Audit Tumpukan Teknologi: Mari Letakkan Alat Anda di Bawah Mikroskop

Pernahkah Anda mempertimbangkan apakah tumpukan teknologi Anda berpotensi menjadi penyebab operasi yang tidak efisien?

Tumpukan Anda mungkin memiliki alat terbaik di industri untuk mendukung pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, operasi internal, dan aspek penting bisnis lainnya. Namun jika Anda melihatnya dari perspektif ekosistem, Anda harus memastikan bahwa semua alat Anda terintegrasi satu sama lain dengan lancar untuk menghilangkan inefisiensi.

Mari kita mundur sejenak untuk membahas bagaimana audit tumpukan teknologi dapat bermanfaat bagi organisasi Anda, dan bagaimana Anda dapat melakukannya.

Apa itu Tumpukan Teknologi?

Apa pun dan segala sesuatu yang Anda gunakan untuk mendukung operasi bisnis Anda mencakup tumpukan teknologi Anda.
Dari Martech (teknologi pemasaran) hingga perangkat lunak pemberdayaan penjualan apa pun, atau dari platform layanan pelanggan hingga sistem komunikasi internal - setiap alat atau perangkat lunak yang Anda gunakan bersatu untuk membentuk tumpukan teknologi Anda.

Alat di Tumpukan Teknologi

Selama beberapa tahun terakhir, terutama dengan munculnya RevOps, terdapat perubahan signifikan dalam cara bisnis memprioritaskan efisiensi operasional. Model Roda Gila RevOps membantu kami memperoleh wawasan untuk mencapai hal tersebut melalui beberapa strategi sederhana:

1. Peningkatan kolaborasi dan keselarasan antar tim
2. Kurang itu lebih
3. Informasi terpusat
4. Optimalisasi proses
5. Melanjutkan pelatihan dan pengembangan

Ketika diterapkan pada pilar ketiga RevOps alias teknologi, bisnis tidak hanya dapat mengurangi biaya yang terkait dengan alat yang tidak diperlukan tetapi juga meningkatkan sinergi dan efektivitas strategi GTM mereka secara keseluruhan.

Di sinilah audit tumpukan teknologi berperan. Dengan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap tumpukan teknologi, Anda dapat mengidentifikasi kesenjangan atau redundansi apa pun dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan operasi Anda. Tumpukan teknologi modern harus disederhanakan, efisien, dan terukur, memungkinkan kolaborasi yang lancar dan peningkatan produktivitas.

Mengapa Anda Membutuhkan Audit Tumpukan Teknologi?

1. Data yang tertutup menghambat kolaborasi dan keselarasan

Mengulangi apa yang kami katakan sebelumnya, hanya memiliki alat terbaik yang Anda miliki tidak menjamin kesuksesan. Jika ekosistem teknologi Anda tidak mengintegrasikan semua alat Anda dengan lancar, hal ini dapat menyebabkan silo data yang menyebabkan inefisiensi, upaya duplikat, serta pemborosan waktu dan sumber daya.

Komunikasi internal yang efektif sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Namun, ketika setiap departemen menggunakan teknologinya tanpa kemampuan integrasi, hal ini menghambat keselarasan dan kolaborasi antar tim. Hal ini dapat mengalihkan tim dari tujuan organisasi jangka panjang mereka, menyebabkan mereka hanya fokus pada tujuan departemen masing-masing.

Selain itu, jika tim tidak mengakses data dari sumber yang sama, akan sulit menentukan keberhasilan secara keseluruhan dan menentukan strategi mana yang efektif.

2. Perjalanan pelanggan yang terfragmentasi

Ketika silo data terjadi dan departemen dalam suatu organisasi tidak selaras, hal ini menciptakan perjalanan pelanggan yang terfragmentasi yang dapat menghambat komunikasi efektif dengan pelanggan. Tanpa pandangan terpadu mengenai interaksi dan titik kontak pelanggan, akan sulit untuk memahami kebutuhan dan preferensi mereka.

Tanpa hal ini, tim penjualan dan pemasaran tidak dapat memberikan pengalaman yang dipersonalisasi dan pelanggan yang mengharapkan kelancaran di seluruh titik kontak, menghadapi gangguan yang mengikis kepuasan dan loyalitas.

