Cara Membuat Kebijakan Kerja Dari Rumah yang Efektif

Sekarang bekerja dari rumah menjadi semakin umum, sudah saatnya Anda menetapkan formalitas perusahaan. Jika Anda belum melakukannya, Anda perlu membuat pedoman definitif untuk memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka. Inilah yang perlu Anda pertimbangkan saat membuat kebijakan bekerja dari rumah.

Apa itu Kebijakan Bekerja dari Rumah?

Juga dikenal sebagai kebijakan kerja jarak jauh atau kebijakan telecommuting, kebijakan bekerja dari rumah adalah kesepakatan yang ditetapkan antara karyawan dan majikan mereka. Tujuannya adalah untuk mencakup berbagai aspek dari bekerja dari jarak jauh. Serangkaian kebijakan bekerja dari rumah akan menentukan tanggung jawab dan harapan bagi karyawan yang bekerja di luar kantor.

Itu juga dapat mengidentifikasi siapa yang akan memenuhi syarat untuk bekerja dari rumah atau menguraikan proses untuk meminta hak istimewa dan spesifikasi lainnya. Selama pandemi, sebagian besar pekerja telah mengalami situasi wajib bekerja dari rumah. Untuk ini, perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan mereka menikmati kehidupan kerja yang sehat dan produktif yang diarahkan untuk sukses.

Manfaat Membuat Kebijakan Work From Home

Serangkaian kebijakan kerja dari rumah yang menarik menawarkan manfaat yang mengesankan bagi pemberi kerja dan karyawan. Berikut adalah beberapa:

Tetapkan Harapan

Kebijakan kerja jarak jauh akan membantu menetapkan harapan yang jelas tentang hal-hal berikut:

• Identifikasi karyawan yang dapat bekerja dari jarak jauh
• Cara meminta dan memproses persetujuan untuk pekerjaan jarak jauh
• Tentukan jam kerja
• Setel saluran komunikasi resmi
• Berikan akses ke peralatan dan dukungan TI
• Latih karyawan tentang keamanan siber dan kerahasiaan
• Alasan penghentian
• Tanda terima

Mengurangi Ketidakhadiran

Bekerja dari jarak jauh tidak hanya mencegah penyebaran penyakit, tetapi juga memungkinkan mereka yang tidak bisa keluar untuk tetap melakukan pekerjaannya. Mereka juga dapat merawat anggota keluarga yang sakit saat mereka bekerja. Perjanjian kerja dari rumah memungkinkan mereka untuk memahami apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan.

Ciptakan Keseimbangan Kehidupan Kerja yang Baik

Karyawan yang bekerja dari rumah diberi kesempatan untuk keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Waktu ekstra yang mereka dapatkan setelah melakukan perjalanan keluar dari persamaan dihabiskan untuk keluarga dan kehidupan sosial mereka. Ini membantu membangun karyawan yang berpengetahuan luas yang ingin memberikan yang terbaik di tempat kerja. Mengetahui apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan saat bekerja dari rumah menghilangkan keraguan dan rasa bersalah yang dapat mencegah mereka menikmati fleksibilitas bekerja dari jarak jauh.

Memberikan Pilihan untuk Mempekerjakan Secara Global

Ketika Anda membuka bisnis Anda untuk pekerjaan jarak jauh, Anda akan mendapatkan akses ke talenta dari seluruh dunia. Serangkaian kebijakan kerja jarak jauh akan membantu Anda mengelola keterampilan dari mana saja di dunia dan menetapkan standar untuk membantu Anda mempertahankan kursus Anda.

Pro dan Kontra Bekerja dari Rumah

Sebelum Anda menyusun kebijakan kerja dari rumah yang efektif, mari kita lihat sekilas pro dan kontra dari bekerja dari jarak jauh. Ini akan membantu kita memahami apa yang perlu dimasukkan dan apa yang perlu diprioritaskan.

Pro

Selain semua manfaat yang disebutkan di atas, berikut adalah beberapa keuntungan lagi jika karyawan Anda bekerja dari jarak jauh:

• Peningkatan Produktivitas – tidak semua orang adalah orang yang bangun pagi, tetapi mereka masih melakukan pekerjaan rumah. Dengan fleksibilitas yang ditawarkan WFH, mereka dapat bekerja sesuai dengan jam tubuhnya. Mereka dapat tampil selama jam-jam paling produktif mereka.
• Karyawan Merasa Dihargai – bekerja dari rumah memungkinkan tingkat kepercayaan yang lebih tinggi antara pemberi kerja dan karyawan. Ini menambah keterlibatan yang lebih baik dan peningkatan produktivitas.
• Biaya Lebih Sedikit – pemberi kerja dapat mengurangi biaya utilitas dan sewa ruang. Bagi karyawan, mereka menghemat bahan bakar dan biaya transportasi lainnya.

