Cara Menulis Siaran Pers: 11 Tip untuk Salinan Baru

Meskipun siaran pers adalah bagian penting dari pemasaran online dan komunikasi digital, siaran pers sulit untuk ditulis, dan hanya sedikit orang yang memahami strukturnya. Karena itu, banyak perusahaan dan pemasar mempekerjakan penulis atau jurnalis ahli untuk menulis siaran pers untuk mereka. Namun, memahami format dan cara menulis siaran pers penting agar Anda dapat mengenali siaran pers yang baik saat melihatnya.

Kemudian Anda selalu dapat mengevaluasi konten siaran pers Anda dan menjadi lebih sukses saat mempromosikan citra merek dan produk baru Anda.

Meskipun siaran pers mungkin terasa asing, semuanya berisi elemen khusus yang harus ada di setiap siaran pers yang Anda keluarkan.

Dalam kata-kata Robert Wyne, seorang kontributor Forbes terkemuka, siaran pers “pada dasarnya adalah formula, tetapi begitu juga puisi, tweet, kolom, dan komunikasi tertulis lainnya. Setiap orang memiliki kendala. Koki bekerja dalam panci berukuran 8 inci untuk membuat telur dadar, dan yang hebat tahu cara memilih bahan terbaik dan mencampurnya untuk menciptakan sensasi gurih. Penulis dapat membumbui kalimat mereka dalam batas-batas rilis.”

Ketika Anda tahu apa yang harus disertakan dalam siaran pers Anda dan bagaimana menyusunnya, materi PR Anda akan lebih resmi, kredibel, dan bermanfaat bagi pembaca. Ini benar apakah Anda berencana untuk menulis siaran pers Anda sendiri atau mempekerjakan orang lain untuk melakukannya untuk Anda.

Ikuti terus saat kami membagikan 11 langkah yang diperlukan untuk membuat siaran pers yang dibuat dengan ahli.

Apa itu Siaran Pers?

Siaran pers adalah pernyataan resmi dari bisnis atau organisasi yang berbagi berita dengan media dan publik. Ini adalah dokumen formal yang digunakan untuk mendistribusikan informasi yang relevan dalam format satu halaman yang sederhana. Tujuan dari siaran pers adalah untuk menarik perhatian dari media dan publik.

Kapan Anda Harus Menggunakan Siaran Pers?

Sebagai dokumen media resmi, siaran pers harus disediakan untuk acara yang layak diberitakan. Jika terlalu sering digunakan untuk pembaruan yang tidak signifikan, rilis Anda mungkin akan diabaikan.

Siaran pers biasanya digunakan untuk jenis pengumuman atau acara berikut:

• Peluncuran produk
• Perubahan layanan yang signifikan
• Mempekerjakan atau meninggalkan eksekutif perusahaan
• Pengumuman pendanaan
• Berita terkini
• Acara publik dan pribadi
• Pembukaan besar dan terobosan

Siaran Pers vs. Pengumuman Perusahaan

Bagi pembaca yang tidak terlatih, siaran pers mungkin tampak seperti istilah mewah untuk pengumuman perusahaan. Meskipun siaran pers secara teknis adalah pengumuman, dari sudut pandang jurnalistik, siaran pers dipandang sebagai sumber utama yang dapat dikutip.

Siaran pers adalah sumber informasi resmi. Jika sebuah perusahaan membagikan berita yang sama dengan cara lain, seperti tweet atau blog, kemungkinan akan ditautkan kembali ke siaran pers resmi.

Karena terstruktur lebih formal, siaran pers juga berbeda dari jenis pengumuman lainnya karena dimaksudkan untuk dibagikan oleh media.

11 Langkah Menulis Siaran Pers

Apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan, siaran pers sangatlah penting. Mereka adalah media yang ideal untuk memberi tahu media, Google, dan pembaca Anda ketika sesuatu yang baru dan menarik telah terjadi di dalam perusahaan Anda. Gunakan siaran pers untuk mengumumkan kemitraan, peluncuran produk, karyawan baru, dan lainnya.

Jika bisnis Anda belum pernah menulis siaran pers sebelumnya, jangan khawatir. 11 tip dasar kami akan memandu Anda melalui prosesnya.

1. Gunakan Bahasa Rilis yang Benar

Saat mengirimkan siaran pers ke outlet berita, Anda harus memberi tahu mereka kapan Anda ingin menerbitkannya. Jika Anda siap untuk merilis siaran pers Anda ke publik sekarang, gunakan kata-kata "UNTUK RILIS SEGERA" di bagian atas.

