3 Manfaat Mengadopsi Otomatisasi Alur Kerja untuk Firma Hukum

Mengotomatiskan proses, terutama proses rutin, dapat mengubah firma hukum Anda dengan menghemat waktu profesional hukum dalam tugas-tugas administratif.

Meskipun otomatisasi proses bukanlah hal baru, ini adalah hal baru bagi banyak orang di industri hukum, yang secara tradisional enggan mengadopsi teknologi baru di masa lalu. Sekarang, bagaimanapun, lebih banyak firma hukum memilih untuk mengotomatisasi tugas.

Menurut Survei Manajemen Hukum Capterra 2021*, 74% firma hukum telah berusaha mengotomatiskan tugas-tugas rutin atau administratif.

Sebagian besar perusahaan yang telah memutuskan untuk mengotomatisasi tugas melaporkan melihat proses dan peningkatan efisiensi dalam firma hukum mereka.

Mari kita lihat tiga manfaat yang dialami oleh para profesional hukum seperti yang Anda laporkan dari otomatisasi, dan bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat serupa menggunakan perangkat lunak manajemen praktik hukum, perangkat lunak manajemen dokumen hukum, dan perangkat lunak penagihan hukum.

1. Luangkan lebih banyak waktu untuk berlatih hukum

Ketika datang untuk mengintegrasikan otomatisasi ke dalam perusahaan Anda, Gartner merekomendasikan untuk menargetkan item pekerjaan berisiko rendah dan volume tinggi terlebih dahulu (penelitian lengkap tersedia untuk klien).

Dan sebagian besar item pekerjaan berisiko rendah dan bervolume tinggi ini kemungkinan besar adalah tugas administratif rutin yang menghabiskan banyak waktu pengacara. Faktanya, 86% pengacara mengatakan mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas administratif dan tidak cukup waktu untuk berlatih hukum.

Dengan mengotomatiskan tugas, seperti penerimaan klien, penjadwalan, dan menugaskan tugas ke tim dan individu, Anda dapat menghemat waktu perusahaan Anda dan menawarkan pengalaman yang lebih baik kepada klien Anda, yang juga menghemat uang mereka.

“Persyaratan jam yang dapat ditagih menghargai ketidakefisienan,” kata Tim Nitsch, pengacara dan mitra KCO Legal, Inc. di Naperville, IL. “... Otomasi akan menjadi jalan ke depan bagi firma hukum untuk menjadi lebih efisien dan menguntungkan.”

Formulir penerimaan klien baru di Software Legal PracticePanther ( Sumber )

Tertarik dengan perangkat lunak manajemen praktik hukum? Lihat panduan pembeli perangkat lunak manajemen praktik hukum kami untuk membantu menginformasikan pencarian Anda.

2. Hemat waktu dengan manajemen dokumen

Dokumentasi, khususnya dalam industri hukum, adalah segalanya. Tanpa dokumen yang tepat dan terorganisir, sebuah firma hukum dapat berantakan dan kehilangan kepercayaan klien mereka.

Profesional hukum memahami pentingnya manajemen dokumen yang baik, itulah sebabnya penyusunan dokumen (39%) dan penyimpanan/pengarsipan dokumen (34%) adalah di antara tiga tugas teratas yang ingin diotomatisasi terlebih dahulu oleh firma hukum.

Dan untuk alasan yang baik—manajemen dokumen, meskipun penting, dapat menjadi membosankan dan sangat rentan terhadap kesalahan manusia.

“Otomasi tidak hanya memberi firma hukum lebih banyak waktu untuk fokus pada layanan inti mereka, tetapi juga membantu mengurangi kesalahan dalam mengatur dan mengarsipkan [dokumen],” kata Nachum Balofsky, perwakilan pemasaran untuk Kantor Hukum Cibik & Cataldo.

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen, Anda mendigitalkan sistem pengarsipan Anda untuk meninggalkan lebih sedikit ruang untuk kesalahan dan mempermudah menemukan dokumen yang Anda cari.

Justru memudahkan pengguna untuk menyetujui kontrak ( Sumber )

Tertarik dengan perangkat lunak manajemen dokumen hukum? Lihat panduan pembeli perangkat lunak manajemen dokumen hukum kami untuk membantu menginformasikan pencarian Anda.

3. Dapatkan bayaran dalam jumlah yang tepat, tepat waktu

Pengacara yang tidak dibayar adalah pengacara yang tidak bahagia—dengan mengotomatiskan beberapa alur kerja penagihan dan faktur rutin, Anda dapat menghemat waktu departemen akuntansi Anda dan memastikan pengacara Anda mendapatkan bayaran yang layak mereka terima.

