5 esempi di flusso di lavoro HubSpot per ottimizzare la tua strategia di assistenza clienti

Nel mondo ad alto rischio della tecnologia B2B, ogni secondo conta. I tuoi clienti non si aspettano altro che il meglio e un'esperienza di supporto senza soluzione di continuità può fare la differenza tra un cliente fedele e un'opportunità persa.

Durante il percorso del cliente, è probabile che abbia interagito con i tuoi team di vendita, marketing, operazioni e assistenza clienti. Ogni team si destreggia tra chiamate, e-mail e chat: per mantenere felici i tuoi clienti, ogni team o individuo che interagisce con il cliente richiede una visione completa delle precedenti interazioni con il cliente. Hanno bisogno di un contesto per offrire un supporto più sostanziale.

Non è un'impresa facile, ma se ti dicessi che potresti rendere il tuo lavoro molto più semplice con gli strumenti giusti?

Come chiedi? Con l'integrazione Aircall e HubSpot.

Perché consigliamo Aircall? Aircall è una soluzione telefonica basata su cloud che si integra perfettamente in HubSpot. Fornisce ai tuoi team di assistenza clienti un contesto aggiuntivo sulle interazioni con i clienti e aiuta a elevare la tua strategia di servizio. Per saperne di più, consulta la nostra pagina Perché usare Aircall.

In questo post, ti condurremo in un'analisi approfondita di 5 potenti esempi di flusso di lavoro Aircall che ti aiuteranno a semplificare il processo di assistenza clienti, aumentare la produttività e fornire un'esperienza di supporto senza pari.

Dall'automazione delle attività che richiedono tempo all'instradamento delle chiamate al membro del team giusto, questi esempi ti forniranno le informazioni utili di cui hai bisogno per portare l'assistenza clienti al livello successivo.

Questa è la parte 2 dei nostri flussi di lavoro HubSpot utilizzando l'integrazione HubSpot di Aircall. Per visualizzare i flussi di lavoro di vendita che il tuo team può rubare, leggi il nostro blog, "Utilizza questi 5 esempi di flusso di lavoro Aircall per ottimizzare la tua strategia di vendita"

Flussi di lavoro HubSpot essenziali utilizzando l'integrazione Aircall e HubSpot

Crea automaticamente ticket in una pipeline di supporto.

La creazione di ticket in una pipeline di supporto è un ottimo modo per segmentare, dare priorità e tenere traccia delle richieste all'interno di HubSpot, consentendo un facile accesso alle informazioni. Mentre le chiamate di supporto mirano a risolvere tutte le domande durante la chiamata, a volte sono necessarie ulteriori indagini. Con l'integrazione di Aircall e HubSpot, puoi determinare quali chiamate della pipeline di supporto devono essere registrate e quale tipo di chiamate deve attivare un tipo di ticket specifico.

Per creare un ticket dopo una chiamata di supporto, l'agente deve contrassegnare la chiamata con "Crea ticket HubSpot" o una convenzione di denominazione predeterminata a tua scelta.

Ciò attiverà automaticamente il flusso di lavoro per creare un ticket nella pipeline designata.

Semplificando questo processo, il tuo team di supporto può concentrarsi sulla risoluzione dei problemi dei clienti mentre il flusso di lavoro crea e organizza i ticket. In questo modo, il tuo team di supporto può garantire che nessuna richiesta passi inosservata e che tutti i problemi dei clienti vengano monitorati e risolti tempestivamente."

Utilizza i numeri Aircall IVR per attivare HubSpot Workflow.

L'efficienza è fondamentale per fornire un'esperienza di assistenza clienti senza soluzione di continuità. Un modo per raggiungere questo obiettivo è sfruttare la funzione Interactive Voice Response (IVR) di Aircall per inviare automaticamente le fatture. Impostando un IVR, puoi associare un numero Aircall specifico a quel percorso, attivando un flusso di lavoro in HubSpot.

Ad esempio, se un cliente dovesse chiamare la tua linea di supporto e premere 2 per richiedere una fattura, verrebbe creato un numero Aircall specifico. Questo verrebbe quindi registrato nella sequenza temporale delle attività del contatto all'interno di HubSpot, mostrando che il contatto ha richiesto una fattura.

