3 Migliori pratiche per le raccolte B2B chiave

Le raccolte business-to-business (B2B) possono essere impegnative.

Se gestite bene, le raccolte non solo miglioreranno il flusso di cassa , ma aiuteranno anche a mantenere le relazioni con i clienti .

Può anche contribuire a costruire la tua reputazione di fornitore di supporto e professionale nel tuo mercato.

Di seguito è riportata una rapida rassegna delle migliori pratiche per le raccolte B2B, sulla base della nostra esperienza e competenza.

Best practice 1: tieni presente il B2B

I clienti B2B spesso richiedono opzioni di pagamento flessibili e personalizzate per soddisfare le loro complesse esigenze aziendali. E a differenza delle loro controparti business-to-consumer (B2C ), possono essere necessari molto più tempo e sforzi per acquisire e integrare nuovi clienti B2B.

Seguire le migliori pratiche relative ai crediti ti aiuterà a mantenere una buona reputazione ea mantenere le tue relazioni B2B.

Che cos'è la contabilità clienti (AR)?

Contabilità clienti (AR) è il denaro dovuto a un'azienda oa un individuo per servizi o prodotti già forniti.

In teoria, questo potrebbe includere una fattura che non viene pagata immediatamente. In pratica, di solito si applica solo ai ritardi di pagamento, alle commissioni di mora o al credito esteso su piani di pagamento più complessi o di lungo termine.

Che cos'è la gestione dei crediti?

La gestione dei crediti è il processo mediante il quale vengono gestiti i pagamenti dovuti a un'impresa.

Ciò include il modo in cui le fatture e altri conti scaduti vengono registrati, emessi, elaborati, tracciati e seguiti.

Implica anche altri problemi di pagamento come commissioni in ritardo o costi imprevisti relativi al servizio, nonché contattare i clienti e riscuotere i pagamenti.

Le aziende scelgono sempre di più di esternalizzare la propria gestione A/R, a causa di attività manuali ingombranti che impantanano i team e distolgono l'attenzione dall'innovazione.

La gestione dei conti B2B è diversa dalla gestione dei crediti B2C?

La natura del business B2B significa che il capitale circolante e i termini di pagamento spesso richiedono un'attenta pianificazione, cicli economici più lunghi e sistemi di credito appositamente strutturati.

A causa di queste condizioni, è probabile che il lifetime value di un cliente B2B sia molto più alto di un consumatore del mercato di massa. Ciò significa che devi essere rispettoso delle diverse esigenze dei clienti B2B.

Stabilire una vendita è una cosa, ma coltivare e mantenere quelle relazioni con i clienti si concentra sull'esperienza del cliente dal "pulsante di acquisto" fino alla fatturazione e oltre.

Il mondo B2B è piccolo e le imprese parlano spesso. Se solo pochi decisori percepiscono negativamente la tua politica di riscossione o il processo di riscossione dei pagamenti, potresti scoprire che la tua azienda acquisisce la reputazione di essere difficile da fare affari.

Best practice 2: comunicare in modo chiaro

Comunicare chiaramente il tuo account e il processo di pagamento dovrebbe essere una priorità assoluta della gestione degli account B2B.

Sii preciso ma esplicito nelle tue comunicazioni. Se le informazioni importanti sulle scadenze, le tasse in ritardo e il processo di riscossione sono scritte in gergo legale nella tua piccola stampa dei contratti, è probabile che manchino.

Tutti i termini di pagamento, le scadenze e le fasi successive del pagamento in ritardo dovrebbero essere chiaramente elencati e disponibili per il cliente.

Assicurati di menzionare questi dettagli verbalmente o in altre comunicazioni all'inizio della relazione e indica dove possono essere trovati. Questo può anche essere integrato nel processo di sollecito automatico.

Best practice 3: seguire i passaggi di raccolta coerenti

Tuttavia, se il tuo cliente non ha pagato o risposto in modo tempestivo tramite i normali canali di comunicazione, i passaggi successivi sono in ordine.

6 passaggi per le migliori pratiche di riscossione dei crediti

1. Prime domande di base che la tua azienda dovrebbe porsi

Considera la seguente lista di controllo all'inizio del tuo processo decisionale:

• La fattura è stata inviata da e alla persona corretta?
• Hai provato a contattare direttamente il titolare dell'attività?
• È stata ricevuta una prima risposta?
• C'è uno schema con le fatture scadute?

