Qual è il programma di lavoro 2-2-3 e perché è utile?

In tutto il mondo, l'ambiente di lavoro è cambiato radicalmente. Per mantenere i dipendenti e acquisire più clienti, le aziende si sono adattate al mondo del lavoro moderno, quindi, oltre al tradizionale ambiente dalle 9 alle 17, sono emerse nuove tipologie come il lavoro flessibile, ibrido e a turni.

Non appena un numero crescente di aziende ha iniziato a dare la priorità alle esigenze dei propri clienti e alla soddisfazione dei dipendenti, è aumentato anche il numero di luoghi di lavoro che richiedono una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Di conseguenza, è emerso il lavoro a turni, quindi manager e dipendenti devono adattarsi e adattarsi.

Spesso, trovare il miglior programma di turni può essere difficile. Ma, per impedirti di vagare alla ricerca della soluzione migliore per la tua azienda, in questo post sul blog scopriremo tutto ciò che c'è da sapere su uno dei modelli di turni più efficaci là fuori: il programma di lavoro 2-2-3.

Continuate a leggere per scoprirlo:

• Qual è il programma 2-2-3 e come funziona,
• Chi usa il modello di turni 2-2-3,
• Quali sono i pro e i contro del programma di lavoro 2-2-3,
• Quali sono le alternative al programma 2-2-3, e
• Come implementare lo schema di lavoro 2-2-3.

Qual è il programma 2-2-3 e come funziona?

Il piano 2-2-3, noto anche come programma di Panama, prevede un ciclo di rotazione di 28 giorni in cui ogni dipendente esegue un turno giornaliero di 12 ore. Questo piano spesso prevede che quattro team lavorino per due giorni, si prendano due giorni liberi e poi lavorino per tre giorni. Ecco perché si chiama programma di lavoro 2-2-3.

Ecco un esempio di programma di lavoro 2-2-3:

Come mostrato nell'illustrazione sopra, mentre il Team 1 lavora il lunedì e il martedì (Settimana 1) dalle 7:00 alle 19:00, il Team 2 lavora dalle 19:00 alle 7:00

Quindi, le squadre 1 e 2 hanno due giorni liberi, mentre le squadre 3 e 4 si occupano dei turni.

Successivamente, le squadre 1 e 2 tornano al lavoro per tre giorni: la squadra 1 fa il turno di giorno mentre la squadra 2 fa il turno di notte. E le squadre 3 e 4 hanno tre giorni liberi.

Chi usa il modello di turni 2-2-3?

Come accennato in precedenza, il lavoro a turni è necessario per le industrie con orari di lavoro vari ed estesi. È particolarmente comune in quei settori che richiedono ai dipendenti di essere presenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per assistere tutti, come nel caso di:

• Assistenza sanitaria,
• Stazioni di polizia,
• Vigili del fuoco,
• Industrie manufatturiere,
• Stazioni di servizio,
• Trasporti e compagnie aeree,
• Call center del servizio clienti e
• Media e giornali.

Sarebbe impossibile per un singolo dipendente coprire ogni turno 24 ore su 24 in questi settori, ed è per questo che i team operano spesso secondo un programma di lavoro 2-2-3. Tuttavia, poiché sono coinvolte quattro squadre con turni a rotazione, di solito è difficile organizzarle.

Di conseguenza, molti settori si affidano al software di pianificazione dei progetti, che aiuta i team a tenere traccia del proprio tempo, rendendoli così più organizzati e produttivi.

Vantaggi del programma di lavoro 2-2-3

Non sorprende che un piano di turni 2-2-3 si traduca spesso in una maggiore soddisfazione complessiva dei dipendenti rispetto ad altri programmi alternativi.

Poiché questo tipo di schema di turni comporta una vasta gamma di vantaggi che possono trarre sia i dipendenti che gli imprenditori, abbiamo elencato i quattro vantaggi più comuni che noterai sicuramente se decidi di introdurre questo tipo di programma di lavoro.

Vantaggio n. 1: pool personalizzato aumentato

A seconda del settore, restare aperti 24 ore su 24 può consentirti di raggiungere più persone. Questo alla fine può portare a più clienti e guadagni più elevati.

Diciamo che possiedi un ristorante e sei aperto dalle 10:00 alle 23:00 Se decidi di introdurre l'orario 2-2-3 e lavori 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il tuo ristorante sarà in grado di attirare più clienti e avere più profitti.

E, poiché sei sempre disponibile con i tuoi clienti, crei fiducia e buoni rapporti con loro.

