5 modi semplici ma efficaci per semplificare la vita al personale del servizio clienti

Ogni azienda ha bisogno di un forte team di assistenza clienti. Sono il volto della tua azienda e saranno il primo punto di contatto a cui le persone si rivolgono se hanno una domanda, un dubbio o un reclamo da presentare. Quindi, non solo devi assicurarti di assumere le persone giuste per questo lavoro, ma devi anche assicurarti di equipaggiarle adeguatamente per svolgere i loro ruoli al meglio delle loro capacità.

È anche facile per un team del servizio clienti essere sopraffatto se non è adeguatamente supportato, quindi è fondamentale che qualsiasi imprenditore sia sempre alla ricerca di modi per semplificare la vita dei propri dipendenti. Ciò consentirà loro di concentrarsi su ciò che è veramente importante e fornire ai tuoi clienti la migliore assistenza possibile.

Qui, delineeremo solo alcuni dei modi più importanti in cui puoi fornire al tuo team di assistenza clienti gli strumenti e l'aiuto di cui hanno bisogno.

Assicurati di non stenderli troppo sottili

Un errore comune che fanno molti imprenditori è che sentono di dover essere ovunque contemporaneamente. Ad esempio, potresti avere una linea telefonica, un indirizzo e-mail aziendale, diversi account di social media e forse anche un'opzione di chat dal vivo in cui i tuoi clienti possono contattarti. Potrebbe sembrare una buona idea perché consente ai tuoi clienti di scegliere l'opzione di contatto che meglio si adatta alle loro esigenze, ma in realtà è incredibilmente importante mantenere bene tutti questi canali. Quindi, meno può effettivamente essere di più in questo caso.

È sempre una buona idea iniziare con una o due opzioni di contatto per cominciare: telefono ed e-mail sono ottime opzioni. Quindi, una volta che il tuo team del servizio clienti cresce o si sente più sicuro, potresti presentarne uno alla volta per vedere come vanno le cose. Ciò darà a tutti il ​​tempo di adattarsi a eventuali nuovi processi, ti consentirà di identificare quando la gestione del tempo potrebbe diventare un problema e garantirà che il tuo personale non sia troppo ridotto.

È anche importante visualizzare le opzioni di contatto in modo molto chiaro sul tuo sito Web e facilitare l'accesso alle persone. Per questo, prendi ispirazione dal prestatore finanziario 5 Star Car Title Loans.

Dal momento in cui atterri sul loro sito web, è molto chiaro che preferirebbero che tu li chiamassi se avessi bisogno di aiuto. Ciò è evidente dal pulsante giallo brillante "chiamaci" nel loro menu principale, così come il loro numero di telefono è evidenziato leggermente più in basso nella pagina. È possibile fare clic su uno di questi pulsanti per essere indirizzati direttamente all'azienda.

Se questo non è l'ideale per un cliente, può anche visitare la pagina "contattaci" dell'azienda, ma le opzioni sono ancora molto semplici. Ancora una volta, puoi chiamarli o puoi utilizzare un modulo di contatto per metterti in contatto. In alternativa, descrivono dove puoi trovare la loro posizione fisica se un cliente desidera parlare con qualcuno faccia a faccia.

Questo è un approccio molto semplice che offre molteplici opzioni per i clienti con esigenze diverse, ma semplifica anche le cose per il team di assistenza clienti dell'azienda. Ci sono tre modi principali in cui le persone possono mettersi in contatto e questo rende il più semplice possibile per il personale gestire qualsiasi domanda in modo efficiente e utile.

Questo è qualcosa che la maggior parte delle aziende sarà in grado di ottenere: piuttosto che essere su tutte le piattaforme là fuori, padroneggiane alcune e la tua azienda prospererà.

Crea contenuti per rispondere alle domande più comuni dei clienti

È molto probabile che il tuo team di assistenza clienti riceva sempre le stesse domande: forse i tuoi clienti vogliono sapere le taglie dei tuoi vestiti, potrebbero volere qualche ispirazione per l'arredamento degli interni o forse hanno molte domande sul fatto che quello che stai la vendita sarà effettivamente giusta per loro.

Puoi rendere la vita molto più semplice sia ai tuoi clienti che ai tuoi dipendenti creando e pubblicando contenuti che rispondano alle domande più frequenti. Controlla regolarmente con i tuoi dipendenti per vedere quali tipi di contenuti sono già appetiti, quindi realizzali. È probabile che inizierai a ricevere meno chiamate perché le persone saranno in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno direttamente sul tuo sito Web o, se ricevi ancora le stesse domande, i tuoi dipendenti possono semplicemente indirizzare le persone nella giusta direzione. Questo farà risparmiare loro tempo, semplificherà la loro vita e li lascerà ad affrontare problemi più complessi.