Namun, jika Anda perlu menunda rilis hingga tanggal tertentu (hal ini biasa terjadi pada peluncuran produk), cantumkan “HOLD RELEASE UNTIL” bersama dengan tanggal yang Anda tentukan.

Ini adalah bagian penting dari artikel siaran pers Anda karena memberi tahu pembaca dan jurnalis saat Anda ingin melihat artikel Anda di web atau di media cetak. Ini juga memberi Anda kendali atas kapan siaran pers mengenai media, yang dapat berdampak besar pada keberhasilan upaya siaran pers Anda.

2. Gunakan Logo dan Warna Perusahaan Anda

Branding dalam siaran pers sangat penting jika Anda ingin pembaca Anda tahu apa yang diwakili oleh merek Anda. Untuk membuat siaran pers Anda lebih berdampak dan mudah dikenali, gunakan logo dan warna perusahaan Anda di bagian tajuk utama.

Lihat bagaimana perusahaan penggerak otonom Motion menambahkan logo mereka ke bagian atas siaran pers baru-baru ini:

3. Sertakan Kata Kunci di Headline Siaran Pers Anda

Sama seperti jenis konten online lainnya, Anda harus menyertakan kata kunci SEO di headline siaran pers Anda. Ini memudahkan mesin telusur untuk menemukan dan memberi peringkat siaran pers Anda sambil memastikan bahwa media dan pembaca Anda memahami tentang siaran pers Anda.

Ingat: Anda tidak ingin berlebihan dengan kata kunci – cukup sertakan kata kunci secara alami seperti yang Anda lakukan dengan konten lainnya.

Lihat bagaimana Apple melakukan ini dalam siaran pers yang diterbitkan pada 6 Desember 2022. Dalam hal ini, Anda dapat dengan aman menganggap kata kunci yang ditargetkan Apple termasuk "harga App Store:"

Pertimbangan lain adalah kapitalisasi judul Anda. Jika Anda mengikuti kapitalisasi Gaya AP resmi, semua kata di judul Anda harus menggunakan huruf kapital kecuali untuk preposisi dan kata yang lebih pendek dari empat huruf.

Seperti yang Anda lihat pada contoh di atas, Apple hanya mengkapitalisasi kata benda yang tepat. Namun, mereka menerbitkan siaran pers di situs web mereka. Jika mereka telah menerbitkan siaran pers di situs web berita resmi, memilih kapitalisasi kapitalisasi judul akan menjadi pilihan yang lebih baik.

Untuk hasil terbaik, pertahankan judul Anda di bawah 160 karakter. Lebih lama dari itu dan pembaca mungkin kehilangan minat, dan judul Anda berisiko dipotong oleh Google.

Judul Anda harus menyinggung minat demografis yang sangat terbatas – jurnalis. Meskipun Anda mungkin ingin menulis untuk pelanggan Anda, siaran pers adalah untuk pers. Pastikan judul Anda faktual, informatif, dan menarik perhatian.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menulis berita utama siaran pers yang lebih efektif:

• Gunakan Angka : Angka lebih mudah dipahami daripada deskripsi yang tidak jelas. Misalnya, apakah Anda lebih suka membaca: “Penjualan Meningkat di Kuartal Keempat” atau “Penjualan Meningkat 40% di Kuartal Keempat”?
• Pikirkan Siaran Pers Seperti Artikel Surat Kabar: Jika Anda membaca daftar tajuk utama artikel surat kabar dan tajuk berita siaran pers, Anda mungkin tidak akan dapat membedakannya. Saat menulis judul siaran pers Anda, berpikirlah seperti seorang jurnalis dan buat dampak terbesar yang Anda bisa dengan ruang terbatas.
• Gunakan Present Tense: Sekalipun sesuatu telah terjadi, siaran pers harus membicarakannya dalam present tense, terutama di tajuk utama. Alih-alih "Perusahaan X Mempekerjakan CEO Baru", ubahlah menjadi "Perusahaan X Mempekerjakan CEO Baru".
• Hindari Bahasa Penjualan: Mungkin tergoda untuk mendorong orang membeli sesuatu dari bisnis Anda dalam siaran pers. Namun, siaran pers adalah untuk berbagi informasi, bukan untuk mempromosikan produk. Jika Anda berbagi informasi tentang peluncuran produk baru, tajuk utama Anda harus berbicara tentang mengapa produk itu penting, bukan mengapa seseorang harus membelinya.

