Cara Menulis Surat Proposal untuk Setiap Kasus Penggunaan [+ Templat]
Diterbitkan: 2023-03-09Apa itu surat lamaran?
Surat lamaran dirancang untuk membujuk penerima agar membaca proposal Anda secara keseluruhan. Itu bisa formal atau informal, dan biasanya mencakup pernyataan masalah, tujuan, solusi yang diusulkan, dan langkah selanjutnya. Mungkin juga termasuk rincian tentang anggaran proyek atau garis waktu.
Surat pengantar dikirim bersamaan dengan semua jenis proposal, termasuk:
Proposal penjualan
Rencana bisnis
Perjanjian kemitraan bisnis
tanggapan RFP
Proposal pembaruan proyek atau layanan
Kolaborasi internal dan proposal proyek
Proposal hibah
Proposal penelitian
Proposal sponsor
Mengapa Anda membutuhkan surat lamaran
Berikut adalah alasan penting mengapa Anda tidak boleh melewatkan surat itu:
Tetapkan nada - Surat proposal Anda akan mengatur panggung untuk proposal. Itu dapat mengisyaratkan hasil yang akan diterima calon klien atau dapat menutupi persyaratan RFP yang dipenuhi.
Berikan konteks - Surat proposal memberikan konteks mengapa proposal dikirim. Ini berguna apakah proposal diminta atau tidak diminta karena Anda memberi pembaca alasan untuk berada di kotak masuk mereka.
Sorot bidang utama proposal - Anda dapat menggunakan surat itu untuk memunculkan detail apa pun yang Anda inginkan, baik itu testimonial, hasil klien rata-rata, promosi harga rendah, peluang pasar, atau apa pun yang paling menarik bagi pembaca Anda.
Dorong penerima untuk membaca proposal secara lengkap - Pada akhirnya, surat proposal yang bagus harus berfungsi sebagai pintu gerbang. Ini memberikan informasi yang cukup untuk meyakinkan pembaca agar memberi Anda perhatian penuh dan meninjau seluruh proposal.
5 langkah menulis surat lamaran
Gunakan 5 langkah sederhana ini untuk menyusun surat pengantar proposal yang sempurna.
Untuk hasil terbaik, Anda harus menulis proposal Anda sebelum menulis surat. Dengan cara ini, Anda sudah melakukan riset tentang proyek potensial, klien, atau ide bisnis.
1. Ketahui tujuan Anda
Sebelum Anda mulai menulis, mundur selangkah dan benar-benar pertimbangkan apa yang ingin Anda capai. Apakah Anda mencoba menarik perhatian calon pelanggan yang Anda tahu akan sulit dijual? Apakah Anda perlu menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda telah mematuhi pedoman ketat yang diuraikan dalam RFP pemerintah? Atau, apakah Anda hanya memberi tahu orang tersebut bahwa proposal siap untuk ditinjau?
Mengetahui tujuan Anda akan memastikan Anda membuat keputusan yang tepat pada Langkah 2, 3, dan 4 di bawah ini.
2. Menentukan format dan tingkat formalitas
Selanjutnya, penting untuk memilih format dan gaya yang tepat untuk surat Anda.
Di dunia digital ini, surat lamaran tertulis atau cetak sudah sangat kuno. Anda lebih baik menggunakan perangkat lunak proposal, yang memungkinkan Anda menyimpan template email, template proposal, menyesuaikan hal-hal yang diperlukan, secara otomatis memberi tahu dan mengingatkan penerima untuk menandatangani proposal Anda, melacak tampilan, dan banyak lagi.
Untuk gaya, pastikan untuk menulis dengan suara merek Anda. Formalitas gaya penulisan Anda juga harus sesuai dengan industri Anda dan harapan penerima.
Dalam sebagian besar skenario bisnis, semakin lama dan semakin kompleks dan formal proposal Anda, semakin lama dan semakin kompleks dan formal surat proposal Anda juga.
3. Mulai dengan template atau contoh
Langkah selanjutnya adalah menemukan template atau contoh surat yang akan membantu memandu proses penulisan Anda. Ini sangat membantu jika Anda mengirim surat proposal untuk pertama kalinya dan tidak yakin apa yang harus disertakan.
Di bawah langkah-langkah ini, Anda akan menemukan 3 templat surat proposal untuk berbagai kasus penggunaan dan contoh surat untuk masing-masingnya.
Tentu saja, Anda juga dapat membuka gambar Google dan mencari jenis surat proposal yang tepat yang Anda tulis untuk menemukan banyak contoh.
4. Buat surat itu
Sekarang saatnya menulis!
Sebagian besar surat proposal harus memenuhi semua poin ini (secara berurutan):
Salam untuk penerima
Pernyataan terima kasih atau kegembiraan untuk berbagi proposal
Masalah dan tujuan klien atau proyek
Solusi yang Anda usulkan dan detail utama
Mengapa perusahaan Anda cocok untuk membantu
Langkah selanjutnya
Tanda tangan Anda
Saat Anda menulis, lakukan yang terbaik untuk mencocokkan gaya dan nada yang Anda pilih, tetapi Anda selalu dapat menyesuaikannya hingga sempurna saat mengedit.