Con un flusso di lavoro impostato, il passaggio successivo prevede l'invio automatico di un'e-mail personalizzata con un collegamento all'ultima fattura del cliente. Il trigger di registrazione per questo flusso di lavoro sarebbe il numero IVR, garantendo che la fattura corretta venga inviata al cliente giusto. Questa funzione fa risparmiare tempo al tuo team di supporto e offre un'esperienza fluida ed efficiente per i tuoi clienti."

Stabilire l'allineamento e la visibilità interfunzionale

Mantenere gli account manager aggiornati quando i loro clienti sono in contatto con l'assistenza è fondamentale, soprattutto quando vengono offerti diversi pacchetti di assistenza. Per garantire che questo flusso di lavoro sia efficace, la tua organizzazione dovrebbe assegnare numeri di telefono univoci per ogni livello del pacchetto di supporto.

Un flusso di lavoro basato sui contatti viene attivato automaticamente quando un cliente chiama il proprio numero di supporto di livello 1 o di livello 2. Questo flusso di lavoro invia quindi una notifica al gestore dell'account corrispondente. In questo modo, l'account manager può effettuare il check-in e garantire che i propri clienti ricevano il massimo livello di servizio.

Implementando questo flusso di lavoro, la tua organizzazione può garantire che gli account manager siano a conoscenza di qualsiasi interazione con i clienti e possano intraprendere le azioni necessarie per mantenere l'elevato livello di servizio previsto dai diversi livelli di pacchetti di supporto.

Invia automaticamente sondaggi di feedback dopo il supporto.

La raccolta di feedback è essenziale per garantire un elevato livello di assistenza clienti e utilizzarli per migliorare le tue offerte. Un modo per raggiungere questo obiettivo è utilizzare HubSpot per inviare automaticamente sondaggi di feedback una volta che un cliente ha completato la propria esperienza di supporto.

Quando un agente risolve una richiesta di supporto, contrassegna la chiamata in HubSpot con un'etichetta come "Problema risolto". Questo diventa il trigger per il flusso di lavoro, che quindi invia un sondaggio di feedback al cliente. Il sondaggio può essere inviato tramite e-mail o un collegamento a un sondaggio online.

Raccogliendo feedback in questo modo, puoi ottenere informazioni preziose sulla soddisfazione del cliente, identificare le aree di miglioramento e monitorare i progressi nel tempo. Questo flusso di lavoro aiuta la tua organizzazione a mantenere un supporto elevato e a utilizzare continuamente il feedback onesto dei clienti per migliorare le tue offerte.

Usa le note di chiamata per attivare i flussi di lavoro HubSpot

L'utilizzo dell'integrazione Aircall e HubSpot per creare trigger di note di chiamata è un modo efficace per ottimizzare la tua strategia di assistenza clienti.

Impostando proprietà specifiche nelle note di chiamata, come posta vocale, chiamate in entrata senza risposta o un bug, è possibile attivare un flusso di lavoro che invia automaticamente un'e-mail di follow-up al cliente. Ciò garantisce che nessun cliente venga lasciato indietro e che i suoi problemi vengano risolti tempestivamente.

Inoltre, se è necessario un intervento manuale, il flusso di lavoro può ricordare al team di assistenza clienti di eseguire il follow-up. Questa funzione può anche attivare azioni aggiuntive in base alla durata della chiamata o a marcatori specifici lasciati dall'agente telefonico, fornendo ancora più flessibilità ed efficienza nel processo di assistenza clienti.

I flussi di lavoro di Aircall possono essere un potente strumento per ottimizzare la tua strategia di assistenza clienti. Dalla creazione di trigger di note di chiamata alla creazione automatica di ticket in una pipeline di supporto, questi flussi di lavoro possono aiutarti a semplificare il tuo processo, aumentare la produttività e fornire un'esperienza di supporto senza pari ai tuoi clienti. Con l'integrazione di Aircall e HubSpot, puoi portare l'assistenza clienti a un livello superiore.

Non fermarti qui! Nella parte 1 di questa serie, abbiamo condiviso altri esempi di flussi di lavoro Aircall, appositamente progettati per ottimizzare la tua strategia di vendita.