4. Tulis Paragraf Ringkasan

Setiap siaran pers menyertakan paragraf ringkasan yang ditempatkan setelah tajuk utama. Ini secara singkat meringkas pengumuman Anda. Selain itu, sebagian besar paragraf ringkasan ini berada di antara satu dan lima kalimat. Beberapa bahkan diformat sebagai poin-poin.

Paragraf kecil ini sangat penting karena membantu pembaca segera memahami apakah akan berinteraksi dengan siaran pers atau melanjutkan untuk menemukan sesuatu yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini juga dapat membantu jurnalis yang sibuk memahami mengapa siaran pers Anda penting dan memutuskan apakah mereka ingin meliputnya.

Berikut adalah contoh paragraf ringkasan yang bagus, dari siaran pers Ford baru-baru ini:

Anda akan melihat bahwa Ford menyertakan ringkasan satu kalimat dalam huruf miring untuk membuatnya menonjol.

Pertimbangkan untuk menulis paragraf ini di akhir untuk memastikannya tetap menjadi ringkasan. Dengan begitu Anda tidak memasukkan informasi baru.

Menambahkan satu atau dua kata kunci dalam paragraf ini juga bisa membantu, tergantung pada panjang ringkasan Anda. Sangat mudah untuk melupakan nama perusahaan Anda di judul, jadi pastikan itu ada di ringkasan jika Anda meninggalkannya.

Terakhir, dengan jumlah informasi yang terbatas untuk disertakan, pastikan setiap kalimat sejelas dan sesingkat mungkin. Anda hanya memiliki beberapa kalimat untuk meyakinkan pembaca Anda bahwa siaran pers Anda sepadan dengan waktu mereka.

5. Cantumkan Kota, Negara Bagian, Bulan, Hari, dan Tahun

Meskipun siaran pers dimaksudkan untuk khalayak luas, penting juga untuk mengaitkannya dengan lokasi geografis Anda. Ini berarti menyertakan informasi lokasi Anda. Saat Anda menulis siaran pers Anda, tambahkan kota, negara bagian, bulan, hari, dan tahun publikasi.

Berikut ini contohnya dari siaran pers Ford yang sama:

Informasi ini menambahkan konteks pada siaran pers Anda dan akan membantu mengarahkan pembaca tentang kapan informasi tersebut keluar. Terlebih lagi, kota dan tanggal publikasi saat ini membantu pembaca mengenali siaran pers sebagai yang terbaru dan relevan.

6. Buat Paragraf Pertama Anda

Paragraf pertama, juga dikenal sebagai "pemimpin" siaran pers harus berisi tujuan utama siaran pers Anda.

Ada enam elemen yang perlu Anda sertakan di sini:

• Siapa: Siaran pers tentang siapa? Siapa perusahaan, atau pemain utama yang terlibat dalam dokumen ini?
• Apa: Apa topik siaran pers? Mengapa pembaca harus peduli?
• Mengapa: Mengapa Anda mengirimkan siaran pers? Bagaimana pengaruhnya terhadap pelanggan atau pembaca Anda?
• When: When the subject of the press release berlangsung?
• Dimana: Di mana perusahaan Anda berada? Jika ada acara yang perlu diketahui orang, di mana acara itu diadakan?
• Bagaimana: Bagaimana subjek siaran pers Anda memberikan nilai? Bagaimana ini membantu pembaca Anda?

Menyertakan informasi ini akan mengarahkan pembaca dengan lebih baik dan membantu mereka memahami tujuan siaran pers Anda.

Lihat bagaimana NASA memasukkan semua elemen ini dalam siaran pers yang dikeluarkan pada 11 Desember 2022:

NASA menjawab setiap pertanyaan:

• Siapa? Pesawat ruang angkasa Orion NASA
• Apa? Splashdown dari pesawat ruang angkasa Orion
• Mengapa? Menunjukkan perkembangan misi untuk kembali ke Bulan
• Kapan? 11 Desember 2022, pukul 09.40 PST
• Di mana? Samudra Pasifik, sebelah barat Baja California
• Bagaimana? Mengumumkan misi luar angkasa yang memecahkan rekor

7. Kembangkan Badan Siaran Pers

Badan siaran pers Anda harus memperluas isi paragraf pertama. Setiap paragraf tidak boleh lebih dari tiga atau empat kalimat. Pisahkan badannya sesuai dengan itu, tetapi pastikan setiap paragraf kohesif dan mengalir dengan baik dari paragraf sebelumnya.