Vantaggio n. 2: aumento della produttività e riduzione dei costi di assunzione

I turni lunghi consentono ai dipendenti di concentrarsi su un progetto specifico per periodi più lunghi, consentendo loro di completare l'attività prima della fine del turno.

Quando i dipendenti lavorano in turni di 12 ore, è possibile assumere meno persone, il che ti consente di reindirizzare i fondi ad altre aree della tua attività.

Vantaggio n. 3: più tempo libero

Utilizzando questo tipo di programma, i dipendenti hanno un fine settimana di 3 giorni a fine settimana alterni, il che offre loro molto tempo per le attività del tempo libero e il riposo.

In generale, ai dipendenti piace questo tipo di programma perché non devono mai lavorare più di tre giorni di fila e possono facilmente pianificare un orario prestabilito con mesi di anticipo.

Se viaggiare è il loro modo per rilassarsi e trascorrere il tempo libero, lavorare secondo un programma 2-2-3 offre loro molte opportunità per pianificare le fughe del fine settimana. Inoltre, questo schema di turni consente ai dipendenti di lavorare solo 180 giorni all'anno, il che rende le loro vite più rilassanti.

Vantaggio n. 4: migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Il programma 2-2-3 aiuta a raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, il che lo rende perfetto per i dipendenti con figli e famiglie.

Il piano di lavoro 2-2-3 consente ai dipendenti di avere 2 o 3 giorni di ferie consecutivi, il che consente loro di avere più tempo di qualità con i propri figli e le famiglie, o fare un breve viaggio e visitare quel luogo che hanno sempre desiderato.

Quando torneranno al lavoro, saranno più produttivi e la qualità della loro produzione sarà migliore, poiché sono più energici e riposati.

Svantaggi del programma di lavoro 2-2-3

Proprio come ogni altra cosa nella vita, il programma di lavoro 2-2-3 ha i suoi svantaggi. Oltre ai vantaggi, ci sono molti svantaggi in questo tipo di pianificazione e abbiamo elencato i due più comuni.

Svantaggio n. 1: problemi di salute

Quando i dipendenti fanno turni di 12 ore, mettono a rischio la loro salute, poiché questi turni potrebbero essere troppo lunghi per alcuni individui. Inoltre, lavorare fino a 60 ore in una sola settimana può:

• Aumentare i livelli di stress,
• Causa cattive abitudini alimentari,
• Influiscono negativamente sul sistema immunitario e
• Portare al burnout della carriera.

Svantaggio n. 2: l'interruzione del ciclo del sonno

L'orario di lavoro prolungato può influire in modo significativo sui ritmi di sonno dei dipendenti, il che può quindi portare a maggiori problemi di salute e livelli di stress più elevati. Di conseguenza, i dipendenti possono avere difficoltà a stare all'erta, soprattutto se lavorano il turno di notte, e questo può causare gravi incidenti.

Inoltre, la ricerca ha dimostrato che esiste un forte legame tra il lavoro notturno e lo sviluppo di disturbi cardiovascolari. I dipendenti del turno di notte hanno anche maggiori probabilità di impegnarsi in attività malsane come fumare o mangiare troppo.

Variazioni del programma di lavoro 2-2-3

Poiché così tanti luoghi di lavoro si affidano a piani di turni 24 ore su 24, 7 giorni su 7 in modo che le loro operazioni commerciali siano completamente coperte, sono apparse molte altre varianti.

Tra i più famosi ci sono:

• Il programma Pitman,
• Il programma DuPont e
• Il programma DDNNOO.

Tutte queste varianti sono simili al piano di lavoro 2-2-3, ma adattate in modi diversi.

Variante n. 1: il programma di Pitman

A differenza del programma 2-2-3, il programma dei turni di Pitman prevede che i dipendenti lavorino secondo uno schema 2-3-2.

È noto come programma di lavoro 2-3-2 perché i lavoratori hanno due giorni liberi, lavorano tre giorni e poi hanno altri due giorni liberi.

Esistono due versioni del programma Pitman:

• Versione n. 1: programma Pitman fisso: la prima squadra lavorerà sempre durante il giorno e la seconda squadra lavorerà di notte.
• Versione n. 2: programma Pitman a rotazione: le squadre ruotano in modo che durante un ciclo una squadra lavori il turno diurno e durante il ciclo successivo la stessa squadra lavori di notte.

