10 modelli di email che ti aiutano a dire "scusa" per la risposta tardiva

Non essere troppo duro con te stesso se a volte dimentichi di rispondere subito alle tue e-mail.

Tutti sanno che la vita diventa frenetica, ma quando si tratta di e-mail professionali ricevute da un collega o un cliente, prima o poi dovrai ammettere il tuo ritardo.

Non tutte le aziende possono gestire la comunicazione asincrona, soprattutto se lavori direttamente con clienti o fornitori esterni.

Quindi, se sei obbligato a inviare un'e-mail, c'è un modo per creare una risposta tardiva in un modo che sia sia sincero che discreto. Se ti sei appena ricordato di un'e-mail che hai posticipato la scorsa settimana (o il mese scorso!), cerca di non preoccuparti. Ecco alcuni modelli di email che puoi utilizzare per aiutarti a chiedere "scusa" per la risposta tardiva.

1. Spiega che sei occupato
2. Mostra che ci tieni
3. Fornire cattive notizie
4. Chiedi scusa in anticipo
5. Non scusarti

“Ci scusiamo per la risposta tardiva; Sono stato impegnato con X"

Se hai ricevuto un'e-mail da un collega, anche un superiore, o da un cliente importante, non è necessario lasciare il lavoro per evitare l'imbarazzo di una risposta tardiva. Anche se hai dimenticato di inviare un documento urgente o di fornire le informazioni tanto necessarie, è meglio tardi che mai. Se un progetto aveva più parti mobili e, durante la riproduzione casuale, un'e-mail è stata posticipata troppo a lungo o dimenticata, confessa e prova uno di questi:

Mi scuso per la risposta tardiva. Sono stato impegnato a cercare i tuoi [documenti, dati, file, ecc.] richiesti e il tuo messaggio è andato perso nel miscuglio. Alla fine, tutto è allegato. Per favore fatemi sapere se mi sono perso qualcosa.

Scusa per il ritardo nella risposta. Il nostro [inserire il titolo di collega o superiore] è stato in viaggio questa settimana e vorrei avere un altro paio di occhi sui documenti che hai richiesto per assicurarmi che la qualità sia di prim'ordine. Ti ricontatterò quando tornerà la prossima settimana. Scusa se ti rispondo così tardi. Il progetto mi ha richiesto un po' più di tempo del previsto e volevo assicurarmi di inviarti la versione migliore. Ora è allegato. Ti prometto che non succederà più!

Per accelerare il processo, rispondi direttamente in uno strumento più sincrono come la tua piattaforma di messaggistica condivisa. Ciò assicurerà che la risposta atterri direttamente in grembo e non venga trascurata.

“Scusa per la mia risposta tardiva; Come va tutto con X?"

Se hai ricevuto un'e-mail amichevole da un collega o un cliente a cui tieni e hai dimenticato di rispondere, considera la possibilità di scusarti mostrando loro che tieni a loro e continuando la relazione. Invece di dire semplicemente che sei dispiaciuto e dilungarti sul motivo per cui hai trascurato di rispondere prima, pensa a qualcosa di specifico che ti hanno detto o a qualcosa che potrebbe piacergli per mostrare che hai in mente i loro interessi. Prova uno di questi:

Grazie per la tua premurosa nota di alcuni [giorni, settimane, mesi] fa. Le cose sono state frenetiche da parte mia, ma mi piacerebbe comunque recuperare il ritardo. Stai ancora [lavorando al progetto X/lanciando la campagna X/facendo un viaggio in X]? Non vedo l'ora di saperne di più quando ci incontreremo.

Ci scusiamo per il silenzio radio, sono successe molte cose in [azienda]. Se hai tempo questa settimana, mi piacerebbe [prendere un caffè, fare una chiamata] e aggiornarmi sul tuo [progetto, iniziativa, promozione, viaggio]. Non vedo l'ora di parlare di più presto!

