Ho provato la regola 1-3-5 per rimanere al passo con i miei impegni

Se in qualche modo ti sei imbattuto in questo post sul blog, questo può significare solo una cosa: sei stufo e stanco dei guru della produttività che cercano di venderti i loro corsi online per $ 4,99 a pop.

Ironia della sorte, sono qui per parlare di una cosa simile. Ma c'è una svolta: ho effettivamente provato un'utile tecnica di produttività e ti racconterò tutto su come è andata, gratuitamente.

Dopo aver lottato per rimanere produttivo per giorni e giorni, ho setacciato instancabilmente Internet alla ricerca di suggerimenti utili sulla produttività che potevo provare come scrittore. Ma, inutilmente, rimasi seduto davanti al mio computer a fissare l'abisso e sperare che almeno alcune parole mi apparissero davanti.

È stato allora che le mie speranze sono state soddisfatte con la regola 1-3-5, un metodo di produttività che ti aiuta a rimanere al passo con i tuoi impegni, con tempo libero.

Naturalmente all'inizio ero scettico, ma dovevo provarci.

Questo è il mio resoconto di come è andato l'intero processo, con tutte le intuizioni, i pro ei contro e il verdetto finale sull'utilità della tecnica di produttività della regola 1-3-5.

Qual è la regola 1-3-5?

Descrivere la regola 1-3-5 è relativamente facile, ma metterla in pratica può essere difficile a causa della natura intangibile di questa tecnica di produttività.

In sostanza, l'1-3-5 sta per:

• 1 grande,
• 3 medio e
• 5 piccoli compiti.

A prima vista, sembra che tu stia ordinando un pasto completo in un ristorante: hai i tuoi pasti principali alternati, antipasti, insalate, bevande e dessert. E hanno tutti una porzione predefinita.

Quindi, quando esamini ulteriormente questa tecnica di produttività, ti rendi conto che è esattamente quello che è: un pasto completo pensato per riempire il tuo appetito per la produttività.

Vale a dire, la regola 1-3-5 afferma che, per rimanere produttivo durante una giornata lavorativa, dovrai bloccare le tue attività e responsabilità in base a:

• Priorità,
• Dimensioni, e
• Difficoltà.

L'1 grande compito

Il grande compito è la tua priorità per la giornata.

Se lavori in un ambiente aziendale, l'attività di solito si riferisce a:

• Portare a termine un progetto,
• Rispettare una scadenza,
• Gestire una riunione importante, o
• Affrontare la sfida principale della giornata.

Certo, ci sono una moltitudine di esempi, ma ottieni l'essenza: il problema che ti infastidisce durante il giorno è quello che dovresti finire immediatamente.

Brian Tracy, l'autore di uno dei migliori libri sulla produttività, si riferiva spesso al compito più importante della giornata come " la rana ".

Ha usato il termine " mangia la rana " come un modo per spiegare che il modo migliore per rimanere produttivi è affrontare prima il compito più grande della giornata e solo dopo passare ai compiti o ai progetti successivi della giornata.

I 3 compiti medi

Una volta che il tuo grande compito prioritario è fuori mano, puoi passare al blocco di responsabilità successivo: i 3 compiti medi. I compiti medi di solito rappresentano le attività che sono strettamente connesse al compito grande.

Ad esempio, se stai organizzando un grande incontro per discutere le condizioni di un nuovo contratto, i compiti medi implicherebbero:

• Chiamare o avvisare le parti,
• Allestimento della sala conferenze o creazione di uno spazio di lavoro virtuale e
• Fornire ai partecipanti le informazioni necessarie relative all'ordine del giorno della riunione.

A seconda della natura dell'attività 1 grande, dovrai creare un elenco puntato per determinare quale delle 3 attività medie dovrà essere completata per prima ed elaborare un ordine di completamento generale.

I 5 piccoli compiti

Infine, si passa ai 5 compiti più piccoli, che di solito sono descritti come "compiti fastidiosi".

La loro descrizione non riflette la loro importanza generale, ma mostra la loro rilevanza rispetto ai compiti salienti e medi.

Se la tua giornata lavorativa lo consente, puoi spostare piccoli compiti e completarli quando hai un momento per respirare.

La regola 1-3-5 non ti impedisce di spostare tali attività al giorno lavorativo successivo, ma solo se sai che avrai abbastanza tempo per completarle, insieme alle nuove 5 attività più piccole.

Perché la regola 1-3-5 è utile?