3. Alat yang kurang dimanfaatkan menghabiskan anggaran Anda

Kesulitan menjelaskan jumlah tumpukan teknologi yang digunakan dalam anggaran tahunan Anda?

Kita sering kali cenderung melompat dan berinvestasi pada alat-alat baru yang baru ada di pasar (yang sebagian besar dari kita dapat dengan mudah tertarik/terdorong untuk menggunakannya) atau memiliki 'produktivitas' atau 'efisiensi' yang terkait dengannya. Daripada melihatnya secara holistik dari perspektif ekosistem teknologi, dengan kata lain berinvestasi pada alat yang multifungsi dan memiliki kemampuan integrasi, kami terus meningkatkan piramida tumpukan teknologi. Hal ini menyebabkan dampak merugikan pada anggaran organisasi yang dapat menyebabkan tekanan keuangan.

Meskipun beberapa dari alat-alat ini mungkin tampak menarik ketika baru saja diinvestasikan, alat-alat tersebut cenderung kehilangan daya tariknya seiring berjalannya waktu dan terdesak ke sudut gelap di mana tidak ada seorang pun yang mau repot-repot menggunakannya. Kurangnya pemanfaatan ini dapat dilihat dengan jelas pada grafik di bawah ini yang diambil dari laporan Zylo tentang manajemen SaaS, yang menjelaskan jumlah teknologi yang terbuang dalam berbagai ukuran perusahaan.

Sumber: Laporan Indeks Manajemen SaaS Zylo 2023

4. Data yang buruk menghambat kemajuan

Memastikan integritas data dalam tumpukan teknologi Anda sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat. Namun, penting untuk mengatasi tantangan terkait masalah keamanan dan inkonsistensi data yang dapat menimbulkan potensi kendala.

Dengan meningkatnya jumlah pelanggaran keamanan dan kekhawatiran terhadap privasi data, organisasi sering kali merasa terdorong untuk meninjau dan memperkuat langkah-langkah keamanan dalam rangkaian teknologi mereka.

Pada saat yang sama, ketidakkonsistenan data dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam pelaporan dan perbedaan antar alat, sehingga sulit untuk memperoleh gambaran terpadu tentang data pelanggan.

Hal ini menghadirkan tantangan signifikan yang perlu diprioritaskan oleh organisasi, tidak hanya untuk memitigasi risiko keamanan namun juga untuk memastikan wawasan yang andal dan kohesif untuk pengambilan keputusan strategis.

5. Teknologi yang ketinggalan jaman mempengaruhi skalabilitas

Anda tidak dapat mencapai pertumbuhan tanpa optimasi.

Teknologi memainkan peran penting dalam menyederhanakan proses dan alur kerja, namun dampak dari tumpukan teknologi yang tidak efisien terhadap skalabilitas tidak dapat dianggap remeh.

Jika Anda gagal mengaudit atau meninjau tumpukan teknologi Anda dari waktu ke waktu, Anda membatasi diri pada sumber daya yang ada yang mungkin tidak seefisien dan seproduktif sumber daya lainnya, sehingga menghambat pertumbuhan dan skalabilitas.

Tantangan ini semakin diperparah oleh pertimbangan keamanan dan kepatuhan, karena sistem yang sudah ketinggalan zaman menjadi rentan terhadap risiko. Penting untuk mengatasi risiko keamanan yang terkait dengan tumpukan teknologi yang sudah ketinggalan zaman, terutama dalam lanskap peraturan yang ketat saat ini di mana kepatuhan tidak dapat dinegosiasikan.

6. Menurunnya produktivitas dan rasa frustrasi di kalangan karyawan

Bayangkan mencoba menjelajahi jaringan alat yang rumit, membuang-buang waktu yang berharga dan mengganggu alur kerja Anda. Ini adalah jenis inefisiensi yang dapat timbul dari tumpukan teknologi yang tidak dioptimalkan dengan baik.

Dan rasa frustrasinya tidak berhenti sampai disitu saja – karyawan yang harus berurusan dengan peralatan yang rumit sering kali mengalami penurunan produktivitas dan kepuasan. Mereka mendapati diri mereka terus-menerus mencari dukungan teknis, mengalihkan fokus mereka dari tanggung jawab inti mereka.