5. Koreksi sebelum Anda mengirim
Surat lamaran adalah kesan pertama Anda. Lakukan dengan benar, dan ada kemungkinan besar penerima akan membaca proposal Anda. Lakukan kesalahan, dan mereka bahkan mungkin tidak pernah membuka proposal Anda. Inilah mengapa Anda tidak perlu terburu-buru. Koreksi surat lamaran Anda 2 - 3 kali, dan pada hari yang berbeda jika tenggat waktu Anda memungkinkan.
Sekarang ke template dan contoh surat proposal!
Templat surat proposal #1 (Pitch penjualan)
Meskipun ada banyak jenis proposal, penawaran penjualan mungkin adalah jenis yang paling umum. Manajer atau eksekutif akun mengirimkan proposal kepada calon klien dan pelanggan untuk mempromosikan layanan, perangkat lunak, dan solusi lainnya. Gunakan templat ini untuk membantu Anda menyusun surat yang sempurna untuk mengikuti proposal Anda.
Templat #1
[Nama depan dan belakang Anda]
[Nama perusahaan atau organisasi]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Perusahaan penerima]
[Hai atau Yang Terhormat (nama depan penerima),]
[Gunakan kalimat pertama untuk mengungkapkan rasa terima kasih dan atau kegembiraan Anda atas kesempatan untuk mengajukan proposal.]
[Tentukan masalah inti dan tujuan klien potensial dalam satu hingga tiga kalimat.]
[Jelaskan solusi yang Anda usulkan dan mengapa Anda memilih pendekatan ini dalam satu hingga tiga kalimat.]
[Gunakan satu kalimat untuk mengklarifikasi harga solusi yang diusulkan, atau jika Anda lebih memilih untuk menyembunyikan harga dari surat, daftarkan hasil kerja atau jadwal tertentu sebagai gantinya.]
[Dalam satu atau dua kalimat, jelaskan mengapa perusahaan Anda paling cocok untuk mengimplementasikan solusi atau bagaimana Anda menyelesaikan proyek serupa.]
[Beri tahu calon klien langkah selanjutnya yang harus diambil, seperti membaca dan menandatangani proposal.]
[Tanda tangan dan tanda tangan Anda]
Contoh 1
Jane Doe
perangkat lunak Ace
Hai Alex,
Terima kasih atas kesempatan untuk berbagi proposal ini dengan Anda.
Tim pemasaran Anda yang kecil namun perkasa sedang berjuang untuk merilis konten dengan cepat, mengingat kapasitasnya yang terbatas. Hal-hal macet di kolom ulasan terlalu lama, dan perangkat lunak manajemen proyek klasik berarti tim Anda terus-menerus mencari aset, menyalin dan menempelkan konten, dan gagal memenuhi tenggat waktu kampanye.
Ace Software dapat membantu Anda mencapai tujuan untuk mencapai target kampanye dan meningkatkan produktivitas tim Anda secara drastis.
Saya merekomendasikan langganan Premium kami dan add-on implementasi Platinum kami.
Dengan biaya penyiapan satu kali sebesar $5.000 dan biaya tahunan sebesar $4.000, tim Anda akan dapat memproduksi dan merilis konten lebih cepat—seolah-olah Anda mempekerjakan dua asisten pemasaran.
Ace Software telah meningkatkan 320 tim konten, memberikan ROI rata-rata 600%.
Harap baca seluruh proposal dan tandatangani saat Anda siap. Atau, beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa saja yang disertakan.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda!
Jane Doe
Eksekutif Akun
perangkat lunak Ace
Templat surat proposal #2 (Kutipan proyek)
Saat mengirimkan proposal atau penawaran untuk proyek besar, Anda mungkin perlu mengambil pendekatan yang lebih formal dengan surat proposal Anda. Templat dan contoh ini sempurna jika Anda merespons RFP untuk lembaga pemerintah atau organisasi lain.
Templat #2
[Nama depan dan belakang Anda]
[Nama perusahaan atau organisasi]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Perusahaan penerima]
[Halo atau Yang Terhormat (nama depan dan belakang penerima,)]
[Di paragraf pertama, jelaskan mengapa Anda mengajukan proposal dan kepada siapa. Biasanya Anda akan menyebutkan entitas yang mengirimkan RFP dan judul, topik, atau nomor RFP.]
[Jelaskan isi inti dan persyaratan RFP dalam tiga sampai lima kalimat.]
[Jelaskan ruang lingkup layanan yang diuraikan dalam proposal Anda dalam tiga sampai lima kalimat.]
[Tawarkan harga dan jadwal proyek yang diusulkan dalam satu hingga dua kalimat.]
[Klarifikasi siapa penerima harus menghubungi untuk pertanyaan atau permintaan revisi proposal.]