In teoria, questa regola di produttività suona alla grande: dividi la giornata in base alle tue priorità, fai un elenco di ciò che dovresti fare e poi lo fai.

Ma come funziona in pratica e perché?

Bene, la maggior parte delle persone fa affidamento su elenchi di cose da fare, che sono efficienti.

Tuttavia, se il tipo di lavoro in cui ti trovi è molto impegnativo, è probabile che non avrai abbastanza tempo per finire tutto ciò che hai deciso di fare durante un giorno lavorativo.

In effetti, le statistiche moderne mostrano che circa il 59% di tutte le liste di cose da fare viene completato durante il giorno e il 41% delle attività viene lasciato fluttuare nella dimensione "non viene mai fatto".

La regola 1-3-5 funziona perché non c'è pressione sull'utente per completare tutto. Inoltre, la regola valuta la definizione delle priorità più di ogni altra cosa e la piramide 1-3-5 funge da istruzione più che da obbligo. Consente inoltre la clemenza quando si tratta di spostare il programma in base all'urgenza.

Mettere in pratica la regola 1-3-5: Le mie osservazioni

Quindi, dopo aver raccolto tutti i dati e essermi convinto di sapere tutto sulla regola 1-3-5, ho deciso di provarci il giorno seguente mentre stavo per intraprendere un nuovo progetto di scrittura.

Ecco il mio resoconto di come si sono svolti quei giorni.

Giorno 1: Ignoranza

Come puoi intuire dall'intestazione, il primo giorno è stato un incubo per me.

Mi sono svegliato, ho acceso il mio laptop e ho iniziato a scrivere una bozza per tutte le mie responsabilità della giornata. L'obiettivo principale di quel temuto lunedì era fare ricerche per un progetto che avrebbe dovuto avere almeno 5.000 parole.

Naturalmente, non ero per niente entusiasta, ma sapevo che il resto dei compiti che dovevo svolgere quel giorno erano semplici:

• Contatta il team di progettazione e chiedi loro di creare un'illustrazione di copertina per il mio prossimo blog,
• Fai un incontro tra compagni di lavoro con un nuovo dipendente,
• Discutere la bozza dell'architettura con un collega e
• Crea un concetto visivo di ciò di cui scriverò.

Sembra facile, vero? Molto fattibile e altamente fattibile.

Bene, una volta che il mio vicino al piano di sopra ha iniziato a praticare un foro nel mio soffitto e ha accidentalmente perforato il cavo Ethernet, tutto è cambiato.

Come è andato il mio primo giorno di pratica con la regola 1-3-5

Per prima cosa al mattino dovevo fare le valigie, andare al bar locale e fare le mie ricerche lì.

Tuttavia, era piuttosto affollato ed è diventato quasi impossibile tenere le mie riunioni lì. Aveva persino senso che un branco di liceali entrasse nei locali nei minuti successivi con un enorme desiderio di vedere chi poteva parlare più forte.

Preso dall'ansia, stavo per arrendermi e farla finita, ma poi mi è venuta in mente la premessa della regola 1-3-5: " Finisci il tuo compito saliente e passa a quelli successivi di conseguenza".

Ho raccolto i miei pensieri (e le mie 125 schede aperte) e ho iniziato a leggere. Una volta che mi sono concentrato sul compito prioritario ed ho eliminato l'ansia di non finire gli altri compiti, mi sono reso conto che un enorme peso era stato sollevato dal mio petto.

Con il passare della giornata, la caffetteria è diventata meno affollata e ho potuto condurre l'incontro con il nuovo collega e persino creare una bozza del mio lavoro sulla base della ricerca condotta.

Quando erano le 17:00, mi sono reso conto che non avevo finito tutto quello che mi ero prefissato di fare, ma il concetto di "non routine" della regola 1-3-5 mi ha permesso di spostare i compiti incompiuti al seguente giorno e vai a dormire sonni tranquilli.

Ecco la mia bozza di rappresentazione Plaky dell'1-3-5:

Per supporre, la stesura di una bozza e la conduzione della riunione dei compagni di lavoro mi hanno richiesto un'ora ciascuno, mentre la ricerca si è protratta per l'intera giornata.

La giornata si presentava così, vista attraverso le lenti di Clockify:

Giorno 2: Realizzazione

Ci risiamo: caffè, laptop e io contro la macchina.

Ma prima, ho deciso di mettere da parte le prime 2 ore e mezza del mio tempo di lavoro per occuparmi dei compiti che non avevo finito ieri.

Ho avuto un incontro con un collega per discutere i concetti e le bozze dei nostri progetti successivi, che è durato circa un'ora.

