Mengapa Anda membutuhkan proses alur kerja yang kreatif

Kita semua pernah ke sana. Kami menyelesaikan proyek kami dan mengirimkannya ke rantai untuk ditinjau oleh baris berikutnya. Mereka, bersama dengan atasan mereka, menemukan lebih banyak hal yang salah daripada benar, dan itu muncul kembali dengan banyak permintaan perubahan.

Kisah horor ini cukup rumit. Tidak peduli seberapa profesional dan berpengalamannya kita, masih sulit untuk membuat pekerjaan kita tercabik-cabik. Lebih sulit lagi ketika putaran umpan balik ini tidak pernah berakhir ‒ ketika tidak ada yang cukup baik, tidak ada yang memberikan persetujuan akhir, dan ini merupakan siklus revisi tanpa akhir.

Mungkin yang lebih menakutkan lagi adalah skenario serupa: Anda, atasan Anda, dan tim sangat senang dengan arah proyek dan siap untuk meluncurkannya ke dunia nyata – tetapi pada jam kesebelas Anda mengetahui bahwa seseorang dari arah yang sama sekali berbeda tetapi tetap penting departemen perlu menandatanganinya. Dan tentu saja mereka ingin mengubah semuanya. Anda buta.

Apakah salah satu dari situasi ini pernah terjadi pada Anda? Saya benar-benar berharap tidak. Tetapi kenyataannya adalah, Anda mungkin mengalaminya di beberapa titik dalam karier kreatif atau pemasaran. Hari-hari ini ada banyak koki terkenal di dapur kita. Setiap orang memiliki pendapat dan ingin membagikannya, dan mereka tidak selalu diatur kapan dan di mana mereka memberikan umpan balik.

Di sinilah membangun proses alur kerja kreatif bisa berguna.

Aturan dasar

Sebelum saya membahas detailnya, izinkan saya menyampaikan beberapa pemikiran:

Pertama, tidak ada obat satu ukuran untuk semua di sini. Setiap org dan tim berbeda.

Kedua, terlepas dari upaya terbaik Anda untuk mengatur proses dan mendapatkan pembelian dari semua yang terlibat, banyak hal (dan orang) akan menjadi nakal. Mereka akan mengambil alih proses, melompati rantai, atau terlambat menimbang dengan umpan balik.

Anda tidak dapat mengharapkan proses alur kerja kreatif menjadi sempurna dan digunakan dengan sempurna. Tetapi memiliki kerangka dasar setidaknya merupakan titik awal.

Apa itu alur kerja kreatif?

Pada dasarnya, alur kerja kreatif adalah proses di mana organisasi atau tim Anda membuat, menyetujui, dan menandatangani berbagai hal. Ini melibatkan identifikasi siapa yang bertanggung jawab atas apa – dan kapan – dalam organisasi Anda. Ini adalah dokumen yang menunjukkan hierarki dan/atau alur pergerakan, dari konsep hingga revisi hingga finalisasi. "Proses alur kerja kreatif" juga bisa disebut "operasi kreatif" atau "manajemen alur kerja". Ini dapat diterapkan pada media digital atau cetak, dan pada seni atau kata-kata.

Mengapa Anda membutuhkan proses alur kerja yang kreatif?

Jawaban singkatnya adalah menghemat waktu, uang – dan sakit kepala.

Skenario hipotetis yang saya jelaskan di awal membawa frustrasi dan banyak pekerjaan ekstra. Paling-paling, Anda berakhir dengan skenario seperti yang saya jelaskan – masukan dan pengeditan yang berlebihan untuk menyeberang untuk mencari tahu komentar siapa yang mengesampingkan sisanya. Paling buruk, itu dapat melumpuhkan Anda dan proyek Anda dan mencegah Anda untuk dapat mengirim.

Saya berasal dari latar belakang jurnalisme cetak. Di arena itu, ada konsekuensi nyata jika tidak menyelesaikan masalah tepat waktu. Pertarungan saya yang terus-menerus adalah membuat majalah kami dicetak sebelum tenggat waktu. Kami telah menyepakati tanggal kedatangan untuk file kami – waktu yang dijadwalkan di media yang disediakan hanya untuk kami. Materi kami harus ada di sana tepat waktu. Jika kami melewatkan kencan kami, orang lain melompat ke depan dan menekan kami lebih dulu. Tentu, ada opsi untuk membayar printer dengan biaya terburu-buru, yang terkadang kami lakukan – tetapi anggaran tidak memungkinkan untuk itu setiap bulan. Dan selain tenggat waktu printer yang hilang, ada konsekuensi lain, seperti pembaca yang kesal mengeluh karena menerima majalah bulan Juni di bulan Agustus, atau pengiklan yang iklannya sensitif terhadap waktu berjalan sangat terlambat sehingga dianggap tidak dapat diperdebatkan.

