Cara Menulis Proposal dalam 10 Langkah Mudah [Termasuk Template]

Apa itu proposal?

Proposal adalah dokumen yang menguraikan proyek atau layanan untuk mengklarifikasi detailnya dan mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang terlibat. Proposal biasanya mencakup pendekatan layanan keseluruhan, garis waktu penting, dan hasil utama.

Untuk hasil terbaik, gunakan perangkat lunak proposal, bukan PDF. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan fitur penting untuk penjualan seperti tanda tangan elektronik, kontrol merek dan konten, serta visibilitas penuh ke dalam aktivitas menonton klien.

9 Bagian Penting dari Sebuah Proposal

Ada banyak cara berbeda untuk menyusun proposal. Melalui penelitian kami terhadap proposal yang berhasil, kami menemukan bahwa dokumen pemenang biasanya mencakup bagian-bagian penting berikut:

1. Halaman sampul

2. Ringkasan bisnis plan

3. Mendekati

4. Tentang kami

5. Kiriman

6. Harga

7. Syarat dan ketentuan

8. Studi Kasus (atau Bukti Sosial)

Setiap proposal mungkin menamai bagian-bagian kunci ini secara berbeda, atau menyusunnya dalam urutan yang berbeda.

Apa pun bagian yang Anda pilih, pastikan Anda menyertakan daftar isi. Jika Anda menggunakan Proposify, daftar isi secara otomatis ditampilkan di sisi kiri, sehingga klien dapat dengan mudah mengeklik untuk meninjau kembali bagian yang berbeda. Seperti yang Anda bayangkan, bagian harga sering dilihat beberapa kali sebelum keputusan dibuat.

Proposal vs laporan

Sementara proposal digunakan untuk meluncurkan proyek atau layanan baru (baik ke klien atau secara internal ke atasan Anda), laporan dirancang untuk berbagi detail tentang proyek yang sudah dilakukan. Gunakan laporan untuk mengaudit operasi bisnis atau membagikan keberhasilan kampanye pemasaran.

Cara menulis proposal dalam 10 langkah mudah

Ikuti proses langkah demi langkah kami, karena kami menggunakan template proposal periklanan kami . Meskipun konten contoh dikhususkan untuk periklanan, template ini dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan jenis industri atau proyek apa pun.

Langkah 1. Temukan kebutuhan dan persyaratan

Anda tidak dapat menulis proposal yang bagus tanpa nada yang bagus.

Luangkan waktu untuk memahami apa yang dibutuhkan klien Anda, apa tujuan mereka, apa yang mereka khawatirkan, dan hasil apa yang paling mereka pedulikan.

Jika Anda mengajukan proyek secara internal, pastikan untuk berbicara dengan berbagai pemangku kepentingan dan anggota tim Anda.

Kiat untuk penemuan:

• Selama sesi penemuan, ajukan pertanyaan yang sesuai untuk mengetahui apakah klien sepadan dengan waktu Anda . Apakah mereka cocok dengan profil klien ideal Anda? Apakah mereka siap menerapkan solusi Anda? Tetapkan kriteria untuk menentukan apakah prospek ini siap menerima proposal untuk Anda. Dan pastikan untuk memperbarui kriteria Anda dari waktu ke waktu saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang klien ideal Anda.

• Temukan dan tangani keberatan secara proaktif. Tanyakan kepada klien tentang kekhawatiran, keragu-raguan, atau saat mereka telah dibakar oleh penyedia layanan sebelumnya. Dengan cara ini, Anda tahu persis poin apa yang harus dibahas dalam proposal Anda.

• Dapatkan persetujuan verbal dari klien tentang pitch dan pendekatan Anda sebelum menuliskannya dengan proposal.

Langkah 2. Buat halaman sampul

Awali penulisan proposal Anda dengan halaman sampul yang menarik (juga dikenal sebagai halaman judul). Visual dan gayanya menjadi pusat perhatian di sini—ini adalah kesan pertama Anda. Sedangkan untuk teksnya, Anda hanya memerlukan judul proposal dan detail penting seperti nama perusahaan Anda, nama klien, tanggal, dan informasi kontak Anda.

Contoh proposal kami menampilkan desain yang cerah dan berani serta semua detail yang Anda butuhkan. Tidak ada "satu cara" untuk melakukannya dengan benar, selama Anda mengikuti pedoman merek Anda.

Kiat untuk membuat halaman sampul:

• Berikan proyek Anda judul yang digerakkan oleh hasil yang akan segera menempatkan seluruh promosi dan investasi ke dalam perspektif.