Variante n. 2: il programma DuPont

Il programma DuPont prevede un ciclo di quattro settimane e si compone di quattro fasi:

• Fase 1: lavora quattro turni notturni e poi prenditi tre giorni liberi.
• Fase 2: lavorare tre turni diurni, avere un giorno libero, seguito da tre turni notturni.
• Fase 3: avere tre giorni liberi, quindi lavorare su turni di quattro giorni.
• Fase 4: Avere sette giorni liberi.

Variazione n. 3: Il programma DDNNOO

A differenza del programma 2-2-3 in cui operano quattro squadre, nel programma di lavoro DDNNOO, tre squadre si alternano tra:

• Lavorando due giorni,
• Lavorando due notti, e
• Prendersi due giorni di ferie.

In questo ciclo di sei giorni, ogni squadra lavora su due turni diurni di 12 ore e due turni notturni di 12 ore. Ad esempio, il primo e il secondo giorno, il Team 1 ha turni giornalieri. Poi, il terzo e il quarto giorno, la Squadra 1 lavora durante la notte.

Come implementare il programma di lavoro 2-2-3?

Nonostante sia uno dei programmi flessibili più pratici, potresti dover affrontare delle sfide nella gestione della tua squadra mentre usi il modello 2-2-3.

Come abbiamo visto dalla sezione sugli svantaggi, se non applicato correttamente, seguire il programma Panama può avere un impatto negativo sui cicli del sonno e sul sistema immunitario dei dipendenti e aumentare i loro livelli di stress.

Pertanto, per aiutarti a evitare le carenze di questo tipo di programma, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti pratici su come implementare con successo il programma 2-2-3.

Suggerimento n. 1: definisci un orario di inizio adeguato per i tuoi dipendenti

I tuoi dipendenti devono accontentarsi dell'inizio dei loro turni se vuoi che rimangano. Inoltre, saranno anche più produttivi se scegli l'ora di inizio più adatta per loro.

Quindi, quando dovrebbe iniziare il turno? Bene, non esiste una risposta giusta a questa domanda, poiché ogni squadra ha le sue preferenze.

Ad esempio, puoi iniziare già alle 5:00 se la maggior parte dei tuoi dipendenti si alza presto.

Tuttavia, se molti dipendenti si oppongono al turno anticipato, dovresti prendere in considerazione un'altra volta. Per massimizzare la produttività del tuo personale, dovresti dare loro turni con cui si sentono a proprio agio.

Inoltre, gli orari di inizio a volte dipendono dal tipo di lavoro svolto dal tuo team. Pertanto non sarà possibile modificare il programma per ogni dipendente, tuttavia il manager può consentire ai dipendenti di scambiare i turni con i colleghi per ottenere la flessibilità di cui hanno bisogno.

Suggerimento n. 2: promuovere e garantire sufficienti interruzioni nel piano dei turni

Quando si lavora su turni di 12 ore, i dipendenti hanno bisogno di pause regolari per essere produttivi ed efficienti. Dopotutto, non è raro che i dipendenti stressati abbiano difficoltà a fornire un lavoro di qualità.

Per evitare che i tuoi dipendenti lavorino troppo, prova a consigliare loro di fare pause brevi ma frequenti. Fare frequenti brevi pause può far sentire i tuoi dipendenti pieni di energia. Durante la pausa possono fare una passeggiata, fare un pisolino o andare in palestra, qualsiasi cosa debbano fare per rilassarsi.

Ad alcuni dipendenti piace fare una pausa ogni 25 minuti, mentre altri preferiscono fare pause solo dopo 75-90 minuti. Ad ogni modo, ci sono molte tecniche che promuovono le pause brevi e promettono di aumentare la produttività e l'efficienza, come la tecnica del pomodoro.

Suggerimento n. 3: automatizza la pianificazione dei turni

La creazione manuale di un programma per un grande gruppo di dipendenti è un lavoro difficile.

A causa della sua complessità, è un processo che richiede tempo e spesso porta a problemi di produttività, efficienza e benessere dei dipendenti.

Tuttavia, questo può essere evitato utilizzando un software di pianificazione dei dipendenti come Clockify, che può aiutarti a pianificare i tuoi turni e avvisare i membri del team in modo che possano essere preparati.

Con questa funzionalità avrai una migliore panoramica del tuo team e potrai gestire al meglio il carico di lavoro, osservando:

• Chi è disponibile ad assumere più compiti, e
• Chi è già in overbooking

Quando decidi di automatizzare questo processo invece di creare manualmente un programma da zero, troverai molto più facile gestire gli scambi di turno e trovare una copertura quando un dipendente è malato.

