Mengapa Anda Membutuhkan Style Guide (dan Cara Membuatnya)

Gaya - apakah Anda memilikinya? Maksud saya bukan dalam hal fashion, meskipun saya juga tertarik dengan itu. Namun secara khusus, apakah organisasi Anda memiliki panduan gaya? Dan apakah Anda menggunakannya?

Berabad-abad yang lalu, ketika saya bekerja di penerbitan majalah, salah satu tugas pertama saya adalah membuat panduan gaya untuk publikasi. Ini bukanlah sesuatu yang dilemparkan kepada saya sebagai karyawan baru; sebaliknya, itu adalah proyek yang diprakarsai sendiri. Saya masuk ke kantor dan segera menyadari bahwa tidak ada yang perlu dikonsultasikan ketika dihadapkan pada pertanyaan tentang tanda hubung, pilihan kata, atau kapitalisasi. Saya berangkat untuk memperbaikinya dengan cepat.

Mengapa melakukan ini pada diriku sendiri? Karena tanpanya, kita tidak akan terlihat profesional. Bayangkan Anda sedang membaca majalah (di atas kertas atau online) dan separuh judul artikelnya Dikapitalisasi Seperti Ini dan separuh lainnya Dikapitalisasi seperti ini. Lihat apa yang saya maksud? Anda akan bertanya-tanya apakah ada sajak atau alasan untuk perbedaannya, atau apakah penerbitnya tidak profesional.

Apa itu panduan gaya?

Panduan gaya adalah dokumen yang mendefinisikan, merujuk, dan memandu gaya perusahaan Anda. Anggap saja sebagai merek tertulis. Anda mungkin sudah memiliki buku gaya yang menampilkan warna perusahaan, logo, dan bagaimana berbagai merek dan gambar Anda digunakan – ukuran minimal, jarak bebas, dll. Panduan gaya – untuk penulis Anda – adalah pelengkapnya.

Panduan gaya akan dikonsultasikan sebagian besar oleh orang-orang dalam peran pemasaran dan komunikasi. Tetapi siapa pun yang mengirim komunikasi apa pun – termasuk penjual yang mengirim email – harus berkonsultasi dengannya.

Apa yang ada dalam panduan gaya?

Panduan gaya adalah peta jalan menuju gaya komunikasi Anda. Umumnya, panduan gaya mencakup segala sesuatu mulai dari cara Anda mengkapitalisasi nama perusahaan dan produk hingga terminologi yang digunakan industri hingga pendirian Anda tentang apakah akan menggunakan koma Oxford. Pertimbangan lain: apakah Anda mengeja angka atau menggunakan angka, apakah akan menyertakan titik setelah setiap huruf dalam akronim, dan apakah boleh menggunakan kontraksi. Anda mungkin ingin penulis Anda menggunakan ok, atau OK, atau oke; panduan gaya akan memberi tahu mereka mana yang akan digunakan.

Ini juga dapat mencakup catatan tentang suara, nada, dan kepribadian perusahaan Anda – sehingga penulis Anda tahu apakah boleh memainkan kata-kata, atau apakah mereka harus serius dan jujur. Beri tahu mereka apakah boleh menggunakan bahasa gaul, dan jika ada kata atau nama merek yang dilarang.

Panduan tidak harus berupa buku tebal. Tentu, ini bisa panjang dan lengkap – mencakup setiap dan semua skenario. Tapi itu juga bisa menjadi satu halaman yang menguraikan poin-poin penting.

Selama Anda memiliki semacam dokumentasi, Anda siap melakukannya.

Mengapa Anda membutuhkannya

Saya menyebutkan ini sedikit di awal, tetapi ada beberapa alasan mengapa Anda memerlukan panduan.

Konsistensi adalah yang utama. Anda ingin semua salinan yang keluar dari kantor Anda memperkuat merek Anda dengan cara yang spesifik dan matang. Inkonsistensi mengalihkan perhatian pembaca, dan membuat perusahaan Anda terlihat sedikit ceroboh.