Dalam paragraf ini, Anda akan membagikan fakta tentang topik siaran pers Anda. Misalnya, jika Anda mengumumkan produk baru, Anda akan membagikan detail tentang fitur-fiturnya. Namun, jika Anda mempekerjakan CEO baru, Anda akan membagikan beberapa informasi latar belakang tentang orang baru tersebut.

Badan siaran pers harus menyertakan kutipan, jika memungkinkan. Jika ada seseorang yang signifikan yang dapat memberikan komentar yang relevan dan berharga, Anda harus menambahkannya. Ini akan memberi pembaca Anda pandangan objektif tentang siaran pers Anda, dan, jika Anda mengutip pakar, buat siaran pers Anda terlihat kredibel.

Pertimbangkan contoh ini dari siaran pers American Airlines. Maskapai ini pindah ke terminal baru di bandara JFK dan mendapat penawaran dari gubernur New York:

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menambahkan konten media tambahan seperti foto atau video. Namun, Anda harus membatasi ini pada dua konten. Dalam beberapa kasus, seperti jika Anda mengirimkan siaran pers melalui email, mungkin lebih baik menyertakan tautan ke sumbernya daripada memasukkannya ke dalam siaran pers. Misalnya, sertakan tautan ke video yang dapat ditemukan pembaca di YouTube alih-alih memperbesar ukuran siaran pers Anda.

8. Bungkus dengan Paragraf Terakhir yang Menarik

Pertimbangkan paragraf terakhir Anda sebagai ruang untuk kata penutup Anda. Jika Anda meluncurkan produk baru, tempatkan produk yang tersedia di sini. Anda juga dapat memasukkan merek dagang produk dan informasi terkait apa pun yang mungkin Anda miliki yang tidak sesuai dengan tubuh.

Paragraf ini harus memberi pembaca Anda semua informasi yang dia butuhkan untuk memahami "langkah selanjutnya". Bahkan jika detail tersebut adalah tempat untuk menemukan acara Anda yang akan datang atau cara menghubungi manajer SDM baru Anda.

9. Tentang Perusahaan (Informasi Boilerplate)

Setelah paragraf tubuh Anda, Anda harus menambahkan informasi perusahaan Anda, yang disebut boilerplate. Di sinilah Anda dapat berbagi beberapa prestasi dan prestasi perusahaan Anda, tetapi jangan membuatnya terlalu lama, karena ini akan membuat Anda berisiko terdengar seperti menjual perusahaan Anda dengan susah payah.

Informasi boilerplate dirancang untuk memberikan informasi umum kepada jurnalis yang dapat mereka sertakan dalam tulisan mereka tentang perusahaan Anda. Ini akan memberi pembaca mereka lebih banyak konteks dan akan membantu membuat perusahaan Anda lebih profesional dan dapat dikenali. Informasi boilerplate jarang berubah, sehingga Anda dapat menggunakan teks yang sama berulang kali. Periksa ulang keakuratannya setiap kali jika ada sesuatu yang berubah.

Berikut adalah contoh dari siaran pers American Airlines yang sama:

Perhatikan bagaimana itu mencakup informasi perusahaan untuk American Airlines dan British Airways. Ini karena siaran pers adalah tentang kedua perusahaan. Jika Anda menulis siaran pers tentang kemitraan bisnis, Anda harus menyertakan informasi boilerplate untuk semua perusahaan yang terlibat.

10. Tambahkan Informasi Kontak Anda Saat Ini

Setelah membaca siaran pers Anda, jurnalis atau pelanggan potensial mungkin ingin mengetahui cara menghubungi Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk menyertakan informasi kontak Anda saat ini dalam siaran pers Anda.

Untuk hasil terbaik, sertakan alamat email, nomor telepon, dan tautan ke situs web dan profil sosial perusahaan Anda. Pastikan informasi yang Anda sertakan adalah informasi terkini sehingga orang tidak akan kesulitan menghubungi Anda.

11. Ikat dengan Busur

Di akhir siaran pers Anda, Anda harus menyertakan kata AKHIR atau tanda tiga pound (###). Ini akan memberi tahu pembaca Anda bahwa mereka telah mencapai akhir dan tidak ada lagi yang akan datang.