Inoltre, puoi facilmente rendere pubblici gli orari ed evitare la potenziale confusione che potrebbe sorgere dopo aver introdotto un nuovo orario di lavoro.

Suggerimento n. 4: assistere i nuovi dipendenti

Il corretto inserimento dei nuovi dipendenti è essenziale nell'applicazione del programma di lavoro 2-2-3. Il nuovo personale potrebbe aver bisogno di un po' di tempo per adattarsi fisicamente ed emotivamente alla routine, dal momento che può essere difficile per loro affrontare schemi mutevoli e lunghi turni.

Ad esempio, un nuovo dipendente che ha svolto un turno di notte ha maggiori probabilità di commettere un errore il giorno lavorativo successivo rispetto ai suoi colleghi esperti.

Inoltre, i tuoi nuovi dipendenti potrebbero soffrire di stanchezza, insonnia e altri problemi dovuti alla rotazione dei turni. Pertanto, è importante verificare la presenza di eventuali segni di affaticamento.

Puoi aiutarli ad adattarsi al carico di lavoro e agli orari dei turni irregolari presentando loro le istruzioni scritte e gli incarichi che devono completare tramite modelli di orario. Una saggia decisione sarebbe quella di invitare lavoratori più esperti ad assistere i dipendenti appena assunti durante il periodo di adattamento.

Suggerimento n. 5: avere un'illuminazione adeguata

L'illuminazione in ufficio influenza direttamente l'umore, la produttività, la creatività e i livelli di energia dei dipendenti.

Troppa poca luce può causare affaticamento, mentre troppa luce può causare problemi agli occhi e mal di testa. Quindi, dobbiamo trovare il perfetto equilibrio, soprattutto per i turni notturni.

Quando fa buio la sera il nostro corpo rilascia melatonina, che ci prepara al sonno. Poiché l'orario di lavoro 2-2-3 prevede il lavoro in turni notturni, è importante che il posto di lavoro sia ben illuminato. Un posto di lavoro ben illuminato aiuta il personale a rimanere vigile, concentrato e psicologicamente preparato a dare il meglio di sé.

Pertanto, i dipendenti saranno più produttivi, soprattutto durante la notte.

Suggerimento n. 6: ruota i turni regolarmente

I tuoi dipendenti avranno bisogno di un po' di tempo per adattarsi a una nuova routine, soprattutto se non hai mai cambiato i loro programmi prima. Dopotutto, il tuo staff potrebbe essersi già adattato al suo programma abituale e potrebbe avere difficoltà a cambiare improvvisamente turno.

Per evitare che ciò accada, assicurati di assegnare un programma diverso ogni due o quattro settimane. Questi rapidi cambiamenti avranno un impatto minore sui cicli di sonno dei tuoi dipendenti.

Inoltre, ogni programma dovrebbe essere distribuito in anticipo in modo che i dipendenti possano pianificare di conseguenza.

Suggerimento n. 7: consiglia di assumere meno caffeina e allestire un'area per fare un pisolino

Lavorare per 12 ore di fila può essere difficile e stancante e la maggior parte dei lavoratori fa affidamento sul bere molto caffè, ma questo può interrompere il loro ciclo sonno-veglia e renderli ancora più stanchi.

In qualità di manager, dovresti creare una "zona pisolino", poiché il pisolino sul posto di lavoro sta diventando sempre più popolare. Molte aziende famose come Nike, Google, Facebook e Ben and Jerry's hanno creato stanze per i sonnellini. Un pisolino di 15-20 minuti può aumentare notevolmente l'efficienza e la produttività dei dipendenti, soprattutto durante i turni notturni.

Conclusione: garantire una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e migliorare la produttività del team con il programma di lavoro 2-2-3

Con diversi ambienti di lavoro derivano diverse pianificazioni del lavoro. Tra le tante varianti del lavoro a turni, l'orario di lavoro 2-2-3 o Panama è emerso come uno dei più efficaci, soprattutto se si desidera garantire una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per soddisfare le esigenze dei propri clienti.

La sua popolarità si basa su enormi vantaggi per gli imprenditori e per i loro dipendenti, che includono una migliore produttività, equilibrio tra lavoro e vita privata e più tempo libero. In questo post del blog, abbiamo presentato alcuni consigli pratici su come implementare il programma di lavoro 2-2-3 nel miglior modo possibile, quindi speriamo che li troverai utili.

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