• Pastikan untuk memilih template proposal yang sesuai dengan gaya merek Anda, karena nantinya akan mudah untuk mengubah warna dan teks.

Langkah 3. Tulis surat pengantar

Sekarang saatnya menulis surat lamaran Anda. Ini adalah salah satu bagian proposal yang paling menantang untuk ditulis karena ini benar-benar mengatur nada untuk nada bicara Anda selanjutnya.

Surat pengantar (juga dikenal sebagai ringkasan eksekutif) harus melakukan lebih dari sekadar memberikan gambaran umum. Bagian ini harus cukup persuasif untuk meyakinkan klien Anda untuk membaca sisa proposal.

Pikat keinginan mereka, tekan poin rasa sakit utama mereka, dan buat mereka bersemangat tentang transformasi yang dapat Anda berikan. Pastikan Anda membuat pesan yang menarik dan relevan secara khusus untuk setiap pembeli individu.

Tips menulis surat pengantar:

• Pastikan salinannya ada di merek. Itu mungkin berarti lucu dan tidak sopan atau serius dan formal.

• Tempatkan fokus pada hasil layanan, apakah itu akuisisi pelanggan, peningkatan keamanan fasilitas, atau peristiwa yang berkesan.

Langkah 4. Buat bio perusahaan

Sebelum Anda beralih ke pendekatan proyek dan penetapan harga, sebaiknya beri tahu klien potensial sedikit tentang perusahaan Anda.

Bagian ini dapat mencakup informasi dasar seperti tanggal pendirian dan ceruk yang Anda fokuskan, serta hak membual bisnis kecil, seperti penghargaan, hasil rata-rata, atau jangkauan pemirsa.

Jika ini adalah promosi internal, Anda dapat menulis tentang tim Anda alih-alih seluruh perusahaan.

Dalam proposal contoh kami, ada satu halaman untuk bio perusahaan dan satu halaman untuk statistik perusahaan yang penting bagi calon klien.

Tips menulis bios perusahaan:

• Meskipun bagian ini tentang Anda, temukan cara untuk membuatnya tentang calon klien Anda. Sertakan detail perusahaan yang menunjukkan bahwa Anda bisa mendapatkan hasil yang mereka cari.

• Menjadi kreatif. Alih-alih hanya dinding teks, dapatkah Anda menggunakan ikon atau statistik untuk menunjukkan siapa Anda?

• Pastikan untuk menyimpan bagian ini sebagai template untuk digunakan kembali untuk proposal mendatang. Anda tidak perlu memodifikasi ini untuk setiap klien, tetapi Anda mungkin ingin membuat bios perusahaan yang sedikit berbeda untuk layanan yang berbeda (jika Anda menawarkan layanan yang sangat berbeda).

Langkah 5. Tambahkan bukti sosial

Kami menyarankan Anda menyertakan bukti sosial segera setelah bagian bio perusahaan Anda. Dengan cara ini, Anda menggunakan kata-kata klien Anda sebelumnya untuk mendukung hal-hal baik yang baru saja Anda katakan tentang diri Anda.

Bukti sosial dapat berupa kesaksian, studi kasus mini, ulasan, dan rata-rata peringkat bintang.

Jika Anda melakukan pekerjaan kreatif atau konstruksi, Anda mungkin juga ingin menyertakan beberapa contoh portofolio.

Tips menggunakan bukti sosial:

• Cocokkan kesaksian atau ulasan dengan pitch. Miliki bank testimonial untuk dipilih sehingga Anda selalu dapat memilih yang paling relevan.

• Jadilah ringkas. Anda mungkin ingin memangkas atau mengedit testimonial yang panjang sehingga masing-masing kurang dari 50 kata. Jika tidak, calon klien mungkin tidak akan membacanya.

• Terus proaktif mengumpulkan bukti sosial. Minta klien yang senang untuk menulis testimonial atau mengulas Anda secara online

Langkah 6. Buat garis besar pendekatan inti

Sekarang saatnya menjual jasa Anda. Buat bagian pendekatan untuk menunjukkan apa yang ingin Anda tawarkan kepada klien.

Ada begitu banyak cara berbeda untuk menulis bagian ini, karena ini sangat bergantung pada apa yang Anda promosikan. Anda dapat memecah pekerjaan menjadi beberapa kategori dengan poin-poin atau deskripsi untuk setiap kategori. Atau, Anda dapat menulis beberapa paragraf yang menjelaskan solusi yang Anda usulkan dan mengapa Anda yakin itu paling cocok untuk klien.