Successivamente, ho creato segnali visivi per aiutarmi con il processo di scrittura, che includeva note e grafici.

Una volta che era fuori mano, era tempo di spostare la mia attenzione sul mio compito saliente della giornata: scrivere l'introduzione e la prima sezione del mio progetto di scrittura.

Come è andato il mio secondo giorno di pratica con la regola 1-3-5

Quello che ho subito notato è che il processo di scrittura sembrava un po' strano, salutare, per l'esattezza. In altre parole, non ho sperimentato lo stress della scrittura di "Non lo finirò mai in tempo".

Ho dovuto ammettere che la regola 1-3-5 ha dato dei frutti in questo caso.

Sapendo come si sarebbe svolta la mia giornata e gli orari che mi aspettavano, potevo già immaginare il ritmo e la struttura del mio testo. Quando avevo precedentemente creato i segnali visivi, ho anche impiegato 10 minuti per bloccare la mia giornata in base alle attività e ai compiti che dovevo svolgere. Non ho sperimentato un tale livello di organizzazione fino a quando non ho provato questa tecnica.

Mi sono reso conto che dovevo lasciare fuori l'intervallo tra le 15:00 e le 17:00 per fare ulteriori ricerche, ma ho anche tenuto una riunione di gruppo dalle 11:30 alle 12:30 che mi ha lasciato una finestra di 2 e mezz'ora per concentrarsi esclusivamente sulla scrittura.

Naturalmente, la "modalità scadenza" è entrata in vigore perché mi ero condizionato a pensare che la scrittura doveva essere fatta quel giorno - e ha funzionato.

Scrivere l'introduzione e fare ulteriori ricerche mi ha richiesto circa 4 ore e mezza e le attività non completate combinate con la riunione del team sono durate circa 3 ore e mezza.

Per ulteriori chiarimenti, ecco la mia voce di calendario di Clockify per il giorno:

Giorno 3: Accettazione

Spinto dalla ritrovata fiducia nella regola 1-3-5, mi ero messo alla conquista il giorno successivo, non sapendo che stava per arrivare una tempesta perfetta.

Il compito saliente della giornata è stato scrivere il corpo del testo, idealmente 1.000 parole.

Tuttavia, tutto è cambiato una volta che ho creato la mia bozza 1-3-5 per la giornata con le seguenti informazioni:

• Il mio conto in banca era bloccato e ho dovuto risolverlo al più presto,
• Ho dovuto programmare un incontro per discutere l'artwork per un blog precedente su cui avevo lavorato,
• Ho avuto un'altra riunione di squadra,
• Ho dovuto lasciare il mio appartamento tra le 13:00 e le 15:00 (il vicino colpisce ancora) e
• Ho dovuto fare ulteriori ricerche.

Ma, preoccupati di no, perché l'1-3-5 era lì per salvarmi.

Beh, in un certo senso lo era, ma non proprio - spiegherò perché.

Come è andato il mio terzo giorno di pratica con la regola 1-3-5

In sostanza, ho usato le due ore che i miei vicini di sopra di solito trascorrono a ristrutturare per andare in banca e fare ricerche al bar – fortunatamente, questa volta niente liceali.

Quando sono tornato, sapevo che dovevo concentrarmi sulla scrittura e rimandare l'altro incontro di almeno 2 ore, in modo da poter scrivere un po'. Sono rimasto più a lungo durante la giornata per compensare le ore in banca, ma quello era il tempo che ho assegnato alla riunione e si adattava perfettamente.

Sfortunatamente, non ho scritto il numero di parole che avevo previsto, ma sapevo di avere meno impegni nei giorni successivi, il che mi avrebbe quindi permesso di concentrarmi esclusivamente sulla scrittura.

La corsa agli sportelli è durata circa 2 ore e la riunione del team è durata circa un'ora, che è stata all'incirca 3 ore. Quando è entrata in funzione la modalità di messa a fuoco, ho scritto per circa 2 ore e successivamente ho avuto un incontro con il team di progettazione.

Oltre a rispondere alle e-mail, l'intera giornata è stata suddivisa in questo modo:

I seguenti due giorni: Finalizzazione

Quando il mio frenetico programma volgeva al termine, non avevo altro da fare oltre a scrivere.

Pertanto, i giorni seguenti consistevano in me che cercavo davvero di non perdere la testa mentre scrivevo 1.000 parole al giorno.

Naturalmente, ci sono state delle interruzioni occasionali: aiutare e ricevere aiuto dai colleghi, rispondere alle e-mail e partecipare a workshop e discussioni online.