• È un periodo particolarmente intenso per l'industria o l'azienda del cliente?
• C'è un piano di pagamento alternativo che puoi offrire loro?

2. Altri canali di comunicazione

In molti paesi, il B2B e le comunicazioni commerciali sono regolamentate in modo diverso dal B2C.

Ad esempio, negli Stati Uniti, il Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) limita i metodi di riscossione dei debiti dei consumatori come chiamate ripetute, telefonate al lavoro o rivelazione delle informazioni sul debito a terzi.

Tuttavia, nel mondo commerciale, le aziende possono contattare più persone all'interno della stessa azienda con chiamate frequenti e utilizzare skip tracer.

Che cos'è il skip tracing?

Skip tracing (noto anche come ricerca del debitore ) è il rintracciamento delle informazioni sui debitori che hanno "saltato la città".

L'utilizzo di un servizio di skip tracer aiuta gli sforzi di raccolta eseguendo il lungo lavoro di ricerca e la raccolta di informazioni necessari prima di contattare determinati clienti.

3. Lettera di richiesta

Se le tue linee di richiesta standard vengono ignorate per un periodo prolungato, prendi in considerazione l'invio di una lettera di richiesta.

Che cos'è una lettera di richiesta?

Le lettere di richiesta sono documenti solitamente scritti da avvocati per conto dell'organizzazione. Hanno lo scopo di risolvere un pagamento o altro tipo di controversia tra aziende (contratto violato, termini interrotti, ecc.).

Le lettere di richiesta sono allo stesso tempo il primo passo verso un'azione legale e uno sforzo per prevenirla.

Descrivono in dettaglio la controversia e creano una traccia cartacea che può essere utilizzata come prova in seguito, se necessario.

Quanto tempo manca all'invio di una lettera di richiesta?

Questo varia tra le aziende e il rapporto specifico con il cliente. I tuoi rapporti futuri con il cliente potrebbero risentirne se lo invii troppo presto.

Come best practice generale, suggeriamo di attendere un periodo di tempo chiaramente delineato, ovvero 30, 60 o 90 giorni prima di inviare una lettera di richiesta.

4. Recupero crediti

Se i tuoi sforzi di riscossione continuano a fallire, assumere un'agenzia di riscossione B2B specializzata è un logico passo successivo per molte aziende.

Molti preferiscono la loro esperienza, poiché è più probabile che comprendano la natura dell'account e i clienti coinvolti meglio di quelli che si concentrano sugli account dei consumatori.

In caso di successo, questo percorso potrebbe risolvere la controversia e risparmiare tempo a te e al tuo cliente in tribunale.

5. Contenzioso

Prendi in considerazione l'idea di andare in tribunale solo quando tutti gli altri sforzi sono falliti e sei altamente fiducioso in un risultato positivo.

Perdere una causa potrebbe non solo essere costoso, ma potrebbe influire sulla probabilità di altri potenziali clienti di utilizzare i tuoi prodotti o servizi.

6. Tagliare le perdite?

Assumere uno studio legale può essere costoso e richiedere tempo prezioso. Evitare l'errore dei costi irrecuperabili non è facile.

Se il recupero del debito sembra improbabile, gli sforzi interni stanno consumando troppe risorse aziendali o l'accordo sarà inferiore alle spese legali, potrebbe essere il momento per un'azienda di cancellare il debito.

Rinunciare è una decisione difficile, ma significa che puoi spendere più risorse per i clienti che contano.

Conclusione

La gestione del processo di riscossione è un sovraccarico indesiderato che drena le risorse dell'azienda.

Seguire le nostre best practice per le raccolte B2B può aiutare a ridurre al minimo tali sforzi.

Una chiara comunicazione delle tue condizioni e l'allineamento con i processi dei tuoi clienti è essenziale. Follow-up diariizzati e documentati ti aiuteranno a mantenere un approccio professionale, buone relazioni e flusso di cassa.

Questi sono fondamentali perché le collezioni B2B sono diverse dalle collezioni dei consumatori. C'è un pool relativamente piccolo di clienti B2B e ha pratiche di fatturazione e accredito uniche.

Questi punti non solo ti aiuteranno a gestire efficacemente i casi di riscossione, ma renderanno anche meno probabile che si verifichino.

È probabile che stabilire parametri e processi chiari si traduca in relazioni gratificanti a lungo termine con i tuoi clienti.