Panduan gaya juga membantu Anda menjadi profesional – untuk memastikan setiap kata yang Anda gunakan bijaksana, dipertimbangkan, dan diberi tanda baca dengan benar. Dan itu membuat hidup lebih mudah bagi penulis Anda.

Siapa yang butuh panduan gaya?

Membuat panduan gaya bukan hanya kemewahan bisnis korporat raksasa. Juga bukan persyaratan untuk hanya membentuk start-up. Ini adalah sesuatu yang bisnis dari semua ukuran harus meluangkan waktu untuk memikirkan dan menciptakan. Panduan ini akan digunakan sendiri, dan juga harus dibagikan dengan kontributor lepas (copyeditor Anda akan berterima kasih).

Membuat panduan gaya

Jika Anda tidak memiliki panduan gaya, itu keren. Itu sebabnya kita membicarakannya. Anda bisa mulai sekarang.

Dan jangan sampai Anda berpikir ini akan memakan waktu lama, tidak harus begitu. Anda tidak harus mewujudkan ini begitu saja. Anda dapat bersandar pada beberapa sumber daya yang telah dicoba dan benar.

Pertama, tunjuk seseorang atau tim untuk memiliki pemandu. Ini mungkin seseorang di tim pemasaran atau komunikasi.

Selanjutnya, pertimbangkan apa gaya Anda. Apakah Anda santai atau korporat? Bahasa sehari-hari atau kancing? Di sinilah Anda bisa sedikit puitis – kembali ke kepribadian perusahaan Anda dan pernyataan misi serta akarnya. Anda juga ingin mempertimbangkan klien Anda, dan bagaimana mereka suka diajak bicara.

Sekarang, mulailah menjadi granular. Pertimbangkan jika Anda condong ke satu aliran pemikiran - misalnya, bagaimana perasaan Anda tentang titik koma? Kalimat yang dimulai dengan "dan"? Fragmen?

Anda dapat melihat para ahli – seperti buku pegangan Associated Press (AP) yang digunakan surat kabar, atau Chicago Manual of Style (CMOS) – pada tahap ini, untuk membantu Anda mengatur kerangka kerja Anda. Faktanya, dalam keadaan darurat sumber daya, Anda dapat mengarahkan staf Anda ke salah satu situs web tersebut dan menyebutnya bagus. (Pilih satu atau yang lain. AP dan Chicago berbeda.)

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar pendek kata-kata khusus industri dan perusahaan. Hal-hal yang banyak muncul dalam komunikasi Anda. Itu mungkin termasuk jargon, singkatan, dan ungkapan khusus industri yang perlu Anda gunakan dan beri tanda baca dengan benar.

Dari sana, isi elemen tambahan yang dirasa cocok untuk perusahaan Anda. Misalnya, Anda dapat menyertakan glosarium dari setiap dan setiap istilah yang mungkin dikutip dalam komunikasi Anda. Anda dapat menambahkan aturan tentang kutipan, etika dalam pelaporan, dan praktik terbaik lainnya. Atau, Anda dapat tetap berpegang pada dasar-dasar dan tetap sederhana dan singkat.

Bagaimana menerapkan gaya Anda

Seseorang harus menjadi petugas polisi untuk memverifikasi bahwa tim Anda mematuhi panduan gaya ini. Saya tidak akan berbohong; ini bukan bagian pekerjaan yang paling menyenangkan. Tetapi jika tujuan Anda adalah konsistensi dalam komunikasi Anda, itu perlu. Penting bahwa setiap anggota tim Anda – siapa pun yang akan menulis atau berkomunikasi – mengetahui suara merek Anda dan menaatinya.

Saat pertama kali meluncurkan panduan baru (atau pembaruan), selenggarakan pelatihan internal untuk memastikan semua orang mengetahui aturan gaya. Semua karyawan baru harus membaca panduan ini. Untuk anggota tim tertentu yang akan sering menggunakan ini (sering kali mereka yang berperan dalam komunikasi), Anda mungkin ingin menjalankan kuis mendadak.

Copyeditor Anda harus menyimpan salinan panduan di dekat Anda dan membukanya – dan memeriksa semua konten terhadapnya.