Ketidakpuasan ini tidak terbatas pada organisasi saja; hal ini meluas ke pemangku kepentingan, termasuk karyawan dan pelanggan, yang mengungkapkan ketidakpuasan mereka. Ini seperti mendengar desahan kolektif atas frustrasi terhadap keadaan lingkungan teknologi saat ini. Mengatasi masalah ini bukan hanya soal teknologi; ini tentang menumbuhkan budaya kerja yang positif dan efisien yang dapat diterima oleh semua orang yang terlibat dalam perjalanan tersebut.

Secara keseluruhan, audit tumpukan teknologi yang menyeluruh terbukti menjadi investasi strategis dalam mengoptimalkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memperkuat keamanan operasi bisnis Anda.

Bagaimana Cara Melakukan Audit Tumpukan Teknologi?

Sekarang kita telah membahas apa itu tumpukan teknologi, dan apa manfaat yang Anda peroleh dari mengauditnya; mari selami cara melakukan audit tumpukan teknologi:

1. Inventaris Komprehensif:

Mulailah audit dengan menyusun daftar lengkap semua alat yang saat ini digunakan di berbagai departemen. Inventaris ini akan berfungsi sebagai landasan untuk melakukan analisis yang cermat terhadap keseluruhan tumpukan teknologi.

2. Analisis Fungsional:

Jelajahi fungsionalitas setiap alat dan dapatkan pemahaman tentang peran, fitur, dan kontribusinya terhadap proses operasional. Analisis ini memberikan wawasan berharga mengenai apakah suatu alat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda saat ini.

3. Pengelompokan Fungsional:

Kategorikan alat dengan fungsi serupa untuk mengidentifikasi redundansi dan menyederhanakan operasi. Langkah ini akan membantu Anda mengidentifikasi setiap tumpang tindih, menghilangkan alat duplikat, dan menciptakan ekosistem teknologi yang lebih efisien.

4. Penilaian Pemanfaatan:

Kaji penggunaan setiap alat dan tentukan alat apa saja yang kurang dimanfaatkan atau tidak digunakan sama sekali. Pertimbangkan nilai yang diberikan alat-alat ini bagi organisasi dan apakah fungsinya dapat diganti atau diintegrasikan ke dalam solusi yang lebih komprehensif.

5. Evaluasi Integrasi:

Periksa kemampuan integrasi setiap alat. Evaluasi seberapa efektif mereka bekerja sama untuk membentuk ekosistem teknologi yang terpadu dan harmonis. Identifikasi potensi kesenjangan atau konflik dalam integrasi dan prioritaskan alat-alat yang saling melengkapi satu sama lain.

6. Optimasi dan Implementasi:

Setelah Anda memperoleh pemahaman yang jelas tentang peran, fungsi, dan kemampuan integrasi setiap alat, sekarang saatnya mengoptimalkan tumpukan teknologi agar selaras dengan tujuan organisasi Anda. Terapkan perubahan strategis untuk memastikan bahwa tumpukan yang direvisi tidak hanya memenuhi kebutuhan Anda saat ini namun juga mendukung skalabilitas dan pertumbuhan di masa depan.

Seperti Apa Seharusnya Tumpukan Teknologi Modern?

Kesimpulannya, demi efisiensi dan keberhasilan operasi bisnis Anda, sangat penting untuk memiliki tumpukan teknologi yang terintegrasi secara harmonis.

Tumpukan teknologi modern lebih dari sekadar kumpulan alat-alat industri terkemuka; ini adalah ekosistem yang terintegrasi secara mulus untuk menghilangkan inefisiensi. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, audit tumpukan teknologi yang komprehensif membantu Anda mengungkap ketidakefisienan yang tersembunyi dan membantu memulai proses untuk membangun tumpukan teknologi yang efektif.

Jadi, seperti apa seharusnya tumpukan teknologi modern?

Hal ini harus disederhanakan, efisien, dan terukur, memungkinkan kolaborasi, mengurangi biaya, dan memperkuat keamanan. Ketika kita telah mengeksplorasi tantangan-tantangan yang ada, seperti data yang terisolasi, perjalanan pelanggan yang terfragmentasi, alat yang kurang dimanfaatkan, data yang buruk, dan teknologi yang ketinggalan jaman, pentingnya tumpukan teknologi yang kohesif dan optimal menjadi jelas. Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, teknologi modern yang teraudit dengan baik akan menjadi landasan keunggulan operasional, membuka jalan bagi pertumbuhan dan kesuksesan yang berkelanjutan.