Cara membuat jadwal kerja 8 jam bekerja

Dalam 10 tahun terakhir, kami telah melihat artikel dan pakar berbicara tentang bagaimana jadwal kerja freelance di masa depan. Bahwa pekerjaan yang kita lakukan berubah, dan khususnya pekerja berpengetahuan, tidak melihat manfaat dari 8 jam kerja sehari yang diciptakan untuk pekerja pabrik. Namun, masih ada pekerja yang tidak bisa mematuhi hari kerja 3 hingga 4 jam yang dipuji. Struktur yang datang dengan 9-ke-5 benar-benar berfungsi untuk banyak orang.

Hari ini, kami di sini untuk menjelaskan secara lebih positif tentang 9-ke-5, mengapa ini bekerja lebih baik untuk beberapa (termasuk saya sendiri), dan bagaimana Anda dapat membuat jadwal kerja 8 jam Anda sendiri yang membawa keseimbangan dan kebebasan sebagai sesuatu yang fleksibel.

Apa yang membuat jam kerja fleksibel begitu populer?

Meskipun ada penyembah di kamp jam 9-ke-5 dan jam fleksibel, yang terakhir biasanya tampak lebih menarik. Dan memang seharusnya demikian:

• Anda bisa membuat jadwal Anda sendiri;
• Anda tidak perlu memaksakan produktivitas selama 8 jam berturut-turut;
• Hari kerja tampaknya lebih pendek;
• Anda merasa seperti Anda adalah bos dari waktu Anda sendiri.

Dan sementara semua ini benar, itu tidak berarti bahwa jam kerja tradisional adalah barang antik yang tidak lagi berfungsi. Fleksibilitas jadwal memberikan lebih banyak kebebasan dan kelonggaran bagi mereka yang tahu bagaimana mengatur waktu mereka dengan baik. Sementara "9-ke-5" mengakomodasi mereka yang membutuhkan batasan yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan, dan tidak dapat sepenuhnya mengandalkan motivasi diri.

Untuk mempertahankan "9-ke-5"

Tentu saja, kami tidak di sini untuk bermain sebagai advokat iblis. Bagi sebagian orang, model kerja tradisional tidak berfungsi, dan itu baik-baik saja. Kami di sini untuk menyajikan kasus bagi siapa saja yang menemukan bahwa "9 sampai 5" bekerja lebih baik untuk mereka daripada jadwal yang fleksibel.

Berikut adalah kelebihan utama dari jadwal kerja 8 jam klasik:

1. Fokus lebih mudah dipertahankan
2. Batas Anda lebih jelas
3. Orang-orang tahu persis kapan harus menghubungi Anda
4. Ada lebih sedikit lembur
5. Keseimbangan kehidupan kerja Anda lebih baik

Sekarang. mari kita selami sedikit lebih detail untuk masing-masing ini.

1. Fokus lebih mudah dipertahankan

Secara pribadi, saya merasa kesulitan untuk bekerja 3 jam, kemudian istirahat selama satu atau dua jam, melakukan tugas, dan kemudian langsung kembali ke blok 3 jam pekerjaan terikat meja lainnya. Ketika saya mencoba untuk menjadi freelance dengan jadwal yang lebih fleksibel, saya langsung mendapat kilas balik dari masa lalu ketika saya masih menjadi guru.

Pengajaran harian saya akan terdiri dari 5 jam pengajaran yang sebenarnya, diselingi dengan "istirahat" yang diperlukan sementara siswa memiliki kelas lain. Dalam hal itu, saya mengisi waktu saya dengan menilai tes, membantu pekerjaan administrasi, atau menulis rencana pelajaran.

Apa yang biasanya terjadi adalah bahwa saya akan menyelesaikan tes penilaian 25% ketika saya seharusnya masuk ke kelas dan "beralih" ke mode pengajaran. Itu berarti memusatkan perhatian pada jenis tugas yang sangat berbeda, dan memastikan saya tidak tergagap saat mencoba masuk ke zona tersebut. Dan setelah 45 menit itu, saya kembali ke ruang guru, kepala saya berdengung dengan pertanyaan anak-anak, contoh buku teks dan kesan, mencoba fokus pada penilaian kertas lagi. Itu akan sangat memperlambat saya, dan pada akhirnya saya akan membawa pulang pekerjaan saya.