Vorrei avertelo inviato prima, ma congratulazioni per la [promozione, campagna di successo, lancio di nuovi prodotti, ecc.]! Mi piacerebbe portarti fuori per [caffè, pranzo, bevande] per festeggiare. Qual è il buon momento questa settimana?

"Speravo di rispondere prima, ma ho paura di avere delle brutte notizie"

Forse la tua procrastinazione era davvero una speranza segreta che la situazione si sarebbe dissipata nell'etere in modo da non dover rispondere affatto. A volte un'e-mail senza risposta richiede una risposta che non hai lo stomaco per dare. O devi dire a qualcuno che un progetto è andato in pezzi o informare un candidato di lavoro che la posizione è stata occupata da qualcun altro. Ad ogni modo, la cattiva notizia deve essere data e deve essere data da te. Se hai lasciato qualcuno con il fiato sospeso e ora devi deluderlo, ecco come farlo gentilmente:

Scusa per il ritardo nella risposta. Speravo di rispondere prima, ma temo di avere delle brutte notizie. [Non hai ottenuto il lavoro/Abbiamo deciso di non portare a termine il progetto X]. Tuttavia, avevo grandi speranze per [portarti avanti / vedere questo progetto prendere vita], quindi ti terrò sicuramente a mente se qualcosa cambia nel prossimo futuro. Grazie mille per la vostra pazienza e spero che le nostre strade si incrocino di nuovo.

Scusa per il ritardo nella risposta, le cose si sono finalmente sistemate da parte mia. Sfortunatamente, dall'ultima volta che abbiamo parlato, la società ha deciso [di andare con un'altra agenzia, di portare i nostri sforzi all'interno, di posticipare l'assunzione per il ruolo]. Apprezziamo molto avere la possibilità di parlare con te e imparare come potresti aiutarci con il progetto X. Mi piacerebbe tenermi in contatto nel caso si presentasse un'altra opportunità in futuro.

Le mie più sincere scuse per la risposta lenta. Spero che le cose siano andate bene con te dall'ultima volta che ci siamo parlati! Dopo averci riflettuto su, il nostro team non pensa che questo funzionerà per l'attuale [ruolo, progetto]: stiamo cercando [qualcuno che possa entrare in ufficio, un'agenzia che possa ospitare X]. Tuttavia, abbiamo [un'apertura per il ruolo X, la necessità del servizio X]. È qualcosa che sei disposto a esplorare con noi?

Chiedi scusa in anticipo

Se hai ricevuto un'e-mail ma sai che ti ci vorrà del tempo per dare una risposta adeguata o fornire alcune informazioni richieste, ti conviene scusarti in anticipo. Prova una risposta come questa:

Volevo solo confermare la ricezione della tua email. Potrebbe volerci del tempo per [rispondere/fornire correttamente ciò che hai richiesto] e me ne scuso. Per favore, abbi pazienza con me e ti risponderò il prima possibile.

Quel tipo di onestà proattiva ti porterà lontano.

Forse non devi dire che ti dispiace

Naturalmente, non tutte le risposte e-mail in ritardo richiedono scuse. Se un conoscente occasionale ha contattato la rete ma sei troppo occupato con questioni più urgenti per rispondere, potresti non aver bisogno di scusarti. Ringraziare il mittente per averci contattato e aver espresso il tuo interesse per la connessione è abbastanza buono se rispondi giorni o addirittura settimane dopo. Potresti anche cavartela riconoscendo il tempo trascorso, con qualcosa sulla falsariga di:

Grazie mille per averci contattato qualche settimana fa! Se sei ancora interessato a connetterti davanti a un caffè, sono disponibile il martedì e il giovedì sera. Uno di questi funziona per te? Non vedo l'ora di conoscere il tuo [progetto/posizione/azienda attuale] quando ci incontreremo.

Prova Titan Business Email!

La credibilità è tutto per le piccole imprese. Se stai contattando potenziali clienti e clienti con un indirizzo email gratuito per la tua attività, sembri un dilettante. Usa questi modelli di email e metti Titan al lavoro per te.