Kiat untuk menulis bagian pendekatan:

• Pertimbangkan untuk memberi bagian ini nama yang unik, seperti The Project Path , Our Plan , atau Let's Get to Work .

• Perkuat dengan detail tambahan. Anda mungkin menyertakan daftar kiriman, perincian cakupan layanan yang lebih mendetail, atau ilustrasi garis waktu dengan pencapaian penting.

  

• Jika Anda tidak memiliki pilihan paket dan hanya ada satu harga yang tercantum, maka bagian ini harus sangat rinci. Jika ada pilihan harga dan layanan, maka bagian ini akan lebih sederhana, dan bagian berikut akan memiliki perincian layanan (per opsi paket).

Langkah 7. Buat tabel harga

Saat menulis proposal, pastikan untuk memberikan banyak waktu dan perhatian pada bagian penetapan harga. Semua detail dan opsi yang Anda berikan akan membantu klien lebih memahami apa yang mereka dapatkan.

Sebaiknya beri nama bagian ini "Investasi Anda" karena membantu mengingatkan calon pembeli tentang investasi yang mereka lakukan dalam bisnis mereka.

Dalam contoh kami di bawah ini, Anda akan melihat 3 opsi paket di halaman pertama bagian harga. Dan kemudian, klien dapat memilih pilihan paket mereka di halaman kedua. Ini akan secara otomatis memperbarui harga total proposal.

Kiat untuk penentuan harga proposal:

• Gunakan penetapan harga opsional jika memungkinkan, seperti paket, panjang proyek, atau add-on, karena metode ini diketahui memengaruhi tingkat penutupan secara positif.

• Pastikan untuk mengklarifikasi berbagai jenis biaya, seperti biaya per jam versus biaya tetap untuk promosi manajemen acara.

Langkah 8. Tulis bios untuk anggota tim Anda

Pada Langkah 4, Anda membuat bio untuk perusahaan Anda untuk menjual keahlian perusahaan Anda dan membuktikan bahwa Anda memiliki apa yang diperlukan untuk berhasil dalam layanan yang Anda promosikan.

Sekarang saatnya untuk menunjukkan kepada klien Anda manusia sebenarnya yang akan mereka ajak bekerja sama jika mereka memutuskan untuk bekerja sama dengan Anda. Anggap ini sebagai bagian "Anda berada di tangan yang baik" .

Sertakan wajah yang akan berinteraksi dengan klien, pastikan untuk menentukan bakat unik tim Anda dan apa yang mereka bawa ke meja.

Kiat untuk menulis bios tim:

• Hanya sertakan bios hingga 6 orang. Anda dapat menulis biografi untuk seluruh perusahaan (untuk bisnis yang sangat kecil), tim eksekutif, atau orang yang akan menangani akun jika proposal dimenangkan.

• Gunakan bagian ini untuk memamerkan tidak hanya kredensial Anda tetapi juga kepribadian Anda. Bersenang-senanglah dengannya, tetapi seperti biasa, tetap pada merek. Proposal formal mungkin melewatkan lelucon dan hanya berpegang pada penghargaan.

Langkah 9. Tambahkan kontrak bisnis Anda

Bagian proposal ini harus mencakup rincian kontrak yang akan memformalkan kesepakatan. Dengan cara ini, Anda dapat mengirimkan proposal bisnis, dan Anda juga tidak perlu mengirimkan kontrak terpisah.

Anda mungkin memiliki beberapa halaman klausa hukum atau pernyataan kerja sederhana.

Tips menulis kontrak proposal:

• Jika pernyataan kerja belum diklarifikasi dalam isi proposal, pastikan untuk memasukkannya di sini.

• Sertakan klausul tentang pengembalian uang, pembatalan, dan modifikasi proyek.

• Pastikan tim hukum Anda membantu Anda menyusun bagian kontrak sehingga Anda tahu itu memenuhi persyaratan perusahaan Anda.

Langkah 10. Tandatangani dan kirimkan untuk ditandatangani

Dan terakhir, Anda perlu menulis halaman tanda tangan elektronik dan menambahkan tanda tangan elektronik untuk Anda sendiri dan satu untuk klien Anda.

Segera setelah klien memilih opsi harga mereka, mereka dapat menandatangani proposal untuk memulai proyek.

Kiat untuk menambahkan tanda tangan elektronik proposal:

• Tulis pesan di atas tanda tangan yang membantu menyegel kesepakatan. Bicara tentang betapa bersemangatnya Anda untuk memulai dan mengklarifikasi apa langkah selanjutnya segera setelah proposal ditandatangani.

