3 tendenze di gestione degli eventi che devi conoscere per il 2018

Il 2017 ci ha portato tante novità. Twitter ha aumentato il numero di caratteri a 280, mancano solo dieci anni per invertire la paralisi e la teoria della relatività di Einstein si è dimostrata corretta.

È bello stare al passo con gli eventi attuali, ma è ancora meglio prepararsi a come ti influenzeranno in futuro. La fortuna favorisce i preparati, in particolare l'organizzatore di eventi preparato che sa cosa sta succedendo nel loro settore.

Ho evidenziato tre delle più grandi tendenze che interessano il settore della gestione degli eventi, comprese le nuove tecnologie e i cambiamenti del mercato. Queste tendenze influenzeranno il modo in cui conduci i tuoi eventi, come spendi i tuoi soldi (che si tratti di software di gestione degli eventi o qualche altra nuova tecnologia) e quanti eventi ospiterai.

Ecco tre tendenze chiave della gestione degli eventi che devi tenere a mente per il 2018.

1. Utilizzo di droni per le riprese e la sicurezza

Il video ora dà vita agli eventi come mai prima d'ora con nuove tecnologie e funzionalità come video a 360 gradi e streaming live attraverso i principali siti di social media. I droni offrono agli organizzatori di eventi e ai partecipanti la possibilità di registrare e trasmettere in streaming l'azione da nuove altezze e prospettive.

Drone che vola in occasione di eventi

Non solo i droni sono perfetti per trasmettere il tuo evento, ma ti offrono anche la possibilità di fornire ulteriore sicurezza:

I droni sono diventati una risorsa per la sicurezza pubblica, soprattutto con l'aiuto di tecnologie di intelligence operativa (OI) come Mission Insight per migliorare la consapevolezza della situazione nello spazio aereo condiviso. Vengono regolarmente utilizzati per condurre missioni di ricerca e soccorso, valutare scene del crimine e monitorare e gestire eventi speciali. Grandi eventi come la recente inaugurazione presidenziale o l'imminente Super Bowl richiedono il tipo di intense misure di sicurezza che i droni forniscono in modo univoco.

Ovviamente, se sali sul carro dei droni nel 2018, devi essere a conoscenza delle leggi che ne regolano l'uso. Le leggi variano da stato a stato, tuttavia ci sono alcune regole universali che dovresti tenere a mente se vuoi utilizzare i droni ai tuoi eventi, secondo Know Before You Fly:

Requisiti del pilota remoto:

• Deve avere almeno 16 anni di età
• Deve essere in possesso di un certificato di pilota aviatore remoto con un rating UAS ridotto o essere sotto la diretta supervisione di qualcuno in possesso di un certificato di pilota aviatore remoto
• Deve superare il controllo applicabile della Transportation Security Administration (TSA).

Requisiti UAS:

• Deve pesare meno di 55 libbre.
• Deve essere sottoposto a controllo pre-volo da parte del pilota remoto al comando (ovvero tu o la persona che supervisiona l'operazione)

Una volta che sarai conforme alle normative che regolano l'uso commerciale dei droni, divertiti a utilizzare questa nuova tecnologia per filmare il tuo evento e mantenerlo al sicuro come mai prima d'ora.

2. Crea il crowdshaping dei tuoi eventi in tempo reale

Maximillion ha definito il crowdshaping una delle grandi tendenze della gestione degli eventi che trasformeranno il settore negli anni a venire.

Immagina di avere la possibilità di cambiare variabili come il genere musicale, la temperatura del locale e il volume della musica sul posto in base all'umore dei tuoi ospiti. Il crowdshaping offre ai gestori di eventi questa capacità attraverso l'uso di smartphone e tecnologie indossabili, che raccolgono questi dati in tempo reale.

L'utilizzo di app di check-in che consentono agli utenti di accedere tramite i loro account di social media ti offre informazioni sulle preferenze dei tuoi ospiti, insieme a ulteriori richieste tramite sondaggi mobili in tempo reale e localizzazione GPS. Utilizzando queste informazioni, puoi creare un evento per il tuo pubblico in tempo reale. Il locale è troppo caldo? Puoi chiedere e scoprirlo in qualsiasi momento. La musica è troppo alta o non piace ai tuoi ospiti? La tecnologia di crowdshaping te lo fa sapere.

Questa tecnologia è stata un successo comprovato nel 2014, quando ha debuttato al SXSW con il "Concerto bioreattivo" di Pepsi.

Concerto bioreattivo via Pepsi

Questo concerto ha utilizzato un braccialetto interattivo per misurare il movimento della folla per scoprire quale musica li faceva muovere, la temperatura degli ospiti per determinare se il termostato doveva abbassarsi e se i livelli del volume erano troppo alti per gli ospiti.

Tre anni dopo, questa tecnologia non è solo per i grandi giocatori come Pepsi, e gli organizzatori di eventi che cercano di creare una folla non hanno sempre bisogno di distribuire braccialetti. Gli ospiti portano i propri smartphone e smartwatch, fornendo tutta la tecnologia necessaria per raccogliere informazioni sul proprio evento.

3. Le spese di viaggio sono in aumento

I costi di viaggio stanno aumentando, secondo il rapporto 2018 Meetings and Events Future Trends della divisione Carlson Wagonlit Travel Meetings and Events:

I costi stanno aumentando nei mercati chiave di M&E, a livello globale. Con un aumento del 3,7% degli hotel e del 3,5% delle tariffe aeree previsto per il prossimo anno, è probabile che questa tendenza continui.-Cindy Fisher, vicepresidente senior e capo globale, CWT M&E

Questi aumenti di prezzo rendono più difficile per gli organizzatori di eventi attirare gli ospiti agli eventi, soprattutto se tali eventi richiedono lunghi viaggi.

Per combattere questi aumenti, ci sono suggerimenti e trucchi per evitare a te e ai tuoi ospiti di pagare troppo il biglietto aereo e le tariffe alberghiere. Alcuni trucchi includono la scelta di luoghi non tradizionali per gli eventi, il controllo costante delle tariffe aeree utilizzando i browser in incognito per evitare che le compagnie aeree tengano traccia delle tue ricerche tramite i cookie (e l'impostazione delle tariffe in base a tali ricerche) e l'utilizzo di app di ricerca di voli come Skiplagged e siti di ricerca di hotel come Kayak.

Assicurati di informare i tuoi ospiti di questi trucchi e trucchi quando pianifichi i tuoi eventi in modo da non perdere partecipanti a causa dei costi.

Altre guide utili per i gestori di eventi

Ci sforziamo di mantenere il blog sulla gestione degli eventi di Capterra in cima a tutto ciò che devi sapere sul settore, in particolare le guide "come fare" per la gestione degli eventi per nuove pratiche e tecnologie.

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