare la nostra attenzione come quella fastidiosa notifica di avviso "hai ricevuto la posta", invocando un riflesso quasi pavloviano negli esseri umani per controllare la posta elettronica. Ricordi quelle cinque tristi statistiche? Dedichiamo più tempo al controllo della posta elettronica ogni giorno che al nostro lavoro e ogni interruzione assorbe quasi mezz'ora della nostra attenzione. Il fatto è che l'e-mail può aspettare, specialmente quando sei concentrato su un'attività. È progettato per essere asincrono e ti viene servito meglio utilizzando la chat del team, il telefono o le videochiamate per conversazioni in tempo reale.
Metti da parte specifici blocchi di tempo della giornata per controllare e rispondere alle e-mail. Applica la regola dei due minuti di David Allen: se è possibile rispondere a un'e-mail in meno di due minuti, rispondi immediatamente anziché metterla da parte. Mantieni organizzata la tua casella di posta per monitorare meglio le attività e i follow-up in sospeso e dedicare meno tempo alle e-mail. Quando hai finito, chiudi il client di posta e resisti alla tentazione di rispondere immediatamente ai nuovi avvisi via e-mail. Se è troppo impegnativo, considera la possibilità di disattivare le notifiche push e di silenziare il telefono quando lavori.
Metti al lavoro il tuo calendario
Usa il tuo calendario per prenotare il tempo, non solo le riunioni. Pianifica blocchi di tempo di 30-60 minuti sul tuo calendario per segmentare la tua giornata lavorativa e assicurarti di avere tempo per lavorare su attività prioritarie. Ciò consente ai compagni di squadra di sapere quando sei impegnato, riducendo significativamente le interruzioni durante il lavoro concentrato. Fai attenzione a non esagerare, o si sentiranno come se non fossi disponibile tutto il tempo.
I moderni servizi di calendario come Google Calendar funzionano su tutti i dispositivi, quindi puoi programmare l'ora anche quando sei in movimento e si sincronizzerà automaticamente con la tua workstation. Integra Google Calendar in Flock per vedere tutti i tuoi eventi in un unico posto e programmarne di nuovi direttamente da una chat o un canale condiviso. Un'altra caratteristica sottovalutata ma potente è la possibilità di creare calendari sovrapposti per appuntamenti personali e di lavoro in modo da non prenotare due volte. Quando possibile, prenota le riunioni consecutive in modo da avere il resto della giornata per lavorare senza interruzioni.
Prenota brevi incontri, mantienili concentrati
Dai la priorità al tempo dei tuoi colleghi. Una lunga riunione che va fuori tema è una perdita di tempo per tutti i partecipanti e tutti rimangono indietro rispetto alle rispettive cose da fare. Ricorda che le conversazioni tangenziali e altri commenti collaterali possono essere effettuati in modo asincrono tramite e-mail o strumenti di chat come Flock. Quando pianifichi le riunioni, prenotale per meno tempo di quanto pensi che impiegheranno. Il tempo extra per le riunioni incoraggia i partecipanti ad allungare le cose. Al contrario, creare un senso di urgenza può aiutare tutti a rimanere sul punto. Quell'incontro di un'ora? Rasati 15 minuti e vedi come va. Bene? Spremere in 30 minuti! Meno tempo nelle riunioni equivale a più tempo per svolgere le tue attività.
Lavora offline quando puoi
Telefonate, avvisi e-mail, messaggi di chat, menzioni sui social e notifiche delle app: lavoriamo in un mondo di distrazioni infinite e persistenti. Anche la più piccola delle interruzioni, ripetute abbastanza spesso, può costarti una notevole quantità di tempo produttivo. Questo è il motivo per cui lavorare offline è un ottimo modo per limitare le distrazioni e concentrare la tua attenzione sui compiti prioritari.
Incoraggia il tuo team a comunicare tra loro gli orari "disponibili elettronicamente", chiedendo loro di chiamare o inviare messaggi in caso di emergenza durante le ore offline. Incoraggia anche l'uso regolare della funzione Non disturbare di Flock, che segnala quando un utente non è disponibile e fornisce un lasso di tempo per quando tornerà. Ciò consente a tutti i membri del team di sapere quando possono aspettarsi risposte rapide e in tempo reale dai colleghi e quando non dovrebbero.