Singkatnya – saya beralih konteks segera setelah saya tiba di zona tersebut. Dan dengan setiap tugas baru, saya perlu waktu untuk fokus, karena sifatnya sangat berbeda.

Bagi saya, akan jauh lebih baik jika saya dapat menyelesaikan semua kelas saya, bolak-balik, dengan istirahat makan siang, dan kemudian dapat melakukan pekerjaan lain, atau pulang.

Bagaimana hari kerja 8 jam membantu dengan pengalihan konteks

Dengan "blok" waktu yang begitu besar, sebut saja, Anda tahu bahwa Anda memiliki semua waktu untuk menyelesaikan tugas hari itu. Anda tidak mengantisipasi saat di mana Anda harus berhenti bekerja untuk pergi ke bank, membeli bahan makanan, atau membuat makan siang. Dan setelah Anda menyelesaikan tugas, kembali ke "mode meja" Anda akan membutuhkan pemfokusan ulang, yang pada dasarnya menghabiskan waktu Anda.

Catatan: Beralih konteks dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya terkadang tidak dapat dihindari, seperti harus membayar tagihan Anda selama waktu kerja karena jam kerja bank. Namun, jadwal yang fleksibel menyiratkan bahwa lingkungan kerja Anda akan berubah dengan setiap tugas baru sepanjang hari. Dan untuk masuk ke zona untuk setiap tugas yang berbeda berarti bahwa pada awal setiap tugas baru, Anda meluangkan waktu untuk mencoba fokus pada konteks yang sama sekali baru.

2. Batasan Anda lebih jelas

Ketika bekerja pada jam-jam reguler, di lingkungan kantor, kita cenderung merasa lebih santai dan bersemangat agar jam menunjukkan akhir hari kerja. Dan jika Anda adalah tipe orang yang sulit meninggalkan pekerjaan tepat waktu, maka jadwal kerja yang lebih kaku adalah yang terbaik.

Kita tahu waktu kerja sudah berakhir, dan otak kita mulai beralih ke mode "kehidupan pribadi". Kecuali ada kebutuhan lembur, sisa hari itu bebas untuk kegiatan lain.

Dengan jadwal kerja yang fleksibel, Anda tidak pernah benar-benar memiliki “waktu luang”. Biasanya, seseorang akan memercikkan tugas mereka hampir sepanjang hari, untuk menyesuaikan tingkat energi mereka. Yang, dengan sendirinya, sangat bagus untuk produktivitas, tetapi benar-benar mengaburkan batas antara waktu kerja dan waktu luang. Anda tidak pernah bisa sepenuhnya rileks.

3. Orang tahu persis kapan harus menghubungi Anda

Jika jam kerja Anda tersebar sepanjang hari, dan jadwal Anda berubah setiap hari, maka ketersediaan Anda untuk orang lain juga akan berubah. Ini bisa menjadi masalah dengan memberi tahu teman dan keluarga saat mereka tidak dapat menghubungi Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan waktu kerja tanpa gangguan.

Mungkin Anda akan bebas selama 2 jam di pagi hari pada hari Senin, lalu pada hari Selasa, satu jam di pagi hari, dan 2 jam di sore hari, lalu satu jam lagi di malam hari, misalnya. Anda memerlukan beberapa cara untuk memberi tahu klien, teman, dan keluarga setiap minggu, yang membutuhkan lebih banyak upaya dan perencanaan.

Jadi, jika gangguan dari luar adalah masalah yang sangat besar bagi Anda, maka hari kerja 8 jam akan bekerja lebih baik. Anda cukup mengatur status Anda menjadi "Away", mematikan notifikasi telepon, memasang tanda di pintu, atau lainnya, hingga pekerjaan Anda selesai. Ketersediaan akan jelas bagi semua orang di sekitar Anda.

4. Lembur lebih sedikit

Sekarang, kami telah menyebutkan bagaimana pengalihan konteks membuat beberapa kehilangan waktu. Biasanya kita membutuhkan waktu 20 menit untuk memasuki zona dengan tugas tertentu. Dan semakin sering kita beralih, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk memfokuskan kembali.

Semua waktu yang hilang ini bertambah di penghujung hari, membuat Anda berpotensi tertinggal dalam pekerjaan. Atau, jadwal yang longgar membuat waktu lembur terasa lebih ringan. Tak lama kemudian, Anda mendapati diri Anda bekerja hingga larut malam.