Kekurangan

Seperti halnya situasi apa pun, bekerja dari rumah juga memiliki kelemahan. Namun, mereka bukan pemecah kesepakatan karena positifnya masih lebih besar daripada negatifnya. Kuncinya adalah membuat kebijakan dan proses untuk mengelola semua kelemahan ini. Berikut adalah beberapa kontra dari pekerjaan jarak jauh:

• Gangguan – kehadiran TV atau tempat tidur saja sudah cukup mengganggu, ditambah dengan suara keras dari anggota keluarga Anda dan banyak gangguan lainnya. Untuk ini, Anda mungkin perlu membuat pengaturan kantor rumah yang memungkinkan Anda menghindarinya.
• Perasaan Terisolasi – meskipun rapat atau sesi curah pendapat dapat dilakukan dari jarak jauh, tidak ada yang dapat menggantikan interaksi fisik dengan rekan kerja. Pertemuan tatap muka mingguan atau bulanan dapat membantu.
• Miskomunikasi – alat perpesanan dan platform komunikasi berlimpah, tetapi kesalahan komunikasi masih menjadi kenyataan. Zona waktu yang berbeda juga dapat menambah masalah. Solusinya adalah mempersiapkan kemungkinan miskomunikasi dengan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk proyek dan kolaborasi.

Cara Membuat Kebijakan dan Prosedur Kerja Dari Rumah

Kebijakan bekerja dari rumah yang efisien akan menguraikan harapan baik dari pemberi kerja maupun karyawan. Setelah Anda membuat ini, sertakan dalam buku pegangan karyawan Anda, kirim ledakan email, atau posting di papan iklan perusahaan. Berikut adalah panduan tentang bagaimana Anda dapat menulis milik Anda:

1. Identifikasi dan Tetapkan Tujuan Perusahaan Anda

Jelaskan, jelaskan, dan tentukan tujuan dokumen dan tujuan Anda untuk beralih ke pekerjaan jarak jauh. Jika berlaku, kumpulkan data yang Anda pelajari dari pengalaman perusahaan Anda dengan pengaturan WFH. Beri tahu mereka tentang hal ini dan beri tahu mereka apa yang perlu dipertahankan dan apa yang perlu dihapus.

Perjanjian kerja dari rumah Anda harus menyatakan tujuan Anda dan apa yang ingin Anda capai dengan pengaturan tersebut. Komunikasikan mengapa kebijakan itu penting dan bagaimana kebijakan itu akan diterapkan. Secara keseluruhan, kebijakan harus meningkatkan proposisi nilai karyawan dan pengalaman mereka dengan organisasi Anda.

2. Tentukan Ruang Lingkup dan Kelayakan

Pertama, Anda perlu menentukan peran dalam perusahaan Anda yang memenuhi syarat untuk pekerjaan jarak jauh. Kemudian, Anda perlu menyatakan dengan jelas batasan untuk menghindari frustrasi mereka yang ditolak permintaan WFH. Terakhir, berikan definisi singkat tentang siapa yang memenuhi syarat untuk bekerja dari rumah dan siapa yang tidak.

3. Buat Garis Besar untuk Proses Permintaan dan Persetujuan

Sertakan ketentuan dalam kebijakan bekerja dari rumah Anda mengenai proses permintaan dan persetujuan untuk bekerja dari jarak jauh. Apakah ada formulir yang harus diisi? Kepada siapa mereka harus mengirimkannya? Panduan langkah demi langkah dapat membantu menjawab semua pertanyaan ini.

4. Pengukuran Produktivitas

Pemilik bisnis ingin mengukur jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan mereka saat bekerja dari rumah. Anda dapat menetapkan tenggat waktu tertentu untuk tugas atau menggunakan alat pemantauan dan perangkat lunak untuk melakukannya. Beri tahu mereka tentang hal ini untuk membuat mereka sadar bahwa mereka sedang dilacak dan dipantau.

5. Pedoman untuk Menjaga Waktu

Pengusaha tidak hanya ingin mengukur produktivitas, tetapi mereka juga ingin tahu bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka. Sekali lagi, alat pemantau waktu tersedia untuk Anda. Anda dapat mengukur berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan kemudian mengharapkan mereka untuk mengikuti ini.

Jika mereka terlalu lama, itu hanya berarti mereka sedang berjuang dengan tugas atau bahwa mereka terganggu. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi pemantau waktu, jangan lupa untuk menyertakannya dalam kebijakan kerja jarak jauh Anda.

Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Kebijakan Bekerja dari Rumah

Kebijakan dan prosedur bekerja di rumah berbeda karena setiap perusahaan berbeda. Berikut adalah beberapa item penting yang perlu Anda sertakan saat membuat perusahaan Anda:

1. Harapan Komunikasi

Membangun saluran komunikasi resmi. Pastikan bahwa perusahaan Anda hanya menggunakan satu untuk menghindari kebingungan dan mengurangi inefisiensi. Tetapkan pedoman tentang kapan dan bagaimana menanggapi dan mengakui penerimaan pesan.

2. Jam Kerja

Beberapa perusahaan memilih untuk membiarkan karyawan mereka bekerja kapan saja mereka mau selama mereka menyelesaikan tugas mereka. Tetapi beberapa membutuhkan untuk menyelesaikan shift 8 jam. Either way, tentukan jam kerja yang tepat dan kapan karyawan harus melapor untuk bekerja.

Selain itu, jika Anda memiliki karyawan di berbagai belahan dunia, pastikan Anda memperhatikan perbedaan waktu.

3. Alasan yang Dapat Diterima untuk Bekerja dari Jarak Jauh

Jika tidak semua orang di perusahaan Anda bekerja dari rumah, Anda perlu menentukan alasan yang dapat diterima. Di bawah ini adalah beberapa contoh:

• Tanggung jawab keluarga
• Keseimbangan kehidupan kerja
• Cacat atau penyakit
• Janji hari kerja
• Kondisi cuaca ekstrim
• Darurat
• Alasan lain

4. Kompensasi dan Manfaat

Apakah situasi kerja dari rumah berpengaruh pada kompensasi dan tunjangan atau tidak sama sekali, sertakan dalam kebijakan kerja jarak jauh Anda. Salah satu contoh yang perlu dipikirkan adalah upah lembur. Banyak karyawan telah melaporkan bahwa mereka memiliki lembur yang tidak dibayar, yang dapat menyebabkan berkurangnya semangat kerja dan kelelahan. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk memiliki sistem untuk melacak jam kerja untuk memastikan bahwa karyawan Anda mendapat kompensasi yang baik.

5. Peralatan dan Dukungan Teknis

Saat beralih ke pekerjaan jarak jauh, peralatan, teknologi, dan dukungan muncul di benak karena merupakan elemen penting. Masalah teknis tidak dapat dihindari, dan memberikan dukungan kepada karyawan dapat membantu mereka tetap produktif. Apakah peralatan yang mereka gunakan adalah milik mereka sendiri atau disediakan oleh perusahaan, pastikan bahwa mereka mendapatkan bantuan dalam situasi yang penuh tekanan ini.

6. Standar Kehadiran dan Ketersediaan

Memiliki orang yang tepat tepat waktu dan mendapatkan masukan mereka saat Anda membutuhkannya juga menjadi pertimbangan. Ini berarti Anda perlu mencatat kehadiran dan menetapkan pedoman tentang ini. Atur jadwal mereka agar sesuai dengan saat Anda membutuhkannya dan kapan pengiriman mereka diharapkan.

7. Tetapkan Harapan pada Produktivitas dan Kinerja

Beberapa pemberi kerja ragu-ragu untuk menawarkan peluang kerja dari rumah karena takut karyawan dapat mengambil keuntungan. Untuk ini, Anda perlu melacak dan memantau kinerja dan produktivitas mereka, seperti yang telah dibahas sebelumnya. Lacak tugas yang diselesaikan, buat log waktu, atau gunakan alat manajemen proyek untuk merekam produktivitas dan kinerja.

Bagaimana Penji Dapat Membantu Anda Membuat Kebijakan Bekerja Dari Rumah

Kebijakan kerja dari rumah perusahaan Anda perlu didistribusikan ke semua karyawan. Agar lebih menarik, mengapa tidak meminta desainer grafis untuk membuat desain buletin email yang menarik perhatian? Butuh latar belakang untuk rapat Zoom Anda berikutnya? Seorang desainer grafis yang kompeten adalah apa yang Anda butuhkan.

Untuk semua ini dan lebih banyak lagi, buka Penji untuk desain berkualitas tinggi. Biarkan desainer grafis profesional kami menangani desain untuk Anda. Dengan tarif bulanan tetap, Anda bisa mendapatkan lebih dari sekadar desain buletin email. Tonton video demo kami di sini untuk mempelajari lebih lanjut, atau daftar hari ini untuk memulai.

Pikiran Akhir

Bekerja dari rumah menawarkan begitu banyak manfaat luar biasa. Namun, itu juga bisa menjadi sumber stres bagi pemilik bisnis. Kebijakan bekerja dari rumah yang efektif akan membantu Anda menyelesaikan semuanya dan mengelola masalah apa pun yang muncul darinya. Dengan manfaat tambahan dari desain grafis yang bagus untuk kebijakan WFH Anda, Anda sedang menuju transisi yang sukses ke pekerjaan jarak jauh penuh.