Ora diamo un'occhiata ad alcuni fantastici esempi di aziende che pubblicano costantemente contenuti utili come questo. Adottano tutti approcci leggermente diversi, che funzioneranno per diversi tipi di attività.

Innanzitutto, Crescent Canna è un marchio di CBD che offre prodotti innovativi. Inoltre, hanno un blog aggiornato regolarmente in cui i clienti attuali e potenziali possono imparare tutto ciò che devono sapere su diversi articoli.

Ad esempio, i loro post più recenti rispondono a una vasta gamma di domande comuni, come "cosa sono i commestibili?", "come funziona il THC?" e "qual è la differenza tra THC e CBD?". Queste sono probabilmente domande che l'azienda riceve molto dai suoi clienti, quindi rispondere direttamente sul loro sito Web è un'ottima idea.

Non solo questo sarà utile per il team del servizio clienti dell'azienda, ma queste risorse possono anche fungere da ottimi strumenti di marketing. Ad esempio, potrebbero essere condivisi regolarmente sui social media per aiutare l'azienda a raggiungere un pubblico più ampio, oppure potrebbero aiutare più persone a scoprire il marchio attraverso i risultati di ricerca di Google se stanno facendo le proprie ricerche online. La creazione di contenuti per il tuo sito Web avrà una vasta gamma di vantaggi e vale la pena investire.

D'altra parte, Zest Lighting è una boutique online che offre una vasta gamma di eleganti opzioni di illuminazione e si concentra maggiormente sul dare ispirazione ai propri clienti attraverso il proprio blog.

Presumibilmente ricevono molte domande dai loro clienti su come scegliere la migliore illuminazione per una stanza o uno spazio specifico della loro casa. E questo è qualcosa che richiederebbe molto tempo al personale del servizio clienti per discutere con i clienti, soprattutto perché non ci sarà mai un approccio unico per tutti.

Quindi, invece di passare ore a rispondere a queste domande ogni giorno, hanno creato guide che descrivono come prendere queste decisioni in base a fattori come il tuo stile personale e il tipo di ambiente che preferisci.

Ciò non solo limiterà le domande preliminari da parte di persone che desiderano effettuare un acquisto, ma è anche probabile che riduca il numero di reclami e resi che l'azienda deve affrontare, poiché le persone generalmente finiranno per prendere decisioni migliori sulla loro illuminazione per cominciare. Ancora una volta, questo farà risparmiare tempo al team del servizio clienti dell'azienda e li libererà per gestire problemi più unici e complicati.

Infine, Venture Harbor è uno studio di venture capital a corto di stivali che si concentra fortemente sul marketing della crescita, il che significa che probabilmente riceveranno molte richieste di consulenza in quest'area. Quindi, hanno creato una vasta gamma di guide che consentono a coloro che potrebbero mettersi in contatto di aiutarsi.

Ad esempio, hanno una guida molto completa alle migliori opzioni di software di email marketing disponibili e come scegliere quella giusta per la tua azienda. Questo è un argomento a cui il loro pubblico di destinazione sarà sicuramente interessato e, forse la cosa più importante, su cui ha molte domande. Quindi, pubblicando questa risorsa sul loro sito Web, stanno limitando la necessità per le persone di contattare e chiedere informazioni sull'argomento.

Dovresti pensare a quali tipi di guide come questa potrebbero interessare i tuoi clienti ideali. Come puoi veramente aiutarli, riducendo al contempo la necessità che ti contattino per ulteriori informazioni? In questo modo, fornirai loro un valore reale liberando il tuo team del servizio clienti per concentrarsi su questioni più urgenti.

Tenere registri completi delle precedenti comunicazioni con i clienti

I clienti si sentiranno frustrati se si sentiranno come se dovessero sempre ripetersi al personale del servizio clienti. Inoltre, se questo è necessario, significa che ci vorrà molto più tempo per rispondere alle domande. Di conseguenza, è fondamentale tenere registrazioni chiare e complete di tutte le comunicazioni con i clienti.

Ciò aiuterà i tuoi dipendenti a comprendere le domande o i problemi che i clienti hanno avuto in passato, li aiuterà a comprendere le cose molto più rapidamente e si assicurerà che dispongano di tutte le informazioni di cui hanno bisogno per aiutare le persone nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Inoltre, significa che puoi facilmente passare i clienti tra i tuoi dipendenti quando possibile senza creare un'esperienza difficile per tutti i soggetti coinvolti. Un ottimo strumento di gestione delle relazioni con i clienti può essere ottimo per questo, in quanto ti consentirà di salvare tutte le informazioni rilevanti su tutti i tuoi clienti in un unico posto. E, con un clic di un pulsante, chiunque nel tuo team sarà in grado di accedervi. Può far risparmiare a tutti una grande quantità di tempo e problemi, che è esattamente ciò che stiamo cercando di ottenere qui!