[Tanda tangan dan tanda tangan Anda]
Contoh #2
Jane Doe
Konstruksi Ace
13 Juli 2023
Alex Ross, Insinyur Sipil Senior
Di mana saja, California
Tuan Alex Ross yang terhormat,
Terima kasih atas kesempatan untuk mengajukan proposal ini. Ace Construction menanggapi RFP untuk pembangunan taman bermain dan taman untuk Sunny Park yang diminta oleh City of Anywhere, California.
Sunny Park RFP meminta pengajuan dari kontraktor yang berpengalaman dalam konstruksi taman, desain dan konstruksi taman bermain, hardscaping, dan lansekap. RFP membutuhkan lisensi CSLB yang aktif dan sesuai dengan anggaran yang dialokasikan.
Proposal kami sepenuhnya sesuai dengan semua aspek RFP Sunny Park. Kami mengusulkan pembangunan tiga area piknik yang teduh, dua taman bermain untuk anak-anak dari berbagai usia (12 bulan hingga 4 tahun dan 5 hingga 12 tahun), lapangan bermain untuk berbagai olahraga keluarga informal, hardscaping dengan bahan-bahan lokal, dan lansekap menampilkan tanaman toleran kekeringan.
Perkiraan harga proyek untuk semua desain dan konstruksi yang diuraikan dalam proposal kami adalah $900.000, dan kami berharap dapat menyelesaikan proyek dalam tiga tahap sehingga fitur taman baru tersedia untuk penggunaan publik sesegera mungkin.
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang isi proposal ini, silakan hubungi saya secara langsung.
Terima kasih atas pertimbangan Anda,
Jane Doe
Manajer Operasi Bisnis, Ace Construction
(555) 555-1234
Templat surat proposal #3 (Kemitraan bisnis)
Saat Anda menulis surat untuk mempresentasikan proposal kemitraan bisnis, tingkat formalitas akan sangat bergantung pada orang atau entitas yang Anda tuju, dan seberapa baik Anda mengenal mereka. Apakah formal atau informal, template berikut akan membantu Anda menutupi basis Anda.
Perlu diingat bahwa template ini dapat dengan mudah dimodifikasi agar sesuai dengan proposal proyek internal dan rencana bisnis.
Templat #3
[Nama lengkap depan dan belakang Anda]
[Nama perusahaan atau organisasi]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Perusahaan penerima]
[Halo atau Yang Terhormat (nama depan dan belakang penerima,)]
[Awali surat proposal Anda dengan deskripsi satu kalimat tentang mengapa Anda bersemangat tentang potensi bekerja dengan orang lain atau mengapa menurut Anda mereka akan tertarik dengan peluang tersebut.]
[Jelaskan peluang pasar, audiens target, dan analisis kesenjangan kompetitif dalam dua hingga empat kalimat.]
[Jelaskan bagaimana perusahaan Anda akan bersaing untuk menang dalam dua hingga empat kalimat.]
[Jelaskan jenis kemitraan yang Anda usulkan dalam satu kalimat (kemitraan umum, kemitraan terbatas, dll.)]
[Perjelas langkah selanjutnya yang Anda ingin penerima ambil, seperti membaca dan menandatangani proposal atau menjadwalkan panggilan telepon dengan Anda untuk membahas pertanyaan apa pun.]
[Tanda tangan dan tanda tangan Anda]
Contoh #3
Jane Doe
Startup Ace
Hai Alex,
Saya sangat senang mengirimkan proposal kemitraan bisnis ini, karena saya tahu industri ini tepat untuk Anda. Dengan pengalaman Anda dan audiens saya, saya yakin kita akan dapat melakukan hal-hal hebat bersama.
Pasar makanan beku vegan langsung ke konsumen penuh dengan produk mahal yang harganya $8 hingga $11 per porsi dan secara konsisten digambarkan sebagai "tidak memuaskan" dalam ulasan. Tidak heran: 400 kalori tidak cukup untuk makan malam.
Berdasarkan penelitian saya, saya percaya bahwa kita dapat memenuhi kebutuhan (dan perut) para vegan yang sibuk dengan menyediakan produk masak cepat dengan pilihan resep yang dapat dipadukan dengan mudah dengan bahan-bahan segar yang tersedia. Hal ini akan mengurangi ukuran kemasan, biaya, dan biaya pengiriman kami, sekaligus memudahkan konsumen untuk menyesuaikan resep dengan selera dan ukuran porsi mereka sendiri.
Saya mengusulkan kemitraan umum, di mana kita menginvestasikan waktu dan uang dalam jumlah yang sama, dan berbagi potensi keuntungan atau kerugian secara sama pula.
Harap tinjau proposal ini secara lengkap, dan mari kita jadwalkan waktu minggu depan untuk membahas semua detailnya.
Terbaik,
Jane Doe
Tulis dengan suara merek unik Anda dan formalitas yang sesuai. Dorong penerima untuk membaca proposal dan mengklarifikasi langkah selanjutnya yang Anda ingin mereka ambil. Selesaikan semuanya dengan benar, dan Anda akan menutup proposal itu dalam waktu singkat.