5. Keseimbangan kehidupan kerja Anda lebih baik

Sekarang, keseimbangan kehidupan kerja global adalah serangkaian banyak faktor yang berbeda. Tapi di sini kita akan membahas waktu cutoff kerja. Secara alami, ketika ada lebih sedikit waktu lembur, dan batasan Anda lebih jelas, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan lebih mudah dipertahankan.

• Dengan hari kerja 8 jam, Anda memiliki batas waktu yang jelas;
• Tidak perlu waspada sepanjang hari, menunggu blok waktu kerja berikutnya;
• Lebih sedikit peluang untuk aktivitas lain yang “membanjiri” waktu kerja Anda (mis. Perjalanan ke toko kelontong membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda rencanakan, dan itu mengubah seluruh jadwal Anda);

Dengan jam kerja berbintik-bintik sepanjang hari, tidak ada batasan nyata. Anda dapat melakukan tugas Anda setelah makan malam, atau bersantai bersama keluarga, atau setelah gym. Kegiatan biasanya disediakan untuk waktu senggang. Dengan memecah waktu kerja, Anda juga memecah waktu istirahat Anda, dan keduanya menjadi saling terkait, tidak peduli seberapa banyak Anda mencoba menyeimbangkannya.

Secara pribadi, saya merasa sulit untuk menghabiskan pagi saya dengan lambat dan mantap, membuat kopi dan sarapan dan berkata, menulis di jurnal, ketika saya bangun. Saya suka memulai pekerjaan saya dalam waktu 15 menit setelah bangun (karena saya bekerja dari jarak jauh), jadi saya bisa menyelesaikan semuanya sebelum jam 3 sore.

Perasaan jam menunjukkan 3:01, dan saya tahu hari kerja sudah berakhir… tidak ada yang lebih baik.

Jadi, mari kita bahas bagaimana Anda dapat membuat kesibukan 8 jam sehari dengan produktivitas, dan bukan pekerjaan berat yang harus dilalui.

Cara membuat jadwal 8 jam yang fungsional

Di bagian ini, kami akan merinci langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat jadwal produktif yang mencakup 8 jam kerja berturut-turut.

Temukan jam kerja optimal Anda

Jika bisa, pilih kapan waktu kerja 8 jam Anda akan dilakukan – apakah di pagi hari atau sore hari.

Kami bekerja dengan tingkat energi yang berbeda. Saya lebih suka mulai kerja jam 7 pagi dan selesai jam 3 sore karena konsentrasi saya turun drastis di sore hari. Pada saat yang sama, saya memiliki rekan kerja yang bekerja lebih baik di malam hari, karena mereka memiliki waktu untuk istirahat di siang hari, dan menyelesaikan aktivitas lainnya.

Identifikasi pembuang waktu Anda dan atasi mereka

Menangani setiap dan semua gangguan yang menghadang Anda akan lebih mudah jika Anda tahu apa yang paling mengganggu Anda.

Apakah Anda sering menerima panggilan telepon, pesan chat, atau notifikasi telepon atau aplikasi lainnya? Apakah Anda bersalah karena menunda-nunda melalui YouTube atau Instagram? Apakah gangguan tersebut terkait dengan pekerjaan, atau pribadi?

Cara Anda menangani gangguan akan bergantung pada:

• Jenisnya (terkait pekerjaan atau pribadi);
• Berapa lama itu mengalihkan perhatian Anda;
• Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mendapatkan kembali fokus setelahnya;
• Jika itu sesuatu yang dapat ditangani dengan aplikasi (mis. Aplikasi penguncian telepon untuk fokus).

Dalam semua kasus ini, pertama-tama Anda harus meluangkan waktu seharian untuk bekerja secara teratur, membuat catatan setiap kali Anda terganggu, dan menganalisis temuan Anda di akhir. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi pembuang waktu Anda dengan benar.

Simpan kartu waktu atau kartu absen

Bagian besar dari menjaga kesehatan 9-ke-5 adalah akuntabilitas. Dalam hal ini, Anda ingin bertanggung jawab kepada diri sendiri terlebih dahulu.

Untuk menuai semua manfaat dari hari kerja 8 jam, Anda perlu tahu kapan hari Anda dimulai dan kapan berakhir. Ini satu-satunya cara untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Ini dapat dilakukan dengan dua cara: menyimpan kartu waktu, atau menyimpan kartu absen.