• Selalu tanda tangani proposal Anda sebelum mengirimkannya! Riset kami menunjukkan bahwa proposal kemungkinan besar akan ditutup jika Anda sudah menandatanganinya saat klien membukanya.

• Tinjau analitik proposal Anda untuk mengetahui cara menindaklanjuti dengan klien. Misalnya, jika klien belum membuka proposal, ingatkan mereka untuk melakukannya. Namun jika mereka telah membukanya beberapa kali, tanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan atau apakah mereka ingin memodifikasi proyek tersebut.

Pedoman penulisan proposal khusus industri

Setiap industri memiliki praktik terbaik penulisan proposal sendiri. Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan.

Perangkat lunak

Saat menulis proposal perangkat lunak, pastikan Anda menyertakan banyak informasi tentang bagaimana Anda akan membantu klien mengimplementasikan dan menggunakan perangkat lunak Anda. Itu mungkin terlihat seperti sesi pelatihan staf, integrasi khusus, peluncuran percontohan, dll.

Konstruksi

Dalam industri konstruksi, Anda kemungkinan besar akan menerima permintaan proposal (RFP) dari perusahaan besar dan lembaga pemerintah. Jadi pastikan Anda memeriksa detail RFP sehingga proposal yang Anda minta mencakup semua informasi yang diperlukan.

Anda biasanya perlu menyertakan rincian harga dan garis waktu yang sangat rinci, dan Anda mungkin perlu menunjukkan kepatuhan Anda terhadap persyaratan negara bagian dan kabupaten, baik untuk sertifikasi, perlindungan lingkungan, dll.

Pemasaran

Pemasaran adalah tentang hasil. Anda harus menyertakan beberapa format bukti sosial yang berbeda, seperti statistik dengan hasil klien dan testimonial. Pemasaran juga membutuhkan banyak kreativitas terlepas dari salurannya, jadi pastikan Anda menampilkan sisi kreatif perusahaan Anda dengan judul dan citra proposal yang unik.

Acara

Saat Anda menulis proposal untuk manajemen acara, katering, atau layanan lain, Anda perlu mengingat beberapa hal. Pertama, pastikan Anda mendapatkan kesaksian dari peserta acara, bukan hanya klien langsung Anda. Selain itu, bagian harga Anda harus menyertakan biaya tetap (seperti tempat) dan biaya variabel (seperti jam kerja tim Anda mendekorasi acara atau tab bar tempat acara di penghujung malam). Untuk biaya variabel apa pun, berikan perkiraan 10% lebih tinggi dari yang sebenarnya Anda harapkan.

3 template proposal

Proposify menawarkan lusinan template proposal untuk memandu tulisan Anda dan membantu Anda memenangkan kesepakatan. Inilah beberapa favorit kami.

1. Templat proposal pekerjaan konstruksi

Siap pakai untuk industri konstruksi, template ini menyertakan proyek sebelumnya untuk dijadikan sebagai bagian portofolio, ringkasan proyek terperinci dengan item yang diharapkan disediakan oleh klien, dan jadwal proyek.

2. Templat proposal akuntansi

Meskipun template ini dibuat untuk layanan akuntansi, template ini dapat dengan mudah dimodifikasi agar sesuai dengan berbagai layanan konsultasi. Bagian teratas meliputi surat pengantar, halaman tentang kami, ringkasan proyek dengan tujuan dan perincian layanan, dan perkiraan harga yang mendetail.

3. Templat proposal katering

Dengan templat proposal katering acara ini, Anda akan mendapatkan halaman pengantar yang singkat dan manis, bio perusahaan yang lebih panjang, etalase makanan, detail acara (bagus untuk menangani kebingungan atau campur aduk secara proaktif), moodboard tema, dan sampel menu .

Proposal ini dapat diadaptasi untuk jenis karya kreatif lainnya, seperti fotografi, dekorasi toko ritel, atau jasa tata rias.

Langkah selanjutnya: tulis proposal Anda sendiri

Untuk menulis proposal yang efektif, Anda harus mulai dengan pemahaman yang kuat tentang kebutuhan klien. Dengan cara ini, Anda dapat mengutamakan hasil dan transformasi yang mereka inginkan. Tulis surat lamaran, ringkasan proyek, bio perusahaan, dan tabel harga untuk menjelaskan apa yang akan diterima klien sekaligus menjual perusahaan Anda sebagai penyedia solusi terbaik.

Anda dapat dengan mudah menulis proposal menggunakan template proposal kami yang mendetail dan dirancang dengan indah.

Siap menutup transaksi lebih cepat? Mulai uji coba gratis Proposify Anda.