Terakhir, periksa di tempat (cek di tempat, periksa di tempat… lihat berapa banyak pilihan yang harus dibuat?) salinan Anda secara berkala dan dorong pelanggar berulang. Ya, itu mungkin berarti percakapan canggung dengan CEO atau pekerja magang baru Anda. Saya telah menemukan bahwa mengabaikan panduan gaya tidak mendiskriminasi peringkat.

Catatan tentang desain

Tidak semua panduan gaya menyertakan catatan tentang desain. Banyak teks yang berat, penuh tata bahasa dos dan larangan dan ejaan. Tetapi jika Anda ingin membuat panduan yang komprehensif – sesuatu yang dapat diandalkan oleh penulis dan ilustrator Anda – pertimbangkan untuk memperluas panduan Anda untuk menyertakan catatan tentang desain, warna perusahaan, kelompok font, dan penggunaan logo.

Tempat menyimpan panduan gaya Anda

Di awal karir saya, media cetak masih menjadi barang – sebenarnya barang . Itu berarti kami akan membuat panduan gaya ini, mencetak dan menjilid beberapa salinan, dan menyimpannya di rak sumber daya umum untuk dikonsultasikan dengan anggota staf sesuai kebutuhan. Itu berarti mereka berkeliaran sebentar dan menjadi ketinggalan jaman (lebih dari itu sebentar lagi).

Hari ini, Anda dapat membuat dokumen ini dan menyimpannya di situs bersama seperti halaman intranet atau wiki perusahaan Anda. Dan perbarui dengan mudah, secara teratur. (Lakukan tanggal pembaruan Anda.)

Seberapa sering Anda harus memperbarui panduan gaya?

Panduan gaya adalah dokumen hidup yang dapat dan harus diperbarui. Seberapa sering? Sebagian dari diri saya ingin memberi tahu Anda untuk terus memperbarui dan merevisinya. Tapi itu akan membuat Anda dan staf Anda gila.

Untuk menjaga kewarasan, pertimbangkan pembersihan mendalam setiap tahun dengan pembaruan berkala setiap enam bulan. Pemeriksaan tahunan Anda mungkin atau mungkin bukan pemeriksaan besar; terkadang Anda hanya mengonfirmasi ulang pilihan sebelumnya. Hal ini memungkinkan sedikit ruang untuk membiarkan orang memproses perubahan apa pun dan membiasakan diri dengannya tanpa terus-menerus merevisi aturan.

Contoh panduan gaya

Saya belajar banyak dari contoh, jadi saya akan menutup dengan membagikan beberapa yang terbaik. Contoh-contoh ini dapat menginspirasi Anda tentang apa yang harus disertakan (atau tidak) dalam panduan Anda sendiri:

• The Economist – Saya sangat menyukai teks pengantar di sini. Ini menentukan tahap dari apa yang akan datang – menguraikan prinsip-prinsip gaya menyeluruh yang dianut oleh publikasi. Berikut ini adalah glosarium istilah menurut abjad.
• Elemen Gaya – Butuh waktu hingga hampir akhir posting ini untuk menyebutkan klasik Strunk and White ini, tetapi saya tidak lupa. William Strunk menulisnya pada tahun 1918 dan EB White merevisi dan memperbaruinya pada tahun 1959. Buku ini, yang digunakan oleh legiun jurnalisme dan jurusan bahasa Inggris, penulis buku, juru tulis majalah, dan copywriter web, mungkin adalah kakek dari panduan gaya.
• The New York Times memiliki aturannya sendiri, seperti praktik memasangkan gelar kesopanan dengan nama keluarga (contoh: Mr. O'Neal). Kadang-kadang, itu mungkin terasa kuno, tetapi itu jelas merupakan gaya mereka. Anda tahu artikel Times ketika Anda membacanya.

Perhatikan bahwa tidak semua panduan gaya bergaya. Mendikte aturan dan menyimpannya dalam file teks lebih penting daripada membuat panduan menjadi indah. Namun, jika Anda memiliki waktu dan sumber daya, Anda dapat menjadikan panduan gaya Anda sesuatu yang benar-benar ingin dipelajari orang. Berikut adalah beberapa contoh panduan indah yang mengawinkan kata dan desain.