Menyimpan kartu waktu

Kartu waktu adalah cara yang lebih umum untuk melacak waktu Anda. Anda cukup log ketika jam kerja Anda mulai, dan log lagi ketika mereka berakhir. Sederhana seperti itu.

Intisari dari sisa jadwal Anda dapat ditangani di aplikasi kalender, daftar tugas, platform manajemen proyek, dll. Kartu waktu dapat terlihat seperti ini:

Kartu waktu dimaksudkan untuk mencatat awal dan akhir hari kerja 8 jam Anda, dan berapa banyak waktu lembur yang Anda miliki. Itu semua digunakan untuk menghitung berapa banyak yang Anda dapatkan per minggu. Clockify juga memiliki kalkulator yang disematkan di versi browsernya, yang membuat proses ini semakin tidak merepotkan. Tidak diperlukan pengunduhan perangkat lunak terpisah.

Menyimpan lembar waktu

Namun, jika Anda membutuhkan pemahaman yang lebih kuat tentang jadwal Anda, maka saya tidak dapat merekomendasikan lembar waktu yang cukup rinci. Pilihan paling mudah adalah menyimpan timesheet digital, karena kemudahan penggunaan, pilihan untuk mengisi otomatis, membuat template, dan umumnya hanya menghemat waktu.

Misalnya, Clockify memungkinkan Anda membuat jadwal kerja 8 jam dengan beberapa cara.

• Jika Anda melakukannya langsung dari aplikasi itu sendiri, Anda dapat membuat lembar waktu berdasarkan seberapa banyak Anda mengerjakan setiap proyek setiap hari. Ini bagus jika proyek Anda bertahan lebih dari seminggu atau lebih, dan Anda tidak memerlukan jadwal per jam yang ketat.

• Jika Anda menginginkan kerangka kerja yang lebih rinci, Anda dapat memilih integrasi Kalender Google Clockify (atau menggunakan tampilan kalender bawaan aplikasi). Mencatat tugas di Google Kalender membuat jadwal Anda tepat, dan blok warna-warni memberi Anda gambaran langsung tentang bagaimana hari Anda mengalir – tugas mana yang berulang, atau saat Anda istirahat, misalnya.

Pada gambar di atas, Anda dapat melihat bagaimana, meskipun jadwalnya 8 jam, tugasnya cukup bervariasi untuk menjamin hari yang produktif, dengan pengalihan konteks yang wajar.

Sebagai bonus, dengan pengatur waktu Clockify di kalender, Anda dapat mengatur waktu secara akurat setiap tugas di kalender.

Kartu waktu dan timesheets dengan demikian merupakan kebutuhan mutlak untuk akuntabilitas diri dan tetap produktif. Ketika Anda tahu bagaimana jam Anda dihabiskan, itu membuat keputusan penjadwalan di masa depan lebih mudah.

Integrasi Clockify untuk Kalender Google ini berfungsi paling baik bagi mereka yang terpaku pada suite aplikasi Google mereka. Ini menggunakan Zapier dan bekerja dengan mulus baik Anda mengandalkan perangkat seluler, desktop, atau browser Anda.

• Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, beberapa dari kita ingin kembali ke “cara lama” pena dan kertas. Jadi tentu saja, Anda dapat melewati semua kehebohan dan cukup mengisi kalender fisik yang ada di meja Anda, atau membuat kalender jurnal sendiri.

Cara termudah untuk melacak waktu Anda dengan jadwal fisik adalah dengan menemukan templat yang sudah jadi (kecuali membuat templat Anda sendiri adalah sesuatu yang memberi Anda kesenangan juga!). Ada banyak sumber yang bagus untuk dipilih, dan kami bahkan telah membuat beberapa template absen kami sendiri, tergantung pada jenis jadwal yang Anda butuhkan:

• Bulanan;
• Dua minggu sekali;
• Mingguan;
• Sehari-hari;
• Per jam.

Semua lembar waktu dapat diunduh dan dicetak dalam format Word, Excel, Google Documents, Spreadsheet, dan .pdf.

Biasakan melacak waktu Anda

Agar hari kerja 8 jam berfungsi dan seimbang seperti yang Anda butuhkan, Anda harus memperhatikan pelacakan waktu dengan serius.

Dengan mencatat kapan dan bagaimana Anda terganggu (yang telah kita diskusikan), kapan jam sibuk Anda, dan saat Anda memanfaatkan waktu istirahat, Anda mengumpulkan data yang diperlukan untuk mengoptimalkan alur kerja Anda.