Memang benar bahwa di dunia web digital saat ini, lebih mudah melewatkan tenggat waktu dan tetap baik-baik saja. Teknologi cloud memungkinkan kami untuk memperbarui situs web dan iklan kami hampir kapan saja dan dari mana saja. Namun masih ada konsekuensinya – seperti seseorang harus bekerja lembur dan melakukan pembaruan tersebut. Sangat menjengkelkan untuk menyaring putaran pengeditan yang tampaknya tak ada habisnya, mencoba mendamaikan milik siapa, dan mana yang paling penting dari kelompok itu. Ini adalah hal-hal yang membuat departemen kreatif ingin mencabut rambut mereka – atau berhenti.

Saya tidak mengatakan bahwa proses manajemen alur kerja akan memperbaiki semua masalah ini, tetapi ini pasti dapat membantu merampingkan operasi Anda dan menetapkan ekspektasi untuk semua yang terlibat. Dan itu awal yang besar.

Kapan Anda membutuhkan proses alur kerja kreatif?

Minimal, saya sarankan Anda membuat sistem alur kerja untuk proyek besar seperti desain ulang situs web, peluncuran produk baru, dan acara. Tetapi lebih banyak kekuatan untuk Anda jika Anda juga dapat membuat proses mini untuk hasil yang lebih kecil seperti email ke pelanggan dan posting media sosial.

Sama seperti merencanakan kalender editorial, memiliki proses alur kerja yang jelas membantu Anda menyelaraskan dan memenuhi tenggat waktu. Cetak biru ini dapat membantu Anda tetap pada tugas dan mengurangi risiko orang tersandung satu sama lain untuk melakukan hal yang sama. Jika dilakukan dengan baik, ini juga akan membantu Anda mempertahankan kontrol atas berbagai versi konten. Semua efisiensi ini dapat membantu tim Anda menghemat waktu – dan bahkan mungkin uang.

Cara menyiapkan proses alur kerja kreatif untuk organisasi Anda

Saya penggemar pembelajaran praktis, jadi sekarang mari kita lakukan latihan. Ambil buku catatan dan pulpen dan mari mulai bekerja untuk menguraikan bagian-bagian dari alur kerja kreatif untuk organisasi Anda.

• Langkah satu: Buat garis besar hierarki tim Anda
  Siapa di tim Anda yang perlu meninjau? Siapa yang memiliki tanda akhir-akhir? Apakah ada tim atau anggota tim lain yang perlu ikut serta? Ini semua adalah detail penting untuk diidentifikasi. Tuliskan nama orang-orang kunci dan tim yang harus dipertimbangkan. Beri bintang di samping pengulas akhir. Dan perhatikan ini benar-benar harus satu orang. Tidak ada persetujuan-oleh-komite yang diizinkan. Itu hanya akan membuat Anda lebih sakit kepala.
• Langkah kedua: Nilai kepribadian organisasi Anda secara akurat
  Ini sedikit lebih subyektif. Tapi, bagaimana tim Anda berfungsi? Seperti, benarkah?

Sebenarnya, setiap orang – dan tim – berfungsi secara berbeda. Untuk menyiapkan alur kerja yang benar-benar berfungsi, Anda perlu mencermati bagaimana tim Anda beroperasi secara alami dan kemudian mengikuti model tersebut. Anda ingin membuat lubang bundar untuk pasak bundar daripada memperkenalkan geometri lain yang tidak akan berfungsi. Anda ingin memastikan bahwa lapisan baru untuk operasi ini akan mengalir dan pas – dan karena itu digunakan.

Jadi, pikirkan tentang tim Anda. Apakah Anda terdiri dari sekelompok kontributor individu dan introvert? Atau apakah tim Anda kolaboratif dan penggemar berat interaksi tatap muka? Buatlah catatan itu.