Tips Cepat untuk Siaran Pers yang Lebih Baik

Dengan pemahaman tentang struktur siaran pers secara keseluruhan, Anda akan lebih siap untuk mengenali siaran pers yang baik saat Anda melihatnya. Untuk membuat siaran pers Anda menjadi lebih baik, berikut adalah beberapa tips lagi:

1. Menulis

• Tulis dalam Orang Ketiga: Kecuali jika Anda menggunakan kutipan langsung, kata "Saya", "kami", dan "Anda" tidak memiliki tempat dalam siaran pers. Suara profesional sangat penting dan akan membuat siaran pers Anda terasa lebih berwibawa.
• Tulis ke Pembaca Anda: Siaran pers dimaksudkan untuk pembaca. Tempatkan diri Anda pada posisi mereka untuk lebih memahami perspektif dan kekhawatiran mereka.
• Tetap Singkat: Siaran pers harus satu halaman atau antara 400-500 kata.
• Jangan Berbelit-belit: Siaran pers bukanlah tempat untuk komunikasi yang tidak efisien. Anda menyampaikan maksud Anda dengan jelas dan menghapus kata, frasa, atau pendekatan apa pun yang tidak langsung memperjelas maksud Anda.
• Pertahankan Adjectives to Minimum: Adjectives mengganggu dan sulit dibaca. Batasi mereka untuk siaran pers yang lebih jelas dan lebih efisien.
• Pertahankan Objektif: Pembaca merespons siaran pers dengan lebih baik yang memberikan detail produk/acara yang diperlukan tanpa berlebihan. Semakin objektif dan netral siaran pers Anda, semakin baik.
• Singkirkan Jargon: Jargon membuat siaran pers Anda sulit dipahami dan tidak dapat diakses oleh banyak pembaca. Hentikan itu bila memungkinkan.
• Koreksi dan Edit dengan Hati-hati: Baca siaran pers Anda dengan hati-hati untuk membantu menghindari kesalahan yang merugikan. Kesalahan ejaan, tata bahasa, atau faktual dapat membuat siaran pers Anda terlihat tidak profesional. Sebelum menerbitkan, baca siaran pers dengan lantang untuk memastikan kedengarannya benar.

2. Distribusi

• Don't Syndicate: Setelah metode distribusi siaran pers yang disukai, sindikasi sekarang sudah mati. Sementara beberapa merek menghabiskan ribuan dolar setiap bulan untuk mendistribusikan siaran pers mereka, para ahli seperti Time Grice sejak itu mengatakan bahwa "tidak ada nilai dalam sindikasi siaran pers untuk tujuan SEO." Alih-alih mempertaruhkan pendekatan ini, bagikan siaran pers Anda dengan outlet media lokal. Anda akan menikmati ROI yang lebih baik, dan siaran pers Anda akan mendapatkan lebih banyak daya tarik.
• Tindak lanjut melalui Telepon atau Email: Setelah Anda mengirimkan siaran pers ke outlet media lokal Anda, tindak lanjuti dengan panggilan telepon atau email. Sentuhan pribadi ini dapat membantu memperkuat siaran pers Anda di radar jurnalis dan membuatnya lebih mudah diingat.
• Posting Di Situs Web Anda: Meskipun berbagi dengan outlet media publik adalah tujuan siaran pers, Anda juga harus menerbitkannya di situs Anda sendiri. Banyak bisnis membuat halaman "berita" khusus untuk semua informasi mereka yang layak diberitakan atau mengadaptasi siaran pers mereka untuk dipublikasikan di blog mereka.

3. Optimalisasi

• Sertakan Kata Kunci yang Relevan: Kata kunci ini harus dapat dicari dan relevan dengan siaran pers Anda.
• Jangan Berlebihan: Melebih-lebihkan kata kunci akan membuat siaran pers Anda terasa berisi spam dan padat, yang tidak Anda inginkan. Jangan mengisi terlalu banyak atau Anda berisiko mematikan pembaca Anda.
• Gunakan Multimedia: Elemen multimedia, seperti video atau gambar, bisa sangat bagus untuk menyempurnakan siaran pers Anda. Namun, gunakan dengan hemat, jadi Anda tidak membanjiri teks.

Siaran Pers yang Lebih Baik Mulai Di Sini

Mengetahui apa yang diperlukan untuk menulis siaran pers yang hebat dapat memberi Anda kontrol yang lebih baik atas citra merek Anda. Apakah Anda menulisnya sendiri atau mempekerjakan orang lain untuk melakukannya, memahami apa yang Anda cari dapat menghasilkan lebih banyak kesuksesan.

Butuh siaran pers yang bagus? Percayai copywriting dan pakar PR kami di Express Writers untuk membuat PR berkualitas tinggi untuk Anda. Jelajahi toko konten kami untuk melihat apa yang dapat kami tawarkan kepada Anda.