Ketika Anda melihat angka secara objektif, dan terutama memperlakukannya sebagai analis (tidak merasa bersalah atau memarahi diri sendiri atas kesalahan), Anda dapat menggambar pola, sebab dan akibat untuk perilaku tertentu. Tiba-tiba, Anda akan lebih baik dalam menilai waktu terbaik untuk istirahat makan, kapan Anda menginginkan media sosial, dan banyak lagi. Ini seperti seorang ilmuwan yang membuka potensi penuh dari AI mereka yang luar biasa… kecuali dalam kasus ini, Anda berdua.

Perlakukan diri Anda sebagai ilmuwan dan mesin canggih yang disetel dengan baik yang perlu diseimbangkan. Pelacakan waktu adalah akar dari pengungkapan rahasianya.

Nikmati istirahat tanpa penyesalan

Hanya karena Anda dibingkai oleh jadwal 8 jam, bukan berarti Anda tidak bisa menikmati banyak waktu istirahat. Namun, perlu dicatat bahwa Anda tidak dapat menghabiskan istirahat makan siang dengan menonton seluruh film. Maka ini akan menjadi jadwal yang fleksibel.

Dengan hari kerja 8 jam (atau blok pekerjaan yang lebih lama), disarankan untuk istirahat 5 menit setiap 25 menit kerja, atau 10 menit setiap 50 menit (yang disebut metode Pomodoro).

Tentu saja, ini bukan pendekatan satu ukuran untuk semua. Sama seperti dengan jadwal ini, intinya adalah menemukan sesuatu yang cocok untuk Anda. Cobalah beberapa metode kerja/istirahat yang berbeda, dan lihat mana yang membuat Anda tetap produktif, tetapi juga menyisakan ruang untuk relaksasi dan pengaturan ulang. Berikut adalah beberapa pilihan tersebut (dengan panduan!):

• Makan katak itu!
• Memulai dengan teknik Pomodoro
• Matriks Eisenhower
• 18 teknik manajemen waktu paling efektif

Setelah Anda menemukan teknik manajemen waktu yang sempurna, Anda dapat menangani jadwal dengan lebih percaya diri.

Jangan memaksakan diri untuk mengisi setiap momen dari 8 jam itu

Rayakan hari-hari ketika Anda menyelesaikan beban kerja dalam waktu kurang dari 8 jam. Dan cobalah untuk tidak menyerah pada godaan untuk memulai tugas baru, atau mengubah jadwal Anda untuk menjejalkan satu lagi aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan. Sangat penting untuk mengetahui kapan harus berhenti bekerja, dan jadwal 8 jam adalah tempat yang tepat untuk mempraktikkannya.

Karena jadwal yang fleksibel mengaburkan batas antara pekerjaan dan waktu luang, yang tradisional mendorong Anda untuk menyelesaikan apa pun yang Anda bisa lebih awal. Dengan begitu, Anda berharap memiliki lebih banyak waktu untuk diri sendiri. Seperti yang dikatakan profesor psikologi Kanada, Jordan Peterson, dalam sebuah wawancara tentang produktivitas beracun,

“Anda mencari peningkatan, tetapi Anda mencari peningkatan berkelanjutan. Jadi, jika Anda memaksakan diri terlalu keras, Anda menghancurkan keberlanjutan seiring waktu.”

Jadi, dengan menggabungkan 9-ke-5, Anda menginginkan keandalan dan keberlanjutan yang dapat dihasilkannya – ada cukup waktu untuk melakukan semuanya, asalkan Anda merencanakan dengan baik. Untuk meningkatkan produktivitas Anda dalam kerangka kerja ini, Anda perlu merangkul struktur, tetapi juga menikmati waktu istirahat ketika Anda selesai lebih awal.

Kesimpulan

Hanya karena kita bergerak menuju jam kerja yang tidak terlalu kaku, tidak berarti itu akan benar-benar ketinggalan zaman. 9-ke-5 dapat membawa struktur, keandalan, harapan, dan disiplin yang sangat dibutuhkan dan dicari beberapa orang dalam hidup mereka. Tidak semua orang cocok untuk bekerja secara sporadis sepanjang hari, dan itu tidak masalah. Kita perlu menormalkan pilihan memiliki 8 jam kerja sehari, karena memang membawa manfaat tertentu. Sama seperti banyak hal tentang produktivitas kerja, ini menyangkut preferensi pribadi.