Empat puluh lima persen firma hukum melaporkan bahwa penagihan dan pembuatan faktur adalah tugas utama yang ingin mereka otomatisasi. Dan beruntung bagi mereka, cukup mudah untuk melakukannya.

Ini mengurangi ruang untuk kesalahan manusia, yang membuat pengacara dan klien senang.

Ingatlah bahwa otomatisasi bukanlah solusi selamanya: Tugas apa pun yang Anda pilih untuk diotomatisasi harus dipantau dan disesuaikan sesuai kebutuhan.

"Tidak akan pernah ada 'mengatur dan melupakannya'—juga tidak boleh ada," kata Rick DeMedeiros, pendiri DeMedeiros Injury Law di Atlanta. “Pengambil keputusan harus selalu memeriksa untuk memastikan otomatisasi berubah menjadi aset perusahaan dan bukan kewajiban.”

Menyiapkan penagihan berulang di Rocket Matter ( sumber )

Tertarik dengan perangkat lunak penagihan legal? Lihat panduan pembeli perangkat lunak penagihan legal kami untuk membantu menginformasikan pencarian Anda.

Otomatisasi untuk setiap anggaran

Otomasi dapat meningkatkan produktivitas firma hukum Anda, jadi mengapa tidak lebih banyak firma hukum yang ikut serta dalam otomasi? Salah satu hambatan utama untuk otomatisasi adalah harga: 46% firma hukum melaporkan tidak mengotomatisasi tugas karena solusi terlalu mahal.

Mungkin tidak realistis bagi firma hukum Anda untuk mengotomatiskan setiap alur kerja Anda, itulah mengapa penting untuk memilih dengan hati-hati dan memahami berbagai opsi perangkat lunak Anda.

Sebelum berinvestasi dalam perangkat lunak otomatisasi:

1. Tentukan kebutuhan Anda
2. Tentukan anggaran Anda
3. Tentukan pendekatan Anda (misalnya, apakah Anda akan berinvestasi dalam rangkaian perangkat lunak atau a la carte?)

Misalnya, Anda tidak perlu berinvestasi dalam solusi terpisah untuk perangkat lunak manajemen praktik hukum, perangkat lunak manajemen dokumen hukum, dan perangkat lunak penagihan hukum. Mereka cenderung sedikit tumpang tindih, tetapi datang dengan beberapa perbedaan.

Perangkat lunak manajemen praktik hukum cenderung menjadi solusi menyeluruh, menawarkan manajemen kasus, penagihan hukum, dan fungsionalitas manajemen dokumen antara lain. Namun, solusi ini juga cenderung lebih mahal, yang mungkin tidak masuk akal untuk anggaran firma hukum Anda.

Perangkat lunak manajemen dokumen hukum dan perangkat lunak penagihan hukum, di sisi lain, menawarkan fungsionalitas yang lebih terfokus dan cenderung lebih terjangkau untuk perusahaan kecil atau anggaran kecil. Jika Anda tidak memerlukan solusi yang melakukan segalanya, mungkin Anda akan memilih untuk memfokuskan upaya otomatisasi Anda hanya pada penagihan atau manajemen dokumen saja.

Sebelum mengotomatisasi, seperti halnya mengadopsi teknologi baru, Anda harus memahami kebutuhan perusahaan Anda dan berpikir kritis tentang tugas yang ingin Anda otomatisasi dan bagaimana otomatisasi akan memengaruhi alur kerja terkait.

Jika Anda baru mulai mempertimbangkan otomatisasi untuk firma hukum Anda, dan Anda merasa kewalahan dengan berbagai kemungkinan, ingatlah bahwa tidak apa-apa untuk memulai dari yang kecil dan mengotomatisasi secara bertahap daripada sekaligus.

Bahkan, itu didorong.

Kunjungi Pusat Sumber Daya Hukum Capterra untuk menjelajahi konten terkait lainnya

BAWA AKU KESANA

Metodologi

Survei Manajemen Hukum Capterra 2021 dilakukan pada Mei 2021 di antara 401 profesional hukum (240 di antaranya adalah pengacara) untuk mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi firma hukum, keamanan, dan praktik lainnya. Responden disaring untuk pekerjaan penuh waktu di firma hukum kecil (satu hingga 14 pengacara) dan menengah (15-49 pengacara). Survei mengecualikan praktisi solo tanpa karyawan.

Catatan: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.