• Langkah ketiga: Tentukan di mana ulasan akan dilakukan – dan bagaimana serta kapan
  Ambil langkah mundur dan lihat apa yang telah Anda temukan. Menurut Anda, apakah tim Anda akan bekerja lebih baik dengan pertemuan tatap muka atau penugasan tugas individual? Jujurlah – ini bukan tentang apa yang Anda inginkan, tetapi apa yang terbaik untuk tim. Misalnya, jika Anda semua introvert, Anda mungkin tidak ingin merencanakan tinjauan tim secara langsung sehingga orang dapat berbagi pendapat mereka – jangan sampai Anda berakhir dengan ruangan berwajah batu, orang pendiam yang email Anda nanti dengan pikiran mereka. … Begitu juga, jika tim Anda jauh lebih aktif dan kolaboratif – jenis yang tidak akan menyelesaikan apa pun kecuali mereka berada di ruangan dengan seseorang yang meminta umpan balik dari mereka SEKARANG – maka lebih baik tidak mengirim email yang meminta mereka untuk melakukan review pada waktu mereka sendiri. Karena, mari kita menjadi nyata: Itu tidak akan terjadi.Tuliskan cara terbaik untuk mengumpulkan umpan balik, seperti melalui email atau dalam rapat umum.

Juga, tentukan alat apa yang akan Anda gunakan. Misalnya, apakah Anda lebih suka merekam catatan secara digital, seperti melalui file yang dibagikan di layanan seperti Dropbox atau SharePoint? Atau apakah peninjau Anda akan mengirimkan umpan balik mereka melalui email? Haruskah mereka mencetaknya dan "menggaris ulang" pekerjaan Anda dan kemudian meletakkan file-file itu di meja Anda? Jika Anda bertemu langsung, siapa pencatat yang bertanggung jawab untuk merekam semua umpan balik ke papan tulis atau buku catatan?

Juga, konfirmasikan waktu dan tanggal jatuh tempo tinjauan. Perjelas apa yang Anda maksud dengan "penutupan bisnis" atau "akhir hari"; apakah jam 6 sore, misalnya, atau tengah malam?

Keputusan penting lainnya: Apakah akan ada batasan berapa banyak komentar yang dapat diberikan setiap orang?

Saya tidak bisa menjawab semua pertanyaan ini untuk Anda. Tapi, saya ingin membesarkan mereka sehingga Anda dapat menilai apa yang perlu Anda definisikan. Penting untuk mendetail dan spesifik dalam ekspektasi Anda.

Tarik bersama: Buat proses alur kerja Anda

Setelah Anda mendapatkan semua bagian ini, saatnya menyusun alur kerja Anda.

Mulailah dengan pensil atau papan tulis, karena kemungkinan besar hal-hal akan berubah. Mulailah mengidentifikasi berbagai bagian: siapa yang membuat konten, siapa yang bertanggung jawab untuk peninjauan awal dan tanggal berapa, siapa yang membuat revisi dan kapan, siapa yang berada di tim peninjau kedua, siapa yang membuat perubahan terakhir, dan siapa final Anda -orang penandatangan akhir.

Setelah Anda membuat draf yang Anda suka, masukkan ke dalam bagan alur. Anda dapat menggunakan alat visualisasi seperti Visio atau PowerPoint untuk mengilustrasikan alur dan hierarki, atau bahkan membuat daftar dasar di Word.

Dapatkan pembelian tim

Selamat! Anda baik-baik saja. Namun ada satu langkah lagi sebelum Anda dapat meluncurkan dan mulai menggunakannya: Anda perlu berbagi alur kerja dengan tim Anda untuk memastikan mereka memahami dan menyetujui persyaratan dan proses. Mintalah umpan balik mereka (ironis, bukan?) dan lakukan penyesuaian seperlunya. Anda dapat melewati langkah ini, tetapi jika Anda melakukannya, kemungkinan besar kerja keras Anda tidak akan digunakan dan diabaikan. Orang suka menimbang, seperti yang telah kami catat.

Kiat bonus

• Batasi jumlah evaluasi agar Anda tidak meninjau dan merevisi tanpa henti. Tidak ada yang suka merasa seperti hamster di atas roda! Cobalah untuk membatasinya pada dua putaran revisi ‒ mungkin paling banyak tiga.
• Tetapkan konvensi penamaan untuk file yang direvisi, untuk menghindari kebingungan dan penulisan ulang pekerjaan. Misalnya, tambahkan file dengan nama sederhana seperti "v1" atau tanggal, serta inisial peninjau.
• Jika Anda benar-benar ingin tampil mewah, Anda dapat mengubah proses alur kerja Anda menjadi item kalender dan pengingat.

Saya tidak dapat menjanjikan bahwa proses alur kerja kreatif akan menyelesaikan pengeditan jam kesebelas dan mengurangi semua tekanan revisi Anda, tetapi setidaknya harus menetapkan beberapa urutan dan batasan di sekitar proses.

Saya ingin mendengar dari Anda: Bagaimana Anda menangani beberapa putaran revisi?