Condividi il feedback dei clienti sul tuo sito web

Le recensioni e le testimonianze dei clienti possono fornire un contesto aggiuntivo per i futuri clienti, oltre a migliorare la tua reputazione online. Ad esempio, le recensioni di abbigliamento potrebbero notare se un particolare capo è fedele alla taglia o se il colore è come nella foto. Oppure, una revisione dello strumento potrebbe spiegare per quali tipi di attività è adatta l'attrezzatura. Ciò significa che è un'ottima idea aggiungere recensioni alle pagine dei tuoi prodotti o servizi. Garantirà che i tuoi clienti possano semplicemente scorrere il tuo sito Web per avere un'idea delle esperienze che altri hanno avuto con la tua attività e non avranno bisogno di contattare il tuo team di assistenza clienti per ulteriori informazioni al riguardo.

Per raccogliere recensioni dai tuoi clienti, devi semplicemente chiedere. Considera l'idea di inviare e-mail a persone che hanno acquistato i tuoi prodotti o servizi e chiedi se sarebbero disposti a lasciare una recensione, magari in cambio di uno sconto come incentivo. Quindi, visualizzali nelle pagine più pertinenti del tuo sito web per assicurarti che vengano visti dalle persone giuste.

Diamo un'occhiata a come una particolare azienda fa un ottimo lavoro nel mostrare le recensioni dei clienti sul suo sito web per ottenere ottimi risultati.

Marshall Criminal Defense & DWI Lawyers è specializzato in casi di difesa penale. Inoltre, assicurano che sia chiaro ciò che fanno visualizzando testimonianze dettagliate dei clienti sulle pagine più importanti del loro sito web.

Ad esempio, sulla loro pagina del servizio di avvocato penalista di Middletown NJ, hanno condiviso l'esperienza del loro cliente, Patrick, che parla di chi esattamente ha assunto, quali erano le sue accuse e come si sentiva riguardo ai servizi dell'azienda.

Ciò rende chiaro ai potenziali clienti quali tipi di casi l'azienda può gestire, possibilmente da chi possono aspettarsi di essere aiutati e come sarà l'esperienza. Ciò lascia molto meno spazio ai dubbi quando qualcuno alla ricerca di un avvocato arriva su questo sito Web, il che potrebbe anche portare a un minor numero di domande per il team del servizio clienti dell'azienda. I clienti si sentiranno più sicuri nel mettersi in contatto, delineare la loro situazione e far muovere le cose.

Questo è un approccio che la maggior parte dei tipi di aziende sarà in grado di adottare, quindi vale la pena considerare se dovresti iniziare a visualizzare le recensioni scritte dei clienti sul tuo sito web se non l'hai già fatto.

Investire nell'automazione ove possibile

Se ricevi molte delle stesse query dai tuoi clienti, potresti essere in grado di automatizzare molti elementi diversi del tuo servizio clienti. Ad esempio, potresti offrire un chatbot dal vivo sul tuo sito Web o piattaforme di social media che forniscano collegamenti a informazioni utili o rispondano automaticamente a determinate richieste.

Assicurati solo che, se decidi di automatizzare alcuni degli elementi del tuo servizio clienti, li imposti in modo tale che, se un cliente non è soddisfatto dei tuoi sistemi automatizzati, verrà indirizzato a un membro del tuo team. Ciò assicurerà che rimangano felici e che ricevano risposta alla loro domanda o che il loro problema venga risolto!

Riepilogo

La soddisfazione del cliente è molto importante per gestire un'attività di successo. E, per mantenere felici i tuoi clienti, devi lavorare sodo per assicurarti che il tuo team di assistenza clienti si senta supportato! In questo articolo, abbiamo delineato come puoi semplificare il lavoro del tuo team con elementi di servizio clienti automatizzati, contenuti basati su domande e altro ancora.

Inizia a chiedere ai tuoi team come potresti contribuire a migliorare i loro processi di lavoro, quindi apporta le modifiche necessarie! Tutti ne trarranno beneficio.

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Biografia dell'autore e ritratto:

Adam Steele scrive di marketing digitale e SEO da 11 anni. È consulente di aziende piccole e grandi, comprese molte delle più grandi aziende del mondo. Se ti è piaciuto questo post, seguilo su Twitter e LinkedIn per altri like.