Potevo sentire e raccogliere i benefici del rispetto della regola 1-3-5.

In tutta onestà, ci sono lavori e professioni in cui questo metodo potrebbe plasmare notevolmente la cultura del lavoro di una persona, come lavori molto impegnativi con una moltitudine di attività quotidiane.

Quanto a me, controlla i miei 2 centesimi sui pro, contro e conclusioni che ho trovato sulla regola 1-3-5 nelle righe seguenti.

I pro della regola 1-3-5

Sfortunatamente, non ho potuto sperimentare gli effetti di questa regola nella sua piena gloria poiché non avevo tanti compiti al giorno come avrebbero avuto altri individui.

Tuttavia, potrei dire che gli strumenti organizzativi che derivano dall'utilizzo di questa tecnica hanno davvero aiutato ad alleviare alcuni dei fardelli che tutti noi sperimentiamo quotidianamente.

Da quello che ho trovato in pratica, l'1-3-5 ti consente di programmare la tua giornata in anticipo, aggirarla quando ricevi nuove attività e destreggiarti tra tutto il resto. Quando qualcosa non va per il verso giusto, puoi sempre cambiare alcune cose e rendere più confortevole il tuo programma.

Inoltre, tracciare la tua giornata e organizzare le tue responsabilità in modo tempestivo influenzerà notevolmente le tue capacità di monitoraggio e gestione del tempo, in generale.

I contro della regola 1-3-5

Come puoi vedere, i vantaggi della regola 1-3-5 non sono completamente visibili quando hai un paio di compiti importanti in un giorno e non compiti più piccoli.

Inoltre, l'1-3-5 non può davvero aiutarti a concentrarti a meno che tu non decida veramente che è ora di fare qualcosa.

Ecco perché si consiglia di utilizzare metodi aggiuntivi per aiutarti a rimanere concentrato, oltre all'1-3-5.

Ad esempio, molti esperti suggeriscono di ascoltare la musica dei videogiochi durante il lavoro. Le colonne sonore originali dei videogiochi sono state progettate per mantenere il giocatore in "trance" e completamente occupato con il gameplay, ma la ricerca ha dimostrato che lo stesso effetto può essere ottenuto in un ambiente di lavoro, se scegli saggiamente la tua colonna sonora.

Ad esempio, la musica del "capo principale" può essere utilizzata mentre hai a che fare con l'1 grande compito e puoi usare le colonne sonore di sottofondo "costruzione della tensione" per compiti più piccoli. È divertente e migliora la tua concentrazione!

La mia valutazione complessiva della regola 1-3-5

Dalla mia breve esperienza, ho concluso che l'attrazione principale dietro la regola 1-3-5 è la mancanza di fattori obbligatori.

Questa tecnica di gestione del tempo non ti limita ai tradizionali dogmi di lavoro.

Anche se probabilmente stai lavorando su un turno di 8 ore, la divisione del tempo e delle responsabilità dipende da te e dalle tue capacità organizzative, nel bene e nel male.

Ho anche notato che questa regola può essere applicata a questioni non lavorative. Se stai andando in vacanza e stai cercando di mettere insieme molte attività in una vacanza di una settimana, il metodo 1-3-5 può sicuramente essere utile.

Inoltre, non c'è bisogno di modelli fantasiosi quando devi pianificare la tua giornata: puoi essere all'antica quanto vuoi e annotare tutto ciò di cui hai bisogno su un pezzo di carta.

Voto finale : ★★★★☆

Considerazioni finali sulla regola 1-3-5

In sostanza, consiglierei la regola 1-3-5 a tutti: dipendenti, studenti e chiunque soffra la paura di lavorare troppo. Ti aiuta a stare al passo con le cose, escogitare il miglior piano d'azione e finire tutto in tempo.

Non la definirei necessariamente la migliore tecnica/regola di gestione del tempo in circolazione, ma serve allo scopo. È un modo ordinato e chiaramente strutturato di riunirsi durante i periodi disordinati e, alla fine della giornata, ti fa sentire come se il tuo tempo a lavorare fosse utile.

ℹCi sono molte tecniche e metodi di gestione del tempo da provare. Se ne conosci uno diverso da 1-3-5, assicurati di farcelo sapere a [email protected] e potremmo includere i tuoi pensieri in uno dei tuoi prossimi blog. Inoltre, se ti è piaciuto leggere questo post, condividilo con qualcuno che potrebbe trovarlo utile.